Hyvä mieli, flow ja tuottavuus

Ajanhallinnasta ja tuottavuudesta kirjoitetaan ja puhutaan paljon. Kaiken ajanhallinta-aiheisen informaation määrään suhteutettuna kummallisen moni kuitenkin sanoo ettei ajanhallinnasta ole mitään hyötyä. Se on kuulemma turhaa askartelua, johon ei ole aikaa.

Nähdäkseni yksi syy ajankäytön tehostamispyrkimysten epäonnistumiseen on liika menetelmäkeskeisyys. Menetelmään liittyvän askartelun huumassa unohdetaan ihminen, joka johtaa itseään. Tosiasiassa jokainen ihminen on kohtalaisen hyvä asiantuntija mitä tulee hänen omaan ajankäyttöönsä. Olemme hämmästyttävän taitavia junailemaan asioita kun meillä on motivaatio siihen: Sama ihminen, jonka myöhästely ja vitkastelu työpaikalla on oletusarvo, ei taatusti myöhästy lomalennoltaan, ellei sitten matkalla lentokentälle tapahdu jotakin poikkeuksellista.

Huomatkaa: Kirjoitin “ihminen, joka johtaa itseään”. Miksi en ryhtynyt moittimaan ihmisten kelvottomia itsensä johtamisen taitoja, olisinhan saanut luontevan aasinsillan luukuttaa koulutustani, jonka kuluessa sivutaan myös mainittua asiaa. Tosiasiassa suurin osa ihmisistä johtaa itseään, mutta se ei aina tapahdu siihen suuntaan kuin ympäristö, esimerkiksi työyhteisö, toivoisi.

Muistele aikoja, jolloin työ on sujunut hyvin ja olet tuntenut suoranaista työn iloa. Olit mukavan flown vallassa. Muistele sen jälkeen sellaista ajankohtaa, jolloin työ takkusi eikä huvittanut tarttua mihinkään, vaikka hyvin tiesit deadlinen olevan lähellä. Mistä ero mielestäsi johtui?

Kerron oman käsitykseni: Sujuvan flown ja takkuavan puurtamisen välisen eron tekee “hyvä mieli”, se miltä työssä tuntuu. Kokeeko olevansa arvostettu ja tarpeellinen, näkeekö tulevaisuudessa hyviä asioita, tunteeko kehittyvänsä jne. Toki onnistunut itsensä johtaminen on myös oman mielen “johtamista”. On osattava ohittaa työkaverin tai esimiehen satunnaiset ajattelemattomuudet, on luotava itselleen henkinen survivalsuunnitelma esimerkiksi yt-tilanteessa jne. Mutta jos oma olotila ja tulevaisuudennäkymät näyttävät pysyvästi ankeilta riippumatta siitä mitä työyhteisössä on meneillään, on aika inhimillistä, mikäli yhteisön päämääriin sitoutuminen kiinnostaa vähemmän kuin erilaiset vitkasteluaktiviteetit.

Työpaikan ilmapiiri on tottakai monimutkainen systeemi. Ei kuitenkaan kannattaa luovuttaa, vaikka ala on murroksessa, tuli erilaista yrityskulttuuria edustava uusi omistaja tai esimies kävi hakemassa oppia Vesa Keskiseltä. Aina voi johonkin vaikuttaa. Olen joskus kirjoittanut opetusmateriaalini otsikoksi miten fiksu ajankäyttö on sekä yksilön että ryhmän etu. Myös fiksun ajankäytön ja tuottavuuden edellytyksiä luodaan niin ryhmässä kuin yksilötasolla. Kuka tahansa voi omalla käyttäytymisellään ja viestintätyylillään vaikuttaa siihen, että työpaikalta löytyy hyvä mieli ja flow.

Scapple on ajatusten kokoamisen apuväline

Scapple on hämmentävä työkalu. Se on mind map -sovelluksen ja tekstieditorin hybridi ja rikkoo oletukset siitä, millainen mainittujen ohjelmien tulisi olla tai miten niitä tulisi käyttää. Siksi se onkin niin hyvä! Aina oikeaoppinen tapa laatia miellekartta ei vain toimi eikä tekstiäkään haluaisi aina kirjoittaa lineaarisesti edeten.

Scapple on yksinkertainen, vähän rumakin, mutta suunnattoman joustava ja helppokäyttöinen. Eikä se ole edes kallis, tällä hetkellä hinta on n. 15 USD ja maksutavaksi käy mm. PayPal. Kokeiluversion mentyä vanhaksi ostin itselleni saman tien sekä Windows- että Mac-versiot.

Ohjelman käyttö ei voi olla tämän helpompaa: Klikkaa näyttöä, kirjoita avainsana tai lyhyt lause, klikkaa näyttöä toisessa kohdassa ja jatka avainsanojen kirjoittamista. Kun sinusta tuntuu siltä, että kirjoittamiesi sanojen tai tekstipalasten välillä alkaa näkyä selkeitä yhteyksiä, voit ryhtyä liittämään asioita toisiinsa. Tässä voit käyttää yksinkertaisia linjoja tai osoittaa nuolella asiayhteyden tai vaikutuksen suunnan.

Scapple-karttaa ei kuitenkaan tarvitse sijoittaa yhden avainkäsitteen ympärille kuten kuvassa vaan samassa kartassa voi aivan hyvin olla useita avainkäsitteitä ja niihin liittyviä alakäsitteitä. Mitään ei myöskään ole pakko yhdistää mihinkään toiseen objektiin.

Scapplessa on työkalut mm. objektien linjaamista (align) ja välien tasausta (distribute) varten. Lisäksi voit määritellä omat värisi väripalettiin sekä tehdä oletustyylejä valinnan avulla.

Scapple-karttaan voit tuoda kuvia vetämällä ne kansiosta. Kuvat voi yhdistää muihin kartan osiin tai jättää yhdistämättä. Lisäksi voit tuoda tekstitiedostoja sekä lisätä linkkejä.

Scapplella luodun kartan voi viedä kuvamuotoihin (.png, .jpg), pdf-tiedostoksi tai erilaisiin tekstiformaatteihin.

Valmistajan kotisivulla on Mac-version käyttöä esittelevä video. Ohjelman Windows-versio toimii hyvin pitkälle samalla tavalla. Windows-käyttäjää varten on hyvä pikaohje Help-valikon kohdassa QuickStart Guide. Siinä on annettu mm. tärkeimpien toimintojen näppäinkomennot. Valmistajan kotisivulta voi ladata laajemman manuaalin sekä Macille että Windowsille.

Scapple on työkalu, josta en enää luopuisi. Olen suunnitellut sen avulla kokonaisia koulutuksia, koulutusmateriaaleja, blogipostauksia yms. kirjoituksia, presentataatioita ja kirjan käsikirjoituksen rungon. Olen käyttänyt sitä myös koulutuksissa mm. kirjatakseni ylös keskustelun tai ryhmätyön purkamisen aikana tulleita asioita. Jos Suomesta löytyy muita Scapplehurahtaneita, lukisin todella mielelläni käyttökokemuksista ja -tavoista.

Ohjelman valmistaja Literature and Latte tunnetaan muuten paremmin Scrivener-nimisestä sovelluksesta, jota voi lyhyesti kuvata ammattikirjoittajan tarpeisiin suunnitelluksi työkaluksi. Enpä juutu nyt kehumaan sitä vaan säästän Scrivenerin aiheeksi johonkin myöhempään postaukseen.

Kenelle kirjoitan

On olemassa koulukunta, jonka mielestä blogiin pitäisi saada kommentoida suoraan ilman moderointia. Olen eri mieltä. Kommentista tulee blogin sisältöä ja kun ei tilannetta pysty useinkaan reaaliajassa vahtimaan, minusta on parempi julkaista kommentit pienellä viiveellä ja jättää negatiivinen länkätys pois. Negatiivisella länkätyksellä tarkoitan mm. tyylilajia, josta pari esimerkkiä: “Paras Outlook-ohje on neuvoa lopettamaan Outlookin käyttö” tai “Excel on so last season”. Tuollaiset kommentit jätän julkaisematta, koska ne ovat pelkkää putkinäköistä kitinää. Miten sellaisesta jatkat keskustelua?

No minkä ihmeen takia valitsen näin vanhanaikaisia aiheita. Pitäisihän jo uskoa, että Excel on last season kun sen anonyymi kommentoijakin kävi kertomassa. Suomen elinkeinoelämä pyörii Instagramin ja Twitterin varassa.

Olen aikuiskouluttaja ja yrittäjänä myyn työelämässä toimiville ihmisille suunnattuja palveluja, joten lienee ymmärrettävää miksi kirjoitan blogissakin niistä työkaluista, jotka ovat aktiivisesti käytössä. Tietenkään tämä ei estä minua kiinnostumasta myös uudesta, kuten tämän blogin sisällöstäkin käy ilmi. Kirjoitin mm. Twitteristä jo vuosia sitten ja vastikään elvytin monta vuotta vanhan horroksessa odottaneen Instagram-tilini. Mieluummin menen itse muutosta vastaan kuin odotan, että se yllättää minut. Joka tapauksessa joudun käytännön toiminnassa huomioimaan sen, mitä tehdään juuri nyt.

Tällä hetkellä suuri osa työssä olevasta väestöstä käyttää ohjelmia kuten Excel ja Outlook tai ihmettelee mitä Office 365 -ympäristössä voikaan tehdä. Jos kirjoitan artikkelin näistä aiheista, olen suunnannut tekstin kyseisiä työkaluja käyttäville ihmisille. He siis hyötyvät saamistaan vinkeistä. Artikkelia ei ole pakko lukea jos tietää ettei ikimaailmassa tarvitse Exceliä tai Outlookia - tosin tässä suhteessa voi joillekin tulla yllätyksiä. Hiljattain autoin taulukkolaskentaohjelman kaavojen kanssa erästä ystäväyrittäjää, jolle tämä asia oli ennestään outo. Autoin, koska hän on hyvä tyyppi, jotakin toista olisin voinut käskeä nauttimaan valitsemastaan toimisto-ohjelmattomasta elämäntyylistä.

Saan kyllä sellaistakin palautetta, että pitäisi kirjoittaa enemmän Officesta. Tämä ei kuitenkaan ole yksinomaan Office-blogi eikä edes pelkkä ohjelmablogi vaan pidän postausten yhteisenä nimittäjänä tietotyötä ja kaikenlaista siihen liittyvää. Olen sitoutumaton ja riippumaton, joten olen vapaa valitsemaan aiheeni. Sisältömarkkinoinnin suuntaan kumarran sen verran, että aiheiden pitää liittyä työhön edes väljästi ja kuuntelen myös Google Analyticsin neuvoja.

Noudatan toiminnassani muutenkin samaa linjaa: Jos niin pyydetään, autan kysyjää valitsemaan itselleen ja omaan tilanteeseensa sopivat työkalut sen sijaan, että harjoittaisin yhden tuotenimen varaan perustuvaa fundamentalismia. Jos minulta taas tilataan niiden työvälineiden ja -ympäristöjen koulutus, jotka tilaaja on itselleen jo valinnut, hoidan homman enkä ryhdy viisastelemaan.

MyFitnessPal – omatunto kännykässä

Latasin joulun jälkeisessä kiristävässä ja ähkyssä olossa puhelimeeni ruokapäiväkirjasovelluksen nimeltä MyFitnessPal (iOS, Android, Windows). Määräsin itseni 1200 kaloria/päivä kurinpalautukseen. Kurinpalautus tehosi ja sovellus jäi enemmän tai vähemmän säännölliseen käyttöön. Ja nyt kiitos jätetään väliin ne "pitääollalempeäitselleen” ja “pitäähyväksyäitsensäsellaisenakuinon” mantrat. Joskus itsensä kovisteleminen onkin mitä suurinta lempeyttä ja riittävän monet hetkittäiset lempeydet voivat kääntyä pidemmällä aikavälillä itsen laiminlyönniksi.

Periaate on seuraava: Lataa sovellus, rekisteröidy palveluun ja ryhdy kirjaamaan ylös mitä syöt. MyFitnessPal on yhteydessä verkossa olevaan tietokantaan, jota käyttäjät täydentävät samalla kun he kirjaavat aterioidensa tietoja. Sieltä löytyvät kohtalaisen hyvin mm. Suomessa myynnissä olevat tuotteet valmiina. Kaupasta ostettavien elintarvikkeiden pakkauksissa kalori- sekä muut ravintoainetiedot ovatkin yleensä hyvin näkyvissä ja niiden osalta tietokannan päivitys on helppoa. Myös suurin osa perusraaka-aineista on tietokannassa mukana, joten harmaita alueita jää enimmäkseen niiltä osin kuin syö ulkona.

Kaloreiden vahtimisesta ollaan montaa mieltä. Jo kaloreiden luotettava laskeminen on vaikeaa, koska ei jokaisen suupalan arvoja voi mitenkään tietää tarkasti. Minun kokemukseni kuitenkin oli, että MyFitnessPal toimii "riittävän hyvin". Tulin tietoisemmaksi siitä, miten paljon ihminen syö sillä tavalla tuosta noin ohimennen: Muutama keksi kulhosta kun ne siinä sattuvat olemaan ja hupsista, tuli parisataa kaloria. Jos liikkuu kohtalaisesti ja yleensäkin haluaa pitää itsensä toimintakykyisenä, on pidettävä huoli siitä, että se mitä syö on kunnollista polttoainetta eikä höttöä. Aterioiden ja välipalojen ylöskirjaaminen muistuttaa tästä.

Toimintakyvyn ylläpitämiseen kuuluu myös se, ettei nälkiinnytä itseään. Nostin päivittäisen kalorimäärän heti kun kurinpalautuskuuri oli tehonnut ja nyt käytän sovellusta lähinnä ruokapäiväkirjan tapaan. MyFitnessPal muuten huomauttaa, mikäli alhainen kaloritaso on käytössä liian pitkään ja kehottaa harkitsemaan sen nostamista.

Kaloritaulukon lisäksi MyFitnessPalissa on painokäyrä sekä mahdollisuus tarkastella syömänsä ruoan koostumusta päivittäisellä ja viikottaisella tasolla. Lisäksi siihen on mahdollista liittää joukko liikuntasovelluksia: Endomondo, Fitbit Tracker, RunKeeper yms. Omaan aktiivirannekkeeseeni liittyvä sovellus ei ole yhteensopiva, mutta voisin halutessani kirjata liikuntamäärät käsin. En tosin pidä järkevänä sellaista, että "ostaisin" liikkumalla luvan syödä enemmän. Sovellukseen liittyy verkkopalvelu, joten tietojaan voi katsella ja muokata myös selaimesta käsin.

Miltään tämän tyyppiseltä sovellukselta ei pidä odottaa äärimmäistä tarkkuutta. Mm. kaikista ruoka-aineista ei taatusti ole syötetty tarkkoja tietoja.  Asetuksista ei myöskään voi tehdä henkilökohtaisia säätöjä ravinnon koostumuksen suhteen vaan mennään vakio-oletuksilla esimerkiksi rasvan, hiilihydraattien ja proteiinin keskinäisestä suhteesta.

***EDIT 16.4.2015 Tätä käydään näemmä lukemassa niin paljon, että on paikallaan lisätä tämä korjaus: säätöjä pystyi tekemään jo artikkelin kirjoitusajankohtana verkkosivulta, jolla en itse tullut juuri koskaan käyneeksi – liikaa mainoksia. Tällä hetkellä myös app on päivitysten myötä kehittynyt, ja halutessaan voi siitä suoraan muuttaa rasvan, hiilareiden ja proteiinin osuuksia. Lisäksi MyFitnessPal ja PolarFlow keskustelevat nykyisin keskenään.***

Laaja tietokanta on osa tällaisen sovelluksen käyttömukavuutta: Koska ruoka-aineita on niin paljon valmiina, ne on helppo saada esille. Jos jokaikisen einespalansa joutuisi naputtelemaan yksityiskohtia myöden, sovellus jäisi luultavasti käyttämättä. Äskettäin tullut päivitys toi käyttöön kivan ominaisuuden: Sovellus seuraa käyttäjän aterioita ja tarjoaa yhteenkuuluviksi havaittuja ruoka-aineita nippuina. Esimerkiksi kaikki aamiaisvariaationi alkavat olla jo hyvin tallessa ja riittää kun ruksailen ruoat, jotka juuri sinä aamuna päätyivät lautaselleni.

Suosittelen ruokapäiväkirjaksi ja piiskaksi kurinpalautuksiin.

Juhlapäivät näkyviin Outlook-kalenteriin

Haluaisitko juhlapäivät näkyviin Outlook-kalenteriisi? Olisivatpa kaikki ongelmat yhtä helppoja ratkaista.

Toimi näin:

1. Mene Outlookin asetuksiin ja valitse Kalenteri. 
2. Klikkaa kohtaa Lisää juhla- ja lomapäiviä.
3. Valitse seuraavasta ikkunasta maa tai maat, joiden juhlapäivät haluat lisätä. Todennäköisesti Suomen kohdalla on valintamerkki jo valmiiina.
4. Odota hetki ja pian näet joulun ja juhannuksen omalla paikallaan.

Tämä on testattu suomenkielisillä Outlook-versioilla 2010 ja 2013.