Häiriötön aika on niukkuushyödyke, huolehdi siitä

Oletko huomannut miten moni asia perustuu siihen, että ihminen saadaan keskeytettyä siitä, mitä hän on tekemässä? Tiedonhaku verkosta on erilaisten linkkien, bannereiden, kutsujen ja pyyntöjen väistelyä. Laitteisiin asennettujen appien ja ohjelmien oletuksissa hälytykset ovat vakio. Uutta taulutietokonetta tai älypuhelinta käyttöönotettaessa ilmoitusten rajoittaminen välttämättömiin onnistuu vain yhdistelmällä Sherlock Holmesin nokkeluus ja lehmän kärsivällisyys. Keskeytysten tarkoitus on saada sinut kiinnittämään huomiota itseesi kohdistettuun informaatiovirtaan, josta suurin osa on kuitenkin epärelevanttia ja merkitykseltään vähäpätöistä.

Ei pidä ihmetellä miksi ajanhallintamenetelmä XYZ ei toiminut, vaikka oikein sertifioitu konsultti kävi sen opettamassa. “Miten hallitsisin aikani paremmin” on todennäköisesti ollut väärä kysymys. Kyse ei ole niinkään ajankäytöstä vaan ihmisen vireystasojen vaihtelusta ja keskittymiskyvystä. Ajanhallintamenetelmän kanssa askartelun sijaan pitäisi tehdä kaikkensa, jotta saisi käyttöön enemmän häiriöistä vapaata aikaa. TNW-verkkolehden artikkelin The single biggest reason most entrepreneurs fail in 2014 mukaan meidän olisi syytä opetella poistamaan ympäristöstämme mahdollisimman paljon keskittymistä haittaavia häiriöitä.

Kun vielä muutama vuosi sitten otti puheeksi keskittymisvaikeudet, vastaanotto saattoi olla ylimielinen. Multitaskauksen eli moniajon ilosanoma oli ostettu kritiikittä. Pidettiin kognitiivisena rajoittuneisuutena ellei pystynyt luonnostelemaan blogipostausta, osallistumaan keskusteluun Twitterissä ja kirjoittamaan isoa tarjousta samaan aikaan. Vastaavaan törmää nyt paljon harvemmin. Ehkä alkaa olla jo yleissivistystä se tieto, että harvat pystyvät todelliseen multitaskaukseen. Sen onnistuminen edellyttää ainakin sitä, että tehtävät ovat yksinkertaisia tai muodostuneet tekijälleen rutiineiksi. Voin venytellä ja seurata verkkoluentoa ennestään oudosta aiheesta, mutta samaisen verkkoluennon oheistehtäväksi ei ehkä kannata valita pitkän tiedeartikkelin tutkimista. Tässäkin on yksilöllisiä eroja, mutta suurin osa ihmisistä tekee paremmin töitä kun varaa vaativille tehtäville siivun häiriötöntä aikaa.

Keskittyminen on vasta osa suurempaa kuviota. Perinteinen menetelmäkeskeinen ajanhallinta ei lainkaan huomioi ihmisen vireystilaa ja tunteita, jotka mm. vaikuttavat oman keskittymisen hallintaan. Jos haluaa käyttää aikansa mielekkäästi ja työskennellä tuottavasti, itsensä pitäisi nähdä kokonaisuutena, ei pelkkänä tehtävälistan rastittajana.

Pitäisikö tämän perusteella tehdä se johtopäätös, että ajanhallintamenetelmät ja tuottavuussovellukset ovat täysin turhia? Eivät toki. Menetelmien ja sovellusten arvo on siinä, että ne auttavat pitämään asiat tallessa ja huolehtimaan siitä, että tehtävät tulevat hoidetuiksi ajallaan. Näin mielen kapasiteettia vapautuu muihin asioihin kuin rutiinien muistelemiseen. Ainakin itse näen tuottavuuden siten, että sen tarkoitus on vapauttaa aikaani johonkin mieluisampaan - se voi olla työtä, mutta ei välttämättä sitä. Missään nimessä en ryhdy haalimaan itselleni lisää pieniä rutiinitehtäviä sen vuoksi, että suoriudun entisistä nopeammin.