Näin Evernote auttaa bloggaajaa

Bloggaatpa sitten työksesi tai huviksesi, tarvitset raaka-ainetta. Kirjoitukset eivät tule tyhjästä. Blogikirjoitusten raaka-ainetta ovat omat ajatukset ja ideat sekä muu lähdemateriaali, joka taas voi olla tekstiä, kuvaa, linkki, videota tai ääntä.

Bloggaajan raaka-ainevarastoksi digitaalinen muistikirja sopii mitä parhaiten, sillä moni etsii inspiraationsa lähteitä verkosta ja on kätevää tallentaa tieto samassa muodossa kuin missä sitä tulee käyttämään. Mobiililaitteelle voi myös joutohetkinä kirjata ideoita tai napata vaikka valokuvan ajatuksia liikuttavasta kohteesta. Kun kuvan tallentaa muistikirjaan, siihen voi saman tien merkitä mitä kuvasta tuumaili sellaista, joka sopisi blogikirjoitukseen sitten aikanaan. Toimivan digitaalisen muistikirjan tunnusmerkki muuten on, että siitä saa kaikille käyttämilleen laitteille oman version, jolloin eri päätelaitteilla olevat muistiinpanot pysyvät synkronoinnin ansiosta ajan tasalla ja ovat yhdessä paikassa. Muistiinpanoja ei tarvitse selata vihkojen sivuilta ja metsästää työpöydän liimalappujen joukosta. Valitettava tosiasia on, että idea, jota ei ole saatu talteen on menetetty idea!

Minulla on aktiivikäytössä kaksi muistikirjasovellusta: Evernote ja OneNote. Pärjäisin yhdelläkin, mutta sattumoisin tarvitsen kokemuksia molemmista ”kahdesta suuresta”. Bloggaajan roolissa itseäni tukee parhaiten Evernote, joten perustan nämä omiin kokemuksiin perustuvat vinkit siihen:

• Olen luonut kummallekin blogille oman muistion, johon olen kirjannut muutaman kuukauden blogipostausten aiheita etukäteen. Tätä voisi kutsua bloggaussuunnitelmakseni. Voin poiketa siitä joustavasti, mutta pääpiirteittäin pysyn suunnitelmassa. Muistion loppuun kerään myös ideoita uusiksi postauksiksi. Näistä tosin seulon pois n. 80 % järjettöminä, epäkäytännöllisinä tai muuten vain kummallisina.
• Olen merkinnyt bloggaussuunnitelmani muistutusmerkinnällä. Se on tarkoitettu mm. osoittamaan muistiinpanon korkeaa prioriteettia, joten merkinnällä varustetut muistiinpanot listataan ennen muita. Tällä tavoin varmistan siis sen, että säännöllisesti päivitettävät muistiinpanot löytyvät nopeasti.
• Olen käyttänyt iPadille tehtyä Plain Text -sovellusta kaikenlaisten irtoajatusten ja -kappaleiden ylöskirjaamiseen. Sovellus on äskettäisen päivityksen jälkeen ryhtynyt pullauttamaan ilmoille mainoksen aina avattaessa. Ei se niin hyvä ole, että mainoksen häivyttämisestä maksaisin, joten olen päättänyt siirtää siinä olevat tekstit muualle ja poistaa sovelluksen. Irtotekstit kirjaan tällä hetkellä Evernoteen.
• Kun törmään verkossa mielenkiintoisen näköiseen artikkeliin, jonka aihe sopisi blogiini, otan linkin talteen selaimen Web Clipperillä. 
• Kun luen verkkolehtiä ja uutisia iPadin Zite-lukijaohjelmalla, käytän tilanteesta riippuen joko Ziten sisäistä Evernote-vientiä, mutta usein myös Evernoten sisäistä sähköpostiosoitetta. Ziten tapa näyttää tunnisteet on hankalahko ja monta kertaa helpointa on turvautua sähköpostiosoitteeseen. Tiesit kai, että voit merkata meilinä lähtevän muistiinpanon suoraan haluttuun muistikirjaan ja merkata sen samantien tunnisteella? Aiheriville lisättävä syntaksi on muotoa @muistikirja #tunniste1 #tunniste2 jne.

• Useimmat bloggaamiseen liittyvät muistiinpanoni sisältävät yhden linkin ja mahdollisesti sitä koskevan huomautuksen. Mikään ei tietenkään estä keräämästä yhden muistiinpanon alle tiettyyn aiheeseen liittyvien linkkien kokoelmaa. 
• Käytän omaa tunnistetta bloggausaiheisiin liittyville muistiinpanoille: blogiin. Silloin tällöin tarkistan ko. tunnisteella löytyvän listan ja poistan sellaiset muistiinpanot, joista selvästi näkyy, että asia on mennyt ohi. Muistikirjaahan on hyvä välillä siivota.

Digitaaliset muistikirjat ovat hyvää vauhtia saavuttamassa samanlaisen standardin aseman kuin tekstinkäsittelyohjelma oli 15 vuotta sitten! Tähän voisi viitata mm. Evernoten ja OneNoten välinen koveneva kilpailu. Eilen sain kuulla, että että Microsoft on julkistanut maksuttoman OneNote for Mac -sovelluksen. Tänä aamuna löysin OneNoten verkkoversiota varten tehdyn verkkoleikkurin, jonka asennusivulta voi myös määrittää sähköpostiosoitteen muistikirjakäyttöä varten - kuulostaa tutulta. Lisäksi olen kuullut huhuja, joiden mukaan seuraava iOS-käyttöjärjestemä tulisi sisältämään jonkinlaisen muistikirjasovelluksen. Onko se vain parannettu versio tutusta Muistiinpanot-sovelluksesta vai jotakin aivan muuta jää nähtäväksi.

Osaaminen on yhteinen asia

Kentältä kuullun perusteella työryhmän jäsenten osaamisen epätasaisuus voi muodostua ristiriitojen lähteeksi.

Aikaisemmin on ilmeisesti pidetty lähinnä omana asiana miten vaikeasti työvälineitään käyttää. Tiedän, että osaamattomuudesta seuraavaa hidastelua ja monenkertaista työtä on kompensoitu jopa pidentämällä työpäivää omalla ajalla. Joitakin tarinoita kuunnellessani olen ihmetellyt, että eikö edes kehityskeskusteluissa ole ole voinut tuoda esille oman osaamisensa korjaustarpeita? Ilmeisesti osaamattomuutta on kaikilla tasoilla organisaatioissa ja yhteiskunnassa, joten tieto- ja viestintäteknisen osaamisen vähimmäistasoa ei ole aina osattu edes arvioida.

Aika pitkään pärjäsimmekin sillä, että puhuimme tietoyhteiskunnasta ja sen osaavista kansalaisista. Uudet yhteisölliset työympäristöt ovat kuitenkin kiusallisesti paljastaneet pelkällä puheella tuotetun osaamisen ohuuden.

1. Jos osaaminen on ollut lähtökohtaisesti retuperällä, työntekijästä tulee jo taitotasolla oman ryhmänsä pullonkaula.
2. Jos uudet työvälineet otetaan käyttöön pelkkänä päivityksenä tiedostamatta muutosvaatimuksia asennetasolla ja työtavoissa, päivityksestä maksetut rahat voisi yhtä hyvin lahjoittaa hyväntekeväisyyteen - todennäköisyys sille, että sijoituksesta koituu jotakin hyvää lienee suurempi jälkimmäisessä tapauksessa.

Tietty tekniikkatason osaaminen on välttämättömyys. Se on tänä päivänä perusedellytys sille, että ihminen pystyy tekemään oman alansa työtä ja kommunikoimaan muiden kanssa. Silti yhtäkään työvälineiden käyttöön liittyvää koulutusta ei pitäisi enää toteuttaa pelkkään valikoiden selaamiseen perustuen. Tällöin vain jäädään etsimään nappuloita, joita klikkailemalla asiat voidaan kyllä tehdä kuten ne on tehty viimeiset 20 vuotta. Myös meidän kouluttajien osaamisvaatimukset muuttuvat siinä missä muidenkin: Meidän pitää ymmärtää uusia työn tekemisen tapoja ja löytää uusista ohjelmistoista ja työympäristöistä tuki niille. Meidän pitää olla valmiita kannustamaan koulutukseen osallistuvia keskustelemaan ja sopimaan yhteisistä työtavoista. Muutosvastarinnan uhallakin.

Osaaminen ei ole yksityisasia. Se on koko työryhmän ja organisaation asia.