Microsoft Office 365 - tiedätkö mitä sait?

Microsoft SharePoint -ryhmätyöohjelmistoa on totuttu pitämään suurten yritysten ylellisyytenä, mutta tämä ei pidä paikkaansa. Kun Microsoft Office -paketteja on päivitetty versioon 2013, moni pienehkökin yrityskin on ottanut samalla käyttöön Office 365 -pilviympäristön, jonka mukana tulee SharePoint 2013. Kuluneen talven aikana syntynyt mutu-tuntumani on tällä hetkellä, että ei aina kattavasti tiedetä mitä tämä tarkoittaa. Voi olla yllätys huomata, että sisäisten sähköpostien liitetiedostojentappaja on muutaman hiirenklikkauksen päässä.

Palvelupakettien vertailusivulta näet, että SharePoint sisältyy jo pienimpäänkin Office 365 -kokoonpanoon Office Online -sovellusten (entinen Web Apps) ja monen muun ominaisuuden lisäksi. Käytössä on siis melkoinen työkalupakki, jolla saa pystytettyä toimivan sosiaalisen intranetin ja mobiilitoimiston.

SharePoint-sivustojen avulla pystytään vähentämään yhtä tietotyön suurimmista riesoista eli erilaisia ja päällekkäisiä tiedostoversioita tärkeistä dokumenteista. SharePointiin voit luoda esimerkiksi projektikohtaisen sivuston, johon saa lisättyä projektin etenemisestä ja tärkeistä etapeista muistuttavan kalenterin. Lisäksi asiakokokonaisuuksin liittyvät tiedostot voidaan ladata projektin omalle sivustolle ja niiden käsittely onnistuu SkyDrive Pro -ympäristössä jaetusti työryhmän kesken, jolloin kaikilla on varmasti aina se päivitetty versio. Työryhmäsivustolla voidaan myös keskustella projektin asioista ja viestinvaihto löytyy sieltä mistä kaikki muukin projektiin liittyvä materiaali.

Mahdollisia sivustotyyppejä ovat myös blogi tai wikisivusto. Blogin välityksellä työryhmä voi esimerkiksi pitää jäsenensä ajan tasalla muuttuvasta tiedosta. Wikissä on mahdollista ylläpitää toisiinsa linkitettyjen sivujen muodostamaa ohjekokonaisuutta. Tämä jos mikä merkitsee lähtöpasseja sähköpostissa kiertäville irrallisille tiedostoliitteille, joiden kanssa on mahdotonta toimia siten ettei tulisi sekaannuksia ja turhaa kyselemistä.

Jotta Microsoft Office 365 -ympäristöstä saisi kaiken irti, on ensinnäkin tiedettävä mitä mahdollisuuksia sen mukana tuli hankkineeksi. Sen jälkeen ympäristön käyttöönotto on syytä suunnitella huolellisesti, jotta se saadaan palvelemaan niitä, joiden sen pitääkin palvella. Käyttäjien kouluttamiseen kannattaa satsata päivä tai pari ja sitä suuremmalla syyllä mitä suurempi versiohyppäys tehdään ja mitä pidempi aika on kulunut siitä kun käyttäjät ovat IT-oppia viimeksi saaneet. Muuten päädytään helposti tilanteeseen, jossa pari edelläkävijää tarttuu riemusta kiljuen uusiin työkaluihin, ja muut jatkavat materiaalien kierrättämistä sähköpostilla, erilaisina ja päällekkäisinä versioina - sitten päästäänkin sanomaan, että ei näistä uusista työkaluista ole mitään hyötyä. Sisäinen kasvatustieteilijäni haluaa myös muistuttaa, että kyse voi olla hyvinkin isosta muutoksesta, sillä työryhmäsivustolla työskentelyn avoin kulttuuri ei odota sitä, että oma työ tehdään valmiiksi saakka ennenkuin sen jaellaan.

Tiesithän muuten, että voit käyttää Office 365 -ympäristöä materiaalin jakamiseen ja työstämiseen myös eri organisaatioissa olevien yhteistyökumppaneiden kanssa?

Saatat löytää hyödyllistä lisätietoa myös näistä postauksista:
Office Web Apps -sovelluksille kuuluu hyvää
Microsoft Office 2013 ja päivityksen hämmennys