Microsoft Office 365 - tiedätkö mitä sait?

Microsoft SharePoint -ryhmätyöohjelmistoa on totuttu pitämään suurten yritysten ylellisyytenä, mutta tämä ei pidä paikkaansa. Kun Microsoft Office -paketteja on päivitetty versioon 2013, moni pienehkökin yrityskin on ottanut samalla käyttöön Office 365 -pilviympäristön, jonka mukana tulee SharePoint 2013. Kuluneen talven aikana syntynyt mutu-tuntumani on tällä hetkellä, että ei aina kattavasti tiedetä mitä tämä tarkoittaa. Voi olla yllätys huomata, että sisäisten sähköpostien liitetiedostojentappaja on muutaman hiirenklikkauksen päässä.

Palvelupakettien vertailusivulta näet, että SharePoint sisältyy jo pienimpäänkin Office 365 -kokoonpanoon Office Online -sovellusten (entinen Web Apps) ja monen muun ominaisuuden lisäksi. Käytössä on siis melkoinen työkalupakki, jolla saa pystytettyä toimivan sosiaalisen intranetin ja mobiilitoimiston.

SharePoint-sivustojen avulla pystytään vähentämään yhtä tietotyön suurimmista riesoista eli erilaisia ja päällekkäisiä tiedostoversioita tärkeistä dokumenteista. SharePointiin voit luoda esimerkiksi projektikohtaisen sivuston, johon saa lisättyä projektin etenemisestä ja tärkeistä etapeista muistuttavan kalenterin. Lisäksi asiakokokonaisuuksin liittyvät tiedostot voidaan ladata projektin omalle sivustolle ja niiden käsittely onnistuu SkyDrive Pro -ympäristössä jaetusti työryhmän kesken, jolloin kaikilla on varmasti aina se päivitetty versio. Työryhmäsivustolla voidaan myös keskustella projektin asioista ja viestinvaihto löytyy sieltä mistä kaikki muukin projektiin liittyvä materiaali.

Mahdollisia sivustotyyppejä ovat myös blogi tai wikisivusto. Blogin välityksellä työryhmä voi esimerkiksi pitää jäsenensä ajan tasalla muuttuvasta tiedosta. Wikissä on mahdollista ylläpitää toisiinsa linkitettyjen sivujen muodostamaa ohjekokonaisuutta. Tämä jos mikä merkitsee lähtöpasseja sähköpostissa kiertäville irrallisille tiedostoliitteille, joiden kanssa on mahdotonta toimia siten ettei tulisi sekaannuksia ja turhaa kyselemistä.

Jotta Microsoft Office 365 -ympäristöstä saisi kaiken irti, on ensinnäkin tiedettävä mitä mahdollisuuksia sen mukana tuli hankkineeksi. Sen jälkeen ympäristön käyttöönotto on syytä suunnitella huolellisesti, jotta se saadaan palvelemaan niitä, joiden sen pitääkin palvella. Käyttäjien kouluttamiseen kannattaa satsata päivä tai pari ja sitä suuremmalla syyllä mitä suurempi versiohyppäys tehdään ja mitä pidempi aika on kulunut siitä kun käyttäjät ovat IT-oppia viimeksi saaneet. Muuten päädytään helposti tilanteeseen, jossa pari edelläkävijää tarttuu riemusta kiljuen uusiin työkaluihin, ja muut jatkavat materiaalien kierrättämistä sähköpostilla, erilaisina ja päällekkäisinä versioina - sitten päästäänkin sanomaan, että ei näistä uusista työkaluista ole mitään hyötyä. Sisäinen kasvatustieteilijäni haluaa myös muistuttaa, että kyse voi olla hyvinkin isosta muutoksesta, sillä työryhmäsivustolla työskentelyn avoin kulttuuri ei odota sitä, että oma työ tehdään valmiiksi saakka ennenkuin sen jaellaan.

Tiesithän muuten, että voit käyttää Office 365 -ympäristöä materiaalin jakamiseen ja työstämiseen myös eri organisaatioissa olevien yhteistyökumppaneiden kanssa?

Saatat löytää hyödyllistä lisätietoa myös näistä postauksista:
Office Web Apps -sovelluksille kuuluu hyvää
Microsoft Office 2013 ja päivityksen hämmennys

Bloggaamista harkitseva pyysi neuvoja, minähän neuvoin

Bloggaamisen aloittamista mielessään kieputellut yrittäjäystäväni kysyi neuvoja. Pakollisen julistuksen eli “minähän en sitten ole mikään sähköisen liiketoiminnan asiantuntija” jälkeen kerroin hänelle mitä olen oppinut itse tekemällä sekä mielestäni hyviä ja huonoja esimerkkejä seuraamalla. Neuvot myös tässä ylöskirjattuina:

Kun yrittäjä bloggaa, kyseessä on oman tuotteen tai oman osaamisen markkinointi, jota toteutetaan sisältömarkkinoinnin keinoin. Googlaa sanaa sisältömarkkinointi ja tutkiskele sen sisältöä. Jo kliseeksi muuttuneen määritelmän mukaan sisältömarkkinoinnin kastiin kuuluva blogiteksti voi olla joko viihdyttävä tai informatiivinen tai molempia. Sen pitäisi myös liittyä siihen, millaisia palveluita tarjotaan tai tuotteisiin, joita yritys tekee, mutta kyseessä ei ole mainoksen tapainen sisältö.

Omakehu ja merkkihenkilöihin lukeutuvien Twitter-seuraajien nimienpudottelu ei ole sisältömarkkinointia. Sisältömarkkinoinnin ideahan on, että blogin sisältö välittää osaamisesi. Elleivät rahkeet riitä omakehua kummempaan, siirrä bloggauksen aloittamista ja opiskele asioita kunnes pystyt kirjoittamaan alastasi informatiivisesti tai viihdyttävästi tai molemmilla tavoilla.

Kerro nettisivuilla ja blogin esittelyssä selkeästi mitä teet ja miten voit auttaa toiminnastasi kiinnostunutta. Sen sijaan blogipostauksissa ei kannata jankuttaa tästä ellei maininta luontevasti sovi asiayhteyteen.

Tottakai bloggaus on oman osaamisen jakamista ilmaiseksi. Jos suklaakauppias jakaa maistiaisia, asiantuntijayrittäjän tarjoamia maistiaisia ovat blogikirjoitukset, joissa ratkaistaan esimerkiksi pieni ongelma tai selväkielistetään omaan alaan liittyvää uutta tietoa. Tietenkin kilpailija kyttää blogiasi ja voi jopa saada sieltä ideoita, mutta kytättiinhän kilpailijoiden tekemisiä ennenkin.

Blogin kielen ei tarvitse olla kympin aineen tasoa, mutta kielellä on väliä. Pärjäät jo pitkälle kun muistat laittaa että-sanan eteen pilkun. Yleisimpien yhdyssanojen tarkistamisessa sinua auttaa Yhteen vai erikseen -palvelu. Kielitoimiston oikeinkirjoitusopas on selkeästi jäsennelty kirja, joka bloggaajankin kannattaa pitää käsivarren kantaman päässä. Blogissa ei myöskään kannata toteuttaa oppeja, joita on omaksunut tieteellisen kirjoittamisen oppaasta. Blogikirjoituksen rakenne muistuttaa enemmän lehtijuttua kuin tutkimusraporttia.

Kommenttien määrää ei kannata pitää ainoana oikeana onnistumisen mittarina. Kaikki sisältötyypit eivät ole kommenttihaaveja. Seuraathan kuitenkin mitä kautta esimerkiksi uusasiakaskontaktit tulevat. Moniko sanoo löytäneensä sinut blogikirjoituksen kautta - tällainen tieto kertoisi jo jotakin. Liitä blogisi myös Google Analytics -palveluun tai vastaavaan, ja opettele blogiliikenteen seurannasta perusasiat.

Kärsivällisyys on bloggaajan hyve. Blogi ei ole pikavoittojen hakemista varten. Itse aloitin bloggaamisen v. 2008 ja vasta parina viime vuonna yhteydenottoja on alkanut tulla sen vuoksi, että joku on törmännyt blogikirjoitukseeni. Tosin tämän blogin alkutaivalta en kutsuisi jämäkäksi asiantuntijabloggaukseksi.

Mainoksien näyttämiseen blogissa olen lieventänyt kantaani. Annoin kuitenkin neuvoksi, että jos mainoksia ryhtyy näyttämään, niiden on liityttävä blogin aihepiiriin. Vääränlaiset mainokset saavat blogin näyttämään halvalta romukaupalta. Esimerkiksi tässä blogissa ei deittimainoksia ja äkkilähtöjä mainostettaisi. En tunne mainosyhteistyökuvioita, mutta oletan, että mainosten aiheisiin voi vaikuttaa.

Lopuksi: Kun olet päässyt hyvään alkuun, unohda nämä ja muut asiantuntijabloggausta koskevat besserwisseröinnit. Niuhottaminen ja pinnistely kiristää pipoa ja tuloksena on väkinäisiä kirjoituksia. Pahimmillaan päädyt tuskailemaan kirjoitusjumissa ja jätät blogisi kesken. Mikään, mitä olen olen tehnyt joko toisen palveluksessa tai omassa yrityksessäni vastentahtoisesti pingottaen, ei ole tuottanut hyviä tuloksia.

Buddhify 2 katkaisee kiireen

Tietoinen läsnäolo taitaa olla jo valtavirtaa. Viimeksi Helsingin Sanomissa 18.2. oli  juttu tietoisesta läsnäolosta ja sen mahdollisesta positiivisesta vaikutuksesta lasten ja nuorten mielenterveyteen. Ainakin oman kokemukseni perusteella tietoisuustaitojen ja säännöllisesti harjoitetun meditaation vaikutukset ovat suotuisat. Minusta ei ole tullut älykkäämpää, valaistuneempaa eikä muutenkaan mukavampaa ihmistä, mutta on ollut rohkaisevaa huomata, että karkaileville ajatuksilleen ja keskittymiskyvylleen on mahdollista tehdä jotakin. Se ei nyt kertakaikkiaan käy, että kovin usein lähtee etsimään kirjaa X nettikirjakaupasta ja päätyy blogin Y kautta YouTubeen kuuntelemaan musiikkipätkää Z.

Buddhify 2 on iOS-laitteille tehty meditaatio- ja rentoutussovellus. Se sisältää kokoelman lyhyehköjä (5–15 min.) sanallisesti ohjattuja “meditaatioita” eri tilanteisiin, esimerkiksi Feeling stressed, Working online, Can’t sleep jne. Luetussa sisällössä on mm. ohjeita hengitysharjoituksia varten. Tulee mieleen, että Buddhify 2 on tämän päivän muunnos rentoutuskaseteista, jotka ennen 80-lukua syntyneet lukijat ehkä muistavat. Minusta Buddhify 2 -ääninauhoitteet toimivat silloin kun mieli on todella levoton. Niiden kuuntelu ajaa kierroksia sopivasti alas ja sitten voikin olla valmis tavanomaiseen meditaatioon. Yövalvomiset johtuvat usein siitä, että jokin ajatus kiertää mielessä. Jollakin Can't sleep -ryhmän meditaatiolla voi taltuttaa tällaisen mielikiertolaisen ja uni pääsee jatkumaan. Buddhify 2:ssa on myös ajastin omaehtoista meditaatiota varten, mutta tähän tarkoitukseen käytän itse Equanimity-sovellusta, jonka merkkiääneksi valittu tiibetiläinen kello on viehättävämpi kuin Buddhify 2:n sanallinen ilmoitus meditaation alusta ja lopusta.

Buddhify 2:ssa on myös pelillinen puolensa. Voit katsoa tilastot omista meditaatioistasi ja pisteyttää oman mindfulnesstasosi. Buddhify 2 on muuten yksi visuaalisesti viehättävimmistä appseista, jonka olen kännyyni ladannut. Käyttöliittymässä on hauska ratkaisu: Meditaatiot valitaan ympyrästä, josta päätason sektorin hipaisu avaa siihen liittyvät vaihtoehdot viuhkamaisesti.

Ohjaukset luetaan englanniksi brittiaksentilla, mikä saattaa vaikuttaa käyttäjäkokemukseen. Itse en luultavasti käyttäisi tätä sovellusta, jos sisältö pitäisi kuunnella jollakin leveimmän pään amerikkalaisaksentilla luettuna. Tällaiselle anglofiilille brittienglanti sopii. (En edes kysy milloin tällaisen joku tekee suomeksi, saan selitykseksi kuitenkin pienen kielialueen ja miten ei kannata.)

Arjessa hyödyllisten tietoisuustaitojen opetteluun on tarjolla paljon kursseja ja koska kyseessä on trendilaji, hinnatkin näyttävät parin viime vuoden muuttuneen sen mukaisiksi. Itselleni meditaatiosta ja tietoisuustaidoista on tullut tapa ilman kallista kurssitusta. En silti väheksy kursseja, sillä sellainen voi auttaa kiinnostunutta pääsemään alkuun. On kuitenkin syytä tiedostaa, että tuloksia saadakseen on oltava pitkäjännitteinen. Viikonlopun intensiivikurssilla on ihanaa lillua euforisessa tilassa irti arjesta samanmielisten keskellä, mutta kiireen ja työpaineiden keskellä sitoutuneisuus punnitaan. Joogaopettaja ja kirjailija Donna Farhi on kuvannut meditaatiota vertaamalla sitä tilanteeseen, jossa joudut suljetuksi siivouskomeroon ja seuranasi on megafoniin kailottava mielipuoli – tuo mielipuoli on oma mielesi. Kuvaus on huvittava, mutta myös tuskallisen totta. Tietoisuustaitojen harjoittaminen ei ole aina hauskaa eikä helppoa. Tulokset kuitenkin palkitsevat kärsivällisen.

Rekrytointilomakkeet ja LinkedIn

Tytär on tätä nykyä aktiivisesti yhteyksissä yrityksiin, koska hän on aloittamassa graduaan ja mielellään toimisi jonkin käytännöllisen parissa (tulee äitiinsä). Tapana näyttää olevan, että graduntekijöiden yhteydenotot ohjataan rekrytointilomakkeiden kautta. Niiden täyttäminen tahtoo muuttua ajan mittaan kohtalaisen tuskastuttavaksi jankkaamiseksi: samoja tietoja tivataan vähän eri järjestyksessä ja eri muodoissa. Milloin on tekstikenttä, milloin valitaan luettelosta jotakin.

Olen tullut ihan uteliaaksi: Moniko yritys on laittanut rekrylomakkeeseen ylimääräisen kentän niitä varten, joilla on LinkedIn-profiili? Tähän mennessä sellainen toteutus on löytynyt Kiilto Oy:n sivulta. Muita ei ole tullut vastaan. Seuraan tilannetta kiinnostuneena.

Tunnustan kyllä, että minulla ei ole kokonaiskuvaa siitä, miten yleistä LinkedInin käyttö on opiskelijoiden keskuudessa. Tosin itse olen huolehtinut siitä, että lähipiirini nuoriso tietää tästä mahdollisuudesta.

Facebook on muutosvoima

Tämä kirjoitus julkaistiin eilen 12.2. Suur-Jyväskylän lehdessä, johon kirjoitan internetistä ja sosiaalisesta mediasta n. joka toinen kuukausi. Facebook kyllästyttää ja ärsyttää, mutta se on tällä hetkellä oleellinen osa arkipäiväämme!

Helmikuun 4. päivä istuin lounaalla sellaisen ihmisen kanssa, jonka olin tavannut viimeksi lukiossa. Samana päivänä Facebook täytti 10 vuotta. Lounastapaamisemme luultavasti toteutui päivänsankarin ansiosta.

En ryhdy ennustamaan onko Facebook hengissä vielä viiden vuoden päästä, koska yksittäisen palvelun olemassaolon arvailemisessa ei ole mitään mieltä. Jotakin ajan tarpeisiin vastaavaa varmasti on. Kävipä Facebookille miten tahansa, se on merkittävästi muuttanut mm. tapaamme kommunikoida ja tehdä työtä. Yhteydenpito ihmisiin on mutkattomampaa kuin 15 vuotta sitten. On näitä koulukavereita, jotka katosivat elämän käänteissä ja jotka löytyivät uudestaan naamakirjan kautta. On harrastuskavereita, joiden kuulumisista ilman Facebookia tuskin tietäisi kesäkauden päätyttyä. Myös uusia ihmisiä on tullut kuvioihin. On tunnustettava, että ainakin oma elämäni olisi ilman Facebookia paljon rajoittuneempaa. Pyörisin kai piireissä, joihin luontevasti asuinpaikkani, ikäni ja sukupuoleni perusteella asettuisin, mutta riittäisikö se?

Intresseissäni ei ole kieltää Facebookin huonoja puolia. Yleensäkin sosiaalisella medialla, on kiintoisa taipumus moninkertaistaa tiettyjä epämiellyttäviä inhimillisiä ominaisuuksia. Sanotaan, että virtuaalisuus ei ihmisen perusolemusta miksikään muuta, mutta olemmehan kehittyneet tähänkin saakka. Ainakin oman toiminnan vaikutusten tiedostamista toivoisi lisää. Sähköisestä elämöinnistä jää jäljet toisella tavalla kuin livekeskusteluista, joiden aikana ääneen sanotusta suurin osa häviää kuin saippuakuplat. Uudessa viestinnässä on paljon oppimista. Virtuaalimaailmassa olemme vasta äskettäin laskeutuneet puusta.

Facebook on pakottanut myös työelämän muuttumaan, ainakin epäsuorasti. Facebookin mallin mukaan kehittyneet työvälineet tulivat, veivät tiedon pihtaajalta vallan ja antoivat tilalle ikävän ihmisen leiman. Näen Facebookin kaltaisten välineiden vaikutusta työssäni yhä enemmän. Ihmiset pääsivät ensin vapaa-ajallaan kokemaan miten tietoa jakamalla ja toisia auttamalla saa paljon itselleen sekä oppii uutta. Positiiviset kokemukset pakottivat kysymään, että miksi työaikana pitäisi toimia toisin. Asenteiden tasolla ollaankin jo kohtalaisen valistuneita, enemmänkin on kyse siitä, että hienoja pilvijärjestelmiä käyttöönsä ottavat eivät täysin tiedä, miten paljon heillä on avointa työskentelytapaa helpottavia työkaluja. Se on kuitenkin itsestään selvää, että tiedon pitää olla niiden saavutettavissa, jotka sitä tarvitsevat.

Facebookiin kyllästyneitä on paljon, mutta palvelun lonkerot ulottuvat niin laajalle, ettei sitä tällä hetkellä voi jättää huomioimattakaan. Sosiaalisen median edelläkävijöihin kuuluva Eero Leppänen totesi Lapin Kansa -lehden kolumnissaan miten Facebookista on tullut samanlainen kuin sähköposti: ärsyttävä, mutta välttämätön. Olen samaa mieltä.

Office Web App -sovelluksille kuuluu hyvää

Office Web Apps -sovelluksiin tuli vuoden 2013 loppupuolella ämpärillinen lisäyksiä. Jos et ole vielä huomannut niitä, käy ihmeessä kokeilemassa. Tässä poimintoja uusista ominaisuuksista:

Yhteisen asiakirjan muokkaus on nyt täysin reaaliaikaista 

Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa tehtävät muokkaukset näkyvät välittömästi jaetussa asiakirjassa. Näkyvillä on asiakirjaa muokkaavien työryhmän jäsenten nimilista sekä ajantasainen merkintä siitä, missä kohtaa kukin heistä on menossa. Jos siis pilkunpaikasta tulee erimielisyyttä, voit kohteliaasti odottaa, että toinen siirtyy tekstissä eri kohtaan, ja iskeä vasta sitten.

Word Web App

Wordin selainsovellus tallentaa nyt työtäsi sitä mukaan kuin kirjoitat. Tallenna nimellä -valinta on käytettävissä eri nimisen version tekemistä varten, mutta muuten työ tallentuu lennossa.

Selainversiossa luotuun asiakirjaan voi nyt lisätä ylä- ja alatunnisteet. Valmiita tunnisteita ei tosin ole käytössä samalla tavalla kuin työasemaversiossa, mutta käyttääkö niitä edes kukaan sellaisenaan? Huomaa, että voit lisätä myös automaattisen sivunumeron.

Muita Wordin selainversiosta löytyviä toimintoja ovat taulukkotyylit, Etsi ja korvaa -toiminto sekä mahdollisuus tehdä manuaalisia sivunvaihtoja. Huhu kertoo myös  muista tulossa olevista ominaisuuksista kuten ala- ja loppuviitteet sekä grafiikkatoiminnot, mutta omassa 365-ympäristön SkyDrivessa tällaisia ei vielä näkynyt.

Excel Web App

Excelin selainversiossa toimii Vedä ja pudota -periaate samalla tavoin kuin työasemasovelluksessa. Voit raahata valitun solualueen toiseen paikkaan ja vaihtaa myös työkirjan taulukoiden paikkaa vetämällä samalla tavalla kuin on ollut mahdollista työasemaversiossa. Yksittäisen taulukkovälilehden nimenkin saa vaihdettua.

SkyDriveen voi ladata nyt suojattuja taulukoita sisältävän työkirjan ja muokata sitä. Yksinkertaisia lomaketyyppisiä taulukoita voi siis koota myös selainympäristöä varten.

Oletko tottunut katsomaan työasemaversion tilapalkista valitun alueen summan, keskiarvon, lukuarvosolujen määrän tai laskemaan tietoa sisältävien solujen määrän? Nyt voit katsoa samalla tavalla selaimen alariviltä summan, keskiarvon ja tietoa sisältävien solujen lukumäärän.

Onenote.com

Mielenkiintoinen löytö on OneNote-muistikirjasovelluksen oma sivu, josta minulle tulee heti mieleen kilpailijansa Evernoten sivusto. Kieltämättä OneNote on oman sivunsa arvoinen - kyseessä on siis tämä näppärä sovellus, joka on nykyisin vakio-osana Microsoft Office 2010/2013 -paketeissa, löytyy SkyDrivesta Web App -sovellusten valikoimasta, ja jota varten saa mobiilisovelluksen eri puhelinmalleille. Kannattaa opetella ihan senkin vuoksi, että olet jo maksanut OneNotesta Officen hankkiessasi.

Paperinen muistikirja nyt vain on tietoturvariski! Sähköisestä voi tehdä varmuuskopion, mutta kuinkahan moni paperimuistikirjan käyttäjä ottaa omastaan säännöllisesti kopioita?