Pitääkö sähköpostissa tervehtiä?

Viime viikolla yhteisöpalveluissa jaettiin kuvaa viestistä, jossa naapureidensa hyvänpäiväntoivotuksiin suivaantunut kerrostaloasukki kertoi kokevansa tervehtimisen tungettelevana ja pyysi saada olla rauhassa. Itse olen sitä mieltä, että naapurille nyt ainakin päivää sanotaan, mutta paljon näkyi kommentteja, joissa tästä asiasta oltiin toista mieltä. Ehkä en kuitenkaan tämän jälkeen hämmästy kun minulta tiedustellaan, että pitääkö sähköpostiviestiin kirjoittaa alkutervehdys – tätä on nimittäin kysytty useammin kuin kerran. Jos naapurin tervehtiminen ei ole itsestään selvää, asia muuttuu monimutkaisemmaksi kun siirrytään virtuaalisiin tiloihin.

Minun mielestäni sähköpostiviestiin pitää kirjoittaa alkutervehdys paitsi jos on väsäämässä suoramarkkinointiviestiä – mikään ei ole lipevämpää kuin mainos, joka alkaa sanoilla ”hei Outi”. Alkutervehdyksen pakollisuuden perustelen sillä, että kyseessä on vuorovaikutustilanne – ihminenhän kirjoittaa toiselle ihmiselle. Sähköposti muistuttaa vuorovaikutuksen välineenä verkkofoorumia siinä, että ilmeet ja eleet puuttuvat. Vaikka monet sähköpostitse viestivät ovat tavanneet toisensa fyysisesti, kaikki keinot, joita voidaan käyttää positiivisen ilmapiirin luomiseen ja ylläpitämiseen kannattaa hyödyntää.  Miksi muuten kukaan ei koskaan kysy, että onko viestin allekirjoitus pakollinen? Näkyyhän Saapuneet-kansion viestiriviltä  keneltä meili on tullut.

Alkutervehdys on minusta sama asia kuin moikkaaminen työpaikan käytävällä. Vaikka lyhyys ja ytimekkyys on hyvän sähköpostiviestinnän eräs kriteeri, se voi mennä liiallisuuksiin. Jos olet aamuäreyksissäsi avannut virtuaalissosiaalisesti rajoittuneen kanssaeläjän naputteleman rykäisyn, jossa on kaksi vajaata lausetta ja niissäkin kirjoitusvirheitä, ymmärrät varmasti mitä tarkoitan. Lyhyen tervehdyksen kirjoittamisen ei pitäisi olla ylivoimaista edes mobiililaitteen käyttäjälle, koska nykyisin ollaan epämuodollisia ja yleisin tervehdyssana lienee “hei”. Vaivannäkö on vähäinen verrattuna siihen, miten ratkaisevasti alkutervehdys voi vaikuttaa vastaanottajan tunnetiloihin ja sitä kautta kanssakäymisen laatuun. Alkutervehdyksen poisjättämistä on perusteltu mm. sillä, että se olisi vanhanaikainen. Voiko toisen ihmisen huomioiva peruskohteliaisuus olla vanhanaikaista?

Toki järkeä pitää käyttää. Jos saman ihmisen kanssa pallotellaan useita viestejä päivän mittaan, on tarpeetonta tervehtiä joka kerralla. Tässähän sähköpostikeskustelu alkaa muistuttaa pikaviestinkeskustelua. Tulee tosin mieleen kysyä, että olisiko osoitus siitä terveestä järjestä kun siirtyisi vilkkaana polveilevan keskustelun kanssa johonkin toiseen välineeseen. Meillä kun on vaihtoehtoja, joista valita tilanteen ja asian vaatiman käsittelytavan mukaan: On Skypet, Lyncit, Hangoutit ja ties mitä muuta työpöydänjakomahdollisuuksineen. Valitamme aina, miten työpäivästä suuri osa kuluu tuskastuttavaan turaamiseen, ja silti nöyrästi suostumme pitämään pienintä yhteistä osaamisnimittäjää perusteena sille, miten toimitaan.

Työskentely ja vuorovaikutus online/offline-rajapinnassa vaatii monenlaista luku- ja kirjoitustaitoa. Miten esimerkiksi toimitaan silloin kun vaihdetaan sähköposti vaikkapa siihen pikaviestimeen? Itse luultavasti moikkaisin työkaveria päivän ensimmäisessä pikaviestissä ellen olisi fyysisesti tavannut häntä aiemmin päivän aikana. Verkossa olevalle ryhmätyösivulle tuskin kirjoittaisin tervehdystä yhtä vähän kuin vuorokauden vaihduttua hihkuisin Facebookissa hyviä huomenia jatkaessani edellisenä päivänä alkanutta keskustelua – näistäkin tietysti joku olisi toista mieltä.