Blogi on muuttanut

Tässä osoitteessa oleva blogi on muuttanut osoitteeseen www.outilammi.fi/blogi/. Jatkan uudessa osoitteessa näillä samoilla aiheilla.

Syitä muutolle on monta, mutta yksi painavimmista on se, että haluan keskittyä esimerkiksi sisällöntuotantoon mieluummin kuin huolehtia eri puolilla verkkoa sijaitsevien sivustojen ylläpitoaskareista.

Kaikki aikaisemmat Tuolin ja näppäimistön välistä -postaukset pysyvät täällä luettavina ainakin toistaiseksi. Samaten toukokuussa lopettamani Tiedon kuvia on toistaiseksi auki ja voit käydä lukemassa siellä olevia artikkeleita. Huomaathan kuitenkin, että joitakin verkko- ja yhteisöpalveluita koskevat ohjeartikkelit eivät välttämättä pidä kaikilta osin paikkaansa, koska muutos on vauhdikasta. Tapana on ollut kirjoittaa joistakin suosituista postauksista ns. remix-versioita, joten kannattaa seurata uuden blogin julkaisuja.

Suljen myös kommentoinnin tästä blogista, mutta olet lämpimästi tervetullut uuteen blogiin lukemaan ja kommentoimaan.

Kuvan lähde: Pixabay.

Heinäkuuksi hiljenee

Suomi hiljenee heinäkuuksi ja se tietää myös blogiliikenteen rauhoittumista sekä bloggaajalle hyvää syytä pitää pieni breikki.  Jatkan uusilla aiheilla sekä vanhojen aiheiden uusilla kirjoituksilla elokuussa.

Kesätauon jälkeen myös blogin osoite muuttuu: Elokuusta eteenpäin julkaisen kirjoituksiani osoitteessa www.outilammi.fi/blogi. Tavoittelen muutoksella selkeyttä (ei enää useita osittain samansisältöisiä sivuja), ja julkaisemisen helppoutta.

Eräs kesän näkyvistä teemoista on ollut jalkapallo. Itse en ole siitä sanottavammin kiinnostunut, mutta toimistokoirat sitäkin enemmän. Mukavaa kesää!

Kolme tarinaa oppimisesta

#1 Kun tyttäreni piti tehdä valinta tekstiili- ja teknisten töiden väliltä, hän valitsi jälkimmäisen. Mainittakoon, että kahta lukuunottamatta luokan tytöt valitsivat tekstiilityöt eli mistään muodista ei ollut kyse. Olin ylpeä topakasta naisenalusta, mutta en voinut olla salaa pohtimatta miten tuo aikuisena lyhentää housunlahkeensa tai ompelee pudonneen napin. Huoli oli turhaa. Tyttö on tuunannut omia vaatteitaan, kutoo pipoja ja virkkaa. Opit on haettu netistä, mm. YouTubesta.

Opetus: Kaikki oppiminen ei edellytä opettajaa ja opetussuunnitelmaa. Tarve voi olla paras opetussuunnitelma.

Kuva: Pixabay (geralt).

#2 Aloitin astangajoogan joskus 2004 vuoden huitteilla. Dynaaminen ja haastava joogamuoto tuntui silloin olevan juuri sitä mitä tarvitsin. Aikaa myöten tajusin, että lonkkieni vuoksi en koskaan tulisi pääsemään “oikeaan” lootusistuntaan enkä näin ollen etenisi ykkössarjaa pidemmälle. Ykkössarja sisältää myös paljon eteentaivutuksia eikä ole omiaan parantamaan istumatyötä tekevän tyypillisiä vaivoja. Vaihdoin monipuolisempaan iyengar-joogaan. Menikö astangajoogan parissa vietetty aika ja aiheesta ostettu kirjapino täysin hukkaan? Ei. Kirjat voi myydä tai lahjoittaa tarvitsevalle. Lisäksi astangasta jäi tieto ns. lihaslukoista (bandhat), joiden avulla voin mm. suojata selkääni kuntosalilla ja bodypump-tunneilla. Ilman tietoa bandhoista olisin saattanut rikkoa jo ennestäänkin runnellun selkäni.

Opetus: Vain harva oppi menee hukkaan. Suurin osa asioista on pilkottavissa osiin. Osia voi hyödyntää ja soveltaa muualla kuin alkuperäisessä kontekstissa.

#3 Jouduin tekemään harjoituksen, jossa piti inventoida omaa osaamistaan ja työkokemustaan. Huomasin kauhukseni, että yli puolet asioista, joita olin aikanaan saamani palautteen mukaan osannut tehdä hyvin, oli jo tarpeettomia. Valmistauduin ennakkoluuloisen ja katkeran akan rooliin: Asettelin päähäni kireää pipoa sillä lailla, että se ulottui kulmakarvoihin asti ja opettelin marisemaan “kaikki mikä on tehty 80-luvun jälkeen on %&?#:aa”. Sitten oivalsin: Ei sillä väliä onko jokin 15 vuotta sitten osaamani enää tarpeellista. Sillä on väliä, osasinko poisoppia ja raivata tilaa uusille asioille. Se vasta arvokas taito onkin.

Opetus: Aikuisen osaamisesta puhuttaessa korostetaan kokemusta, mutta kokemus itsessään ei vielä tarkoita mitään. Omaa osaamista pitää hoitaa kuin hedelmäpuuta: Karsitaan pois kuivat oksat ja huolehditaan siitä, että uusilla on tilaa kasvaa. Lopulta vain kokonaisuus merkitsee.

Plant Nanny muistuttaa riittävästä nesteytyksestä

Plant Nanny on iPhonelle tehty sovellus, joka muistuttaa riittävästä nesteytyksestä sekä tyrmää kaksi yleistä pelillistämiseen liittyvää väärinkäsitystä:

1. “Ei ole minun juttuni. En pelaa tietokonepelejä”.  
2. “Ei ole minun juttuni. En ole lainkaan kilpailuhenkinen.”

Plant Nanny ei muistuta tietokonepeliä eikä sen käyttäjä kilpaile kenenkään kanssa - vedenjuonnilla kilpailu saattaisi olla jopa terveydelle vaarallista. Plant Nanny vain auttaa käyttäjäänsä hoitamaan itseään pelillisten elementtien avulla, joita ovat leikkimielisyys sekä mahdollisuus saavuttaa jotakin etenemällä. Kun käyttäjä nauttii lasillisen vettä ja merkkaa sen muistiin, Plant Nannyssa oleva virtuaalitaimi kasvaa.

Plant Nannyn käyttöönotto on helppoa. Asennuksen jälkeen tehdään muutamia valintoja kuten mm. käytössä oleva mittayksikkö. Sovellukselle syötetään myös oma elopaino ja aktiivisuustaso, joiden perusteella sovellus laskee nesteen tarpeen.

Seuraavaksi valitaan kasvintaimen ja lasin ulkoasu sekä määritellään yhden nesteannoksen mitta, esimerkiksi 200 ml. Sen jälkeen ryhdytään merkkaamaan vesilasillisia ja virtuaalikasvi kukoistaa. Valmiiksi tullut taimi siirretään virtuaalipuutarhaan ja sitten päästään valitsemaan seuraava kasvatettava. Plant Nanny huomaa huijausyritykset: Kun lisää useita lasillisia peräkkäin, sinulle kerrotaan, että liiallinen kertajuominen voi olla terveydelle haitallista.

Onko tällainen sovellus välttämätön? Ei tietenkään. Se on harmiton hupijuttu, joka toteuttaa maijapoppasmaista periaatetta: Arkipäiväisimmästäkin askareesta voi halutessaan löytää jotakin hauskaa - kaikki sellainen, joka auttaa höllentämään kireän pipon kuminauhaa on hyväksi ihmiselle. Eikä kiinnostavinta tässä ole yksittäinen sovellus sinänsä vaan se, mitä tässä lajissa nähdään seuraavaksi.

Kuivuneet tussit on uusi PowerPoint-halvaus

Osallistuin hiljattain tilaisuuteen, jossa yksi puheenvuoron pitäjistä teki aluksi suuren numeron siitä miten hän ei ainakaan aio käyttää tylsää PowerPointia. Aloitus oli varmaankin tarkoitettu hauskaksi, mutta minä ajattelin heti, että siinä taas yksi, joka uskoo PowerPointin ja muiden vastaavien ohjelmien toimivan itsekseen.

Sitten alkoi fläppitaululle piirtely. Ilmeisesti Dan Roam ja Sunni Brown oli luettu. Valitettavasti tilasta löytyneet tussit olivat kuivia, joten haaleista piirroksista ei päässyt kunnolla näkemään miten ne tukivat puheenvuoron sisältöä. Kunnollisia tusseja löytyi sitten noin puolen tunnin kuluttua, mutta koska puheenvuorot olivat 45 minuuttia pitkiä, se taisi olla vähän liian myöhään. Ainakin minun mielenkiintoni katosi ensimmäisen 10 minuutin aikana kun olin yrittänyt turhaan tihrustaa haaleita kuvia.

Kaksi asiaa:
1) PowerPoint on pelkkä väline. Sillä esitettävä sisältö on ihmisen valintojen tulos. PowerPoint-tiedoston sivut saa ihan vapaasti täyttää inspiroivasti, hauskasti ja kiinnostavasti.
2) Jos pitää tapanaan havainnollistaa sanottavaansa piirtämällä fläppitaululle, kannattaa kuljettaa omaa tussisettiä mukana.

Hyvä mieli, flow ja tuottavuus

Ajanhallinnasta ja tuottavuudesta kirjoitetaan ja puhutaan paljon. Kaiken ajanhallinta-aiheisen informaation määrään suhteutettuna kummallisen moni kuitenkin sanoo ettei ajanhallinnasta ole mitään hyötyä. Se on kuulemma turhaa askartelua, johon ei ole aikaa.

Nähdäkseni yksi syy ajankäytön tehostamispyrkimysten epäonnistumiseen on liika menetelmäkeskeisyys. Menetelmään liittyvän askartelun huumassa unohdetaan ihminen, joka johtaa itseään. Tosiasiassa jokainen ihminen on kohtalaisen hyvä asiantuntija mitä tulee hänen omaan ajankäyttöönsä. Olemme hämmästyttävän taitavia junailemaan asioita kun meillä on motivaatio siihen: Sama ihminen, jonka myöhästely ja vitkastelu työpaikalla on oletusarvo, ei taatusti myöhästy lomalennoltaan, ellei sitten matkalla lentokentälle tapahdu jotakin poikkeuksellista.

Huomatkaa: Kirjoitin “ihminen, joka johtaa itseään”. Miksi en ryhtynyt moittimaan ihmisten kelvottomia itsensä johtamisen taitoja, olisinhan saanut luontevan aasinsillan luukuttaa koulutustani, jonka kuluessa sivutaan myös mainittua asiaa. Tosiasiassa suurin osa ihmisistä johtaa itseään, mutta se ei aina tapahdu siihen suuntaan kuin ympäristö, esimerkiksi työyhteisö, toivoisi.

Muistele aikoja, jolloin työ on sujunut hyvin ja olet tuntenut suoranaista työn iloa. Olit mukavan flown vallassa. Muistele sen jälkeen sellaista ajankohtaa, jolloin työ takkusi eikä huvittanut tarttua mihinkään, vaikka hyvin tiesit deadlinen olevan lähellä. Mistä ero mielestäsi johtui?

Kerron oman käsitykseni: Sujuvan flown ja takkuavan puurtamisen välisen eron tekee “hyvä mieli”, se miltä työssä tuntuu. Kokeeko olevansa arvostettu ja tarpeellinen, näkeekö tulevaisuudessa hyviä asioita, tunteeko kehittyvänsä jne. Toki onnistunut itsensä johtaminen on myös oman mielen “johtamista”. On osattava ohittaa työkaverin tai esimiehen satunnaiset ajattelemattomuudet, on luotava itselleen henkinen survivalsuunnitelma esimerkiksi yt-tilanteessa jne. Mutta jos oma olotila ja tulevaisuudennäkymät näyttävät pysyvästi ankeilta riippumatta siitä mitä työyhteisössä on meneillään, on aika inhimillistä, mikäli yhteisön päämääriin sitoutuminen kiinnostaa vähemmän kuin erilaiset vitkasteluaktiviteetit.

Työpaikan ilmapiiri on tottakai monimutkainen systeemi. Ei kuitenkaan kannattaa luovuttaa, vaikka ala on murroksessa, tuli erilaista yrityskulttuuria edustava uusi omistaja tai esimies kävi hakemassa oppia Vesa Keskiseltä. Aina voi johonkin vaikuttaa. Olen joskus kirjoittanut opetusmateriaalini otsikoksi miten fiksu ajankäyttö on sekä yksilön että ryhmän etu. Myös fiksun ajankäytön ja tuottavuuden edellytyksiä luodaan niin ryhmässä kuin yksilötasolla. Kuka tahansa voi omalla käyttäytymisellään ja viestintätyylillään vaikuttaa siihen, että työpaikalta löytyy hyvä mieli ja flow.

Scapple on ajatusten kokoamisen apuväline

Scapple on hämmentävä työkalu. Se on mind map -sovelluksen ja tekstieditorin hybridi ja rikkoo oletukset siitä, millainen mainittujen ohjelmien tulisi olla tai miten niitä tulisi käyttää. Siksi se onkin niin hyvä! Aina oikeaoppinen tapa laatia miellekartta ei vain toimi eikä tekstiäkään haluaisi aina kirjoittaa lineaarisesti edeten.

Scapple on yksinkertainen, vähän rumakin, mutta suunnattoman joustava ja helppokäyttöinen. Eikä se ole edes kallis, tällä hetkellä hinta on n. 15 USD ja maksutavaksi käy mm. PayPal. Kokeiluversion mentyä vanhaksi ostin itselleni saman tien sekä Windows- että Mac-versiot.

Ohjelman käyttö ei voi olla tämän helpompaa: Klikkaa näyttöä, kirjoita avainsana tai lyhyt lause, klikkaa näyttöä toisessa kohdassa ja jatka avainsanojen kirjoittamista. Kun sinusta tuntuu siltä, että kirjoittamiesi sanojen tai tekstipalasten välillä alkaa näkyä selkeitä yhteyksiä, voit ryhtyä liittämään asioita toisiinsa. Tässä voit käyttää yksinkertaisia linjoja tai osoittaa nuolella asiayhteyden tai vaikutuksen suunnan.

Scapple-karttaa ei kuitenkaan tarvitse sijoittaa yhden avainkäsitteen ympärille kuten kuvassa vaan samassa kartassa voi aivan hyvin olla useita avainkäsitteitä ja niihin liittyviä alakäsitteitä. Mitään ei myöskään ole pakko yhdistää mihinkään toiseen objektiin.

Scapplessa on työkalut mm. objektien linjaamista (align) ja välien tasausta (distribute) varten. Lisäksi voit määritellä omat värisi väripalettiin sekä tehdä oletustyylejä valinnan avulla.

Scapple-karttaan voit tuoda kuvia vetämällä ne kansiosta. Kuvat voi yhdistää muihin kartan osiin tai jättää yhdistämättä. Lisäksi voit tuoda tekstitiedostoja sekä lisätä linkkejä.

Scapplella luodun kartan voi viedä kuvamuotoihin (.png, .jpg), pdf-tiedostoksi tai erilaisiin tekstiformaatteihin.

Valmistajan kotisivulla on Mac-version käyttöä esittelevä video. Ohjelman Windows-versio toimii hyvin pitkälle samalla tavalla. Windows-käyttäjää varten on hyvä pikaohje Help-valikon kohdassa QuickStart Guide. Siinä on annettu mm. tärkeimpien toimintojen näppäinkomennot. Valmistajan kotisivulta voi ladata laajemman manuaalin sekä Macille että Windowsille.

Scapple on työkalu, josta en enää luopuisi. Olen suunnitellut sen avulla kokonaisia koulutuksia, koulutusmateriaaleja, blogipostauksia yms. kirjoituksia, presentataatioita ja kirjan käsikirjoituksen rungon. Olen käyttänyt sitä myös koulutuksissa mm. kirjatakseni ylös keskustelun tai ryhmätyön purkamisen aikana tulleita asioita. Jos Suomesta löytyy muita Scapplehurahtaneita, lukisin todella mielelläni käyttökokemuksista ja -tavoista.

Ohjelman valmistaja Literature and Latte tunnetaan muuten paremmin Scrivener-nimisestä sovelluksesta, jota voi lyhyesti kuvata ammattikirjoittajan tarpeisiin suunnitelluksi työkaluksi. Enpä juutu nyt kehumaan sitä vaan säästän Scrivenerin aiheeksi johonkin myöhempään postaukseen.

Kenelle kirjoitan

On olemassa koulukunta, jonka mielestä blogiin pitäisi saada kommentoida suoraan ilman moderointia. Olen eri mieltä. Kommentista tulee blogin sisältöä ja kun ei tilannetta pysty useinkaan reaaliajassa vahtimaan, minusta on parempi julkaista kommentit pienellä viiveellä ja jättää negatiivinen länkätys pois. Negatiivisella länkätyksellä tarkoitan mm. tyylilajia, josta pari esimerkkiä: “Paras Outlook-ohje on neuvoa lopettamaan Outlookin käyttö” tai “Excel on so last season”. Tuollaiset kommentit jätän julkaisematta, koska ne ovat pelkkää putkinäköistä kitinää. Miten sellaisesta jatkat keskustelua?

No minkä ihmeen takia valitsen näin vanhanaikaisia aiheita. Pitäisihän jo uskoa, että Excel on last season kun sen anonyymi kommentoijakin kävi kertomassa. Suomen elinkeinoelämä pyörii Instagramin ja Twitterin varassa.

Olen aikuiskouluttaja ja yrittäjänä myyn työelämässä toimiville ihmisille suunnattuja palveluja, joten lienee ymmärrettävää miksi kirjoitan blogissakin niistä työkaluista, jotka ovat aktiivisesti käytössä. Tietenkään tämä ei estä minua kiinnostumasta myös uudesta, kuten tämän blogin sisällöstäkin käy ilmi. Kirjoitin mm. Twitteristä jo vuosia sitten ja vastikään elvytin monta vuotta vanhan horroksessa odottaneen Instagram-tilini. Mieluummin menen itse muutosta vastaan kuin odotan, että se yllättää minut. Joka tapauksessa joudun käytännön toiminnassa huomioimaan sen, mitä tehdään juuri nyt.

Tällä hetkellä suuri osa työssä olevasta väestöstä käyttää ohjelmia kuten Excel ja Outlook tai ihmettelee mitä Office 365 -ympäristössä voikaan tehdä. Jos kirjoitan artikkelin näistä aiheista, olen suunnannut tekstin kyseisiä työkaluja käyttäville ihmisille. He siis hyötyvät saamistaan vinkeistä. Artikkelia ei ole pakko lukea jos tietää ettei ikimaailmassa tarvitse Exceliä tai Outlookia - tosin tässä suhteessa voi joillekin tulla yllätyksiä. Hiljattain autoin taulukkolaskentaohjelman kaavojen kanssa erästä ystäväyrittäjää, jolle tämä asia oli ennestään outo. Autoin, koska hän on hyvä tyyppi, jotakin toista olisin voinut käskeä nauttimaan valitsemastaan toimisto-ohjelmattomasta elämäntyylistä.

Saan kyllä sellaistakin palautetta, että pitäisi kirjoittaa enemmän Officesta. Tämä ei kuitenkaan ole yksinomaan Office-blogi eikä edes pelkkä ohjelmablogi vaan pidän postausten yhteisenä nimittäjänä tietotyötä ja kaikenlaista siihen liittyvää. Olen sitoutumaton ja riippumaton, joten olen vapaa valitsemaan aiheeni. Sisältömarkkinoinnin suuntaan kumarran sen verran, että aiheiden pitää liittyä työhön edes väljästi ja kuuntelen myös Google Analyticsin neuvoja.

Noudatan toiminnassani muutenkin samaa linjaa: Jos niin pyydetään, autan kysyjää valitsemaan itselleen ja omaan tilanteeseensa sopivat työkalut sen sijaan, että harjoittaisin yhden tuotenimen varaan perustuvaa fundamentalismia. Jos minulta taas tilataan niiden työvälineiden ja -ympäristöjen koulutus, jotka tilaaja on itselleen jo valinnut, hoidan homman enkä ryhdy viisastelemaan.

MyFitnessPal – omatunto kännykässä

Latasin joulun jälkeisessä kiristävässä ja ähkyssä olossa puhelimeeni ruokapäiväkirjasovelluksen nimeltä MyFitnessPal (iOS, Android, Windows). Määräsin itseni 1200 kaloria/päivä kurinpalautukseen. Kurinpalautus tehosi ja sovellus jäi enemmän tai vähemmän säännölliseen käyttöön. Ja nyt kiitos jätetään väliin ne "pitääollalempeäitselleen” ja “pitäähyväksyäitsensäsellaisenakuinon” mantrat. Joskus itsensä kovisteleminen onkin mitä suurinta lempeyttä ja riittävän monet hetkittäiset lempeydet voivat kääntyä pidemmällä aikavälillä itsen laiminlyönniksi.

Periaate on seuraava: Lataa sovellus, rekisteröidy palveluun ja ryhdy kirjaamaan ylös mitä syöt. MyFitnessPal on yhteydessä verkossa olevaan tietokantaan, jota käyttäjät täydentävät samalla kun he kirjaavat aterioidensa tietoja. Sieltä löytyvät kohtalaisen hyvin mm. Suomessa myynnissä olevat tuotteet valmiina. Kaupasta ostettavien elintarvikkeiden pakkauksissa kalori- sekä muut ravintoainetiedot ovatkin yleensä hyvin näkyvissä ja niiden osalta tietokannan päivitys on helppoa. Myös suurin osa perusraaka-aineista on tietokannassa mukana, joten harmaita alueita jää enimmäkseen niiltä osin kuin syö ulkona.

Kaloreiden vahtimisesta ollaan montaa mieltä. Jo kaloreiden luotettava laskeminen on vaikeaa, koska ei jokaisen suupalan arvoja voi mitenkään tietää tarkasti. Minun kokemukseni kuitenkin oli, että MyFitnessPal toimii "riittävän hyvin". Tulin tietoisemmaksi siitä, miten paljon ihminen syö sillä tavalla tuosta noin ohimennen: Muutama keksi kulhosta kun ne siinä sattuvat olemaan ja hupsista, tuli parisataa kaloria. Jos liikkuu kohtalaisesti ja yleensäkin haluaa pitää itsensä toimintakykyisenä, on pidettävä huoli siitä, että se mitä syö on kunnollista polttoainetta eikä höttöä. Aterioiden ja välipalojen ylöskirjaaminen muistuttaa tästä.

Toimintakyvyn ylläpitämiseen kuuluu myös se, ettei nälkiinnytä itseään. Nostin päivittäisen kalorimäärän heti kun kurinpalautuskuuri oli tehonnut ja nyt käytän sovellusta lähinnä ruokapäiväkirjan tapaan. MyFitnessPal muuten huomauttaa, mikäli alhainen kaloritaso on käytössä liian pitkään ja kehottaa harkitsemaan sen nostamista.

Kaloritaulukon lisäksi MyFitnessPalissa on painokäyrä sekä mahdollisuus tarkastella syömänsä ruoan koostumusta päivittäisellä ja viikottaisella tasolla. Lisäksi siihen on mahdollista liittää joukko liikuntasovelluksia: Endomondo, Fitbit Tracker, RunKeeper yms. Omaan aktiivirannekkeeseeni liittyvä sovellus ei ole yhteensopiva, mutta voisin halutessani kirjata liikuntamäärät käsin. En tosin pidä järkevänä sellaista, että "ostaisin" liikkumalla luvan syödä enemmän. Sovellukseen liittyy verkkopalvelu, joten tietojaan voi katsella ja muokata myös selaimesta käsin.

Miltään tämän tyyppiseltä sovellukselta ei pidä odottaa äärimmäistä tarkkuutta. Mm. kaikista ruoka-aineista ei taatusti ole syötetty tarkkoja tietoja.  Asetuksista ei myöskään voi tehdä henkilökohtaisia säätöjä ravinnon koostumuksen suhteen vaan mennään vakio-oletuksilla esimerkiksi rasvan, hiilihydraattien ja proteiinin keskinäisestä suhteesta.

***EDIT 16.4.2015 Tätä käydään näemmä lukemassa niin paljon, että on paikallaan lisätä tämä korjaus: säätöjä pystyi tekemään jo artikkelin kirjoitusajankohtana verkkosivulta, jolla en itse tullut juuri koskaan käyneeksi – liikaa mainoksia. Tällä hetkellä myös app on päivitysten myötä kehittynyt, ja halutessaan voi siitä suoraan muuttaa rasvan, hiilareiden ja proteiinin osuuksia. Lisäksi MyFitnessPal ja PolarFlow keskustelevat nykyisin keskenään.***

Laaja tietokanta on osa tällaisen sovelluksen käyttömukavuutta: Koska ruoka-aineita on niin paljon valmiina, ne on helppo saada esille. Jos jokaikisen einespalansa joutuisi naputtelemaan yksityiskohtia myöden, sovellus jäisi luultavasti käyttämättä. Äskettäin tullut päivitys toi käyttöön kivan ominaisuuden: Sovellus seuraa käyttäjän aterioita ja tarjoaa yhteenkuuluviksi havaittuja ruoka-aineita nippuina. Esimerkiksi kaikki aamiaisvariaationi alkavat olla jo hyvin tallessa ja riittää kun ruksailen ruoat, jotka juuri sinä aamuna päätyivät lautaselleni.

Suosittelen ruokapäiväkirjaksi ja piiskaksi kurinpalautuksiin.

Juhlapäivät näkyviin Outlook-kalenteriin

Haluaisitko juhlapäivät näkyviin Outlook-kalenteriisi? Olisivatpa kaikki ongelmat yhtä helppoja ratkaista.

Toimi näin:

1. Mene Outlookin asetuksiin ja valitse Kalenteri. 
2. Klikkaa kohtaa Lisää juhla- ja lomapäiviä.
3. Valitse seuraavasta ikkunasta maa tai maat, joiden juhlapäivät haluat lisätä. Todennäköisesti Suomen kohdalla on valintamerkki jo valmiiina.
4. Odota hetki ja pian näet joulun ja juhannuksen omalla paikallaan.

Tämä on testattu suomenkielisillä Outlook-versioilla 2010 ja 2013.

Asensit iPad-sovelluksen ja hukkasit samantien?

Asensin eilen iPadiin Day One -sovellusta, joka on jo Macissani ja iPhonessani. Kuinkas kävikään, App Store päätti tehdä varhaisen vappupilan: Asennuksen jälkeen sovelluksen kuvaketta ei näkynyt missään, ei yhdelläkään työpöydällä eikä kansioissa. Hakutoiminnollakaan laitteesta ei löytynyt mitään ko. sovellukseen viittaavaa.

Kävin App Storessa uudelleen ja näytti siltä, että sovellus on asennettu. Avaa-linkin hipaisu tuotti kuitenkin saman tuloksen kuin oman pääni raapiminen: Ei elämää. Mars App Storeen katsomaan Ostetut-listaa: Sovellus näkyi listalla ja sen vieressä näkyi pilven kuvake, jonka hipaisu ei sekään herättänyt minkäänlaista reaktiota.

Parin googlehaun jälkeen löysin konstin tähän pulmaan:

1. Mene iPadin asetuksiin kohtaan Yleiset/Käyttö. Odota hetki, jotta asennettujen ohjelmien lista tulee kokonaisuudessaan näkyviin. 
2. Mikäli kadonnut app löytyy listasta, napauta ohjelmaa vastaavaa riviä, jolloin avataan uusi näyttö ja voit poistaa sovelluksen.
3. Palaa tämän jälkeen App Storeen ja asenna ohjelma uudelleen.

Minua tämä auttoi. Toivottavasti auttaa jotakuta muutakin joskus vastaavassa tilanteessa.

*****
Mainittu Day One on päiväkirjasovellus, johon voi kirjoittaa, hakea kuvia, lisätä paikkatietoja yms. Tykkään siitä kovin. Ainoa kritiikin paikka on kohta, josta merkinnän voisi teoriassa jakaa Twitterissä. Olen lievästi paranoidinen sen suhteen, että Day One päättää jonakin päivänä julkaista minulta kysymättä havaintoni ja merkintäni. Siinä vaiheessa ne todelliset ystävät luultavasti testataan. Mukavaa vappua kaikille!

Häiriötön aika on niukkuushyödyke, huolehdi siitä

Oletko huomannut miten moni asia perustuu siihen, että ihminen saadaan keskeytettyä siitä, mitä hän on tekemässä? Tiedonhaku verkosta on erilaisten linkkien, bannereiden, kutsujen ja pyyntöjen väistelyä. Laitteisiin asennettujen appien ja ohjelmien oletuksissa hälytykset ovat vakio. Uutta taulutietokonetta tai älypuhelinta käyttöönotettaessa ilmoitusten rajoittaminen välttämättömiin onnistuu vain yhdistelmällä Sherlock Holmesin nokkeluus ja lehmän kärsivällisyys. Keskeytysten tarkoitus on saada sinut kiinnittämään huomiota itseesi kohdistettuun informaatiovirtaan, josta suurin osa on kuitenkin epärelevanttia ja merkitykseltään vähäpätöistä.

Ei pidä ihmetellä miksi ajanhallintamenetelmä XYZ ei toiminut, vaikka oikein sertifioitu konsultti kävi sen opettamassa. “Miten hallitsisin aikani paremmin” on todennäköisesti ollut väärä kysymys. Kyse ei ole niinkään ajankäytöstä vaan ihmisen vireystasojen vaihtelusta ja keskittymiskyvystä. Ajanhallintamenetelmän kanssa askartelun sijaan pitäisi tehdä kaikkensa, jotta saisi käyttöön enemmän häiriöistä vapaata aikaa. TNW-verkkolehden artikkelin The single biggest reason most entrepreneurs fail in 2014 mukaan meidän olisi syytä opetella poistamaan ympäristöstämme mahdollisimman paljon keskittymistä haittaavia häiriöitä.

Kun vielä muutama vuosi sitten otti puheeksi keskittymisvaikeudet, vastaanotto saattoi olla ylimielinen. Multitaskauksen eli moniajon ilosanoma oli ostettu kritiikittä. Pidettiin kognitiivisena rajoittuneisuutena ellei pystynyt luonnostelemaan blogipostausta, osallistumaan keskusteluun Twitterissä ja kirjoittamaan isoa tarjousta samaan aikaan. Vastaavaan törmää nyt paljon harvemmin. Ehkä alkaa olla jo yleissivistystä se tieto, että harvat pystyvät todelliseen multitaskaukseen. Sen onnistuminen edellyttää ainakin sitä, että tehtävät ovat yksinkertaisia tai muodostuneet tekijälleen rutiineiksi. Voin venytellä ja seurata verkkoluentoa ennestään oudosta aiheesta, mutta samaisen verkkoluennon oheistehtäväksi ei ehkä kannata valita pitkän tiedeartikkelin tutkimista. Tässäkin on yksilöllisiä eroja, mutta suurin osa ihmisistä tekee paremmin töitä kun varaa vaativille tehtäville siivun häiriötöntä aikaa.

Keskittyminen on vasta osa suurempaa kuviota. Perinteinen menetelmäkeskeinen ajanhallinta ei lainkaan huomioi ihmisen vireystilaa ja tunteita, jotka mm. vaikuttavat oman keskittymisen hallintaan. Jos haluaa käyttää aikansa mielekkäästi ja työskennellä tuottavasti, itsensä pitäisi nähdä kokonaisuutena, ei pelkkänä tehtävälistan rastittajana.

Pitäisikö tämän perusteella tehdä se johtopäätös, että ajanhallintamenetelmät ja tuottavuussovellukset ovat täysin turhia? Eivät toki. Menetelmien ja sovellusten arvo on siinä, että ne auttavat pitämään asiat tallessa ja huolehtimaan siitä, että tehtävät tulevat hoidetuiksi ajallaan. Näin mielen kapasiteettia vapautuu muihin asioihin kuin rutiinien muistelemiseen. Ainakin itse näen tuottavuuden siten, että sen tarkoitus on vapauttaa aikaani johonkin mieluisampaan - se voi olla työtä, mutta ei välttämättä sitä. Missään nimessä en ryhdy haalimaan itselleni lisää pieniä rutiinitehtäviä sen vuoksi, että suoriudun entisistä nopeammin.

Joko säästät omaa robottia varten?

Kirjoitus on Suur-Jyväskylän lehdessä 23.4.2014 julkaistu kolumnini.
*****

Tein juuri aikamatkan. Kulkuneuvoina oli kaksi kirjaa, joista toinen katsoi ajassa taaksepäin ja toinen luonnosteli maailmaa sellaisena kuin se voisi olla parinkymmenen vuoden päästä. Teokset ovat Sosiaalisen median lyhyt historia (Suominen, Östman, Saarikoski, Turtiainen) sekä Teknoelämää 2035 (Elina ja Kari Hiltunen).

Sosiaalisen median lyhyt historia kertoo kymmenestä äskettäisestä vuodesta, joiden aikana koettiin niin alkuinnostus, hypehurmos kuin tasaantuminenkin. Kirja on terveellistä luettavaa. Etäisyys näyttää asiat oikeissa mittasuhteissaan, ja joissakin kohdin nolottaa: Kannattiko tuostakin turhakkeesta niin paljon innostua.

Ansiokas historiakatsaus häviää kuitenkin kiinnostavuudessaan Hiltusten Teknoelämää 2035 -teokselle. Ehkä ajallinen etäisyys ei ole vielä riittävä tai sitten sosiaalinen media on jo liian arkista. Ehkä myös kiinnostukseni science fictioniin tekee minusta otollisen kohteen tulevaisuuden teknologioiden pohdinnoille. Tämä tyypillinen keski-ikäisten perheenäitien harrastus lienee myös syy siihen, että oikeastaan mikään kirjasta luettu ei herättänyt kiivasta halua väittää sanottua hölynpölyksi. Science fiction on sekin tavallaan mahdollisten tulevaisuuksien ennustamista: Hyvässä scifitarinassa ei saa olla loogisia aukkoja, joten kertomuksen teknologiat on ajateltava yhtä huolellisesti kuin ne, joita testataan laboratorioissa.

Vasta kehittymässä olevien teknologioiden kuvaukset onkin syytä ottaa vakavasti, koska se, minkä ihminen on pystynyt kuvittelemaan, on toteutunut hämmästyttävän hyvin ennen pitkää. Robotit alkavat olla jo arkea. Entä miten suhtautua kirjassa olevaan pohdiskeluun robottien tai kyborgien herättämistä tunteista? Tästäkin on jo kerrottu: Star Trek -sarja tutustutti minut kauan sitten ihmisten rinnalla työtä tekevään kyborgiin, jolla myös ystäviä. Her-elokuvassa mies rakastuu käyttöjärjestelmään!

On tietenkin oltava realisti ja tunnustettava uusien teknologiahankkeiden mahdolliset riskit ja kauaskantoiset seuraukset. En voi odottaa pelkästään Monty Pyton -tyylistä huumoria viljelevää ihmisen kaltaista robottia, joka tarvittaessa ulkoiluttaa koirani. Meillä näyttää olevan esimerkiksi kova hinku avaruuteen, mutta tietääkö kukaan mitä seuraa siitä, jos roskaamme linnunrataa kuten maapalloa?

Hiltuset korostavat miten ennustaminen on mahdotonta ja kyse onkin nykytilanteeseen perustuvien suuntien hahmottelusta. Tämä tulee esiin Teknoelämää-kirjan lopusta löytyvässä Romeon ja Julian tarinassa, joka sijoittuu vuoteen 2035. Kertomuksen kolme näytöstä on kirjoitettu erilaisten tulevaisuusskenaarioiden pohjalta. Ensimmäinen tapahtuu maailmassa, joka jäi jäljelle kansan noustua barrikadeille kehitystä vastustamaan. Toisen näytöksen tapahtumissa teknologian on kuviteltu edenneen nykytilasta jotakuinkin ennustettavalla tavalla. Kolmannessa teknologian kehitys on tehnyt jättiloikan ja tietotekniikka on vakiinnuttanut paikkansa ihmisen kehoon.

Tulevaisuuden työkalut eivät ole taulutietokoneita

Luin uutista, joka käsitteli vanhempien huolestuneisuutta lasten nettikäytöstä. Mannerheimin lastensuojeluliiton kouluttajan mukaan

..somessa opitaan myös tulevaisuuden työkaluja.

Tällä väitteella perustellaan usein mm. verkon yhteisöpalveluiden ja taulutietokoneiden käyttöä kouluopetuksessa. Minulla ei ole mitään yhteisöpalveluiden ja netin koulukäyttöä vastaan, päinvastoin. Perustelu kuitenkin ontuu kuin puujalkansa hukannut merirosvo. Ei sosiaalisessa mediassa mitään tulevaisuuden työkaluja opita. Siinä vaiheessa kun tämän hetken yläasteikäinen astuu työelämään, nykyisille yhteisöpalveluille, selainsovelluksille ja taulutietokoneille nauretaan. Olisi oikeammin sanoa, että somessa kartutetaan kokemuspohjaa, jonka varassa on mahdollista toimia tulevaisuuden maailmassa sen täysivaltaisena jäsenenä. 

Asiat rakentuvat toistensa päälle. Olen seurannut äitini seikkailuja ensimmäisen tietokoneensa parissa. Hyvin sujuu, vaikka alkuhankaluuksia oli. Niitä aiheutti mm. sen kokemusperustan puuttuminen, joka esimerkiksi minua useamman laite- ja ohjelmasukupolven läpi elänyttä auttaa pääsemään nopeasti perille uuden appin tai sovelluksen toiminnasta. Juuri tällaista kokemusperustaa oppilaat rakentavat tieto- ja viestintäteknologiaan myönteisesti suhtautuvan opettajansa avulla. Samalla oppilaiden on mahdollista kehittää oppimaan oppimisen taitojaan, jotka auttavat heitä pysymään kehityksen kyydissä ja hallitsemaan aikanaan tarvitsemansa työkalut, olivatpa ne sitten millaisia hyvänsä.

Microsoft Office iPadiin ja iPhonelle

Tulivathan ne sieltä, nimittäin Microsoft Office -ohjelmat iPadille. Niitähän piti heti testata. Ensimmäiseksi koin kuitenkin pettymyksen, sillä käytössäni oleva Office 365 Small Business ei kuulu niihin kokoonpanoihin, joka olisi antanut oikeuden tehdä iPadilla jotakin. Sen sijaan tiedostojen katselu onnistui kyllä - monessa tapauksessa tämä tietysti riittääkin.

Joissakin Officen iOS-versiota koskevissa uutisissa on mainittu Outlook, mutta se ei kuulu ohjelmavalikoimaan. Mukana ovat Word, Excel ja PowerPoint. Office 365 -ympäristö on myös oleellinen: Esimerkiksi sähköpostista avattu Excel-taulukko ei suinkaan putkahda auki iOS-Excelissä vaan avattavien tiedostojen pitää sijaita OneDrivessa.

***KORJAUS 9.4.
Kun Excel-tiedoston avaa sähköpostista, näytön oikeasta ylänurkasta löytyy kuin löytyykin valinta Avaa ohjelmassa Excel. Testikierroksella olisi näemmä kannattanut kokeilla toisenkin kerran, kärsimättömyys ei ole hyve! Työkirjaa ei kuitenkaan voi muokata, ellei käytössä oleva 365-tunnus oikeuta tähän.***

Sitten pikatestin tuloksiin:

Excelillä laaditut taulukot näyttivät hyviltä ja alkuperäisen kaltaisilta aina Sparkline-kaavioita myöten. Sen sijaan esimerkiksi Pivot-taulukon kenttäluettelosta en nähnyt jälkeäkään katseltavassa versiossa, mutta tämä johtunee muokkauksen estosta.

Wordilla kirjoitettua koulutusmateriaalia avattaessa sain varoituksen mm. fonttien mahdollisesta vaihtumisesta sekä rivityksen muutoksista, sillä Wordin iPad-versio ei tavuta. Muuten esimerkiksi kuvat pysyivät paikallaan.

Myös PowerPoint näytti esityksen alkuperäisen kaltaisena ja animaatioita sisältävä painikkeiden varassa etenevä diaesityskin toimi. (Diaesityksen saa muuten lopetettua ennen viimeistä diaa nipistämällä kahdella sormella reunoilta keskelle!)

Muokkauksen ja uuden tiedoston luonnin testausta varten lainasin tyttären iPadia, sillä hänen käytössään oleva yliopiston kautta ostettu University-lisenssi sallii mobiiliversioiden käytön:

Excelissä ihastuttaa painike, jolla näppäimistön saa muutettua näyttämään yleisimmät laskennassa tarvittavat merkit.

Periaatteessa uusien tiedostojen luonti tyhjästä sujui samalla tavalla kuin esimerkiksi QuickOfficella eli kömpelösti. Oikeastaan ainoa sovellus, jota mielestäni on mukava käyttää iPadilla uuden tiedoston tekemiseen tyhjästä on iOS-versio Keynotesta. Onhan tietysti Applella ollut aikaa kehittää omaa tuotettaan, joten tätä ei pidä ihmetellä.

Olethan muuten huomannut, että iPhonelle on nyt saatavissa Microsoft Office Mobile? Sitä pääsee käyttämään maksuttomalla kotikäyttäjäversiollakin. Office Mobilella voi katsella Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja. Vain Excelillä ja Wordilla voidaan luoda uusia tiedostoja.

Voisivatko iPad-versiot Officesta olla se juttu, joka saisi minut päivittämään 365-ympäristöni piirun verran isommaksi? Suoraan sanoen ei. Käytössäni on jo monta hyvää sovellusta, joilla pystyn kirjoittamaan tekstiä, jonka sitten siirrän muokattavaksi monipuolisempaan sovellukseen, joko Wordiin tai yhä useammin myös Scriveneriin. Samoin diaesitysten tekemiseen on olemassa paljon kivoja iPad-ohjelmia, joilla esityksen voi myös näyttää, joten PowerPointin iOS-versiollakana ei ole merkitystä. Se on sitten taas eri juttu, että olen muista syistä ryhtynyt harkitsemaan 365-ympäristön päivitystä isompaan - tästä erikseen joskus myöhemmin.

Näin Evernote auttaa bloggaajaa

Bloggaatpa sitten työksesi tai huviksesi, tarvitset raaka-ainetta. Kirjoitukset eivät tule tyhjästä. Blogikirjoitusten raaka-ainetta ovat omat ajatukset ja ideat sekä muu lähdemateriaali, joka taas voi olla tekstiä, kuvaa, linkki, videota tai ääntä.

Bloggaajan raaka-ainevarastoksi digitaalinen muistikirja sopii mitä parhaiten, sillä moni etsii inspiraationsa lähteitä verkosta ja on kätevää tallentaa tieto samassa muodossa kuin missä sitä tulee käyttämään. Mobiililaitteelle voi myös joutohetkinä kirjata ideoita tai napata vaikka valokuvan ajatuksia liikuttavasta kohteesta. Kun kuvan tallentaa muistikirjaan, siihen voi saman tien merkitä mitä kuvasta tuumaili sellaista, joka sopisi blogikirjoitukseen sitten aikanaan. Toimivan digitaalisen muistikirjan tunnusmerkki muuten on, että siitä saa kaikille käyttämilleen laitteille oman version, jolloin eri päätelaitteilla olevat muistiinpanot pysyvät synkronoinnin ansiosta ajan tasalla ja ovat yhdessä paikassa. Muistiinpanoja ei tarvitse selata vihkojen sivuilta ja metsästää työpöydän liimalappujen joukosta. Valitettava tosiasia on, että idea, jota ei ole saatu talteen on menetetty idea!

Minulla on aktiivikäytössä kaksi muistikirjasovellusta: Evernote ja OneNote. Pärjäisin yhdelläkin, mutta sattumoisin tarvitsen kokemuksia molemmista ”kahdesta suuresta”. Bloggaajan roolissa itseäni tukee parhaiten Evernote, joten perustan nämä omiin kokemuksiin perustuvat vinkit siihen:

• Olen luonut kummallekin blogille oman muistion, johon olen kirjannut muutaman kuukauden blogipostausten aiheita etukäteen. Tätä voisi kutsua bloggaussuunnitelmakseni. Voin poiketa siitä joustavasti, mutta pääpiirteittäin pysyn suunnitelmassa. Muistion loppuun kerään myös ideoita uusiksi postauksiksi. Näistä tosin seulon pois n. 80 % järjettöminä, epäkäytännöllisinä tai muuten vain kummallisina.
• Olen merkinnyt bloggaussuunnitelmani muistutusmerkinnällä. Se on tarkoitettu mm. osoittamaan muistiinpanon korkeaa prioriteettia, joten merkinnällä varustetut muistiinpanot listataan ennen muita. Tällä tavoin varmistan siis sen, että säännöllisesti päivitettävät muistiinpanot löytyvät nopeasti.
• Olen käyttänyt iPadille tehtyä Plain Text -sovellusta kaikenlaisten irtoajatusten ja -kappaleiden ylöskirjaamiseen. Sovellus on äskettäisen päivityksen jälkeen ryhtynyt pullauttamaan ilmoille mainoksen aina avattaessa. Ei se niin hyvä ole, että mainoksen häivyttämisestä maksaisin, joten olen päättänyt siirtää siinä olevat tekstit muualle ja poistaa sovelluksen. Irtotekstit kirjaan tällä hetkellä Evernoteen.
• Kun törmään verkossa mielenkiintoisen näköiseen artikkeliin, jonka aihe sopisi blogiini, otan linkin talteen selaimen Web Clipperillä. 
• Kun luen verkkolehtiä ja uutisia iPadin Zite-lukijaohjelmalla, käytän tilanteesta riippuen joko Ziten sisäistä Evernote-vientiä, mutta usein myös Evernoten sisäistä sähköpostiosoitetta. Ziten tapa näyttää tunnisteet on hankalahko ja monta kertaa helpointa on turvautua sähköpostiosoitteeseen. Tiesit kai, että voit merkata meilinä lähtevän muistiinpanon suoraan haluttuun muistikirjaan ja merkata sen samantien tunnisteella? Aiheriville lisättävä syntaksi on muotoa @muistikirja #tunniste1 #tunniste2 jne.

• Useimmat bloggaamiseen liittyvät muistiinpanoni sisältävät yhden linkin ja mahdollisesti sitä koskevan huomautuksen. Mikään ei tietenkään estä keräämästä yhden muistiinpanon alle tiettyyn aiheeseen liittyvien linkkien kokoelmaa. 
• Käytän omaa tunnistetta bloggausaiheisiin liittyville muistiinpanoille: blogiin. Silloin tällöin tarkistan ko. tunnisteella löytyvän listan ja poistan sellaiset muistiinpanot, joista selvästi näkyy, että asia on mennyt ohi. Muistikirjaahan on hyvä välillä siivota.

Digitaaliset muistikirjat ovat hyvää vauhtia saavuttamassa samanlaisen standardin aseman kuin tekstinkäsittelyohjelma oli 15 vuotta sitten! Tähän voisi viitata mm. Evernoten ja OneNoten välinen koveneva kilpailu. Eilen sain kuulla, että että Microsoft on julkistanut maksuttoman OneNote for Mac -sovelluksen. Tänä aamuna löysin OneNoten verkkoversiota varten tehdyn verkkoleikkurin, jonka asennusivulta voi myös määrittää sähköpostiosoitteen muistikirjakäyttöä varten - kuulostaa tutulta. Lisäksi olen kuullut huhuja, joiden mukaan seuraava iOS-käyttöjärjestemä tulisi sisältämään jonkinlaisen muistikirjasovelluksen. Onko se vain parannettu versio tutusta Muistiinpanot-sovelluksesta vai jotakin aivan muuta jää nähtäväksi.

Osaaminen on yhteinen asia

Kentältä kuullun perusteella työryhmän jäsenten osaamisen epätasaisuus voi muodostua ristiriitojen lähteeksi.

Aikaisemmin on ilmeisesti pidetty lähinnä omana asiana miten vaikeasti työvälineitään käyttää. Tiedän, että osaamattomuudesta seuraavaa hidastelua ja monenkertaista työtä on kompensoitu jopa pidentämällä työpäivää omalla ajalla. Joitakin tarinoita kuunnellessani olen ihmetellyt, että eikö edes kehityskeskusteluissa ole ole voinut tuoda esille oman osaamisensa korjaustarpeita? Ilmeisesti osaamattomuutta on kaikilla tasoilla organisaatioissa ja yhteiskunnassa, joten tieto- ja viestintäteknisen osaamisen vähimmäistasoa ei ole aina osattu edes arvioida.

Aika pitkään pärjäsimmekin sillä, että puhuimme tietoyhteiskunnasta ja sen osaavista kansalaisista. Uudet yhteisölliset työympäristöt ovat kuitenkin kiusallisesti paljastaneet pelkällä puheella tuotetun osaamisen ohuuden.

1. Jos osaaminen on ollut lähtökohtaisesti retuperällä, työntekijästä tulee jo taitotasolla oman ryhmänsä pullonkaula.
2. Jos uudet työvälineet otetaan käyttöön pelkkänä päivityksenä tiedostamatta muutosvaatimuksia asennetasolla ja työtavoissa, päivityksestä maksetut rahat voisi yhtä hyvin lahjoittaa hyväntekeväisyyteen - todennäköisyys sille, että sijoituksesta koituu jotakin hyvää lienee suurempi jälkimmäisessä tapauksessa.

Tietty tekniikkatason osaaminen on välttämättömyys. Se on tänä päivänä perusedellytys sille, että ihminen pystyy tekemään oman alansa työtä ja kommunikoimaan muiden kanssa. Silti yhtäkään työvälineiden käyttöön liittyvää koulutusta ei pitäisi enää toteuttaa pelkkään valikoiden selaamiseen perustuen. Tällöin vain jäädään etsimään nappuloita, joita klikkailemalla asiat voidaan kyllä tehdä kuten ne on tehty viimeiset 20 vuotta. Myös meidän kouluttajien osaamisvaatimukset muuttuvat siinä missä muidenkin: Meidän pitää ymmärtää uusia työn tekemisen tapoja ja löytää uusista ohjelmistoista ja työympäristöistä tuki niille. Meidän pitää olla valmiita kannustamaan koulutukseen osallistuvia keskustelemaan ja sopimaan yhteisistä työtavoista. Muutosvastarinnan uhallakin.

Osaaminen ei ole yksityisasia. Se on koko työryhmän ja organisaation asia.

Microsoft Office 365 - tiedätkö mitä sait?

Microsoft SharePoint -ryhmätyöohjelmistoa on totuttu pitämään suurten yritysten ylellisyytenä, mutta tämä ei pidä paikkaansa. Kun Microsoft Office -paketteja on päivitetty versioon 2013, moni pienehkökin yrityskin on ottanut samalla käyttöön Office 365 -pilviympäristön, jonka mukana tulee SharePoint 2013. Kuluneen talven aikana syntynyt mutu-tuntumani on tällä hetkellä, että ei aina kattavasti tiedetä mitä tämä tarkoittaa. Voi olla yllätys huomata, että sisäisten sähköpostien liitetiedostojentappaja on muutaman hiirenklikkauksen päässä.

Palvelupakettien vertailusivulta näet, että SharePoint sisältyy jo pienimpäänkin Office 365 -kokoonpanoon Office Online -sovellusten (entinen Web Apps) ja monen muun ominaisuuden lisäksi. Käytössä on siis melkoinen työkalupakki, jolla saa pystytettyä toimivan sosiaalisen intranetin ja mobiilitoimiston.

SharePoint-sivustojen avulla pystytään vähentämään yhtä tietotyön suurimmista riesoista eli erilaisia ja päällekkäisiä tiedostoversioita tärkeistä dokumenteista. SharePointiin voit luoda esimerkiksi projektikohtaisen sivuston, johon saa lisättyä projektin etenemisestä ja tärkeistä etapeista muistuttavan kalenterin. Lisäksi asiakokokonaisuuksin liittyvät tiedostot voidaan ladata projektin omalle sivustolle ja niiden käsittely onnistuu SkyDrive Pro -ympäristössä jaetusti työryhmän kesken, jolloin kaikilla on varmasti aina se päivitetty versio. Työryhmäsivustolla voidaan myös keskustella projektin asioista ja viestinvaihto löytyy sieltä mistä kaikki muukin projektiin liittyvä materiaali.

Mahdollisia sivustotyyppejä ovat myös blogi tai wikisivusto. Blogin välityksellä työryhmä voi esimerkiksi pitää jäsenensä ajan tasalla muuttuvasta tiedosta. Wikissä on mahdollista ylläpitää toisiinsa linkitettyjen sivujen muodostamaa ohjekokonaisuutta. Tämä jos mikä merkitsee lähtöpasseja sähköpostissa kiertäville irrallisille tiedostoliitteille, joiden kanssa on mahdotonta toimia siten ettei tulisi sekaannuksia ja turhaa kyselemistä.

Jotta Microsoft Office 365 -ympäristöstä saisi kaiken irti, on ensinnäkin tiedettävä mitä mahdollisuuksia sen mukana tuli hankkineeksi. Sen jälkeen ympäristön käyttöönotto on syytä suunnitella huolellisesti, jotta se saadaan palvelemaan niitä, joiden sen pitääkin palvella. Käyttäjien kouluttamiseen kannattaa satsata päivä tai pari ja sitä suuremmalla syyllä mitä suurempi versiohyppäys tehdään ja mitä pidempi aika on kulunut siitä kun käyttäjät ovat IT-oppia viimeksi saaneet. Muuten päädytään helposti tilanteeseen, jossa pari edelläkävijää tarttuu riemusta kiljuen uusiin työkaluihin, ja muut jatkavat materiaalien kierrättämistä sähköpostilla, erilaisina ja päällekkäisinä versioina - sitten päästäänkin sanomaan, että ei näistä uusista työkaluista ole mitään hyötyä. Sisäinen kasvatustieteilijäni haluaa myös muistuttaa, että kyse voi olla hyvinkin isosta muutoksesta, sillä työryhmäsivustolla työskentelyn avoin kulttuuri ei odota sitä, että oma työ tehdään valmiiksi saakka ennenkuin sen jaellaan.

Tiesithän muuten, että voit käyttää Office 365 -ympäristöä materiaalin jakamiseen ja työstämiseen myös eri organisaatioissa olevien yhteistyökumppaneiden kanssa?

Saatat löytää hyödyllistä lisätietoa myös näistä postauksista:
Office Web Apps -sovelluksille kuuluu hyvää
Microsoft Office 2013 ja päivityksen hämmennys

Bloggaamista harkitseva pyysi neuvoja, minähän neuvoin

Bloggaamisen aloittamista mielessään kieputellut yrittäjäystäväni kysyi neuvoja. Pakollisen julistuksen eli “minähän en sitten ole mikään sähköisen liiketoiminnan asiantuntija” jälkeen kerroin hänelle mitä olen oppinut itse tekemällä sekä mielestäni hyviä ja huonoja esimerkkejä seuraamalla. Neuvot myös tässä ylöskirjattuina:

Kun yrittäjä bloggaa, kyseessä on oman tuotteen tai oman osaamisen markkinointi, jota toteutetaan sisältömarkkinoinnin keinoin. Googlaa sanaa sisältömarkkinointi ja tutkiskele sen sisältöä. Jo kliseeksi muuttuneen määritelmän mukaan sisältömarkkinoinnin kastiin kuuluva blogiteksti voi olla joko viihdyttävä tai informatiivinen tai molempia. Sen pitäisi myös liittyä siihen, millaisia palveluita tarjotaan tai tuotteisiin, joita yritys tekee, mutta kyseessä ei ole mainoksen tapainen sisältö.

Omakehu ja merkkihenkilöihin lukeutuvien Twitter-seuraajien nimienpudottelu ei ole sisältömarkkinointia. Sisältömarkkinoinnin ideahan on, että blogin sisältö välittää osaamisesi. Elleivät rahkeet riitä omakehua kummempaan, siirrä bloggauksen aloittamista ja opiskele asioita kunnes pystyt kirjoittamaan alastasi informatiivisesti tai viihdyttävästi tai molemmilla tavoilla.

Kerro nettisivuilla ja blogin esittelyssä selkeästi mitä teet ja miten voit auttaa toiminnastasi kiinnostunutta. Sen sijaan blogipostauksissa ei kannata jankuttaa tästä ellei maininta luontevasti sovi asiayhteyteen.

Tottakai bloggaus on oman osaamisen jakamista ilmaiseksi. Jos suklaakauppias jakaa maistiaisia, asiantuntijayrittäjän tarjoamia maistiaisia ovat blogikirjoitukset, joissa ratkaistaan esimerkiksi pieni ongelma tai selväkielistetään omaan alaan liittyvää uutta tietoa. Tietenkin kilpailija kyttää blogiasi ja voi jopa saada sieltä ideoita, mutta kytättiinhän kilpailijoiden tekemisiä ennenkin.

Blogin kielen ei tarvitse olla kympin aineen tasoa, mutta kielellä on väliä. Pärjäät jo pitkälle kun muistat laittaa että-sanan eteen pilkun. Yleisimpien yhdyssanojen tarkistamisessa sinua auttaa Yhteen vai erikseen -palvelu. Kielitoimiston oikeinkirjoitusopas on selkeästi jäsennelty kirja, joka bloggaajankin kannattaa pitää käsivarren kantaman päässä. Blogissa ei myöskään kannata toteuttaa oppeja, joita on omaksunut tieteellisen kirjoittamisen oppaasta. Blogikirjoituksen rakenne muistuttaa enemmän lehtijuttua kuin tutkimusraporttia.

Kommenttien määrää ei kannata pitää ainoana oikeana onnistumisen mittarina. Kaikki sisältötyypit eivät ole kommenttihaaveja. Seuraathan kuitenkin mitä kautta esimerkiksi uusasiakaskontaktit tulevat. Moniko sanoo löytäneensä sinut blogikirjoituksen kautta - tällainen tieto kertoisi jo jotakin. Liitä blogisi myös Google Analytics -palveluun tai vastaavaan, ja opettele blogiliikenteen seurannasta perusasiat.

Kärsivällisyys on bloggaajan hyve. Blogi ei ole pikavoittojen hakemista varten. Itse aloitin bloggaamisen v. 2008 ja vasta parina viime vuonna yhteydenottoja on alkanut tulla sen vuoksi, että joku on törmännyt blogikirjoitukseeni. Tosin tämän blogin alkutaivalta en kutsuisi jämäkäksi asiantuntijabloggaukseksi.

Mainoksien näyttämiseen blogissa olen lieventänyt kantaani. Annoin kuitenkin neuvoksi, että jos mainoksia ryhtyy näyttämään, niiden on liityttävä blogin aihepiiriin. Vääränlaiset mainokset saavat blogin näyttämään halvalta romukaupalta. Esimerkiksi tässä blogissa ei deittimainoksia ja äkkilähtöjä mainostettaisi. En tunne mainosyhteistyökuvioita, mutta oletan, että mainosten aiheisiin voi vaikuttaa.

Lopuksi: Kun olet päässyt hyvään alkuun, unohda nämä ja muut asiantuntijabloggausta koskevat besserwisseröinnit. Niuhottaminen ja pinnistely kiristää pipoa ja tuloksena on väkinäisiä kirjoituksia. Pahimmillaan päädyt tuskailemaan kirjoitusjumissa ja jätät blogisi kesken. Mikään, mitä olen olen tehnyt joko toisen palveluksessa tai omassa yrityksessäni vastentahtoisesti pingottaen, ei ole tuottanut hyviä tuloksia.

Buddhify 2 katkaisee kiireen

Tietoinen läsnäolo taitaa olla jo valtavirtaa. Viimeksi Helsingin Sanomissa 18.2. oli  juttu tietoisesta läsnäolosta ja sen mahdollisesta positiivisesta vaikutuksesta lasten ja nuorten mielenterveyteen. Ainakin oman kokemukseni perusteella tietoisuustaitojen ja säännöllisesti harjoitetun meditaation vaikutukset ovat suotuisat. Minusta ei ole tullut älykkäämpää, valaistuneempaa eikä muutenkaan mukavampaa ihmistä, mutta on ollut rohkaisevaa huomata, että karkaileville ajatuksilleen ja keskittymiskyvylleen on mahdollista tehdä jotakin. Se ei nyt kertakaikkiaan käy, että kovin usein lähtee etsimään kirjaa X nettikirjakaupasta ja päätyy blogin Y kautta YouTubeen kuuntelemaan musiikkipätkää Z.

Buddhify 2 on iOS-laitteille tehty meditaatio- ja rentoutussovellus. Se sisältää kokoelman lyhyehköjä (5–15 min.) sanallisesti ohjattuja “meditaatioita” eri tilanteisiin, esimerkiksi Feeling stressed, Working online, Can’t sleep jne. Luetussa sisällössä on mm. ohjeita hengitysharjoituksia varten. Tulee mieleen, että Buddhify 2 on tämän päivän muunnos rentoutuskaseteista, jotka ennen 80-lukua syntyneet lukijat ehkä muistavat. Minusta Buddhify 2 -ääninauhoitteet toimivat silloin kun mieli on todella levoton. Niiden kuuntelu ajaa kierroksia sopivasti alas ja sitten voikin olla valmis tavanomaiseen meditaatioon. Yövalvomiset johtuvat usein siitä, että jokin ajatus kiertää mielessä. Jollakin Can't sleep -ryhmän meditaatiolla voi taltuttaa tällaisen mielikiertolaisen ja uni pääsee jatkumaan. Buddhify 2:ssa on myös ajastin omaehtoista meditaatiota varten, mutta tähän tarkoitukseen käytän itse Equanimity-sovellusta, jonka merkkiääneksi valittu tiibetiläinen kello on viehättävämpi kuin Buddhify 2:n sanallinen ilmoitus meditaation alusta ja lopusta.

Buddhify 2:ssa on myös pelillinen puolensa. Voit katsoa tilastot omista meditaatioistasi ja pisteyttää oman mindfulnesstasosi. Buddhify 2 on muuten yksi visuaalisesti viehättävimmistä appseista, jonka olen kännyyni ladannut. Käyttöliittymässä on hauska ratkaisu: Meditaatiot valitaan ympyrästä, josta päätason sektorin hipaisu avaa siihen liittyvät vaihtoehdot viuhkamaisesti.

Ohjaukset luetaan englanniksi brittiaksentilla, mikä saattaa vaikuttaa käyttäjäkokemukseen. Itse en luultavasti käyttäisi tätä sovellusta, jos sisältö pitäisi kuunnella jollakin leveimmän pään amerikkalaisaksentilla luettuna. Tällaiselle anglofiilille brittienglanti sopii. (En edes kysy milloin tällaisen joku tekee suomeksi, saan selitykseksi kuitenkin pienen kielialueen ja miten ei kannata.)

Arjessa hyödyllisten tietoisuustaitojen opetteluun on tarjolla paljon kursseja ja koska kyseessä on trendilaji, hinnatkin näyttävät parin viime vuoden muuttuneen sen mukaisiksi. Itselleni meditaatiosta ja tietoisuustaidoista on tullut tapa ilman kallista kurssitusta. En silti väheksy kursseja, sillä sellainen voi auttaa kiinnostunutta pääsemään alkuun. On kuitenkin syytä tiedostaa, että tuloksia saadakseen on oltava pitkäjännitteinen. Viikonlopun intensiivikurssilla on ihanaa lillua euforisessa tilassa irti arjesta samanmielisten keskellä, mutta kiireen ja työpaineiden keskellä sitoutuneisuus punnitaan. Joogaopettaja ja kirjailija Donna Farhi on kuvannut meditaatiota vertaamalla sitä tilanteeseen, jossa joudut suljetuksi siivouskomeroon ja seuranasi on megafoniin kailottava mielipuoli – tuo mielipuoli on oma mielesi. Kuvaus on huvittava, mutta myös tuskallisen totta. Tietoisuustaitojen harjoittaminen ei ole aina hauskaa eikä helppoa. Tulokset kuitenkin palkitsevat kärsivällisen.

Rekrytointilomakkeet ja LinkedIn

Tytär on tätä nykyä aktiivisesti yhteyksissä yrityksiin, koska hän on aloittamassa graduaan ja mielellään toimisi jonkin käytännöllisen parissa (tulee äitiinsä). Tapana näyttää olevan, että graduntekijöiden yhteydenotot ohjataan rekrytointilomakkeiden kautta. Niiden täyttäminen tahtoo muuttua ajan mittaan kohtalaisen tuskastuttavaksi jankkaamiseksi: samoja tietoja tivataan vähän eri järjestyksessä ja eri muodoissa. Milloin on tekstikenttä, milloin valitaan luettelosta jotakin.

Olen tullut ihan uteliaaksi: Moniko yritys on laittanut rekrylomakkeeseen ylimääräisen kentän niitä varten, joilla on LinkedIn-profiili? Tähän mennessä sellainen toteutus on löytynyt Kiilto Oy:n sivulta. Muita ei ole tullut vastaan. Seuraan tilannetta kiinnostuneena.

Tunnustan kyllä, että minulla ei ole kokonaiskuvaa siitä, miten yleistä LinkedInin käyttö on opiskelijoiden keskuudessa. Tosin itse olen huolehtinut siitä, että lähipiirini nuoriso tietää tästä mahdollisuudesta.

Facebook on muutosvoima

Tämä kirjoitus julkaistiin eilen 12.2. Suur-Jyväskylän lehdessä, johon kirjoitan internetistä ja sosiaalisesta mediasta n. joka toinen kuukausi. Facebook kyllästyttää ja ärsyttää, mutta se on tällä hetkellä oleellinen osa arkipäiväämme!

Helmikuun 4. päivä istuin lounaalla sellaisen ihmisen kanssa, jonka olin tavannut viimeksi lukiossa. Samana päivänä Facebook täytti 10 vuotta. Lounastapaamisemme luultavasti toteutui päivänsankarin ansiosta.

En ryhdy ennustamaan onko Facebook hengissä vielä viiden vuoden päästä, koska yksittäisen palvelun olemassaolon arvailemisessa ei ole mitään mieltä. Jotakin ajan tarpeisiin vastaavaa varmasti on. Kävipä Facebookille miten tahansa, se on merkittävästi muuttanut mm. tapaamme kommunikoida ja tehdä työtä. Yhteydenpito ihmisiin on mutkattomampaa kuin 15 vuotta sitten. On näitä koulukavereita, jotka katosivat elämän käänteissä ja jotka löytyivät uudestaan naamakirjan kautta. On harrastuskavereita, joiden kuulumisista ilman Facebookia tuskin tietäisi kesäkauden päätyttyä. Myös uusia ihmisiä on tullut kuvioihin. On tunnustettava, että ainakin oma elämäni olisi ilman Facebookia paljon rajoittuneempaa. Pyörisin kai piireissä, joihin luontevasti asuinpaikkani, ikäni ja sukupuoleni perusteella asettuisin, mutta riittäisikö se?

Intresseissäni ei ole kieltää Facebookin huonoja puolia. Yleensäkin sosiaalisella medialla, on kiintoisa taipumus moninkertaistaa tiettyjä epämiellyttäviä inhimillisiä ominaisuuksia. Sanotaan, että virtuaalisuus ei ihmisen perusolemusta miksikään muuta, mutta olemmehan kehittyneet tähänkin saakka. Ainakin oman toiminnan vaikutusten tiedostamista toivoisi lisää. Sähköisestä elämöinnistä jää jäljet toisella tavalla kuin livekeskusteluista, joiden aikana ääneen sanotusta suurin osa häviää kuin saippuakuplat. Uudessa viestinnässä on paljon oppimista. Virtuaalimaailmassa olemme vasta äskettäin laskeutuneet puusta.

Facebook on pakottanut myös työelämän muuttumaan, ainakin epäsuorasti. Facebookin mallin mukaan kehittyneet työvälineet tulivat, veivät tiedon pihtaajalta vallan ja antoivat tilalle ikävän ihmisen leiman. Näen Facebookin kaltaisten välineiden vaikutusta työssäni yhä enemmän. Ihmiset pääsivät ensin vapaa-ajallaan kokemaan miten tietoa jakamalla ja toisia auttamalla saa paljon itselleen sekä oppii uutta. Positiiviset kokemukset pakottivat kysymään, että miksi työaikana pitäisi toimia toisin. Asenteiden tasolla ollaankin jo kohtalaisen valistuneita, enemmänkin on kyse siitä, että hienoja pilvijärjestelmiä käyttöönsä ottavat eivät täysin tiedä, miten paljon heillä on avointa työskentelytapaa helpottavia työkaluja. Se on kuitenkin itsestään selvää, että tiedon pitää olla niiden saavutettavissa, jotka sitä tarvitsevat.

Facebookiin kyllästyneitä on paljon, mutta palvelun lonkerot ulottuvat niin laajalle, ettei sitä tällä hetkellä voi jättää huomioimattakaan. Sosiaalisen median edelläkävijöihin kuuluva Eero Leppänen totesi Lapin Kansa -lehden kolumnissaan miten Facebookista on tullut samanlainen kuin sähköposti: ärsyttävä, mutta välttämätön. Olen samaa mieltä.

Office Web App -sovelluksille kuuluu hyvää

Office Web Apps -sovelluksiin tuli vuoden 2013 loppupuolella ämpärillinen lisäyksiä. Jos et ole vielä huomannut niitä, käy ihmeessä kokeilemassa. Tässä poimintoja uusista ominaisuuksista:

Yhteisen asiakirjan muokkaus on nyt täysin reaaliaikaista 

Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa tehtävät muokkaukset näkyvät välittömästi jaetussa asiakirjassa. Näkyvillä on asiakirjaa muokkaavien työryhmän jäsenten nimilista sekä ajantasainen merkintä siitä, missä kohtaa kukin heistä on menossa. Jos siis pilkunpaikasta tulee erimielisyyttä, voit kohteliaasti odottaa, että toinen siirtyy tekstissä eri kohtaan, ja iskeä vasta sitten.

Word Web App

Wordin selainsovellus tallentaa nyt työtäsi sitä mukaan kuin kirjoitat. Tallenna nimellä -valinta on käytettävissä eri nimisen version tekemistä varten, mutta muuten työ tallentuu lennossa.

Selainversiossa luotuun asiakirjaan voi nyt lisätä ylä- ja alatunnisteet. Valmiita tunnisteita ei tosin ole käytössä samalla tavalla kuin työasemaversiossa, mutta käyttääkö niitä edes kukaan sellaisenaan? Huomaa, että voit lisätä myös automaattisen sivunumeron.

Muita Wordin selainversiosta löytyviä toimintoja ovat taulukkotyylit, Etsi ja korvaa -toiminto sekä mahdollisuus tehdä manuaalisia sivunvaihtoja. Huhu kertoo myös  muista tulossa olevista ominaisuuksista kuten ala- ja loppuviitteet sekä grafiikkatoiminnot, mutta omassa 365-ympäristön SkyDrivessa tällaisia ei vielä näkynyt.

Excel Web App

Excelin selainversiossa toimii Vedä ja pudota -periaate samalla tavoin kuin työasemasovelluksessa. Voit raahata valitun solualueen toiseen paikkaan ja vaihtaa myös työkirjan taulukoiden paikkaa vetämällä samalla tavalla kuin on ollut mahdollista työasemaversiossa. Yksittäisen taulukkovälilehden nimenkin saa vaihdettua.

SkyDriveen voi ladata nyt suojattuja taulukoita sisältävän työkirjan ja muokata sitä. Yksinkertaisia lomaketyyppisiä taulukoita voi siis koota myös selainympäristöä varten.

Oletko tottunut katsomaan työasemaversion tilapalkista valitun alueen summan, keskiarvon, lukuarvosolujen määrän tai laskemaan tietoa sisältävien solujen määrän? Nyt voit katsoa samalla tavalla selaimen alariviltä summan, keskiarvon ja tietoa sisältävien solujen lukumäärän.

Onenote.com

Mielenkiintoinen löytö on OneNote-muistikirjasovelluksen oma sivu, josta minulle tulee heti mieleen kilpailijansa Evernoten sivusto. Kieltämättä OneNote on oman sivunsa arvoinen - kyseessä on siis tämä näppärä sovellus, joka on nykyisin vakio-osana Microsoft Office 2010/2013 -paketeissa, löytyy SkyDrivesta Web App -sovellusten valikoimasta, ja jota varten saa mobiilisovelluksen eri puhelinmalleille. Kannattaa opetella ihan senkin vuoksi, että olet jo maksanut OneNotesta Officen hankkiessasi.

Paperinen muistikirja nyt vain on tietoturvariski! Sähköisestä voi tehdä varmuuskopion, mutta kuinkahan moni paperimuistikirjan käyttäjä ottaa omastaan säännöllisesti kopioita?

Teknologia-avusteinen huonotapaisuus vs. luomujunttius

Digitaalisten laitteiden aiheuttamiin yhteiskunnallisiin muutoksiin on alettu kiinnittää huomiota sellaisissa maissa, joissa urbaanin arkipäivän kohteliaalla käytöksellä on erilaiset perinteet kuin meillä, kertoo Antti Isokangas MikroPC-verkkolehden artikkelissa.

En suoraan sanoen tiedä pitäisikö olla huolissaan nimenomaan laitteiden vaikutuksesta käyttäytymiseen ja vuorovaikutukseen. Ehkä pitäisikin miettiä onko tietyt perusasiat yksinkertaisesti unohdettu. Teknologia-avusteinen huonotapaisuus saa tällä hetkellä huomiota enemmänkin kuin on aiheellista. Kun ollaan tökeröitä jokin laite kädessä, nousee meteli ja aiheesta käytävässä niin sanotussa keskustelussa muutama rutiseva luddiitti ja pieni teknologiauskovaisten äärilaitaa edustava joukkio halveksivat toisiaan ääneen. Muut eivät uskalla sanoa mitään, koska pelkäväät tulevansa luokitelluksi jompaan kumpaan ryhmään – mielipiteenhän on pakko olla joko tai.

Tunnustan itsekin paasanneeni ubiikkietiketistä ja ärsyttäähän se, jos yhteisellä lounaalla kaikki keskittyvät omiin näyttöihinsä. Ainakin yhdessä tilanteessa antaisin kuitenkin kännykän tai tabletin hipelöimisen anteeksi ja suorastaan ymmärtäisin.  On nimittäin tietty ihmistyyppi, jonka keskivertoedustajan voisimme tässä nimetä vaikkapa Inkeri Itsekeskeiseksi. Inkeri on äärimmäisen taitava pitämään itsensä keskiössä. Mitään muuta puheenaihetta ei tällaisen ihmisen kanssa voi olla kuin hän ja hänen elämänsä. Toinen on aina statisti, yleisö. Kun tapaat Inkeri Itsekeskeisen, tarinaa riittää loputtomiin hänen työstään, opinnoistaan, hänen uudesta asunnostaan, uusista vaatteista, lapsista, jotka opiskelevat kahta tutkintoa ja jotka kohta saavat oman talk shown, tehdyistä ja tulevista matkoista, kotiin tehdyistä hankinnoista. Ja jos omasta perheestä tai omaisuuden kartuttamisesta ei jutunjuurta riitä, aina voi käynnistää monologin  oman työpaikan ongelmista - Inkeri Itsekeskeinenhän edustaa lajityyppiä, jonka työpaikalla  kaikki muut ovat idiootteja paitsi hän itse.

Kun keskustelukumppani yrittää vaihtaa puheenaihetta, Inkeri sanoo ynseästi yhymph ja jatkaa tarinaansa. Yhymph onkin lähestulkoon ainoa havaittava merkki siitä, että Inkeri Itsekeskeinen kykenee vuorovaikutukseen.

Kysymys: Jos olisin tällaisen Inkeri Itsekkään seurassa ja kaivaisin kännykän kurkistellakseni Twitterin kuulumisia, kumpi meistä olisi pahempi juntti? Perinteisten näkemysten mukaan minä syyllistyisin sosiaalisista rikoksista kauheimpaan, mutta en suoraan sanoen ymmärrä, miksi teknologiaavusteisella huonotapaisuudella on suurempi syntikerroin kuin luomujunttiudella. En nimittäin jaksa uskoa, että monikaan fiksu tyhmenee saadessaan laitteen käteensä tai että mölhiö oppii tavoille sillä, että laite otetaan häneltä pois.

Joko olet löytänyt nämä toiminnot Googe Drivesta?

Google Drive tahtoo päivittyä hiljaa itsekseen kaiken ohessa. Päivitys- ja versionumerokohkauksen sijaan saadaan ehkä kohtelias sähköposti, jossa kerrotaan, että vanhat ominaisuudet voi toki pitää käytössä, ainakin nyt toistaiseksi. Ellet ole pitkään aikaan tarkoituksella etsinyt uusia ominaisuuksia työympäristöstäsi, kokeile vaikka näitä:

Drive-työtilan oikeaan yläkulmaan on ilmestynyt i-kirjaimella merkitty Tiedot ja toiminta -kuvake. Se avaa ruudun, josta näet mitä olet puuhannut Drivessa tai aktiivisessa kansiossa. Ellet esimerkiksi ole löytänyt etsimääsi tiedostoa, klikkaa kuvaketta ja voit tarkistaa tuliko se kenties poistettua kun viimeksi teit suursiivousta Drivessasi. Poistetun kohteen voit pelastaa roskakorista ellet ole ehtinyt tyhjentää roskistasi tai ellei tiedoston poistamisesta ole ehtinyt kulua enempää kuin 30 päivää. Tiedot ja toiminta -kuvake näyttää myös jaetun kansion tapahtumat: Kuka muokkasi ja poisti, mitä ja milloin.



Gmailissa uuden viesti-ikkunan alareunaan ilmestyy Driven kuvake kun klikkaat Liitä tiedostoja -klemmaria. Kuvake on tarkoitettu Drivessa olevan asiakirjan liittämiseen Gmail-viestiin. Sinun ei tarvitse kuitenkaan latailla tiedostoja eikä vastaanottajan erikseen tallennella niitä, koska liitteen sijaan luodaan linkki Drivessa olevaan asiakirjaan. Eri asia on sitten se, tietääkö vastaanottaja miten toimitaan kun tällainen linkki saadaan - osaamisen todellisuudessa käväistään toisinaan inhorealismin puolella.

Sitten muutama hyödyllinen näppäinkomento sellaisten ystävälle:

Nuoli ylös ja nuoli alas -näppäimillä voit ensinnäkin  liikkua tiedosto-/kansioluettelossa ja valita kohteita.
Shift + nuolinäppäimet on yhdistelmä, jolla voit valita useita peräkkäisiä kohteita.

S    Valittuna oleva tiedosto/kansio merkitään tähdellä/otetaan tähti pois.
X   Valittuna oleva tiedosto/kansio merkitään valituksi/otetaan valintamerkki pois.
. (piste)   Valittuna olevan kohteen jakaminen.
Shift + T   Uusi tekstidokumentti.
Shift + P   Uusi esitys.
Shift + S   Uusi laskentataulukko.
Shift + D   Uusi piirros.
Shift + F   Uusi kansio.

Pitääkö sähköpostissa tervehtiä?

Viime viikolla yhteisöpalveluissa jaettiin kuvaa viestistä, jossa naapureidensa hyvänpäiväntoivotuksiin suivaantunut kerrostaloasukki kertoi kokevansa tervehtimisen tungettelevana ja pyysi saada olla rauhassa. Itse olen sitä mieltä, että naapurille nyt ainakin päivää sanotaan, mutta paljon näkyi kommentteja, joissa tästä asiasta oltiin toista mieltä. Ehkä en kuitenkaan tämän jälkeen hämmästy kun minulta tiedustellaan, että pitääkö sähköpostiviestiin kirjoittaa alkutervehdys – tätä on nimittäin kysytty useammin kuin kerran. Jos naapurin tervehtiminen ei ole itsestään selvää, asia muuttuu monimutkaisemmaksi kun siirrytään virtuaalisiin tiloihin.

Minun mielestäni sähköpostiviestiin pitää kirjoittaa alkutervehdys paitsi jos on väsäämässä suoramarkkinointiviestiä – mikään ei ole lipevämpää kuin mainos, joka alkaa sanoilla ”hei Outi”. Alkutervehdyksen pakollisuuden perustelen sillä, että kyseessä on vuorovaikutustilanne – ihminenhän kirjoittaa toiselle ihmiselle. Sähköposti muistuttaa vuorovaikutuksen välineenä verkkofoorumia siinä, että ilmeet ja eleet puuttuvat. Vaikka monet sähköpostitse viestivät ovat tavanneet toisensa fyysisesti, kaikki keinot, joita voidaan käyttää positiivisen ilmapiirin luomiseen ja ylläpitämiseen kannattaa hyödyntää.  Miksi muuten kukaan ei koskaan kysy, että onko viestin allekirjoitus pakollinen? Näkyyhän Saapuneet-kansion viestiriviltä  keneltä meili on tullut.

Alkutervehdys on minusta sama asia kuin moikkaaminen työpaikan käytävällä. Vaikka lyhyys ja ytimekkyys on hyvän sähköpostiviestinnän eräs kriteeri, se voi mennä liiallisuuksiin. Jos olet aamuäreyksissäsi avannut virtuaalissosiaalisesti rajoittuneen kanssaeläjän naputteleman rykäisyn, jossa on kaksi vajaata lausetta ja niissäkin kirjoitusvirheitä, ymmärrät varmasti mitä tarkoitan. Lyhyen tervehdyksen kirjoittamisen ei pitäisi olla ylivoimaista edes mobiililaitteen käyttäjälle, koska nykyisin ollaan epämuodollisia ja yleisin tervehdyssana lienee “hei”. Vaivannäkö on vähäinen verrattuna siihen, miten ratkaisevasti alkutervehdys voi vaikuttaa vastaanottajan tunnetiloihin ja sitä kautta kanssakäymisen laatuun. Alkutervehdyksen poisjättämistä on perusteltu mm. sillä, että se olisi vanhanaikainen. Voiko toisen ihmisen huomioiva peruskohteliaisuus olla vanhanaikaista?

Toki järkeä pitää käyttää. Jos saman ihmisen kanssa pallotellaan useita viestejä päivän mittaan, on tarpeetonta tervehtiä joka kerralla. Tässähän sähköpostikeskustelu alkaa muistuttaa pikaviestinkeskustelua. Tulee tosin mieleen kysyä, että olisiko osoitus siitä terveestä järjestä kun siirtyisi vilkkaana polveilevan keskustelun kanssa johonkin toiseen välineeseen. Meillä kun on vaihtoehtoja, joista valita tilanteen ja asian vaatiman käsittelytavan mukaan: On Skypet, Lyncit, Hangoutit ja ties mitä muuta työpöydänjakomahdollisuuksineen. Valitamme aina, miten työpäivästä suuri osa kuluu tuskastuttavaan turaamiseen, ja silti nöyrästi suostumme pitämään pienintä yhteistä osaamisnimittäjää perusteena sille, miten toimitaan.

Työskentely ja vuorovaikutus online/offline-rajapinnassa vaatii monenlaista luku- ja kirjoitustaitoa. Miten esimerkiksi toimitaan silloin kun vaihdetaan sähköposti vaikkapa siihen pikaviestimeen? Itse luultavasti moikkaisin työkaveria päivän ensimmäisessä pikaviestissä ellen olisi fyysisesti tavannut häntä aiemmin päivän aikana. Verkossa olevalle ryhmätyösivulle tuskin kirjoittaisin tervehdystä yhtä vähän kuin vuorokauden vaihduttua hihkuisin Facebookissa hyviä huomenia jatkaessani edellisenä päivänä alkanutta keskustelua – näistäkin tietysti joku olisi toista mieltä.