Yhteisöllinen tapa toimia on koko organisaation asia

Kurion Some-markkinoinnin trendit 2014 -raportissa on tuotu esille yrityskulttuurin muutos, joka koskettaa jokaista tietotyön tekijää: Sosiaalisen median työkalujen käyttö markkinoinnin ja ulkoisen viestinnän tukena on vaivihkaa pakottanut tarkistamaan käytäntöjä yrityksissä laajemminkin.

Jos yritys haluaa olla uskottava sosiaalisessa mediassa, sen tulee toimia muutenkin kuin markkinoinnissa sosiaalisessa mediassa ja somen toimintatavoilla. On vaikea olla kovin sosiaalinen ulospäin, jos sisäisesti toimitaan vanhan maailman opeilla. (Harto Pönkä.)

Erinomainen kiteytys. Työelämä on muuttunut eivätkä liukuhihnan kultakauden toimintatavat ole enää aikoihin olleet päteviä. Olen nähnyt viime vuosien aikana miten yhteisöpalveluista tutut avoimemmat ja sosiaalisemmat työskentelytavat kiinnostavat, ja niistä puhuminen otetaan koko ajan myönteisemmin vastaan. Työntekijöiltä odotetaan halua jakaa tietoa - myös sitä keskeneräistä.

Yhteisten sisältöjen tuottaminen ja muokkaus vaatii tottakai toisenlaisten työkalujen käyttöä kuin omalle työasemalla asennettu toimisto-ohjelma. Microsoft Office 365 laskeutuu pilvestä yhä useamman ulottuville uusien Office-päivitysten myötä, ja myös Googlen työympäristöistä halutaan ottaa enemmän irti. Pulmiakin tästä on seurannut. Oskari Uotinen toteaa artikkelissaan Yhteisölliset toimintatavat ja kymmenen työkalua miten yhteisöllinen työskentely kyllä kovasti kiinnostaa, mutta samalla tuskaillaan sähköisten työkalujen paljouden kanssa. Keskustelu ja sen mukana myös arvokas tieto hajaantuvat useaan eri välineeseen tai pahimmassa tapauksessa kallis lisenssi maatuu käyttämättömänä.

Oskarin mainitsema ilmiö on valitettavan tuttu: Kun hankitaan uusia työkaluja ja järjestelmiä päivitetään, luotetaan liikaa siihen, että nykyaikaisten välineiden käyttö on helppo oppia. Siispä ihmiset jätetään oman onnensa varaan. Jotkut tietenkin oppivat kokeilemalla itsekseen, mutta tätä ei voi pitää oletuksena. Ellei saanut minkäänlaista työvälinekoulutusta Office-versioon 2000, ei välttämättä osaa käyttää versiota 2013, edes sitä työasemalle asennettavaa. Eikä se riitä, että käy koulutuksessa, jonka jälkeen löytää erilaiset nappulat ohjelmien välilehdiltä. Avoimemmat käytännöt ja joustava pilvityöskentely vaativat uudenlaista ajattelua, johon sisälle pääseminen voi olla suuri muutos. On myös sovittava yhteisistä pelisäännöistä uusien välineiden käyttöönottoprosessin ja mahdollisesti siihen liittyvän koulutuksen aikana: Mikä työkalu on sisäisen viestinnän ensisijainen työkalu, mihin sijoitetaan yhteiset pysyväisohjeet, missä muokataan ryhmän yhteisiä töitä jne. Ei niin, että jotkut ryhtyvät omatoimisesti käyttämään työkalua X ja toimivat avoimesti muiden jatkaessa elämäänsä kuin mitään ei olisi tapahtunut viimeiseen 10 vuoteen. Tällä tavalla tietotyön pullonkaulat ja mustat aukot eivät katoa mihinkään. Ne voivat vaihtaa paikkaa, mutta työn tuottavuuden kannalta ei ole saavutettu mitään.

...koko organisaation täytyy tehdä saumatonta yhteistyötä ja resurssien lisäksi työkalujen ja prosessien täytyy olla kunnossa.” (Aku Varamäki.)