Miten menetin uskoni tyhjään Saapuneet-kansioon

Inbox Zero eli tyhjä Saapuneet-kansio on tila, jota ajanhallintaa käsittelevissä kirjoituksissa pidetään täydellisen ihmisen tunnusmerkkinä. Mitä tyhjä Saapuneet-kansio sitten osoittaa: Onko se merkki siitä, että on toimittu tehokkaasti vai kertooko se, että on vietetty tovi siirtelemällä viestejä muihin kansioihin?

Vielä muutama vuosi sitten minäkin järjestelin sähköpostejani kansioihin työprojekteittain. Jossakin vaiheessa tajusin, että huonoimpina päivinä sähköpostin käsittely tarkoitti pelkästään viestien siirtelemistä paikasta toiseen eikä asioille tapahtunut mitään. Moinen työnteon teeskentely ei käy.

Tuon oivalluksen jälkeen otin käyttöön menetelmän, jota voi kuvata lyhenteellä PTA eli Poista heti, Toimi, Arkistoi. Olen kuvannut sitä tarkemmin artikkelissa Liittoudu Delete-näppäimen ja Arkisto-kansion kanssa. Nykyisin minulla ei ole edes kansiota arkistoitaville viesteille vaan merkitsen lisätietoja odottavat, lisäselvityksiä kaipaavat tai muuten vain säilytettävät Outlookin väriluokilla, ja viestit saavat olla Saapuneet-kansiossa. Tietenkin tähän käytäntöön vaikuttaa kohtalaisesti Gmailista saamani tartunta toimia ilman kansioita, mutta sehän on kätevä tapa etenkin kun tätä nykyä Outlookin hakutoiminnolta saa sille hyvän tuen. Kansio saattoi olla kätevä arkistoinnin apu vielä 10 vuotta sitten, mutta ratkaisut ja välineet muuttuvat, joten työtapojakin sopii tarkistaa.

Saapuneet-kansioni ei suinkaan repsota liitoksistaan, sillä en kerää sinne mitään turhaa. Olen kehittynyt armottomaksi viestien poistajaksi. Edelliseen kappaleeseen linkittämässäni artikkelissa vielä kerroin säilyttäväni viestit, joissa on jotakin ohjeeksi tulkittavaa sisältöä, mutta nykyisin lähetän pysyväisohjeet aiheesta riippuen OneNoteen tai Evernoteen, joten niitäkään ei tarvitse säilytellä postilaatikossa.

Näin tavoin pystyn noudattamaan periaatetta, jonka mukaisesti Poista heti ja Toimi -tyyppisiin viesteihin ei tarvitse koskea kuin kerran.

Ajanhallinnan tavoite on antaa ihmiselle tilaa keskittyä tärkeimpiin tehtäviin. Tarkoitus ei ole ryhtyä puuhastelemaan ajanhallinnan ja tuottavuuden nimikkeellä varustettujen uusien tehtävien parissa. Pidä kiinni Inbox Zero -periaatteesta vain jos pystyt tekemään sen kurinalaisesti ja käsitellyille viesteille tapahtuu muutakin kuin että niiden sijaintipaikka vaihtuu.