Miten menetin uskoni tyhjään Saapuneet-kansioon

Inbox Zero eli tyhjä Saapuneet-kansio on tila, jota ajanhallintaa käsittelevissä kirjoituksissa pidetään täydellisen ihmisen tunnusmerkkinä. Mitä tyhjä Saapuneet-kansio sitten osoittaa: Onko se merkki siitä, että on toimittu tehokkaasti vai kertooko se, että on vietetty tovi siirtelemällä viestejä muihin kansioihin?

Vielä muutama vuosi sitten minäkin järjestelin sähköpostejani kansioihin työprojekteittain. Jossakin vaiheessa tajusin, että huonoimpina päivinä sähköpostin käsittely tarkoitti pelkästään viestien siirtelemistä paikasta toiseen eikä asioille tapahtunut mitään. Moinen työnteon teeskentely ei käy.

Tuon oivalluksen jälkeen otin käyttöön menetelmän, jota voi kuvata lyhenteellä PTA eli Poista heti, Toimi, Arkistoi. Olen kuvannut sitä tarkemmin artikkelissa Liittoudu Delete-näppäimen ja Arkisto-kansion kanssa. Nykyisin minulla ei ole edes kansiota arkistoitaville viesteille vaan merkitsen lisätietoja odottavat, lisäselvityksiä kaipaavat tai muuten vain säilytettävät Outlookin väriluokilla, ja viestit saavat olla Saapuneet-kansiossa. Tietenkin tähän käytäntöön vaikuttaa kohtalaisesti Gmailista saamani tartunta toimia ilman kansioita, mutta sehän on kätevä tapa etenkin kun tätä nykyä Outlookin hakutoiminnolta saa sille hyvän tuen. Kansio saattoi olla kätevä arkistoinnin apu vielä 10 vuotta sitten, mutta ratkaisut ja välineet muuttuvat, joten työtapojakin sopii tarkistaa.

Saapuneet-kansioni ei suinkaan repsota liitoksistaan, sillä en kerää sinne mitään turhaa. Olen kehittynyt armottomaksi viestien poistajaksi. Edelliseen kappaleeseen linkittämässäni artikkelissa vielä kerroin säilyttäväni viestit, joissa on jotakin ohjeeksi tulkittavaa sisältöä, mutta nykyisin lähetän pysyväisohjeet aiheesta riippuen OneNoteen tai Evernoteen, joten niitäkään ei tarvitse säilytellä postilaatikossa.

Näin tavoin pystyn noudattamaan periaatetta, jonka mukaisesti Poista heti ja Toimi -tyyppisiin viesteihin ei tarvitse koskea kuin kerran.

Ajanhallinnan tavoite on antaa ihmiselle tilaa keskittyä tärkeimpiin tehtäviin. Tarkoitus ei ole ryhtyä puuhastelemaan ajanhallinnan ja tuottavuuden nimikkeellä varustettujen uusien tehtävien parissa. Pidä kiinni Inbox Zero -periaatteesta vain jos pystyt tekemään sen kurinalaisesti ja käsitellyille viesteille tapahtuu muutakin kuin että niiden sijaintipaikka vaihtuu.

Puheenvuoro sähköpostimarkkinoinnin kohteella

Sain hiljattain kutsun webinaariin, jonka aiheena oli sähköpostimarkkinoijan kolme kuolemansyntiä. En koskaan ehtinyt lukea mikä tarkalleen oli webinaarin sisältö puhumattakaan siitä, että olisin osallistunut. Voin kuitenkin sähköpostimarkkinoinnin kohteena kertoa 3 asiaa, jotka ovat pielessä ja antavat huonon kuvan lähettäjästä:

Kohdentaminen on olematonta. Olettaisi, että asiakasrekistereissä on tieto yrityksen toimialasta, koosta ja kotipaikkakunnasta. Mitä esimerkiksi minä teen haponkestävillä säiliöillä ja teollisuusaidalla? Kolme pientä koiraani pysyvät takapihalla tavallisen verkkoaidan takana. Olen myös saanut viestejä, joissa tarjotaan pikkujouluja yrityksen henkilökunnalle toisella puolella Suomea olevassa juhlapaikassa. Vaikka minusta on autuuden huippu olla kuntosalilla aamulla 6:30 aivan yksin, se ei tarkoita sitä, että minusta olisi ratkiriemukasta resuta yksinäni 400 kilometrin päässä, olipa miljöö kuinka hulppea hyvänsä.

Tekninen osaamattomuus näkyy monin tavoin: Viesteissä on raskaita liitteitä ja yleensäkin liitteitä käytetään turhaan. Eikö tehokkaan viestin pitäisi houkutella verkkosivulle, josta voi jo tilata? Viestit sisältävät myös html-muotoiluja, kuvamateriaalia ja kaikenlaista muuta sälää, jonka minunlaiseni vainoharhainen on määritellyt automaattisesti torpattavaksi sillä seurauksella, että viesti näyttää kamalalta. Ulkoasu ei yhtään parane mobiiliaitteen sähköpostiohjelmalla luettuna. Teknistä osaamattomuutta on sekin, että saan selvästi uudelle asiakkaalle suunnattua postia yritykseltä, jonka asiakas jo olen. Rekistereistä voi poimia tietoja.

Jotkut sanovat, että kirjoitusvirheet eivät haittaa. Kyllä ne haittaavat. Jos ihminen osaa kirjoittaa äidinkieltään jotakuinkin oikein, virheitä vilisevä teksti on hänelle sama kuin jos soittaisi kohtalaisella sävelkorvalla siunatulle epävireisellä pianolla. Kärsimystä. Yritykset ostavat verkkosivujen ylläpitoa, käyntikorttien painatusta ja siivousta. Miksi kielenhuoltoa ei voisi ulkoistaa ellei siihen löydy osaamista itseltä?

Toimistokoira Essi vahtimassa kirjoitusvirheitä.

Tuliko kavereista riesa?

Eero Leppänen toteaa Lapin Kansan kolumnissaan:

Miltä kuulostaisi sosiaalisen median ympäristö, jossa olisi vain kymmenen kontaktia? Yhä useammasta se kuulostaa hyvältä.

Mitä on tapahtunut? Tuliko laajoista kaveripiireistä ja tuhansista seuraajista riesa?

Kieltämättä merkitykselliset asiat vaikuttavat tätä nykyä tapahtuvan pienissä piireissä, vaikkakin on tunnustettava, että kaikkia pieniä piirejä ei olisi olemassa ilman laajoja piirejä, joissa alunperin tutustuttiin.

Kymmenen kontaktia voisi kieltämättä riittää merkityksellisen tiedon liikuttamiseen, sillä samat uutiset uivat vastaan monta kertaa päivässä. Palvelua ei muutenkaan tahdo toisesta erottaa paitsi logosta. Monipuolisin sisältö tulee tätä nykyä omasta syötteenlukijasta. Sitä ei sorkita millään algoritmilla, joka nostaa “tärkeän” sisällön päällimmäiseksi.

Ne edelläkävijät, jotka muutama vuosi sitten olivat innolla saattelemassa yrityksiä sosiaaliseen mediaan, näyttävät löytäneen muita asioita tai he ovat palanneet juurilleen uusilla näkökulmilla rikastuneina.

Ne edelläkävijät, jotka muutama vuosi sitten riemuitsivat avoimesta ja epäitsekkäästä kulttuurista potevat somekrapulaansa kaikessa hiljaisuudessa ja heittelevät tikkaa röyhkeimpien ideavarkaiden ja pyrkyreiden kuvilla somistettuihin tauluihin. (Siis ihan oikeasti: Luuliko joku, että some muuttaisi ihmisen perusluonteen miksikään?)

Entä eräs jyväskyläläinen kouluttajanplanttu? En edelleenkään ole lukenut Himas-raporttia, en ole selvillä Talvivaaran viimeisimmistä käänteistä ja jos juuri nyt on Twitterissä alkanut uusi #huuhaagate, olen siitä viattoman tietämätön. Moiselle umpioitumiselle on hyvät selitykset: Olen mm. ryhtynyt tietoisesti vähentämään tietokoneen edessä kököttämistä ja se on ollut naurettavan helppoa, sillä kuntosalitreenin tuottama endorfiini on huumeista koukuttavin. Näinä päivinä yritän myös kuroa erinäisiä dediksiä kiinni ja myydä kalenteriani mahdollisimman pitkälle ensi kevääseen. Siinä tuoksinassa on kuulkaa yksi hailee mitä Himanen on sanonut raporttinsa sivulla 17. Lentoliikennettä uhkaavien lakkojen neuvottelukäänteistä olen perillä, mutta se johtuu siitä, että tytär on lähdössä Berliiniin viikonloppuna.

Ihan vakavissani en usko, että vanhaan voisi palata – mikä se vanha sitten olisikaan. Moni on vain löytänyt verkosta omat hengenheimolaisensa ja nyt satsataan itselle tärkeiden asioiden tekemiseen hyvien tyyppien kanssa. Uskallamme kyseenalaistaa kuulumisen ja avautumisen pakot, sillä oli pakko todeta ettei virtuaalisuus antanut olennaista lisäkapasiteettia merkittävien ihmissuhteiden ylläpitämiseen.

Hyvästi iGoogle, entä nyt?

Marraskuun ensimmäisenä päivänä iGoogle-sivuni haihtui pois ilman dramatiikkaa. Sivulla oli yhteensä 4 välilehteä, joista päällimmäinen sisälsi uutissivujen gadgeteja eli vimpaimia (Yle, Wired, Tietoviikko, PC World, Social Media Today jne.) Toisella sivulla olivat työkalujen vimpaimet (Gmail, Evernote, Drive etc.) ja kaksi muuta sivua sisälsivät erinäisten blogien ja verkkolehtien syötteitä omissa vimpainlaatikoissaan. En ottanut varmuuskopiota jatkuvista kehotuksista huolimatta vaan järjestelin asiat siirtämällä blogien ja verkkolehtien syötteet Feedlyyn. Itse iGooglen korvasin kuvassa olevalla selaimen aloitussivulla, jota käytän nyt toista viikkoa ja jolla aion pärjätä ainakin toistaiseksi. Jos tämä näyttää ihan uudelta ja oudolta jutulta niin tällaisen pääsee kokoamaan valitsemalla Chromen oikean ylänurkan kolmella poikkiviivalla merkityn painikkeen valikosta Työkalut/Laajennukset.

Tärkeimmät työkalut ovat nopeasti saatavilla samalla periaatteella kuin taulutietokoneessa. Tämän ratkaisun myötä pääsin myös eroon kaikenlaisista huomiota kerjäävistä ja työn keskeyttämiseen houkuttelevista palikoista, joissa näkyisi ajantasainen tieto uudesta sähköpostista tai tuore uutisotsikko. Se olen nyt minä, joka päätän mitä kulloinkin kurkitaan! Yhteisöpalveluiden uutisvirran seuraaminen onnistuu kätevästi Hootsuiten avulla yhdeltä välilehdeltä. Kun haluan lukea verkkolehtien uutisia ja tuorempia blogitekstejä, avaan Feedlyn. Määrittelin vielä Chromeen kaksi muuta aloitussivua:  Yle Uutiset ja Guardian Tech – ne luultavasti riittävät vakuuttamaan aamuisin, että maailma on vielä paikoillaan. Selaimen työkalupalkissa on painikkeita, joilla lisään sisältöä Evernoteen, Instapaperiin yms.

Jos pidät minun ratkaisuani liian minimalistisena, saat myös vaihtoehtoja tutkittavaksesi. Alla oleva kolmen kärki näkyy nousevan esiin iGooglen-korvikkeita käsittelevissä artikkeleissa, googlaa myös igoogle alternatives jos haluat löytää lisää.

Netvibes

Symbaloo

igHome

Ai niin, sinä monen tietokoneen loukussa elävä tietotyöläinen! Tiesithän, että voit kirjautua Google-tunnuksellasi myös selaimeen, jolloin selaimen asetukset, työkalujen kuvakkeet ja laajennusosat seuraavat sinua missä ikinä haluatkin käyttää suosikkityökalujasi. Kirjautumaan pääset siitä valikosta, joka aukeaa sillä kolmella poikkiviivalla merkityllä painikkeella.

Imelda-rouvan kengät ja inspiraatiolainaukset

Kaikki alkoi alla olevasta kuvasta. Kokeilin jonkun ilmaissovelluskampanjan tuloksena iPadiini kulkeutunutta Phoster-appia ja paremman idean puutteessa väsäsin mietelmän, joka on mielestäni tyyppiesimerkki Facebookissa kiertävästä sisällöstä: Kenen tahansa suuhun voidaan laittaa mitä tahansa eikä ihmisiä tunnu häiritsevän onko sanotun esittäjäksi väitetty henkilö todella sisällön takana. (Tässä tapauksessa ehkä näin olisi voinut olla.)

Kengistä Facebook-seinäni keskustelu kulkeutui positiiviseen elämänasenteeseen, mikä voi vaikuttaa melkoiselta hyppäykseltä, mutta ainakin minun seinälläni tämä on ihan tavallista. Marko Suomi heitti ilmoille kiinnostavan kysymyksen:

Onkohan joku tehnyt tutkimusta siitä että miten inspiroivien lainauksien postaaminen vaikuttaa postaajan omaan tunteeseen onnellisuudesta tai sitten mahdollisten lukijoiden tunteeseen? Kyseessä on kuitenkin aika yleinen ilmiö. Onko tämä moderni tapa tavallaan jakaa perimätietoa eli sanontoja, jotka ovat kliseisiä mutta usein tosia (paitsi osa sanonnoista, jotka ovat pelkkää höttöä). Vai onko kyseessä tapa tuoda esille omaa arvomaailmaa?

Yhteisöpalveluissa on kieltämättä vaikea välttyä inspiroivilta aforismeilta ja lainauksilta. Ne saavat paljon tykkäyksiä, mutta samalla niiden jakamista pidetään nähtävästi mitä ärsyttävimpänä käytöksenä. Pikainen googlauskierros osoitti, että inspiraatiolainauksia pidetään kliseinä, niistä on tullut suosittu parodian aihe, ja yritysten nettipresenssissä niitä pitäisi kuulemma varoa!

On muuten mielenkiintoista, etten saa näkyviin kuvan mukaista listaa aloittaessani haun tekemisen suomeksi. Onko syynä pieni kielialue vai olemmeko me yrmyiksi väitetyt suomalaiset salapositiivisia?

Ilmeisesti inspiraatiolainausten jakaminen kuitenkin vaikuttaa myönteisesti sekä jakajaan että lukijaan, muutenhan ihmiset eivät niitä internetin paheksunnan uhalla jakaisi eivätkä peukuttaisi. Eräs positiiviseksi psykologiaksi kutsuttua suuntausta kansantajuistava teos on Sonja Lyubomirskyn The How of Happines (Kuinka onnelliseksi, Basam Books). Teoksessa on lueteltu kaksitoista onnellisuutta lisäävää aktiviteettia, joiden joukossa ovat mm. kiitollisuus, optimismi ja elämän pienten ilojen arvostaminen. Pitäisin todennäköisenä, että nämä ovat jollakin tavoin yhteydessä inspiraatiolainausten jakamiseen. Sitä en tiedä ketkä kaikki niitä alun perin laskevat liikkeelle ja millaiset heidän motivaationsa ovat, mutta ainakin lukijoiden kiitollisen ja optimistisen elämänasenteen tavoittelua inspiraatiolainaukset tukevat. Lukijat saavat niistä jotakin (=tykkäys) ja tunne halutaan välittää muillekin =(jako).

Miten sitten on mahdollista, että tällainen rakastettu sisältö koetaan myös ärsyttävänä? Olenko itsekin jotenkin viallinen, kun en tahdo jaksaa kaikkea ”lämpöistä ja pörröistä” positiivisuutta? Tähänkin löytynee selitys Lyubomirskyn teoksesta, mikäli sen lukee loppuun saakka. Kirjassa nimittäin sanotaan, että kaikki onnellisuusaktiviteetit eivät toimi kaikilla ihmisillä samalla tavoin. Tämä puoli on harmillisen usein jätetty vähemmälle kun kirjaa on referoitu. Onnellisuutta edistävät toimintatavat kulkevat kiinnostavalla tavalla nippuina. Jos esimerkiksi flowkokemukset tekevät minut onnelliseksi, todennäköisesti myös elämän pienistä iloista nauttiminen ja tavoitteisiin sitoutuminen ovat onnellisuuteni kannalta edullisia. Sen sijaan optimismin ja kiitollisuuden korostaminen voi olla vähemmän merkityksellistä. Helpotus. En olekaan vakavasti kyynistynyt vaan pelkästään erilainen kuin Coelhoa fanittava kaverini.

Lyubomirskyn näkökulma onnellisuuteen on tietenkin vain yksi monista. Kirja kuitenkin muistuttaa, että ehkä meidän vain pitää hyväksyä erilaisuus toisissamme. Jos kaverini rakastaa ääripositiivisuutta, suotakoon se hänelle. Hän toivottavasti kestää sen, että minua hykerryttävät toisenlaiset asiat.

***
Tiesitkö muuten, että mahdollisesti olemme onnellisuuden suhteen pakkomielteisiä jopa omaksi vahingoksemme?  Mikäli tämä näkökulma kiinnostaa, suosittelen seuraavia: Onnellisuusansa (Russ Harris)ja Joustava mieli (Arto Pietikäinen).