Kun työtilat ovat pilven päällä, tarvitaan ryhmätyötaitoja

Työ verkossa on usein ryhmätyötä. Siihen tarvitaan taitoja, joita ilman työskentely yhteisen tavoitteen eteen on vähintään hankalaa.

Olen itse tehnyt useita työprojekteja siten, että ryhmän jäsenet toimivat verkossa joko suurimman osan ajasta tai osittain. Jotkut projektit ovat menneet hyvin ja jotkut huonosti. Koska ihminen oppii, hyvä ja huono ovat kokemuksina aivan yhtä arvokkaita.

Valmius jakaa

Verkossa tehtävän työn edellytys on, että ollaan valmiita jakamaan omaa osaamista. Asenteet vaikuttavat muuttuvan tässä suhteessa yllättävän hitaasti.

Oman osaamisen ja työn tulosten jakamisen tuskaa voi selittää mm. itseen kohdistuvista täydellisyyden vaatimuksista ja arvostelun pelosta.

Se, että muut saavat omasta työstä hyötyä on myös yksi jakamisen este. Tässä kohden haluaisin kyseenalaistaa johtamis- ja palkitsemiskäytäntöjä. Miksi puhutaan kollaboraatiosta jonakin hyvänä ja edistämisen arvoisena asiana kun samalla palkitseminen perustuu pääasiassa yksilösuorituksiin? Yksilöt ovat myös niitä, jotka irtisanotaan. Pitäisi sekä kilpailla yksilönä ensimmäisestä palkinnosta että olla valmis jakamaan osaamistaan. On pelkästään inhimillistä, että tällaisessa tilanteessa ihmiset laskevat tarkkaan paljonko kannattaa antaa yhteisen eteen.

Keskeneräisyyden sietäminen

Nykyaikaisen tietotyön eräs piirre on siihen liittyvä vuorovaikutus, toisin sanoen, työ on avointa ja läpinäkyvää. On hyvin vähän sellaisia tehtäviä, joiden tekeminen tai tekemättä jättäminen ei vaikuttaisi jonkun toisen tehtävien etenemiseen. Yhä useammin myös todetaan, ettei ole aikaa odottaa, että joku tai jotkut saavat työnsä täysin valmiiksi, vaan prosessi halutaan avata mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Sisältöjen muokkaus yhteistyönä tarkoittaakin käytännössä keskeneräisen tekeleen jakamista. Tässä voi olla suuri kynnys ylitettäväksi: Oman puolivalmiin työn paljastaminen hirvittää, koska sitähän voi joku vaikka arvostella. Tämänkin asenteen voisi palauttaa johtamiskäytäntöihin, joiden koodistossa virheen tekeminen on synti ja siitä rankaistaan viimeistään seuraavalla yt-kierroksella. Moka ei ole lahja keskivertoesimiehelle! Kuitenkin yhdessä tekeminen ja avoimuus parhaimmillaan tehostavat tietotyötä, koska esimerkiksi odotettavissa olevista pulmakohdista päästään keskustelemaan ajoissa eikä vasta sitten kun deadline häämöttää ja mahdolliset korjausliikkeet voivat olla jo myöhässä.

Luottamus

Keskinäinen luottamus on ryhmätyön alkuainetta. Luottamus syntyy kun ryhmän jäsenet kunnioittavat toisiaan ja arvostavat toistensa osaamista. Jo keskeneräisen työn alistaminen toisten arvioinnille ja tiedon jakaminen vaativat luottamusta. Yhteistyön lopputulos tuskin on kaksinen, jos osapuolet pitävät päätavoitteenaan voittaa keskinäisessä kilpailussa sen sijaan, että pitäisivät kunnia-asianaan parhaan mahdollisen sisällön tuottamista. Hyvän lopputuloksen saavuttaminen voi merkitä myös sitä, että on puollettava päätöksiä, joita ei itse alun perin kannattanut.

Yhteisissä tuotoksissa on myös unohdettava täydellisen tasapuolisuuden toteutuminen jokaisessa työvaiheessa. Jotkut ryhmästä voivat jäädä taka-alalle tänään, mutta huomenna on heidän vuoronsa loistaa. Jos on epävarma, kärsimätön ja ylenpalttisen kilpailuhenkinen, vaikeuksia on tiedossa. Pitäisi pystyä luottamaan siihen, että kokonaisuutta tarkasteltaessa ryhmän jokaisen jäsenen panos kuitenkin osoittautuu yhtä merkitykselliseksi.

Viestintätaidot

Ryhmätyössä on osattava tuoda omat näkemyksensä esille ja niitä saa puolustaakin, mutta vaikuttamatta hyökkäävältä tai provosoivalta. Hyvää viestintää on taito kuunnella, antaa tunnustusta ja kiittää avusta.

Myös vaikeista kysymyksistä on pystyttävä keskustelemaan. Itse olen ainakin oppinut kyselemään. Muuten ei voi olla varma siitä, että olen toisten kanssa samalla aaltopituudella ja että olemme ymmärtäneet asiat samalla tavalla. Hyvä viestintä ja luottamus ovat toisiinsa yhteydessä. Ellei ole luottamusta, ennen pitkää on tiedossa myös kommunikaatiokatkoksia.

Kyky tehdä työtä itsenäisesti

Itsensäjohtamisen taidot ovat ajattomassa ja rajattomassa tietotyössä arvokasta osaamista. Moni ei tule ajatelleeksi, että työryhmän toiminta verkkoympäristössä vaatii osallistujilta myös kykyä työskennellä itsenäisesti. Vaikka aineistot ja tarvittava tieto jaetaan, työtä joutuu tekemään myös yksinään. Jos on sitä tyyppiä, että jonkun pitää koko ajan hiillostaa ja muistuttaa deadlinesta, ei sovellu verkkoympäristöihin. Parempi pysytellä perinteisissä kellokorttiympäristöissä niin kauan kuin sellaisia jostakin vielä löytää.