Miten lopetan ajanhaaskauksen ja vätystelyn netissä

Edellisessä postauksessa lupasin kertoa tarkemmin "muista aikatauluista, joita on tulossa huolehdittaviksi". Näistä etusijalla on seuraava kirjani, joka käsittelee fiksua nettikäyttöä. Lyhyesti sanottuna: Miten lopetan ajanhaaskauksen ja vätystelyn netissä. Eräs keskeinen teema onkin tiedonhaku, joka ei ole pelkästään googletusta – tiesitkö muuten tätä? Toinen tärkeä taito on myös tiedon hallinta – löytämiäsi mahtavia lähteitä koskevat tiedot on osattava laittaa talteen niin, että saat ne käyttöön aina tarvittaessa. Tallennetun tiedon löytymisen ja hyödyntämisen pitää olla yhtä helppoa kuin huulipunan esille ottaminen käsilaukusta, muutenhan tiedon etsimiseen käytetty aika ja vaivannäkö on mennyt harakoille. Tottakai käsittelen myös sosiaalista mediaa, mutta markkinointi ja vuoropuhelu entisten, nykyisten ja tulevien asiakkaiden kanssa ei kuulu tähän kirjaan. Sen sijaan opastan miten hyödynnät yhteisöpalveluista sitä puolta, joka edistää ammatillista kasvuasi, kehittymistäsi ihmisenä, yhdistysaktiivina, työntekijänä tai mitä tahansa nyt haluatkin pitää tavoitteenasi.

Jos tämä kolahti, kuulut selvästi kirjan kohderyhmään.

Kirjan työnimi on muuten Tätinörtin nettiniksit, mutta mitä todennäköisimmin nimeä tullaan jalostamaan syksyn aikana. Olen luvannut käsikirjoituksen olevan valmis vuoden loppuun mennessä. Kirjan kustantaa Docendo Oy.

Olen lupautunut kirjoittamaan Docendolle myös Visual-sarjaan liittyvät oppaat uuden Microsoft Officen Excelistä ja PowerPointista. Lopullinen aikataulu tietysti riippuu uuden Officen julkaisuaikataulusta, joten tähän palataan tarkemmin myöhemmin.

Tätinörtin Office-vinkkejä nyt Applen kirjakaupasta

Muistatteko viime talvena julkaisemani Tätinörtin niksikirjan, jota jakelin rajoitetun ajan? Nyt voit ladata Applen kirjakaupasta iPadille tehdyn lyhennetyn version, joka sisältää alkuperäisen opuksen Microsoft Office -niksit sekä joitakin blogikirjoituksiani kevyesti muokattuina. Jätin pois yhteisöpalveluita ja verkkotyökaluja koskevat kohdat, koska suurin osa oli päässyt vanhentumaan.

Teos on maksuton. Tilini Applen kirjakauppaan on kuitenkin Paid Books Account, mikä tarkoittaa sitä, että niin halutessani voin myös hinnoitella julkaisemani sisällön. En kuitenkaan tällä erää lupaa mitään, sillä nyt on muita aikatauluja tulossa huolehdittaviksi – kerron niistä pian tarkemmin.

Kiinnostaako iPad-sisällön julkaisu Applen kirjakaupan kautta?

Omaa tuotantoasi voit laittaa tarjolle ilmaiseksi, jolloin riittää Free Books Account -tili. Jos takaraivossa kuitenkin muhittelee ajatus ansaita taskurahoja  kirjoitttamisellaan, kannattaa saman tien ottaa Paid Books Account -tili. Tilin tyyppiä ei voi muuttaa, ymmärtääkseni olisi tosin mahdollista luoda toinen tili. Suosittelen joka tapauksessa tutustumista sisällöntuottajille annettuihin ohjeisiin, aloita vaikka tästä.

Ohjeesta käy mm. ilmi, että tarvitaan US Tax ID, joka vastaa suunnilleen meidän Y-tunnustamme. Tunnusta hankkivan kannattaa varautua aikamatkaan: Muualla kuin USA:ssa asuvat joutuvat asioimaan faksin välityksellä tai puhelimitse. Faksin! Minähän en ole faksia nähnytkään 15 vuoteen, joten puhelin oli ainoa keino asioiden hoitamiseksi. Joltakin keskustelufoorumilta sain vinkin täyttää hakulomake etukäteen. Se oli viisas neuvo! Lomakkeessa on monta kohtaa ja puhelusta tulee pitkä vaikka tiedot olisivat valmiina paikoillaan. Eikä kaikkea tarvitse tietää. Jos jokin ruksi oli väärässä ruudussa tai sanoin, että en tiedä mitä tähän olisi pitänyt laittaa, virkailija rapisteli hetken papereitaan ja asiat selvisivät.

Tax ID -numeron saa heti puhelimessa ja sitten voikin mennä täyttämään myyntitilin perustamiseen tarvittavia kuponkeja. Kiire ei kuitenkaan ole, sillä numeron myöntämisen jälkeen on viive ennen kuin sitä vastaavat tiedot tunnistetaan Applen tietokannassa.

Kirjakin on sitten jossakin vaiheessa kirjoitettava ja taitettava. Jos teet taiton iBooks Authorilla, kokemus esimerkiksi InDesignista auttaa. Mm. O’Reillyn nettikirjakaupassa on hyvä maksuton opaskirja. Huomaa, että paid books -puolella vaaditaan ISBN-numero vaikka kirja olisi maksuton. Suomessa ISBN-numeron hankkiminen käy vaivattomasti. Ainakin minun kohdalleni sattui mitä avuliain Kansalliskirjaston virkailija, joka myös suositteli ottamaan oman kustantajatunnuksen – siispä otin sellaisen (tämänhän ISBN-numerolukutaitoinen näkeekin).

Office-niksikirja iPadille on ensisijaisesti iBooks Author -taittoharjoitteluni tulos. Ulkoasussa on käytetty sovelluksen perustemplatea eikä kirjassa ole vielä hyödynnetty työkaluja, joilla sisältöön saisi vuorovaikutteisuutta. Tärkeimmäksi tavoitteeksi otin nyt opetella julkaisuprosessin kokonaisuutena jo olemassa olevan materiaalin pohjalta, mutta kehitystyöhän on sallittua.

Julkaisija tarvitsee kärsivällisyyttä

Jos suunnittelet sisällöntuottamista maksulliselle puolelle, huomioi myös se, että kriteerit ovat tiukemmat kuin ilmaispuolella. Ellei kirja toimi teknisesti, se palaa korjattavaksi. Minunkin ensimmäinen lataukseni pullahti takaisin, koska sisällysluettelo oli laadittu väärin – tarkemmin sanottuna kirjan rakenne oli pielessä, mistä sitten seurasi kelvoton sisällysluettelo. (Free books -puolella ollaan nähtävästi sallivampia, sillä pari malliksi lataamaani ilmaiskirjaa olisi narahtanut aivan samasta asiasta.)

Koko julkaisuprosessi muistutti hetkittäin tikkuisen palapelin kokoamista, mutta kun kaikki osaset olivat löytyneet ja napsahtivat omille paikoilleen, tuntui autuaalta. Voi sitä riemua kun aikaisin keskiviikkoaamuna 22.8 näin iTunes Connect -tililläni vihreän lampun. Hämmästyin itsekin miten tohkeissani olin tästä projektista. Joku voisi sanoa, että lapsellista! Mutta jos ihmiseltä menee kyky olla lapsellinen, se ei suinkaan tarkoita sitä, että hän olisi aikuinen tai jotenkin erityisen kypsä. Silloin on yksinkertaisesti pystyynkuollut!

Tee kuten moni muukin on tehnyt ja hae omasi pois! Kirja löytyy nimellä “Microsoft Office. Niksejä ja ohjeita”. Ilahtuisin muuten tavattomasti jos jaksaisit käydä antamassa palautetta lomakkeella, jonne pääsee alkusanojen lopussa olevasta linkistä tai tästä.

Narsisteja äidin oomme kaikki

Sosiaalisen median on todettu taas kerran lisäävän narsistisia piirteitä sekä itsetuntoa. Näin kertoi viikonloppuna Taloussanomat. Jutusta ei ainakaan minulle tullut selvästi ilmi tarkoitettiinko sairaalloista narsismia (taustalla huonommuuden tunne, jota pitää ahkeralla kehuskelulla peitellä) vaiko sellaista tervettä keskitietä, mihin narsismin ja itsetunnon rinnastuskin viittaa.

Mutta mitenkähän on? Sosiaalisen median “aiheuttamasta” narsismista on kirjoitettu ja puhuttu ennenkin nimenomaan kielteisenä ilmiönä. Löytyisikö taustalta järkytys, mikä toisenlaisessa kulttuurissa kehittyneet sosiaalisen median käytännöt ovat olleet monelle vaatimattomuuteen kasvatetulle suomalaiselle. Kansanperinteemme ei ole suosinut sitä, että itsestä puhuttaisiin myönteisesti silloinkaan kun siihen olisi aihetta. Ei ainakaan, jos on syntynyt ennen 80-lukua. Tätä vanhemmat opettelevat edelleen myönteistä suhtautumista itseen ja välillä harjoitukset lähtevät lapasesta ilman sosiaalista mediaakin. Olen riittävän usein kuunnellut livenä miten omaan ääneensä ja tekemisiinsä ihastunut pässinpää käy tauotonta monologia aiheena “mä, mun tekemiset ja mun tavarat”. Piiloelvistely (humblebragging) oli sosiaalinen normi jo 70-luvulla: Kotiseutuyhdistyksen kakkujaoston monasti palkitsema emäntä kutsui vieraansa herkkuja notkuvan kahvipöydän ääreen toteamalla miten “tässä nyt vaan jotakin pientä ja eihän tämä nyt mitään ole ja kun marmorikakkuunkin tipahti liikaa kaakaota”.

Häiritsevänä koettu omakehu IRL ja omakehu somessa ovat kokemuksina erilaiset:  Samassa kahvipöydässä istuvasta narsistista eroon päästäkseen pitää valehdella joku kiireprojekti, jonka pariin pitää rientää heti nyt ja tässä paikassa. Se koettelee toisinaan kekseliäisyyttä ellei sitten käämi käryä siihen malliin, että paikalta poistuu viisveisaamatta vaikka vaikuttaisi töykeältä. Sosiaalisessa mediassa ei taas tarvitse selitellä. Senkun vierittää sivua, vaihtaa palvelua tai ilmiön ollessa jatkuva, pistää kylmästi uutisvirran piiloon. Toisaalta livenarsistin juttujen yksityiskohdat unohtuvat ja jää vain vaikutelma rasittavasta tyypistä. Verkosta luettu itsekehu näyttää jotenkin paljon hävettävämmältä koska teksti on pysyvämpää kuin puhe. Sitä voi aina palata omassa sairaalloisessa tirkistelynhalussaan katsomaan: “Onko tuo oikeasti noin nolo.”

Entä me yrittäjät? Olen kritisoinut sitä jänisräikän pyöritystä millä sosiaalisessa mediassa elämöidään. Minua on sitten ojennettu sanomalla, että pitäähän yrittäjän tuoda itseään esille. Tietysti pitää. Ei se esilletuominen vaan se tapa! Pari esimerkkiä suhteellisen tuoreista yritysbloggaajille annetuista ohjeista, joita voinee soveltaa muissakin yhteisöpalveluissa:

“Hyvä asiantuntija-, organisaatio- tai yritysblogi esittelee asiakkaalle pikemminkin noita hyötyjä, kuin keskittyy omaan napaansa. Heivaa siis minä, minä, minä -asenne, ja tempaise pöytään hyödyllinen osaamisesi.” (Zento Oy ja Hanna blogipostauksessa Hyöty takaa, että blogissasi on käyty)

“Vaikka yritysblogin pohjimmainen tarkoitus usein onkin markkinointi, pitäisi markkinointia tuoda esille blogissa mahdollisimman vähän. Vaikka yritetäänkin lisätä myyntiä ja mainostaa uutta tuotetta, ei sitä voi sanoa blogissa suoraan. Asiakkaat eivät pidä tyrkyttämisestä, joten älä sorru siihen blogissa.“ (Viestintätoimisto Suodatin ja blogiartikkeli Mistä yritysblogiin voi kirjoittaa)

“Asiantuntijablogi ei markkinoi perinteisin metodein.--- Se ei myöskään kehu, kuinka hyvä kirjoittaja on omalla alueellaan.---Sisältömarkkinoinnissa sinun ei tarvitse sanoa: ‘Osaan paljon!’, vaan lukijasi alkavat kertoa siitä puolestasi: ‘Tuo bloggaaja osaa paljon.’ Suosittelu on uskottavampaa kuin omakehu” (Kortesuo, Kurvinen: Blogimarkkinointi-kirja)

Lukeepa mitä tahansa tekstiä sisältömarkkinoinnista, viesti on aina sama: Tarjoa käyttökelpoista tietoa, tyrkytyksen sijaan oma osaaminen esiin hienovaraisemmin. Maailmaa parantavaan idealismiin taipuvaisena ihmisenä tykkäsin kovasti ajatuksesta, että voisin yrittäjänä hankkia hyvää mainetta auttamalla ja jakamalla tietoa. Jos tätä esitellään hyvänä käytäntönä niin minkä takia sitä näkee niin vähän?

Sellainen vaikutelma siis omia ympyröitä tarkkailemalla on syntynyt , että omakehu sosiaalisessa mediassa on lisääntynyt. En silti vieläkään ole valmis sanomaan, että sosiaalinen media erityisesti olisi sitä aiheuttamassa. Ennemminkin kyse voi olla siitä, että siellä missä on ihmisiä, näkyvät myös ihmisten tavat. Kun nyt “kaikki” ovat tulleet verkkoon, tavanomainen pönötys ja mahtailu ovat tulleet mukana. Tästä ainakin suomalainen some oli mukavan vapaa kun otin ensi askeleitani siellä joskus kauan sitten.

Voi tietysti olla, että kun sosiaalisessa mediassa kerran nyt ovat “kaikki”, vain äänekkäin huomataan ja se on hyväuskoinen luuseri, joka jakaa tietoa ilmaiseksi! Omakehu ei silti  kerro laadusta mitään. Kun itse etsin tekijää johonkin ja päädyn toteamaan miten ko. alueen asiantuntija blogissaan ampuu itseään nilkkaan ripottelemalla lupaavasti otsikoidun tietoartikkelin täyteen pitkästyttävää herutusta omasta erinomaisuudesta, haku jatkuu. Miksi luottaisin sellaiseen, jonka pitää selvästi jo itselleenkin todistella miten hyvä hän on?

Microsoft Office 2013 on jo täällä, ainakin testattavana

Oli suuri kiusaus yllättää ensimmäisen loman jälkeisen blogipostaukseni aiheella, mutta pysytään nyt tässä, josta kaikki kuitenkin arvasivat minun kirjoittavan. Microsoft Office 2013 -testiversiohan on ollut vapaasti asennettavissa jo heinäkuun puolesta välistä lähtien.

Paketin voi ujuttaa Windows seiskaan tai hakea käyttöjärjestelmäksi Windows 8 Release Preview -version, jonka kaveriksi uusi Office selvästikin on suunniteltu.  Itse päädyin jälkimmäiseen vaihtoehtoon, josta seurasi helpoin tekemäni käyttöjärjestelmäasennus ikinä. Tämä siitäkin huolimatta, että toimin toisin kuin oikeaoppisesti pitäisi ja asensin kasin testikäyttöön ottamassani koneessa olleen Windows Vistan päälle! Microsoft suosittaa asentamaan Officen testiversion virtuaaliympäristöön tai sitten erikseen testikäyttöön pyhitettyyn koneeseen. Olen ihan samaa mieltä. Testiversio ja tuotantokäytössä oleva tietokone on kehno yhdistelmä.

Jos Windows kasin asennus sekä kiehtoo että kauhistuttaa, tässä pari linkkiä avuksi: Ensimmäinen neuvoo, miten tehdään boottaava asennusväline ja toisessa on tarkat kohta-kohdalta -ohjeet päivitysasennuksen varalle.

Windows 8 -version opetteluun on muuten hyvä varata vähän aikaa. Minä edustan koulukuntaa, jonka mukaan tosinainen ei ohjeita lue ennenkuin savu tupruaa. Nyt olisi kannattanut luopua tuosta tavasta, uskokaa pois!

Asennus suoraan pilvestä

Sitten Officeen, jonka asennuksen voi käynnistää testiversion viralliselta sivulta CTR-prosessina (Click to Run). Oma valintani oli Small Business -versio, jota varten ohjattiin ensin luomaan Microsoft Office 365 -tili. Tämän jälkeen paikalliset desktop-sovellukset pääsi asentamaan suoraan verkosta. Asennukseen yhdelle tietokoneelle tilinluonteineen kaikkineen meni noin tunti 8M/1M:n yhteydellä koneen ollessa verkkopiuhassa kiinni. Asennuksesta eniten aikaa söi työvaihe, joka alkoi ilmoituksella “please stay online as we make some finishing touches”. Tämä viimeinen viilaus vei kolme varttia, mutta sen jälkeen: Caramba!

Nähtävästi asennuspaketin voisi myös ladata oman tietokoneen kansioon ja asentaa se perinteiseen tapaan. Tästä kerrotaan Geeteshin  kirjoittamassa artikkelissa Step-by-Step-Install of the Office 2013 MSI Download.

Pelkistetty käyttöliittymä miellyttää silmää

Kuten kuvasta näkyy, ohjelmien valintanauha on hengissä (klikkaa kuva suuremmaksi). Käyttöliittymää on muutenkin ehostettu kevyesti ja pidän kovasti tästä latuskaisesta uudesta lookista. Yksittäisten ohjelmien sisällä on tietenkin vanhemmista versioista tuttuja toimintoja, mutta uuttakin löytyy. Mm. levyllä oleva pdf-tiedosto näkyy Avaa-ikkunassa Word-dokumenttina. Se myös aukeaa tekstinkäsittelyohjelmaan, jossa sitä voi editoida. Tarvitaan tosin muutaman dokumentin verran enemmän kokemusta, ennenkuin suostun sanomaan miten mutkattomasti muunnokset toimivat. Entä mitä mahtavatkaan tehdä Excelin PowerView tai Flash Fill....

Vahva verkkointegraatio ja sosiaalisuus

Monipaikkainen työ yleistyy ja tarvitaan joustavia työvälineitä ja -ympäristöjä. Jokainen työvälinesovellus onkin integroitu tiiviisti verkkoon, oletustallennussijaintina on käyttäjän oma SkyDrive.

“Office on nyt sosiaalinen” hokemaa kuulee ja näkee kyllästymiseen saakka. Irvistän häijysti aina kuullessani tuota, sillä Officehan on vasta pelkkä ympäristö. Tarvitaan käyttäjät, jotka toiminnallaan tekevät siitä sosiaalisen tai mitä ikinä ympäristön halutaankin olevan. Uusi Office kyllä tarjoaa erinomaiset mahdollisuudet työskentelytapoihin, jollaisiin monet ovat jo ehtineet tottua verkon yhteisöpalveluissa. Tämä muuten tarkoittaa myös sitä, että siirtymäkoulutuksissa mukana olevien kouluttajienkin on ymmärrettävä mitä yhteisöllinen työskentely käytännössä merkitsee. Ainakaan järjestelmiä ei voi syyttää siitä, ettei tietoa saisi liikkumaan sinne missä sitä tarvitaan. Yhteisöllisten työskentelytapojen toteutuminen työpaikoilla on enää asenteista ja tahdosta kiinni, joiden muuttamisessa voikin olla suurempi työ kuin uudenlaisen työympäristön pystyttämisessä.