Evernoten tunnisteet

Eilisessä postauksessa esiteltyjä muistikirjoja voisi verrata tietokoneen kansioihin tai mappeihin hyllyssä. Muistikirjan nimi on kuin mapin selkämykseen kirjoitettu tieto sisällöstä, esimerkiksi Verotus. Tunnisteita voisi vastaavasti verrata mapin välilehtiin. Niitä käytetään muistikirjan sisällön lajitteluun ja järjestämiseen.

Voit luoda uuden tunnisteen leikettä lisätessäsi tai muistiinpanoa luodessasi kirjoittamalla aihesanan ja painamalla Enter. Tunniste voi muodostua kahdesta tai useammasta sanasta, mutta tällaisia on syytä välttää, poikkeuksena erisnimet.

Valitse tunnisteet huolella

Tunnisteisiin pätee sama kuin muistikirjoihin: Järjestelmäsi pitää olla niin yksinkertainen, että käytät sitä. Et saa joutua miettimään sopivaa tunnistetta liian pitkään. Yksi tai kaksi tunnistetta muistiinpanoa kohti on yleensä riittävästi, kolmatta tarvitaan harvoin. Meidän Evernote-hörhöjen joukosta löytyy erilaisia koulukuntia. Jotkut suosittelevat harkiten laadittua muistikirjajakoa ja Evernoten monipuolisten hakutoimintojen hallintaa. Tunnistevalikoima tulisi heidän mielestään pitää minimaalisena. Itse koen tunnisteista olevan kohtalaisesti apua etenkin selattaessa muistikirjoja iOS-mobiilisovelluksilla. Tunnustan kyllä, että toimiva tunnistesysteemi löytyi vasta kohtalaisen säädön jälkeen.

Varo turhia tunnisteita. Jokaiseen uuteen tunnisteeseen pitää suhtautua aivan kuin sen käyttöönotto maksaisi. Esimerkiksi minun tapauksessani tunnisteparin  Microsoft Office ja Excel ensimmäinen tunniste on täysin tarpeeton. Olisin pulassa ellen tietäisi, että Excel on Microsoft Office -paketin osaohjelma. Sen sijaan Excel ja koulutus tunnisteparina kertoo jo jotakin. Excel viittaa ohjelmaan itseensä ja koulutus voisi tarkoittaa, että olen ajatellut voivani käyttää artikkelissa esitettyä ratkaisua demoesimerkkinä koulutuksessa.

Mikäli oman systeemini avaamisesta on jollekulle apua, niin näin se menee muistikirjatasolta lähtien: Työt-muistikirjassa oleva tunniste MindManager viittaa ohjelmatuotteeseen ja blogi-tunniste voisi tarkoittaa, että olen tehnyt muistiinpanoja blogipostausta varten. Jälkimmäinen tunniste siis täsmentää miksi kirjoitin muistion tai tallensin tiettyä aihetta käsittelevän leikkeen. Vastaavasti yksityiselämän asioita sisältävässä muistikirjassa asiasana koira viittaa nelijalkaisiin kavereihini ja naksutinkoulutus tarkentaa mistä niihin liittyvästä jutusta on kyse.

Tunnisteet eivät järjesty hierarkkisesti

Vaikka antaisit leikkeelle kaksi tunnistetta ja mielessäsi pidät toista tärkeämpänä, Evernote listaa yhteen leikkeeseen tai muistiinpanoon lisätyt tunnisteet aakkosjärjestykseen. Jos esimerkiksi leikkeellä on tunnisteina Facebook ja verkosto, löydät saman leikkeen molemmilla tunnisteilla, mutta listanäkymässä tunnisteiden nimet ovat leikkeen vieressä aakkosjärjestyksessä, riippumatta siitä kummalla etsintä on toteutettu. Mikäli ehdottomasti haluat käyttää hierarkkista tunnistesysteemiä, tutustu alitunnisteisiin (sub tag).

Vältä päällekkäisyyksiä ja epämääräisyyksiä

Pysyttäydy joko yksikössä tai monikossa: Elokuva tai elokuvat. Tässä Evernote jopa auttaa sinua. Kun olet kerran käyttänyt tiettyä tunnistetta ja ryhdyt kirjoittamaan sitä seuraavan kerran, Evernote tarjoaa aikaisemmin käyttämääsi. Mikäli saat aikaan samasta tunnisteesta erilaisia versioita (yksikkö vs. monikko, oikea vs. väärä), kiristä pipoa ja poista virheellinen tunniste heti. Mikään ei ole ärsyttävämpää kuin erilaiset, mutta melkein samanlaiset tunnisteet samalle asialle.

Älä käytä tunnisteita kuten lue joskus tai kiinnostava. Mitä apua niistä on siinä vaiheessa kun olet merkinnyt tällä tavoin 100 leikettä, joiden sisältö vaihtelee koiran naksutinkoulutuksesta Google Analyticsin muutoksiin? Jos löydät kiinnostavan artikkelin, jonka haluat lukea myöhemmin, lisää se aiheeseen sopivaan muistikirjaan asianmukaisesti tagattuna. Luet sen joskus tai sitten et.

Tätinörtin niksivalikoimasta poimittua

Tunnisteen on hyvä liittyä aiheeseen, mutta kun Evernote-tietokantasi kasvaa, saatat toivoa, että tietyt asiat nousisivat etusijalle listatessasi muistiinpanoja tunnisteiden perusteella. Käytä tärkeimmille asioille varattujen tunnisteiden nimessä esimerkiksi huutomerkkiä (!) tai asteriskia (*) ja saat nämä tunnisteet aina aakkostetun listauksen alkupäähän. Niksi sopii esimerkiksi korvaamaan edellisessä postauksessa mainitsemani tärkeille työprojekteille luotavan väliaikaisen muistikirjan.

Chromen verkkoleikkuriin ilmaantui hiljattain uutena ominaisuutena älykäs arkistointi, joka tarkoittaa sitä, että verkosta löydettyä artikkelia lisättäessä Evernote ehdottaa kohdemuistikirjaa artikkelin sisällön ja aikaisemman toimintasi perusteella.

Ensi viikolla tutkitaan Evernoten monipuolista hakutoimintoa.