Word vs. OneNote

Moni sanoo, ettei tarvitse erillistä muistikirjaohjelmaa, koska käyttää mm. kokousmuistiinpanojen tekemiseen Wordia. Onnistuuhan tietysti muistiinpanojen tekeminen niinkin. On kuitenkin monta hyvää syytä, jotka puoltavat OneNoten käyttöä muistiinpanojen tekemiseen kokouksissa sekä niihin valmistauduttaessa ja missä tahansa kokousten ulkopuolella. Yksikään hyvistä syistä ei myöskään tee Wordia tarpeettomaksi tai hankaloita sen käyttöä tekstin työstämiseen myöhemmässä vaiheessa.

Kuva: iStockphoto

Word on tekstinkäsittelyohjelma, joka sopii mainiosti pitkien tekstikokonaisuuksien kirjoittamiseen, jäsentelyyn ja muuhun muokkaamiseen. Wordissa ei kuitenkaan ole toimintoja, jotka tukisivat joustavaa muistiinpanojen tekemistä sekä muistiinpanoihin liittyvän monipuolisen sisällön lisäämistä nopeasti ja vielä kaiken tämän sujuvaa hakua. Jo pelkästään se, että jokainen uusi Word-asiakirja on tallennettava ja nimettävä sekä vielä muistettava tallentaa säännöllisin väliajoin sisällön muuttuessa, tekee siitä paljon OneNotea kömpelömmän muistiinpanovälineen.

Kun valmistaudut kokoukseen, voit kirjata OneNoteen asioita, jotka haluat ottaa esille. Voit myös liittää muistiinpanoihin kokonaisia asiakirjoja tai linkkejä niihin. Kun täydennät etukäteen tekemiäsi kysymyksiä, saat samalla tekstiä kokousmuistioon tai pöytäkirjaan mikäli kirjoittamisnakki osuu kohdallesi – OneNotestahan on helppo viedä yksittäisiä tekstikappaleita tai vaikka kokonainen sivu Wordiin jatkokäsiteltäväksi.

OneNote-ohjelman käyttöä puoltavat lisäksi seuraavat ominaisuudet:

• Sivujen ja muistikirjojen välillä liikkuminen on nopeaa, koska ei tarvitse availla, tallentaa tai sulkea tiedostoja. Kaikki sisältö on heti saatavilla sen jälkeen kun OneNote on avattu.
• Muistiinpanoja voi järjestellä vapaasti yksittäisen muistikirjan sisällä ja myös muistikirjojen välillä.
• Tekstin korostamiseksi ja merkitsemiseksi on erilaisia työkaluja. Muistiinpanoihin voidaan liittää tunnisteita, joita taas voi hyödyntää hakutoiminnossa.
• Edellisessä kohdassa mainittu OneNoten hakutoiminto on tehokas. Haun voi määrittää kattamaan sopivaksi katsomansa kokoisen alueen.
• Yhteydet muihin ohjelmiin helpottavat työntekoa. Edellä mainitun Word-yhteiskäytön lisäksi voit mm. siirtää Outlook-viestin OneNoteen tai määritellä Outlook-tehtäviä OneNotesta käsin. 
• OneNote-muistikirja voidaan myös jakaa. Epävirallisemmissa yhteyksissä kokousmuistiinpanot saa työkavereille suoraan OneNotesta mahdolllisine linkkeineen, piirroksineen ja kuvineen.

Ja muista myös, että OneNote-muistiinpanoja voi tehdä myös muistikirjan ollessa suljettuna (pikamuistiinpanot). Hyväkään idea ei ole minkään arvoinen jos sen unohtaa!

Vielä mobiilikäyttäjille muistutukseksi, että OneNote on tällä hetkellä saatavilla Windows-puhelimille sekä iPhonelle/iPadille ja Androidille.

(Tulossa on vielä pari muuta OneNotea käsittelevää ohjeartikkelia, joten jos olet harkinnut tämän työkalun käyttöönottoa tai kaipaat lisävinkkejä niin pysy kuulolla.)