Tehtävälistat Google-ympäristössä

Sähköposti- ja kalenteriohjelmien käyttöä käsittelevässä sarjassa on nyt vuorossa tehtävämuistutusten tekeminen Google-ympäristössä. Edellisellä kerralla kirjoitin Gmailin tunnisteista ja viestien merkitsemisestä, mutta näiden toimintojen kanssa pysytään sähköpostien puolella. Entäpä mitä Google-ympäristössä on tarjolla tehtävälistoja kaipaaville?

Gmailista löytyy Työlista, jonka saa auki selainikkunan vasemmasta yläkulmasta. Työlistaan lisätään tehtäviä kirjoittamalla tai kopioimalla valittu sähköposti tehtäväksi Lisää/Lisää tehtäviin -komennolla. Työlistan voi lähettää itselleen sähköpostilla, mutta toisin kuin Outlookin tehtävätoiminto, työlista ei hälyttele.

Googlen kalenterin sen sijaan saa hälyttämään. Itse asiassa sen oletuksena on hälytys noin 10 minuuttia ennen merkittyä tapaamista, mikä ei käytännössä ainakaan minun arjessani riitä. Oletushälytyksen voi onneksi ottaa pois käytöstä ja määritellä tapaaminen kerrallaan siten, että siitä on todellista hyötyä. No koska kalenteri hälyttää, tehtäväthän voisi merkitä siihen. Vai voiko sittenkään? Ajanhallintavelho David Allen nimittäin neuvoo, että kalenteria ei pitäisi kuormittaa millään muulla kuin tapaamisilla, jotka vaativat läsnäoloa täsmälleen määräaikana määräpaikassa. Jos sinulla on esimerkiksi tehtävä, joka pitää tehdä päivään X mennessä, mutta ajankohdalla ei ole muuten väliä, tehtävän paikka ei Allenin oppien mukaan ole kalenterissa vaan erillisessä tehtävälistassa. Tämän käytännön tarkoitus on pitää kalenteri siistimpänä. Erillinen tehtävälista, jota käydään läpi päivittäin myös muistuttaa tehtävistä tehokkaammin kuin kalenteri, johon mahdollinen deadline on merkitty tietyn päivän kohdalle. Tehtävälistan ideahan noin yleensä pitäisi olla, että tehtäviä tehdään kun niille on sopiva hetki, olipa deadline kauempana tai lähempänä ja sopivalla hetkellä tarkoitan mm. omaa vireystilaa, käytettävissä olevaa aikaa ja muita suotuisia olosuhteita.

Google-ympäristössä tehtävien hallintaan tarvitaan selvästikin erillinen sovellus. Mahdollisuuksia on useita, mutta jos käyttää älypuhelinta, yksi erinomainen vaihtoehto on Remember the Milk -apuohjelma eli lyhyesti RTM. Siitä on hyvä aloittaa, mikäli tähän mennessä ei ole käyttänyt mitään tehtävälistasovellusta. RTM on maksuton ja sen käyttöönottoon riittää kun luo tilin. Tällöin kysytään myös Gmail-tunnusta, koska RTM integroidaan kalenterin kanssa. RTM:n tunnus on kalenterissa pieni sininen ikoni, jota napsautettaessa näytetään kyseisen päivän tehtävät. Tärkeisiin tehtäviin voidaan liittää hälytys.

RTM-sovellus on saatavilla monille puhelinmalleille ja appsi kannattaakin hankkia selainsovelluksen kaveriksi. Tehtävälistan saa synkronoitua selainsovelluksen ja puhelimen välillä ja merkinnät kulkevat näin aina mukana. Maksuttomassa sovelluksessa synkronointi voidaan tehdä kerran vuorokaudessa, mutta jos tämä ei riitä, RTM:stä voi hankkia itselleen Pro-version, jonka hinta tällä hetkellä näkyy olevan 25 dollaria/vuosi. Proversion mukana saa lisäksi Outlook-synkronoinnin. Remember the Milk -sovelluksesta on olemassa myös iGoogle-vimpain ja useita erilaisia selainlaajennuksia.

Kuva: Marijnvb@stock.xchng

Oma suosikkini tehtävälistasovellukseksi on iPhonelle ja iPadille saatava 2Do, joka voidaan synkronoida ToodleDo-verkkosovelluksen välityksellä. ToodleDosta on saatavilla Gmail-lisäosa, iGoogle-vimpain, Google-kalenterin lisäosa ja sovellus iPhonelle sekä Androidille.