Merkitse niin muistat

Tässä postauksessa jatkan edellisviikon aihetta. Vuorossa on jatkokäsittelyä varten arkistoitujen viestien merkintä. Tähän toimintoon kannattaa turvautua silloin kun halutaan varmistaa, että:

• viestiin muistetaan vastata joko ASAP tai tiettyyn määräaikaan mennessä
• viestistä mahdollisesti seuraavat tehtävät hoidetaan määräaikaan mennessä
• merkityt viestit löytyvät nopeasti riippumatta siitä, missä ne sijaitsevat.

Kaikki odottamaan jätetyt viestit eivät välttämättä vaadi vastaamista. Viesti voi liittyä keskeneräiseen projektiin ja sisältää tietoa, jota tarvitset työn tekemiseen, mutta vastaaminen ei ole tarpeen. Osa viesteistä saattaa vaatia tarkistuksia ja lisäselvitystä, ennenkuin voit vastata lähettäjälle. Mahdollisesti lähetät pikavastauksen, jossa lupaat palata asiaan tarkemmin myöhemmin. Tämän jälkeen viesti kannattaa merkitä, jotta varmasti muistat tehdä sen mitä olet luvannut. Merkitystä viestistä tulee Outlook-tehtävä, joka muistuttaa asian hoitamisesta pitämällä sen näkyvissä. Esimerkiksi Leenamaija Otala neuvoo kirjassaan Älyllinen kunto, että työmuistilta kannattaa siirtää mahdollisimman paljon rutiininomaisia tehtäviä pois ja juuri näin toimit tehtävämerkintöjä luodessasi. Keskeneräisten asioiden muistamisesta huolehtiminen vain kuluttaa turhaan energiaasi.

Vastausta odottavien viestien merkitsemiseen käytetään pientä lippukuvaketta. Sen löydät viestirivin oikeasta laidasta ja se on oletuksena harmaa. Napsautettaessa kuvake muuttuu punaiseksi. Merkinnän pikavalikossa on vaihtoehtoja määräajoiksi: Tänään (oletus) ja edelleen Huomenna, Tällä viikolla, Ensi viikolla jne. Lipun väri vaalenee mitä pidemmälle tulevaisuuteen määräpäivä siirtyy. Jos viestiin on vastattava tiettyyn päivään mennessä, siihen kannattaa liittää muistutus, jonka myös pääsee määrittelemään pikavalikosta (Lisää muistutus).

Uusissa Outlook-versioissa (2007/2010) voit käyttää lippumerkintöjen kanssa väriluokkia erottaaksesi esimerkiksi eri projekteihin liittyvät tehtävät toisistaan tai sitten voit kansioida asioita projekteittain. Ei ole suurtakaan väliä sillä kummalla tavalla toimit, Tärkeintä on, että arkistointimenetelmäsi on niin selkeä ja yksinkertainen, että tulet käyttäneeksi sitä.

Viestin merkitseminen lipulla ja muistutuksen lisääminen muuttavat siis sähköpostiviestin tehtäväksi. Kun tehtävä on hoidettu, merkitse se valmiiksi napsauttamalla lippukuvaketta uudelleen ja vastaava merkintä poistuu myös tehtäväluettelosta. Älä poista yllä esitetyllä tavalla luotua tehtävää Tehtävät-palkin luettelosta ellet halua poistaa myös sähköpostiviestiä! Sähköpostiviestit ja tehtävät on toki mahdollista pitää erillään, mutta tällöin tehtävät luodaan muita tapoja käyttämällä.

Jos samassa kansiossa on sekä merkittyjä että merkitsemättömiä viestejä, saat merkityt viestit näkyviin Outlook 2010 -versiossa Aloitus-välilehden Etsi-ryhmän Suodata sähköposti -painikkeella. Jos käytät useita eri kansioita arkistointiin ja merkittyjä viestejä on eri kansioissa, luo oma hakukansio merkityille viesteille. Omat hakukansiothan jäävät Hakukansiot-kansioon alikansioiksi ja viestit saa aina tarvittaessa nopeasti näkyviin. Merkittyjen viestien hakukansioita voit käyttää myös Outlook 2007 -versiossa.

Muistathan, että hakukansiosta poistettu viesti poistuu myös Saapuneet-kansiosta. Viestin merkitseminen valmiiksi poistaa sen merkittyjen viestien hakukansiosta, mutta ei Saapuneet-kansiosta.