Uutta tutkimassa, Storify

Siitä lähtien kun Tuija Aalto kertoi blogissaan Storify-palvelusta (Kuratointi on tarinankerrontaa linkein), työlistallani on ollut merkintä "kokeile Storify". Viime viikolla sain aikaiseksi ottaa tunnuksen ja lopulta tänään sain kerättyä ensimmäisen Storify-koosteeni - vai miksi sitä pitää kutsua?

Idea on, että Storify-tarina rakennetaan eri verkkopalveluista löydettyjen linkkien ja omien kommenttien varaan.  Alla kooste siitä, mitä Twitteristä löytyi ohjelmatuotteesta nimeltä Mind Manager tänään iltapäivällä.

Storify on kiva, valtakunnan virallinen tätinörtti suosittelee! Tälle voisi mahdollisesti olla käyttöä blogieni tukena ja ainakin se laajentaa mukavasti suosikkipalveluani Twitteriä. Pelkän linkin retviittaus tuntuu joskus kovin kevyeltä, tietystä aihepiiristä tehdyn koosteen avulla saa uutta ulottuvuutta tviittivirran seuraamiseen ja jakamiseen.

Katsotaanpa mitä seuraa, jos varovasti upotan tähän Storifysta löytämäni embed-koodin ja olen sen jälkeen ihan hiljaa hengittämättä...


Varmuuden vuoksi myös linkki: http://storify.com/outilammi/monipuolinen-mind-map.

LISÄYS: Unohdin sanoa, että Storify-tilin haltija voi nimetä muita editoijaksi, joten koostetta voi muokata myös ryhmätyönä.

Tehtävälistat Google-ympäristössä

Sähköposti- ja kalenteriohjelmien käyttöä käsittelevässä sarjassa on nyt vuorossa tehtävämuistutusten tekeminen Google-ympäristössä. Edellisellä kerralla kirjoitin Gmailin tunnisteista ja viestien merkitsemisestä, mutta näiden toimintojen kanssa pysytään sähköpostien puolella. Entäpä mitä Google-ympäristössä on tarjolla tehtävälistoja kaipaaville?

Gmailista löytyy Työlista, jonka saa auki selainikkunan vasemmasta yläkulmasta. Työlistaan lisätään tehtäviä kirjoittamalla tai kopioimalla valittu sähköposti tehtäväksi Lisää/Lisää tehtäviin -komennolla. Työlistan voi lähettää itselleen sähköpostilla, mutta toisin kuin Outlookin tehtävätoiminto, työlista ei hälyttele.

Googlen kalenterin sen sijaan saa hälyttämään. Itse asiassa sen oletuksena on hälytys noin 10 minuuttia ennen merkittyä tapaamista, mikä ei käytännössä ainakaan minun arjessani riitä. Oletushälytyksen voi onneksi ottaa pois käytöstä ja määritellä tapaaminen kerrallaan siten, että siitä on todellista hyötyä. No koska kalenteri hälyttää, tehtäväthän voisi merkitä siihen. Vai voiko sittenkään? Ajanhallintavelho David Allen nimittäin neuvoo, että kalenteria ei pitäisi kuormittaa millään muulla kuin tapaamisilla, jotka vaativat läsnäoloa täsmälleen määräaikana määräpaikassa. Jos sinulla on esimerkiksi tehtävä, joka pitää tehdä päivään X mennessä, mutta ajankohdalla ei ole muuten väliä, tehtävän paikka ei Allenin oppien mukaan ole kalenterissa vaan erillisessä tehtävälistassa. Tämän käytännön tarkoitus on pitää kalenteri siistimpänä. Erillinen tehtävälista, jota käydään läpi päivittäin myös muistuttaa tehtävistä tehokkaammin kuin kalenteri, johon mahdollinen deadline on merkitty tietyn päivän kohdalle. Tehtävälistan ideahan noin yleensä pitäisi olla, että tehtäviä tehdään kun niille on sopiva hetki, olipa deadline kauempana tai lähempänä ja sopivalla hetkellä tarkoitan mm. omaa vireystilaa, käytettävissä olevaa aikaa ja muita suotuisia olosuhteita.

Google-ympäristössä tehtävien hallintaan tarvitaan selvästikin erillinen sovellus. Mahdollisuuksia on useita, mutta jos käyttää älypuhelinta, yksi erinomainen vaihtoehto on Remember the Milk -apuohjelma eli lyhyesti RTM. Siitä on hyvä aloittaa, mikäli tähän mennessä ei ole käyttänyt mitään tehtävälistasovellusta. RTM on maksuton ja sen käyttöönottoon riittää kun luo tilin. Tällöin kysytään myös Gmail-tunnusta, koska RTM integroidaan kalenterin kanssa. RTM:n tunnus on kalenterissa pieni sininen ikoni, jota napsautettaessa näytetään kyseisen päivän tehtävät. Tärkeisiin tehtäviin voidaan liittää hälytys.

RTM-sovellus on saatavilla monille puhelinmalleille ja appsi kannattaakin hankkia selainsovelluksen kaveriksi. Tehtävälistan saa synkronoitua selainsovelluksen ja puhelimen välillä ja merkinnät kulkevat näin aina mukana. Maksuttomassa sovelluksessa synkronointi voidaan tehdä kerran vuorokaudessa, mutta jos tämä ei riitä, RTM:stä voi hankkia itselleen Pro-version, jonka hinta tällä hetkellä näkyy olevan 25 dollaria/vuosi. Proversion mukana saa lisäksi Outlook-synkronoinnin. Remember the Milk -sovelluksesta on olemassa myös iGoogle-vimpain ja useita erilaisia selainlaajennuksia.

Kuva: Marijnvb@stock.xchng

Oma suosikkini tehtävälistasovellukseksi on iPhonelle ja iPadille saatava 2Do, joka voidaan synkronoida ToodleDo-verkkosovelluksen välityksellä. ToodleDosta on saatavilla Gmail-lisäosa, iGoogle-vimpain, Google-kalenterin lisäosa ja sovellus iPhonelle sekä Androidille.

Joko työn teatteri on kypsä uudelle käsikirjoitukselle?

EVA Pamfletti: Työn teatteria on Elinkeinoelämän valtuuskunnan julkaisema ja Jyrki Lehtolan kirjoittama manifesti, joka peräänkuuluttaa tuloksellisempaa toimistotyötä. Se perustuu haastatteluaineistoon eli taustalla on todellisia ihmisten kokemuksia työstä. Pamfletin lataussivulla todetaan:

“Lehtola on dramatisoinut tutkimustuloksista The Office -sarjan suomalaisen muunnelman maailmasta, jossa työntekijä esittää omaa rooliaan turhien palaverien ja merkityksettömän kommunikaation näytelmässä.”

Miten niin dramatisoinut? Minusta tekstissä ei ole hitustakaan dramatiikkaa, se on realistista kuvausta. Suunnilleen tuollaisena merkityksettömän kommunikaation näytelmänä minä suurimman osan toimistoista muistan koko siltä ajalta kun olen ollut kuukausipalkattuna teeskentelemässä työntekoa kellokortin ja pomon mieliksi.

Yritänpä kuitenkin ryhdistäytyä, sillä ilkkuminen ei auta kuten niin harvoin muutenkaan. Hedelmällisempää on pohtia oltaisiinko jo valmiita ottamaan opiksi. Työelämäkuviossa on kaksi osapuolta, joista tietysti molemmat ovat sitä mieltä, että toinen on se pahis. Säännöllisin väliajoin nimekkäillä johtajilla on tapana astua julkisuuteen ripittämään suomalaisia laiskuudesta, työhaluttomuudesta ja liian lyhyestä vuosityöajasta. En tiedä mikä heillä on tausta-agendana, mutta yksipuolisesti syyllistämällä ilmapiiriä ei ainakaan paranneta. Eikö olisi parempi laskeutua norsunluutornista käymään dialogia eikä tyytyä pyörittämään rahisevalta levyltä samoja horinoita?

Toinen osapuoli kieltäytyy samalla tavalla katsomasta peiliin ja kuittaa työelämän naurettavuudet pelkästään johtamisongelmina. Kieltämättä johtamisen käytäntö on kaikesta Parempaa johtamista -puheesta huolimatta edelleen liukuhihna-aikakauden tasolla, mikä käy ilmi Työn teatteria -julkaisustakin. Vaativaa tietotyötä ei kuitenkaan tehdä kellon mukaan käskien eivätkä kaikki ihmiset ole samanlaisia. Ihmisen pitäisi saada mukauttaa työnteko omien vireystilojensa vaihteluihin, mutta tähän sisältyy ilman muuta oletus, että työntekijä myös käyttää saamaansa luottamusta oikein. Näin ei suinkaan aina tapahdu. Ja jos käytetyt johtamismenetelmät ovat keskiaikaisesta ahterista, niin eiköhän ole jo aika hylätä sekin malli, jossa työnantaja ja työntekijä ovat lähtökohtaisesti tukkanuottasilla. Mikään ei muutu, ellei uskalleta astua katsomaan, miltä maailma näyttää oman laatikon ulkopuolella.

Mutta minullahan ei oikeasti ole edellytyksiä pohtia työntekijän ja työnantajan välistä suhdetta. Ajatus, että palkkaisin jonkun on kaukainen. Kaikki ajatusleikit oman toiminnan laajentamisen ympärillä perustuvat toimivien kumppani- ja alihankkijasuhteiden  rakentamiseen. Tämä johtuu osittain työstä itsestään, mutta myös edellä mainitsemistani 70-luvun haamuista. Ennen yrittäjäksi ryhtymistäni en osannut edes kuvitella miten monilla ikävillä tavoilla yrittäjyys on mahdollista nähdä. Sen jälkeen olen kuullut niistä aika monta. Kun ei ole pakko, miksi riskeeraisin päätymistä asetelmaan, jossa toinen ihminen näkee minut periaatteellisena vihollisena. (Olen muuten sitä mieltä, että 99 % niistä, jotka äänekkäimmin kitisevät yrittäjien “etuuksista” ei pärjäisi tässä olotilassa puolta vuotta.)

Uusi työ vaatii uudenlaisia asenteita sekä muita että itseä kohtaan. Ei ole pelkästään vanhan koulukunnan yrittäjien päähänpinttymä se, että on jotenkin kunniakasta hoiperrella päivästä toiseen rapakuntoisena verisuonet natisten ja mahahaava kiljuen sekä vaatia samaa älyttömyyttä myös muilta. Sillä tavalla saa tietysti hyviä syitä valittaa, millä taas saa helposti myötätuntoa, mutta siinäkö sitten hyvän elämän avaimet?

Joitakin hykerryttäviä lainauksia pamfletista (lihavoinnit omiani):

“Toki pitkää päivää pitää joskus tehdä. Mutta on eri asia miten. Ja on eri asia, kannattaako siitä olla ylpeä vai pohtia, mitä tein väärin, mikä on työkulttuurissa tai itseni hallinnassa niin pielessä, että taas päädyin tekemään kahdentoista tunnin päivän.” (s. 25)

“Työ vie yhä enemmän aikaamme ja sitä kautta vaikuttaa yhä enemmän hyvinvointiimme. Mutta sen sijaan, että miettisimme, miten voisimme parantaa työtapojamme ja sitä kautta hyvinvointiamme, haluamme ajatella työtämme mahdollisimman vähän niin kuin kyhmyn rinnassaan havainnut haluaa ajatella kaikkea muuta paitsi rintasyöpää.” (s. 35)

“Työtapojemme muutos ei synny hetkessä eikä trendikkäimpien taikasanojen voimasta. Se on siinä mielessä epäseksikästä, että se on kymmenien oikeansuuntaisten, isompien ja pienempien, muutosten summa, jossa työtä katsotaan myös yksilön itsensä näkökulmasta; siitä, mikä sopii kenenkin tehokkuudelle ja hyvinvoinnille parhaiten.” (s. 71) 

Lue myös: 10 hokemaa, joilla työläinen pettää itseään.

Sähköpostikaaoksen hallinta kun käytössä on Gmail

Aikaisemmin kirjoitin viestien arkistoinnista ja tehtäviksi merkitsemisestä Outlook-ohjelmassa. Mutta miten toteuttaa vastaavat asiat silloin kun työtä tehdään Google-ympäristössä?

Gmailissa ei ole mahdollista luoda kansioita sähköpostien arkistointiin. Google-ympäristössä kansioita vastaavat tunnisteet, joiden avulla sähköpostilaatikkoon voidaan hakea näkyviin vain tunnistetta vastaavat viestit - käytännössä siis sama kuin jos avaisit kansion. Tunnisteita pääset luomaan ja muokkaamaan asetusten näkymässä, jonne siirrytään Gmail-ikkunan oikeassa yläreunassa olevaa mutterikuvaketta napsauttamalla. Huomaa, että voit luoda tunnisteille myös alaluokkia. Jos käytössä on esimerkiksi tunniste Kirjoitusprojektit, sille voi luoda alaluokat Kirjat, Lehtiartikkelit ja Blogipostaukset tai mitä nyt ikinä tarvitsetkin. Toiminto oli aikaisemmin ns. Labs-ominaisuus eli koekäytössä, mutta uusiutuneessa Gmailissa se on vakio-ominaisuus.

Viestit voidaan merkitä tunnisteilla manuaalisesti silloin kun niitä käsitellään, mutta merkintä voidaan hoitaa myös automaattisesti luomalla suodatussääntöjä. Vastaava toimintohan on Outlookissa.

Gmailissa on käytössä myös ns. tärkeiden viestien merkintä, joka perustuu omaan käyttäytymiseesi. Ne viestit, joita useimmin avaat ja joihin vastailet, tulkitaan tärkeiksi ja näiltä lähettäjiltä tulleita viestejä ryhdytään näyttämään automaattisesti tärkeiden viestien joukossa. Voit lisäksi itse opettaa Gmailille, keneltä tulleet viestit ovat tärkeitä napsauttamalla viestin edessä olevaa kuvaketta. Tämän toiminnon käyttöä voit säädellä asetusten kohdasta Postilaatikko. Valintamerkki kohdassa Näytä merkit ottaa toiminnon käyttöön, Ei merkkejä poistaa sen käytöstä.

Entä sitten muistuttaminen viesteihin vastaamisesta? Tunnisteiden käyttö on eräs tapa luokitella viestejä eikä mikään estä ottamasta käyttöön erillistä Muista ehdottomasti vastata -tunnistetta. Samalle viestille voi nimittäin määritellä useita tunnistemerkintöjä. Jos kuitenkin haluat, että merkintätapa poikkeaa toisesta muutenkin kuin vain värinsä puolesta, voit hyödyntää Gmailin tähtiä, jotka löydät asetusten kohdasta Yleiset. Tähtiä voi siirtää riviltä toiselle hiirellä vetämällä. Tähti, joka on ylärivissä ensimmäisenä, on oletustähti, jonka saa käyttöön viestin vasemmalla puolella olevaa tyhjää tähteä napsauttamalla. Seuraavat napsautukset ottavat käyttöön merkintätapoja järjestyksessä vasemmalta oikealle.

Valitse sopiva kuvake viesteille, joihin on ehdottomasti muistettava vastata. Jos otat muita tähtimerkintöjä käyttöön, laadi niille selkeä systeemi ja pysy siinä. Kovin montaa erilaista merkintää ei kannata ottaa käyttöön, koska niiden tarkoitusta ei käytännössä kuitenkaan muista. Mikään ei tee sähköpostilaatikosta sekavampaa kuin sattumanvaraiset merkinnät.

Somemaailmankuva

Harto Pönkä on pohtinut blogissaan ansiokkaasti presidentinvaalien volyymiharhaa. Tällä hän tarkoittaa sitä, että pienen joukon ääni kuuluu niin vahvana, että syntyy vaikutelma suuremmastakin samanmielisestä joukosta. Tämän ilmiön olen pistänyt merkille muissakin yhteyksissä, en vain ole osannut tiivistää sitä yhtä osuvasti.

Mutta millainen maailmankuva syntyisikään, jos muodostaisin sen yleisemmälläkin tasolla pelkästään sosiaalisen median välityksellä? Menin sitten leikittelemään ajatuksella ja nyt tunnen olevani poikkeava:

1) Kaikilla on Mac, iPad2, iPhone4S sekä Lumia ja Android.

Minulla on 3 PC-tietokonetta, 1 vanha iPhone ja vieressä rupsuttaa iPad1. Laatikossa on myös ikivanha Noksu, jossa ei ole hiventäkään älyä, mutta sillä voi takuuvarmasti soittaa maastosta pakkasellakin.

2) Suurin osa suomalaisista on jonkinsortin someasiantuntija.

Minä en ole. Koko sosiaalinen media on edelleen minulle ristiriitainen mysteeri.

3) Kaikilla on ihan hirvittävästi haastavia ja mielenkiintoisia töitä sekä ylimääräinen käsipari, jolla näpytellä statuspäivityksiä työruuhkan keskeltä, seminaareista ja viedessä lasta päivähoitoon.

Minä en tviittaile edes silloin kun olen itse osallistujan roolissa jossakin koulutuksessa. Keskityn tekemään muistiinpanoja, usein hävettävän vanhanaikaisesti käsin.

4) Kukaan ei ole koskaan masentunut tai edes alakuloinen.

Minulle marras- ja joulukuu ovat ankeaa aikaa ja sarkasmivaiva on silloin tavanomaistakin pahempi. Tänä syksynä ostin peräti kirkasvalolampun, mutta tähän aikaan vuodesta elämä hymyilee jo – päivä pitenee ja pääsee hiihtämäään.

5) Jokainen on ekstrovertti.

Vaikka teen koulutustyötä ja palautteiden perusteella moni ihminen tykkää tyylistäni, en ole silti norminmukainen 100 % ekstrovertti. Tunnustan, etten jaksa ihmisiä kaiken aikaa. Lataan akkuja tehokkaimmin olemalla itsekseni, luen ja kuuntelen musiikkia.

6) Kukaan ei äänestänyt ketään Paavoista ensimmäisellä kierroksella.

No sitä en tehnyt minäkään.

Merkitse niin muistat

Tässä postauksessa jatkan edellisviikon aihetta. Vuorossa on jatkokäsittelyä varten arkistoitujen viestien merkintä. Tähän toimintoon kannattaa turvautua silloin kun halutaan varmistaa, että:

• viestiin muistetaan vastata joko ASAP tai tiettyyn määräaikaan mennessä
• viestistä mahdollisesti seuraavat tehtävät hoidetaan määräaikaan mennessä
• merkityt viestit löytyvät nopeasti riippumatta siitä, missä ne sijaitsevat.

Kaikki odottamaan jätetyt viestit eivät välttämättä vaadi vastaamista. Viesti voi liittyä keskeneräiseen projektiin ja sisältää tietoa, jota tarvitset työn tekemiseen, mutta vastaaminen ei ole tarpeen. Osa viesteistä saattaa vaatia tarkistuksia ja lisäselvitystä, ennenkuin voit vastata lähettäjälle. Mahdollisesti lähetät pikavastauksen, jossa lupaat palata asiaan tarkemmin myöhemmin. Tämän jälkeen viesti kannattaa merkitä, jotta varmasti muistat tehdä sen mitä olet luvannut. Merkitystä viestistä tulee Outlook-tehtävä, joka muistuttaa asian hoitamisesta pitämällä sen näkyvissä. Esimerkiksi Leenamaija Otala neuvoo kirjassaan Älyllinen kunto, että työmuistilta kannattaa siirtää mahdollisimman paljon rutiininomaisia tehtäviä pois ja juuri näin toimit tehtävämerkintöjä luodessasi. Keskeneräisten asioiden muistamisesta huolehtiminen vain kuluttaa turhaan energiaasi.

Vastausta odottavien viestien merkitsemiseen käytetään pientä lippukuvaketta. Sen löydät viestirivin oikeasta laidasta ja se on oletuksena harmaa. Napsautettaessa kuvake muuttuu punaiseksi. Merkinnän pikavalikossa on vaihtoehtoja määräajoiksi: Tänään (oletus) ja edelleen Huomenna, Tällä viikolla, Ensi viikolla jne. Lipun väri vaalenee mitä pidemmälle tulevaisuuteen määräpäivä siirtyy. Jos viestiin on vastattava tiettyyn päivään mennessä, siihen kannattaa liittää muistutus, jonka myös pääsee määrittelemään pikavalikosta (Lisää muistutus).

Uusissa Outlook-versioissa (2007/2010) voit käyttää lippumerkintöjen kanssa väriluokkia erottaaksesi esimerkiksi eri projekteihin liittyvät tehtävät toisistaan tai sitten voit kansioida asioita projekteittain. Ei ole suurtakaan väliä sillä kummalla tavalla toimit, Tärkeintä on, että arkistointimenetelmäsi on niin selkeä ja yksinkertainen, että tulet käyttäneeksi sitä.

Viestin merkitseminen lipulla ja muistutuksen lisääminen muuttavat siis sähköpostiviestin tehtäväksi. Kun tehtävä on hoidettu, merkitse se valmiiksi napsauttamalla lippukuvaketta uudelleen ja vastaava merkintä poistuu myös tehtäväluettelosta. Älä poista yllä esitetyllä tavalla luotua tehtävää Tehtävät-palkin luettelosta ellet halua poistaa myös sähköpostiviestiä! Sähköpostiviestit ja tehtävät on toki mahdollista pitää erillään, mutta tällöin tehtävät luodaan muita tapoja käyttämällä.

Jos samassa kansiossa on sekä merkittyjä että merkitsemättömiä viestejä, saat merkityt viestit näkyviin Outlook 2010 -versiossa Aloitus-välilehden Etsi-ryhmän Suodata sähköposti -painikkeella. Jos käytät useita eri kansioita arkistointiin ja merkittyjä viestejä on eri kansioissa, luo oma hakukansio merkityille viesteille. Omat hakukansiothan jäävät Hakukansiot-kansioon alikansioiksi ja viestit saa aina tarvittaessa nopeasti näkyviin. Merkittyjen viestien hakukansioita voit käyttää myös Outlook 2007 -versiossa.

Muistathan, että hakukansiosta poistettu viesti poistuu myös Saapuneet-kansiosta. Viestin merkitseminen valmiiksi poistaa sen merkittyjen viestien hakukansiosta, mutta ei Saapuneet-kansiosta.