Liittoudu Delete-näppäimen ja arkistokansion kanssa

En mitenkään häpeile sitä, että pidän sähköpostia siihen kuuluvine kalenteri- ja tehtävälistatoimintoineen hyvänä työvälineenä. Käyttäjien toimintatavat sen sijaan kaipaavat paljon siistimistä. Valistuksen aikakautta odoteltaessa voit vaikuttaa ainakin omiin työtapoihisi ja tämän tueksi sekä valistuksen aikakauden koittamisen jouduttamiseksi aloitan nyt muutaman postauksen mittaisen sarjan. Kirjoitan ensisijaisesti Outlook 2010 -sähköpostiohjelmaa ajatellen, mutta vastaava on mahdollista toteuttaa pienin poikkeuksin vanhemmilla Outlook-versioilla ja oikeastaan millä tahansa sähköposti-kalenteri-tehtävälista -yhdistelmällä.

Ajanhallintaoppaissa ja blogikirjoituksissa on esitelty lukemattomia erilaisia tapoja käsitellä saapunutta sähköpostia. Ehkä käytät näistä jo jotakin, mutta koska tämä on tärkeä asia, kerrataan hieman: On olemassa menetelmiä, jotka perustuvat 3–5 kansion systemaattiseen käyttöön. Jotkut neuvovat käyttämään kansioiden sijaan viestien luokittelumerkintöjä, jollaiset on Outlookin ohella mm. Gmailissa. Ei silti ole suurtakaan väliä mitä tapaa käyttää, kunhan sen kokee toimivan omassa käytössään. Itse neuvon koulutuksissani arkistokansioiden ja luokkamerkintöjen yhdistelmään perustuvan menetelmän silloin kun aivan alkutekijöistä lähdetään, ja tietysti huomioin asiakkaan omat viestien arkistointia ja poistamista koskevat ohjeistukset.

Useimmat tietämäni sähköpostinkäsittelyneuvot perustuvat kuitenkin ajatukseen, että sähköpostiohjelmaa ei pidetä päällä kaiken aikaa tai ainakin noudatetaan viestejä kurkittaessa itsekuria. Pääsääntöisesti saapuneet postit luetaan ja käsitellään pari kertaa päivässä. Siinä vaiheessa kun sähköpostit otetaan käsittelyyn, edetään 3 työvaiheen kautta: 

• Poista heti
• Toimi heti
• Arkistoi

Poista niin paljon kuin suinkin voit. Tee tämä välittömästi. Yleensä viestin tarpeellisuuden voi päätellä jo lähettäjän nimestä ja aihekentästä. Tämä myös kertoo jotakin siitä, miten tärkeää viestin lähettäjän on osata kirjoittaa aihekentän sisältö!

Jos viestin käsittelyyn menee alle 2–3 minuuttia, hoida asia heti. Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi lisätietolinkin tai liitetiedoston lähettäminen (jos liitetiedostojen korvaamiseen ei ole parempaa keinoa), sopivan tapaamisajankohdan kuittaaminen joko sopivaksi tai uuden ajan ehdottaminen tai asian delegoiminen jollekin toiselle. Osa nopeasti käsiteltävistä viesteistä eivät välttämättä vaadi edes vastaamista vaan voit merkitä ne suoraan tehtäviksi tai tapaamisiksi.

Pieniä asioita ei kannata jättää roikkumaan, koska monesta pienestä kertyy iso kasa, joka on hoidettava joka tapauksessa. Säännöstä on tietysti poikkeuksia: Toisinaan tulee viestejä, joihin on reagoitava heti riippumatta siitä viekö asian hoitaminen aikaa 2 minuuttia vaiko 2 tuntia, mutta näille ei voi mitään. Tärkeintä on, että osaat erottaa nämä sellaisista tehtävistä, jotka voivat odottaa ja joiden toisinaan on hyväkin odottaa.

Arkistoi viesti. Viesti arkistoidaan kahdesta syystä: Kun viestin käsittely vaatii lisätyötä, joka veisi muutamaa minuuttia kauemmin eikä asia kuulu edellisen kohdan lopussa mainittuihin kiireellisiin tehtäviin, viesti arkistoidaan käsiteltäväksi myöhemmin. Viesti arkistoidaan myös silloin, kun se sisältää ohjeen tms. johon tiedät tai arvelet joutuvasi palaamaan myöhemmin. Tämän arkistoinnin tarvetta voitaisiin vähentää, jos käytössä olisi esimerkiksi Sharepoint-sivusto, wiki tai vastaava, mutta kuten alussa totesin: Valistuksen aikakauden toteutumista odotellessa.

Olipa viestin arkistoinnin syy mikä hyvänsä, arkistointitavan pitää kuitenkin tukea kahta asiaa: Muistat hoitaa viestistä seuraavat tehtävät ja löydät viestin nopeasti sitä tarvitessasi. Seuraavissa postauksissa mennään tarkemmin toimintoihin, jotka auttavat löytämään asiat nopeasti sekä välttämään hoidettavien asioiden unohtamisia ja tästä seuraavia tulipalonsammutusprojekteja.

Saapuneen viestin muuttaminen kalenterimerkinnäksi ja tehtäväksi on neuvottu aikaisemmin tässä: Outlook ja työpöydän siivoamisen taito.