Liittoudu Delete-näppäimen ja arkistokansion kanssa

En mitenkään häpeile sitä, että pidän sähköpostia siihen kuuluvine kalenteri- ja tehtävälistatoimintoineen hyvänä työvälineenä. Käyttäjien toimintatavat sen sijaan kaipaavat paljon siistimistä. Valistuksen aikakautta odoteltaessa voit vaikuttaa ainakin omiin työtapoihisi ja tämän tueksi sekä valistuksen aikakauden koittamisen jouduttamiseksi aloitan nyt muutaman postauksen mittaisen sarjan. Kirjoitan ensisijaisesti Outlook 2010 -sähköpostiohjelmaa ajatellen, mutta vastaava on mahdollista toteuttaa pienin poikkeuksin vanhemmilla Outlook-versioilla ja oikeastaan millä tahansa sähköposti-kalenteri-tehtävälista -yhdistelmällä.

Ajanhallintaoppaissa ja blogikirjoituksissa on esitelty lukemattomia erilaisia tapoja käsitellä saapunutta sähköpostia. Ehkä käytät näistä jo jotakin, mutta koska tämä on tärkeä asia, kerrataan hieman: On olemassa menetelmiä, jotka perustuvat 3–5 kansion systemaattiseen käyttöön. Jotkut neuvovat käyttämään kansioiden sijaan viestien luokittelumerkintöjä, jollaiset on Outlookin ohella mm. Gmailissa. Ei silti ole suurtakaan väliä mitä tapaa käyttää, kunhan sen kokee toimivan omassa käytössään. Itse neuvon koulutuksissani arkistokansioiden ja luokkamerkintöjen yhdistelmään perustuvan menetelmän silloin kun aivan alkutekijöistä lähdetään, ja tietysti huomioin asiakkaan omat viestien arkistointia ja poistamista koskevat ohjeistukset.

Useimmat tietämäni sähköpostinkäsittelyneuvot perustuvat kuitenkin ajatukseen, että sähköpostiohjelmaa ei pidetä päällä kaiken aikaa tai ainakin noudatetaan viestejä kurkittaessa itsekuria. Pääsääntöisesti saapuneet postit luetaan ja käsitellään pari kertaa päivässä. Siinä vaiheessa kun sähköpostit otetaan käsittelyyn, edetään 3 työvaiheen kautta: 

• Poista heti
• Toimi heti
• Arkistoi

Poista niin paljon kuin suinkin voit. Tee tämä välittömästi. Yleensä viestin tarpeellisuuden voi päätellä jo lähettäjän nimestä ja aihekentästä. Tämä myös kertoo jotakin siitä, miten tärkeää viestin lähettäjän on osata kirjoittaa aihekentän sisältö!

Jos viestin käsittelyyn menee alle 2–3 minuuttia, hoida asia heti. Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi lisätietolinkin tai liitetiedoston lähettäminen (jos liitetiedostojen korvaamiseen ei ole parempaa keinoa), sopivan tapaamisajankohdan kuittaaminen joko sopivaksi tai uuden ajan ehdottaminen tai asian delegoiminen jollekin toiselle. Osa nopeasti käsiteltävistä viesteistä eivät välttämättä vaadi edes vastaamista vaan voit merkitä ne suoraan tehtäviksi tai tapaamisiksi.

Pieniä asioita ei kannata jättää roikkumaan, koska monesta pienestä kertyy iso kasa, joka on hoidettava joka tapauksessa. Säännöstä on tietysti poikkeuksia: Toisinaan tulee viestejä, joihin on reagoitava heti riippumatta siitä viekö asian hoitaminen aikaa 2 minuuttia vaiko 2 tuntia, mutta näille ei voi mitään. Tärkeintä on, että osaat erottaa nämä sellaisista tehtävistä, jotka voivat odottaa ja joiden toisinaan on hyväkin odottaa.

Arkistoi viesti. Viesti arkistoidaan kahdesta syystä: Kun viestin käsittely vaatii lisätyötä, joka veisi muutamaa minuuttia kauemmin eikä asia kuulu edellisen kohdan lopussa mainittuihin kiireellisiin tehtäviin, viesti arkistoidaan käsiteltäväksi myöhemmin. Viesti arkistoidaan myös silloin, kun se sisältää ohjeen tms. johon tiedät tai arvelet joutuvasi palaamaan myöhemmin. Tämän arkistoinnin tarvetta voitaisiin vähentää, jos käytössä olisi esimerkiksi Sharepoint-sivusto, wiki tai vastaava, mutta kuten alussa totesin: Valistuksen aikakauden toteutumista odotellessa.

Olipa viestin arkistoinnin syy mikä hyvänsä, arkistointitavan pitää kuitenkin tukea kahta asiaa: Muistat hoitaa viestistä seuraavat tehtävät ja löydät viestin nopeasti sitä tarvitessasi. Seuraavissa postauksissa mennään tarkemmin toimintoihin, jotka auttavat löytämään asiat nopeasti sekä välttämään hoidettavien asioiden unohtamisia ja tästä seuraavia tulipalonsammutusprojekteja.

Saapuneen viestin muuttaminen kalenterimerkinnäksi ja tehtäväksi on neuvottu aikaisemmin tässä: Outlook ja työpöydän siivoamisen taito.

Blogimarkkinoinnilla näkyvyyttä

Kun sunnuntaina ryhdyin lukemaan Katleena Kortesuon ja Jarkko Kurvisen kirjoittamaa kirjaa nimeltä Blogimarkkinointi, blogilla mainetta ja mammonaa, nukahdin heti ensimmäisen luvun alussa! Syynä ei kuitenkaan ollut kirja vaan aamupäivän aikana raittiissa ulkoilmassa suksilla harjoitettu pitkäkestoinen liikunta. Päikkäreiden jälkeen kirja pysyi hyppysissä tiiviisti ja maltoin laskea sen käsistäni vasta vaalituloksien alkaessa ilmaantua saataville.

Tunnustan tosin, että kuoriessani kirjaa viime viikolla esille postipaketista ajattelin, että “ei taas tätä bloggaustiedettä, tämänhän pitäisi olla hauskaa”. Tarkemmin ajatellen totuus on kuitenkin se, että jotta bloggaus olisi mielekästä, blogilla on oltava lukijoita. Jotta blogilla olisi lukijoita, sen olemassaolosta on saatava ihmisille tieto ja kirjassa esitellyt keinot auttavat tässä. Kun ensin oppii, miten saa kävijät tulemaan blogiinsa ja vakuuttaa heidät hyvillä postauksillaan siitä, että sivulla kannattaa käydä, voi välillä antaa huutia hakukoneoptimoiduille otsikoille. Siinä vaiheessa kun blogin maine hoitaa hommansa, voi välillä irrotellakin.

Blogia pidetään kaikesta päätellen jo valtavirtana. Jotkut ajattelevat sen kukoistusaikakauden olevan jopa ohi. Kun kuitenkin näyttää siltä, että Facebook alkaa olla lähinnä suurten käsikassara, blogi on pienelle yrittäjälle mitä parhain sisältömarkkinointikanava. Kun Facebookin statuspäivitykset vilisevät ohi sekunneissa, blogista sisältö on helppo löytää kuukausien jälkeenkin. Toki Facebook-sivu on hyvä olla olemassa, koska sinne voi linkittää blogipostauksia ja alaansa liittyviä linkkejä sekä keskustella asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Mikään ei kuitenkaan päihitä toimivaa ja hyvin hoidettua blogia osana yrittäjän jättämää digitaalista jalanjälkeä.

Jos blogin aloittaminen tuntuu vastenmieliseltä siksi, että ei ole kynäihmisiä, mahdollisuuksia on muitakin. Bloggauksen ei tarvitse olla kirjoittamista. Supliikki-ihminen tekee podcastin tai videon, joitakin tuotteita on mielekkäämpää esitellä runsaan kuva-aineiston avulla, blogissa voi olla omia piirroksia yms.

Suosittelen kirjaa jokaiselle yrittäjälle, joka on edes hetken harkinnut blogin aloittamista. Omasta kappaleestanikin törröttää runsaasti liimalappuja, mikä tarkoittaa sitä, että muutamiin kohtiin pitää muistaa palata omia blogipostauksia rustatessaan.

Kirja tuli minulle postissa pyytämättä ja tilaamatta, joten vastikkeettomana se katsottaneen tuotelahjaksi. Katleena taitaa kuitenkin tuntea minut sen verran hyvin, että hän tietää lähettäneensä kirjan omalla vastuullaan. Jos päätän saamastani kirjasta kirjoittaa, en pane painoa sille miten se on käsiini päätynyt. Otan mielelläni vastaan luettavaa, kunhan muistatte, että Tuolin ja näppäimistön välistä ei ole kehuautomaatti. Jokainen täällä annettu positiivinen maininta pitää ansaita.

Kirjalla on myös oma blogi, jota kannattaa seurata.

Monitoimikone nimeltä GoodReader

GoodReader for iPad löytyy App Storen tuottavuustyökalujen joukosta ja se on niitä sovelluksia, joille myös mielellään suo kyseisen nimityksen. Se on ideana nerokas: Lukuohjelma, johon on yhdistetty tiedostojen hallinta, muistiinpano- ja korostustyökalut sekä verkkokansioiden synkronointimahdollisuus.

GoodReaderiin voi ladata tiedostoja suoraan verkkosivuilta ja se voidaan yhdistää ftp-palvelimeen tai tiedostojenjakopalvelun tiliin, kuten DropBoxiin. Tiedostoja voidaan siirtää myös langattomassa verkossa iPadin ja PC/Mac-tietokoneen välillä (napsauta kuvaa niin näet sen suurempana). 

GoodReader tukee useita eri tiedostomuotoja, mutta erityisen hyödyllisenä olen kokenut sen pdf-tiedostojen lukuohjelmana. Käytössä on valikoima työkaluja, joilla saa tehtyä merkintöjä tiedostoihin. Käytössä ovat mm. huomiokorostukset, erilaiset kehykset, nuolet ja vapaapiirtomerkinnät sekä muistilaput. Merkinnät säilyvät tiedostossa ja ovat luettavissa muillakin pdf-lukuohjelmilla. Tarvittaessa GoodReaderiin avatusta pdf-tiedostosta voidaan luoda merkinnät sisältävä erillinen kopio (annotated).

 
Myös Microsoft Office -tiedostoja on mahdollista katsella, mutta ulkoasun muutoksiin on syytä varautua. Esimerkiksi pyöreäkulmainen grafiikkaobjekti saattaa olla kantikas, sisennykset elävät omaa elämäänsä yms. pientä harmia. Jos Office-tiedostoja lataa iPadiin luettavaksi ja samalla on tarkoitus tarkistaa ulkoasu, tiedostot kannattaakin tallentaa pdf-muotoon. Ohjelman esittelysivulla on mainittu vanhat tiedostomuodot .doc, .xls ja .ppt, mutta myös uudemmilla Office-versioilla tehdyt asiakirjat aukeavat. Excel jättää eniten toivomisen varaa.

Google Asiakirjat -työtila voidaan lisätä DropBoxin tavoin yhdeksi palvelimista ja asiakirjoja voidaan ladata valinnaisissa formaateissa GoodReaderiin.

GoodReader maksaa muutaman euron verran, mutta turhempaankin voisi rahansa laittaa!

Laita Twitter töihin puolestasi

Ennen joulua saimme suomenkielisen Twitterin ja on arveltu, että käyttöliittymä omalla kielellä voisi innostaa uusia käyttäjiä tulemaan mukaan. Kuitenkin samaan aikaan pohditaan alituisen verkkoläsnäolon mielekkyyttä ja etsitään keinoja hallita infoähkyä. Miksi siis ottaa taas uusi palvelu vahdittavakseen ja vielä Twitter, jossa pitäisi roikkua keskustelemassa?

Jos alasi uusin tieto tulee englanninkielisestä maailmasta, suosittelen Twitteriä kaikesta huolimatta yhdeksi tiedonhakukanavaksi. Toki se ei yksinään riitä, mutta ainakin minulle Twitter on eräs tärkeimpiä apuvälineitä tiedon saamiseksi. Voin vaivattomasti seurata oman alani uutisia ja saan linkkejä lähteisiin, joita huippunimet jakavat. Tosin mainitsemani vaivattomuus vaatii aluksi pieniä järjestelyjä.
 

Twitterin “oikeita” käyttötapoja on paljon, mutta jos haluat Twitterin auttavan tehokkaassa tiedonhaussa ja sitovan sinua mahdollisimman vähän, ota hälyn häivyttäminen tärkeimmäksi tavoitteeksesi. Tee tiedon suodatuksesta tärkeämpää kuin seuraajien määrä ja Klout-pisteet. Ota Twitter-käytön perusperiaatteeksi rusinoiden poimiminen pullasta.

Ensimmäiseksi opettele tekemään listoja, koska listat ovat ensimmäinen askel kohti metelin eliminointia. Toki voit olla valikoiva jo siinä, ketä seuraat Twitterissä, mutta jos haluat myös verkostoitua, kannattaa olla kohtuullisen kohtelias. Listoilla sitten säätelet mitä päivittäisessä virrassasi näkyy.

Listan tekeminen aloitetaan Twitterin kotisivulta kohdasta Listat (oletan siis, että käyttöliittymäsi on suomenkielinen). Listojen määrän ratkaiset itse omien kiinnostuksen kohteidesi mukaan. Ehkä yksi lista riittää ja lisäät siihen kaikki hyötysisältöä jakavat tviittaajat. Jos seuraat useita aiheita, on ehkä hyvä tehdä aiheenmukaista jaottelua. Lista voi olla julkinen tai yksityinen. Julkista listaa voi joku muukin ryhtyä seuraamaan eli tekemällä hyviä listoja voit saada kaupanpäällisiksi mainetta ajan hermolla pysyttelevänä ihmisenä.

Jos olet uusi Twitterissä, mietit luultavasti mistä löytäisi hyviä seurattavia. Vuoden 2009 syyskuussa kirjoitin kolmiosaisen Twitter-ohjepostauksen, jonka osa 2 on osittain käyttökelpoinen. Postauksessa mainittujen palveluiden tilaa en ole tarkistanut, mutta ainakin neuvo tutkia kavereiden ja kiinnostavien tviittajien RT-viestien alkuperää toimii edelleen. Käy myös katsomassa ketä sinua kiinnostavat ihmiset seuraavat, tämän näet mm. Toiminta-välilehdeltä.  Nimiä on helppo lisätä listalle, mutta käytä tässä tiheää seulaa. Esimerkiksi huippubloggaaja saattaa vain jaaritella Twitterissä, joten ketään ei kannatakaan pelkän nimen tai maineen vuoksi seurata. Sisältö ratkaisee. Ole myös valmis siivoamaan listojasi silloin tällöin, jotta ne pysyvät toimivina.

Kun haluat siirtyä vapaamuotoisen läpänheiton pariin, palauta perusuutisvirta tai vaihda listaa. Voithan nimittäin ottaa käyttöön listan myös kavereiden kanssa käytävää keskustelua varten.

Kun listat ovat kunnossa, tarkista että valitsemasi Twitter-apuohjelma tukee listojen käyttöä kunnolla.  Tweetdeck ja Seesmic ovat ainakin tällaisia. Kevyemmästä päästä Chrome-selaimen laajennus SilverBird on hyvä. Muitakin on, mutta edellä mainittuja kehtaan pitkän käyttökokemuksen perusteella suositella. Jos seuraat Twitteriä työpäivän aikana ja haluat itse säädellä milloin tutkit uutisvirtaa, tutustu sovellusten käyttöön sen verran, että saat poistettua niiden oletusasetuksina olevat ilmoitukset, ponnahdusikkunat ja jänisräikät. Sen jälkeen selvitä, miten saat valitsemassasi työvälineessä listat oletustviittivirran paikalle.  

Twitter-elämän alkuun kannattaa varata jonkin verran aikaa muokatakseen palvelun itselleen hyödylliseksi. Yllä kuvatuilla toimenpiteillä ja säännöllisin väliajoin tehtävällä siivoamisella saat työtehtäväsi kannalta keskeisen tiedon suoraan nenäsi eteen. Toistan vielä, että tämä ohje on suunniteltu auttamaan tiedonhakua ja oppimista. Jos tavoitteesi on markkinoida tai myydä, kysy ohjeita joltakin muulta. Älä kuitenkaan luukuta sitä markkinointiviestiäsi ajastettuna vuorokauden ympäri teetpä mitä muuta tahansa.

Toki on hyvä muistaa, että Twitter on myös sosiaalinen palvelu ja työasioissakin pitäydyttäessä siitä saa enemmän irti osallistumalla joskus keskusteluun, retweettaamalla (suomeksi: Uudelleentwiittaa) muiden viestejä ja jakamalla löytämiään linkkejä.

Aikakäsityksiä

Vuoden alkajaisiksi keräsin erilaisia mietelmiä ajasta. Ajan voi nähdä niin monin eri tavoin. Se yleisin näkemys, joka tulee arjen keskusteluissa esille on kai se, että aikaa pitäisi jotenkin huijata riittämään tai joissakin tapauksissa sitä pitää kuluttamalla kuluttaa. Toisaalta jokainen on varmasti kokenut sen, että flow-tilassa aika pysähtyy ja joskus tulee sellainen olo, että saman on kokenut ennenkin mikä on tietenkin harhaa, sillä aikahan etenee etenemistään suoraviivaisesti. Vai onko se sittenkään ihan näin yksinkertaista?

Aika kuvaesitys

View more presentations from Outi Lammi

Hyvää vuoden 2012 jatkoa ja lämpimästi tervetuloa taas lukemaan ja kommentoimaan. Tiistaiksi luonnostelen postausta Twitter-tehokäytöstä. Pysykää verkossa!