Bloggausvuosi 2011 takana

Jouluaatto lähenee ja on aika hengähtää. Tarinointi tuolin ja näppäimistön välistä keskeytyy pariksi viikoksi jatkuen taas viikolla 2. Kiitän teitä lukijat, kommentoijat ja linkittäjät kuluneesta vuodesta!

Ensi vuodeksi suunniteltuja teemoja tässä blogissa ovat mm. ajan- ja tehtävienhallinta sekä itsensä johtaminen. Näiden asioiden merkitys on tullut huomattua omakohtaisesti ja se kuuluu myös muiden puheesta. Työpaikoilla perustyö tuottaa ihan riittävästi kiirettä ja nettiaktiivien riemuksi julkistetaan koko ajan uusia ihmeellisiä yhteisöpalveluita kummasteltavaksi. Kouluttajana pitäisi kaiken lisäksi ehtiä tutustumaan työkaluihin vähän syvällisemmin kuin että onpa jännä juttu ja olinpa nyt taas ekojen joukossa tätäkin käyttämässä. Olisi pystyttävä näkemään tuoko uusi työkalu käyttäjälle lisäarvoa vai onko kyse vain uudesta uuden vuoksi. Haluan auttaa ihmisiä siirtymään perusnappulatekniikan tasolta sille tasolle, jolla työkaluja päästään käyttämään tuottavammin ja järkevämmin. 

Pakollinen disclaimer: Tuottavuus sanana sisältänee ristiriitaisia merkityksiä, joten haluan kertoa miten se minun arvojärjestelmässäni määritellään. Ymmärrän tuottavuuden siten, että ihminen on työtä tehdessään mahdollisimman hyvässä flowssa, työ sujuu ja aikaa jää muillekin tärkeille asioille!

Eilisessä Jyväskylän kaupungin järjestämässä yrittäjäillassa kaupunginjohtaja Andersson kannusti parempaan johtajuuteen. Tämä on meidän pientenkin syytä muistaa, vaikka sitä johdettavaa ei löydykään ennenkuin kävelee peilin eteen. Sovitaanko niin, että me PPY-yrittäjät (= pirun pieni yritys) johdamme itseämme ensi vuonna entistä paremmin. Näin meistä jää enemmän jäljelle meille itsellemme ja rakkaille läheisille, joihin luen niin ihmiset kuin muutkin kanssamme elävät olennot.

Ensi vuonna voitte muuten vierailla virtuaalisessa kahvilassa. Perustin Ystäväyrittäjä Johanna Janhosen kanssa yhteisblogin, jonka nimi on Nettikahvilla. Käykääpä tutustumassa, se on jo auki. Kahvilan seinät ovat vielä viimeistelyä vailla, mutta teksti on tymäkkää ja seura hulvatonta.

Toivotan kaikille mukavaa joulua ja onnea vuodelle 2012.

Kuvassa on hyvä kaverini Nelli, joka on yksi niistä joille minä haluan jättää riittävästi aikaa.

Vuoden 2011 softasuositusten lista

Jälleen on se aika vuodesta, jolloin arvovaltaiset blogit ja verkkolehdet julkistavat Top Ten -listojaan, joten tässä myös Tuolin ja näppiksen kymmenen parhaan sovelluksen lista. Listalle pääsyn kriteerinä ei ole välttämättä uutuus vaan omissa töissä koettu käyttökelpoisuus. Olen käyttänyt tuotteita itse viimeisen vuoden aikana ja kehtaan suositella.

PINTANSA PITÄNEET VANHAT TUTUT

Evernote. Tämä oli viime vuoden vastaavalla listalla ykkösenä ja se on edelleen tällä listalla aivan samasta syystä kuin viimeksikin: Evernoten tekijät ovat ymmärtäneet, että joustava ja sujuva työnteko ei voi olla kiinni siitä, millainen laite ihmisellä on käytössään. Sovellus löytyy kaikille päätelaitteille, joita käytän ja synronointi toimii kunhan verkko toimii. Ellet ole tutustunut tähän, tee se oman etusi nimissä. Sovelluksesta on edelleen olemassa maksuton ja maksullinen Premium-versio.

Chrome-selain. Paranoo vaan.

PowerPoint 2010. Tämäkin on pitänyt pintansa. Laitteiden ja käyttöjärjestelmien puolelta tutuksi tullut laakamadoilta lainattu joko-tai -ajattelutapa on hiipinyt koskemaan myös esitysmateriaalin tekemistä. Nyt “pitää” sanoa, että diaesityksiä ei pitäisi näyttää. Tämä ei kuitenkaan ole realistista. PowerPoint ja muut vastaavat ovat joillekin tarpeellisia apuvälineitä ja ne ovat myös hyviä työkaluja asianmukaisesti käytettyinä. Jos PowerPointit ovat rumia ja pitkästyttäviä, ne ovat sitä siksi, että ne on tehty rumiksi ja pitkästyttäviksi. PowerPoint 2010 on minusta Office 2010 -paketin paras sovellus. Tykkään ja peukutan.

Simple Diagrams. Tämän sovelluksen ostin ensin maksuttomana ja taisin sitä hehkuttaakin aikanaan Twitterissä ja muualla.  Siitä huolimatta, että ohjelman “nag screen” ilmaantui turhankin tiuhaan muistuttamaan mahdollisuudesta hankkia maksullinen versio, pidin siitä. Maksoin lopulta sen vaaditut pari kymppiä, joilla sain käyttööni laajat kuvakirjastot ja tulevat päivitykset.

VUODEN 2011 PARAS OHJELMAPÄIVITYS

MindManager 2012. Uusi versio ilmestyi syksyllä 2011. Löydän koko ajan enemmän ja enemmän hyviä puolia mindmappauksesta yleensäkin, tehdäänpä sitä millä ohjelmalla tahansa tai käsin. Koen mind map -ohjelmien olevan hyvä vastaus tietotyön muutokseen, joka on ollut menossa jo pitkän aikaa ja jatkuu vauhdilla. Emme enää selviä pelkästään lineaarisesti ajattelemalla. Chuck Freyn blogipostauksessa oleva kuva havainnollistaa hyvin tarkoittamaani muutosta.

MindManager on jo monen version ajan ollut hyvin yhteensopiva Microsoft Office-sovellusten kanssa ja siksi mm. monien kirjoitustöiden tekeminen on sillä mahdollista hyvinkin myöhäiseen työvaiheeseen saakka. Wordiä tai taitto-ohjelmaa ei välttämättä tarvita kuin ulkoasun viimeistelyyn (mindmap-sovelluksiinhan voi sijoittaa tekstitiedostoja). MindManager Connect 2012 -ympäristö tukee myös Evernote-yhteiskäyttöä.

PARHAILLAAN TESTIPENKISSÄ

Celtx. Tämä ohjelma on monipuolinen suunnittelutyökalu, joka sopii mm. videokuvaajille, sarjakuvapiirtäjille, käsikirjoittajille ja vaikkapa esitysgrafiikan tekijöille:

“If you’re interested in writing for film, television, radio, comic books, or just plain prose – you need to download Celtx.”

Latasin sovelluksen uteliaisuuttani ja sen parissa onkin tullut käytettyä yllättävän paljon aikaa. Tästä on siis toistaiseksi vähän käytännön kokemusta, mutta se vähäinen on sen verran positiivista, että sovellus ansaitsee oman paikkansa tällä listalla. Saatavilla maksuton versio ja Plus-versio.

OMPPULAATIKKO

Zite. Blogien ja verkkolehtien lukuohjelma, jolle voi “opettaa” omat mieltymyksensä. Sovelluksesta voi tallentaa parhaat linkit Evernoteen, Deliciousiin, Instapaperiin tai tviitata ja suositella Facebookissa. Tästä en hevillä luovu. Maksuton.

SlideShark. Sovellus on tarkoitettu PowerPointilla tehyjen esitysten näyttämiseen iPadilla. Siihen liittyy tili verkossa, johon diaesityksensä voi ladata ja josta sen voi ladata edelleen iPadille. Sovellus tukee mm. PowerPoint-animaatioita – animaatioissahan ei ole mitään vikaa kunhan niitä käytetään korostamiseen eikä hämmentämiseen. Maksuton.

Corculous. Hauska sähköinen korkkitaulu, jolle on ollut monenlaista käyttöä. Olen suunnitellut sillä itselleni inspiraatioseinän, käyttänyt aivoriihisovelluksena ja muuten vain “liimaillut” eri tarkoituksia varten verkkoleikkeitä ja verkosta kaappaamiani kuvia. 4,99 €.

Angry Birds Season. Tästä ei voi kirjoittaa. Äkälinnut on kuin jooga. Äkälintujakaan ei voi kuvata asiaan vihkiytymättömälle vaan ne on koettava. 1,59 €.

Myös vuoden 2010 Top Ten -lista kannattaa lukea. Allekirjoitan siinä olevat suositukset edelleen.

IT-osaaminen, tuo tärkeä vähäpätöisyys

Sunnuntaina verkossa pyöri linkki uutiseen, jossa kerrottiin Helsingin kaupungin ryhtyvän tarjoamaan Open Officen rinnalla käyttöön Microsoft Officea, koska virkamiehet eivät ole oppineet käyttämään maksutonta sovellusta. Lehtijutuista ei nyt aina voi tietää, mitä todellisuudessa on tapahtunut, mutta jos asiat menevät edes suunnilleen siten kuin kerrotaan, ilmiö vahvistaa sitä samaa minkä olen itsekin huomannut eli Suomessa puhutaan hyvästä it-osaamisesta aivan kuin se olisi vakio vaikka todellisuus on toista. 

Ilmeisesti ongelmia on tuottanut se, ettei osata tallentaa tiedostomuodosta toiseen. Tiedoston tallennus toiseen tiedostomuotoon etenee nykyisin käytössä olevilla toimistosovelluksilla niin yhdenmukaisella tavalla, että pulmia ei pitäisi olla jos vain tietää mitä tiedosto ja tiedostomuoto tarkoittavat. Jo A-korttitutkinnossa (ks. kohtaa 6, tiedostojen käsittely ja ominaisuudet) vaaditaan, että kokelas pystyy tallentamaan tiedoston määriteltyyn tiedostomuotoon ja osaa avata erilaisia tiedostoja sovelluksiin, joilla niitä pystyy muokkaamaan.

Itse en pidä A-korttikursseja, mutta osaamattomuus tulee kyllä vastaan useammin kuin yleisen puheen perusteella odottaisi. Minulta tilataan eniten räätälöityjä koulutuksia ryhmille, jotka jo osaavat perusasiat. Tai joiden pitäisi osata.  Kun muistelen, niin hämmästyttävän moni siirtymäkurssi Office-versiosta 2003 versioon 2010 on mennyt vanhan kertaamiseksi kun ei tunneta edes niitä toimintoja, jotka ovat olleet käytössä pitkään, säilyneet versiosta toiseen muuttumattomina ja joita ilman ei järkevästä työnteosta tule mitään. Googlen Asiakirjat kiinnostivat yhtä ryhmää sillä perusteella, että ne ovat ilmaisia ja helppoja käyttää. Puolet ryhmästä (ennakkotietojen mukaan piti olla it-perustaidot hanskassa) ei hallinnut selaintyöskentelyä ja niinpä emme päässeet etenemään varsinaisen aiheen eli asiakirjojen parissa ihan suunnitellulla tavalla. Se toivottu helppous olisi edellyttänyt kohtalaista perusosaamista.

A-kortin vaatimuslistan vaihtoehtona voisi tietysti esittää jokaisen käyttäjän kohdalla seuraavan yksinkertaisen kysymyksen: Miten tämä ihminen saa käytössään olevalla työvälineellä hoidettua vaivattomimmin ne asiat, jotka hänen työssään pitää saada hoidettua? Kaikkien ei tietenkään tarvitse osata kaikkea, mutta se pitäisi kyllä hallita mikä helpottaa omaa työtä. Jos työväline on Excel, pitää esimerkiksi osata kirjoittaa kaavoja, lajitella tai piirtää kaavio, joka ei valehtele. Jos on käsiteltävä eri lähteistä tulevaa aineistoa, on ymmärrettävä leikepöydän toiminta tai se mihin kaikkeen tiedostomuodon valinta vaikuttaa. Jostakin syystä it-osaaminen on kuitenkin saanut jäädä sellaiseksi, jolla ei nyt ole niin väliä ja “kyllähän se siitä”.

Joskus huvittaa se, miten ihmiset ryhtyvät lähes vihamielisesti selittämään minulle miksi Facebook tai “elävälle elämälle vieras” it yleensä ei heitä kiinnosta. Minulle on kuulkaa ihan sama onko joku Facebookissa, jossakin muualla vai onko olematta. Jos kuitenkin haluaa toimia yhteiskunnan täysivaltaisena jäsenenä, neuvon hyväksymään tietotekniikan realiteettina, johon on syytä perehtyä. Yhä useamman työ pyörii sen varassa. Mitä elämälle vierasta on siinä, että osaa käyttää työvälineitään sujuvasti ja pääsee sen vuoksi vähän aikaisemmin kotiin tai harrastuksiin? Tietääkseni kenellekään ei tähän mennessä ole ollut haittaa tiedosta, joka estää töpeksimästä verkossa tai menettämästä rahojaan tai identiteettiään asiattomille – nämäkin ovat tämän päivän it-osaamista, vaikka niitä ei voikaan opetella ihan suoraan nappuloita painelemalla.

Suomalaisuutta, josta voi olla ylpeä

Eilen itsenäisyyspäivänä olin tulossa Loimaalta kotiin Jyväskylään ja kuuntelin matkalla Radio Novaa. Juontajat puhuivat tietysti päivän teemasta eli itsenäisyydestä ja suomalaisuudesta. He pyysivät kuuntelijoita kertomaan mistä he suomalaisina ovat ylpeitä. Tampereen kohdalla totesin juuri ajaneeni erään hienoa suomalaisuutta edustavan yrityksen ohi.

Minuun on jo aikaisemminkin tehnyt vaikutuksen Kiilto Oy -nimisen yrityksen katolla oleva kyltti, jossa lukee "Usko tulevaisuuteen, mutta älä unohda vaikuttaa siihen." Muutenkin yrityksestä saamani mielikuva on erittäin positiivinen. Kiilto vei myös päivän pisteet sillä, että yrityksen pihassa kaikissa lipputangoissa liehui Suomen lippu. Komea rivistö! Olihan noita lippuja yritysten pihoissa, mutta tyypillisin näkymä oli yksi vaivainen lippu muuten tyhjässä rivistössä tai yrityksen omien mainoslippujen vieressä. Saamattomimmat olivat jättäneet omat mainoslippunsa salkoihin kuten arkenakin - kai sitä siinäkin on säästetty kun ei ole tarvinnyt hätistellä työntekijää pois tuottavammasta työstä.

On vielä lisättävä, että suomalaisena olen ylpeä maamme toistaiseksi hyvästä maineesta maailmalla. Näin pienestä maasta on löytynyt paljon luovuutta ja osaamista. Apumme on myös koettu hyödylliseksi mm. ristiriitatilanteita ratkaistaessa. Näissä on aihetta hyvään itsetuntoon. Kun itsetunto on kohdallaan, voimme suhtautua muuhun maailman avarakatseisesti ja pelottomasti eikä tarvitse umpioitua menneitä aikoja haikailemaan. Toivottavasti minun Suomeni on myös tulevaisuudessa maa, josta voi olla ylpeä.