Tuottavuustyökaluista

Edellisessä postauksessa käsittelin tuottavuutta, ja siihenhän päästään tietysti tuottavuustyökaluja käyttämällä. Vaan mitenkähän on?

Tuottavuustyökaluista saatava hyöty perustuu kahteen asiaan:

• mitä itse työkalu on suunniteltu tekemään
• miten systemaattisesti työkalua käytetään.

Jälkimmäisestä seuraa se, että tavallinen ruutulehtiö ja kynä voi olla osaavissa käsissä erinomainen työväline. Tuottavuutta ei saavuteta sillä, että käydään lataamassa älypuhelimeen, selaimeen tai iPadiin joukko sovelluksia. Tässäkin pätee vähemmän on enemmän -sääntö. On parempi opetella kunnolla joku tietty työväline ja pysyä siinä. Jos on systemaattinen ja toimivaksi koettu tapa käyttää OneNotea, ei välttämättä tarvita Evernotea, ja päinvastoin.

Kaikenlaiset kalkattimet, piipittäjät ja töräyttelijät, joita on tarjolla tuottavuusnimikkeen alla eivät välttämättä edes ansaitse tuottavuustyökalun nimeä, koska ne toimivat aivan päinvastaisesti kuin nimitys antaisi ymmärtää. Esimerkiksi Chrome-selaimen laajennusten Tuottavuus-osiosta kannattaa ohittaa lisäosat, jotka hälyttävät uudesta sähköpostiviestistä tai yhteisöpalveluiden tapahtumista. Toki joidenkin työtehtäviin kuuluu Twitterin tai vastaavan palvelun monitorointi, jolloin hän tietysti toimii sillä tavalla kuin on tarpeellista, mutta jos päätyönä on esimerkiksi tilinpäätösraportin kirjoittaminen, tieto uusista Facebook-tilapäivityksistä on sivuseikka. 

Tuottavuuden kannalta selaimen nurkassa piipittävät ja vilkkuvat kuvakkeet ovat suorastaan tuhoisia, sillä jokainen keskeytys vaatii veronsa. Aina kun huomio kiinnittyy uuteen asiaan, palaaminen käsillä olleeseen vanhaan tehtävään vaatii jonkin verran ponnistelua. Emme suinkaan vaihda huomion kohdetta kuin veitsellä leikaten. Kun kuuluu seuraava piippaus, jonka lähde “pitää” mennä tarkistamaan, palautuminen alkuperäisen tehtävään on taas aavistuksen verran vaikeampaa. Tavallisessa toimistotyössä ihminen saatetaan keskeyttää parisenkymmentä kertaa tunnissa ja tämän seurauksena tuottava ajattelu on vain murto-osa siitä, mikä olisi mahdollista. Jos suinkin voit, kokeile vaikka huomenna tehdä pari tuntia töitä niin, että sähköposti ja sosiaalisen median palvelut ovat kiinni. Ennustan, että hämmästyt. Tarpeettomien hälytysten poiskytkeminen karsii ihmisen ulkopuolelta tulevien keskeytysten määrää ja tähän kannattaa pyrkiä mahdollisuuksien mukaan. Meille jää vielä riesaksi oma vaelteleva mielemme, jonka tuottamissa sisäsyntyisissä keskeytyksissä on ihan riittävästi tekemistä. (Lähde: David Rock, Your Brain at Work; Saying no to distractions.)

Oletko muuten huomannut, että esimerkiksi App Storessa tuottavuusnimikkeen (Productivity) alla on mm. tekstinkäsittelyohjelma ja esitysgrafiikkaohjelma. Tuntuuko oudolta? Ei ainakaan pitäisi. Minusta olisi vielä oudompaa ajatella, ettei esitysgrafiikka-, taulukkolaskenta- tai tekstinkäsittelyohjelmalla olisi mitään tekemistä tuottavuuden kanssa. Jos omaan työhön kuuluu esitysaineiston tekeminen, taulukoiden laatiminen tai vaikkapa dokumenttien kirjoittaminen, niin silloin tähän työhön tarvittavat ohjelmat ovat tuottavuustyökaluja. Ja niiden osaamisen on hyvä olla sillä tasolla, että työ ei ole tuottavuudelle vastakkaista turaamista.