Google-dokumentit, monenlaista uutta

Google-dokumentit työympäristöön on tipahdellut viime aikoina uusia ominaisuuksia hengästyttävään tahtiin. Viime viikolla kerrottiin 12 uudesta tiedostomuodosta, joita Google Docs Viewer eli dokumentteihin sisältyvä katselunäkymä tukee. Nämä kaikki ovat paljon käytettyjen ohjelmien tiedostoja, mukana on mm. Adobe Photoshopin psd-formaatti.

Google-dokumenttien katselunäkymähän on toiminto, joka otetaan avuksi kun pitää vilkaista esimerkiksi sähköpostin liitteenä saatua tiedostoa. Viestin alaosassa liitetiedoston nimen vieressä oleva linkki Näytä (View) on saatavilla silloin, kun liitetiedostoa on mahdollista katsella Google-dokumenttien puolella.

Toiminto on mitä hyödyllisin. Mahdollisuus vilkaista tiedostoa selaimessa ennen sen lataamista omalle kiintolevylle säästää aikaa eikä omia kansioita tarvitse kuormittaa sellaisella, mitä ei välttämättä tarvitsekaan ladata.

Google-dokumenttien taulukkolaskentaohjelman ruudukot voidaan nyt piilottaa samalla tavalla kuin Excelissä. Näytä-valikosta löytyvä Piilota ruudukko -komento (View/Hide gridlines) auttaa tuottamaan siistimpiä ja helppolukuisempia raportteja. Vaikka ruudukko on hyvä apu taulukon laatimisvaiheessa, lopullisessa dokumentissa ruudut tahtovat joskus olla ikävän näköisiä ainakin jos lopputuloksesta haluaa viimeistellyn näköisen.

Lopuksi vielä video, joka esittelee Google Cloud Connect -laajennusosaa. Sen avulla Microsoft Office 2003, 2007 ja 2010 -asiakirjoja voidaan jakaa ja muokata verkossa. Lisäosan voit ladata tästä linkistä.

Varmuuden vuoksi myös videon linkki.

Lohdutonta ja sosiaalisesti kyvytöntä nettielämää

Me paljon verkkoa käyttävät ihmiset olemme epäsosiaalisia mörköjä. Hyvät ja sosiaaliset ihmiset viettävät paljon netitöntä aikaa läheistensä kanssa vai miten se nyt meneekään. Lukekaa nyt miten lohduttoman eristynyt on minunkin tyypillinen päiväni:

Herään puoli kuudelta ja lähden koirien kanssa aamulenkille. Tuplaespresson päälle tehtyä maitokahvia latkiessani silmäilen iPadilla Facebookia ja heitän muutaman kiintoisan linkin Instapaperiin myöhemmin luettavaksi. Niin ettäkö äärimmäistä hörhöilyä mennä Facebookiin heti aamulla? No hyvänen aika, suurin osa amerikkalaisista on hereillä kun minä nukun ja isot softatalot sieltä päin tykittävät linkkejä minkä ehtivät. Facebookista samoin kuin LinkedIn-ryhmien kautta olen löytänyt monta hyötyartikkelia, joiden avulla olen ratkaissut ihan elävien ihmisten todellisia ongelmia. Peukutan ja kommentoin myös parin kaverin statuspäivitystä.

Siirryn työpöytäni ääreen, luen sähköpostit ja kurkistan Twitteriin. Twitterissä odottaa DM newyorkilaiselta koodaajalta, johon olen tutustunut Twitterissä, kuinkas muutenkaan. Viestissä on linkki kaverin uusiin kalliokiipeilykuviin, joita hän on tuunaillut photoshopilla. Upeaa! Toinen Twitter-kaveri Englannista näkyy myöhään illalla lähettäneen linkin työkaluun, jollaista oli huomannut minun etsiskelevän. Facebookissa ystäväyrittäjä Saarijärveltä kysyy neuvoa ja vastaan hänelle saman tien.

Jätän viestimet, koska minun pitää olla asiakkaan luona kymmeneltä. On meikattava ja vedeltävä suoristusrautaa hiusten läpi. Laukku on pakattu jo edellisenä päivänä, koulutuksessa käytettävä materiaali on lähetetty Dropboxiin - asiakkaan yhteyshenkilö nimittäin jakaa kanssani inhon mammuttimaisiin sähköpostiliitteisiin.

Asiakkaan luona sujuu hyvin. Käymme lounaalla. Joku kehaisee blogiani, jonka kautta minua muuten oli keksitty kysyä kouluttamaan. Lounasseurue pohtii, että mitä kummaa sillä Twitterillä voisi tehdä. Näytän iPhonella mitä kaikkea Twitterissä on parhaillaan meneillään. Asiakas sanoo: "Me kyllä vielä tilataan sulta koulutusta noihinkin juttuihin."

Tulen kotiin kahden jälkeen ja käyn läpi sähköpostit. Yhteistyökumppanit näkyvät merkinneen Doodleen sopivia tapaamisaikoja - hienoa, asiat ovat edenneet vaikka en ollutkaan moneen tuntiin tavoitettavissa.

Alan kaappailla kuvia edellisenä päivänä kirjoittamiini kirjansivuihin. Haluan saada kuvakaappaukset nopeasti alta pois, joten paras pitää huomio jämäkästi yhdessä asiassa. Suljen siis kaikki viestihärpäkkeet, vain Spotify saa soittaa Bachin Goldberg-variaatioita - erinomaista työmusiikkia.

Tulee aika lähteä joogatunnille. Ryhmässäni on mukavia ihmisiä, joista osan kanssa pidetään yhteyttä Facebookissa, kuten muidenkin harrastusten parissa tutuksi tulleiden eri puolilla maata asuvien kavereiden kanssa. Joogaa on nyt ollutkin ohjelmassa paljon, viikonloppukin meni joogaintensiivissä.

Tulen kotiin ja lähden saman tien koirien kanssa lenkille. Törmään naapuriin, jonka kanssa juttelen vähän aikaa. Sisälle tultuani laitan saunan lämpiämään, ruokin koirat ja selailen syötteenlukijaa iPadilla. Linkitän pari artikkelia Twitteriin ja kun löydän jutun, jonka aiheesta voisi kirjoittaa oman blogipostauksen, luonnostelen muutaman ajatuksen ylös. Otan myös talteen linkkejä valmisteilla olevaa webinaaria varten. Kommentoin hyvää blogikirjoitusta ja seurustelen hetken kaverin kanssa, joka huomaa minun olevan samaan aikaan Facebookissa.

Sitten tulee tytär tanssitunnilta ja mies ratsastustunniltaan. Saunakin on jo lämmin. Verkkokansalaisen päivä on illassa.

Ajatus kirjoittaa tämä syntyi Anja Alasillan postauksesta Viisi syytä varoa visusti somea, ks. etenkin kohdat 1 ja 5. Kommentissa on sanottu oikeastaan tärkein:

"Voi olla, että yhteisyys netissä on mahdoton ymmärtää tai hyväksyä, ellei sitä ole itse kokenut."

Myös Mannisen Mikko on käsitellyt kasvotuksin vs. verkossa kommunikoinnin teemaa: Naamatusten keskustelu ja kotimainen kännykkä.

Jokainen viikko on tietoturvaviikko

Viime viikolla tietoturva oli korostuneesti esillä, mutta vuodessa on 51 muuta viikkoa, joiden aikana tietoturva ei ole yhtään sen vähemmän tärkeää - tämä tuli mieleeni kun kuulin taas eräästä valesivuepäilystä (=tuttu sivu näyttää samalta kuin ennenkin, mutta osoite on oudon näköinen).

Olen joskus ottanut talteen linkit verkko-osoitteiden tarkistuspalveluihin. Näihin voi turvautua, ellei käytössä ole mitään muuta vastaavaa. Palveluiden ylläpitäjät ovat suuria tietoturvayrityksiä ja jokainen voi näistä valita mieleisensä tai käyttää vaikka kaikkia. Periaate on se, että jos verkkosivun turvallisuus epäilyttää, kopioit selaimen osoiteriviltä osoitelitanian talteen (esim. Ctrl+C) ja napsautat jotakin alla olevista linkeistä. Kaikilla linkkien avaamilla sivuilla on tila, johon voit liittää leikepöydälle kopioimasi osoitteen (Ctrl+V) ja saat raportin tarkistettavasta sivusta. On tietysti huomattava, että sivulla pitää olla tietty määrä liikennettä, jotta sen tiedot olisivat jo näiden työkalujen tietokannassa.

F-Securen tarkistustyökalu

Norton Safe Web

McAfee SiteAdvisor

Selainpohjaiset tarkistustyökalut ovat helppoja käyttää. Toinen vaihtoehto on jokin selaimeen erikseen asennettava lisäosa, esimerkiksi WOT, Web of Trust, joka kuitenkin vaatii jo käyttäjältä hieman enemmän kuin selaintyökalut.

Mikään tarkistustyökalu ei tietenkään ole takuuvarmasti oikeassa, joten oma järkikulta myös kunniaan.

Tarkoituksenmukaista osaamista

Luin lounastaessani HS:n Vieraskynä-palstalta Kalle Juutin kirjoitusta Tietotekniikka kuuluu omaksi oppiaineekseen. En opeta lapsia tai nuoria, joten parempi jättää koulujen ainejaon kommentointi asiantuntevammille. Sen sijaan haluaisin nostaa artikkelista esille joitakin asioita oman kouluttajan työni näkökulmasta.

Juuti vetoaa mm. opetusministeri Virkkusen toteamukseen, miten tietoyhteiskuntavalmiudet ovat osa kansalaistaitoja:

"Jokaisen kansalaisen tulisi siis osata käyttää tieto- ja viestintätekniikkaa tarkoituksenmukaisella tavalla ja ymmärtää, miten se muuttaa työtä ja yhteiskuntaa."

Noin vuosi sitten kirjoitin postauksen Kaksi osaamistestiä, jolla ilmeisesti osuin asian ytimeen päätellen siitä, paljonko ja mihin artikkelia linkitettiin. Jos kyseistä blogipostausta pitäisi kuvata mahdollisimman lyhyesti, sen perussanoma oli jotakuinkin sama kuin yllä olevan lainauksen. Tieto- ja viestintätekniseksi osaamiseksi ei enää riitä, että löytää jonkin asian tekemiseksi tarvittavan käskysarjan käyttämästään ohjelmasta sekä osaa varmuuskopioida ylhäisessä yksinäisyydessä laatimansa asiakirjan muistitikulle. Ei turhaan puhuta tieto- JA viestintätekniikasta. Moni tietokoneiden ja niiden kaltaisten laitteiden käyttötilanne on viestintää ja sanoisin, että tarkoituksenmukaisen osaamisen sisältö on 90-luvulta muuttunut siinä mielessä, että olisi ymmärrettävä näiden välineiden rooli myös ihmisten välisten yhteyksien luomisen ja ylläpitämisen näkökulmasta. Samassa lehdessä muuten viereisellä sivulla todetaan, että koulut ovat ymmällään sosiaalisen median kanssa. Juuti mainitsee omassa kirjoituksessaan, miten sosiaalinen media on tehokkaasti osattu valjastaa koulukiusaamisen palvelukseen. Mistäpä lapsikullat oppisivat tekniikan rakentavaa käyttöä, jos ei ole riittävästi aikuisia, jotka osaisivat siihen ohjata.

Kuinkahan suuri osa aikuisista muuten näkee netin jonakin, johon erikseen "mennään" tai "siirrytään" jokin varta vasten nettikäyttöä varten suunniteltu laite käynnistämällä. Se pitää paikkansa enää yllättävän harvoin ja tulevaisuudessa vielä vähemmän. Jos päivittäisin osaamistestini, kirjoittaisin siihen ehdottomasti yhdeksi kohdaksi: En arvota netin ulkopuolelle vietettyä aikaa itsestään selvästi muka jonakin laadullisesti parempana aikana vaan ymmärrän, että kyse on erilaisista läsnäolemisen tasoista ja voin valita niistä kulloinkin tilanteeseen sopivan. Toinen tarpeellinen lisäys olisi: En odota, että jokaisessa palaverissa osallistujien pitäisi olla fyysisesti samassa tilassa. En millään muotoa väheksy kasvokkaisten tapaamisten arvoa, mutta etenkin sen jälkeen kun on tultu tutuiksi, voitaisiin säästää aikaa ja luontoa hoitamalla palavereja videoneuvotteluina, chatilla, skypella…tapoja on niin paljon, että varmasti kaikille löytyy sopiva. Tarkemmin ajatellen tarpeellisia lisäyksiä osaamistestiini tuntuu olevan niin paljon, että sen päivitystä pitänee vakavasti harkita.

Toinen kohta Juutin artikkelista, johon pysähdyin:

"Yleinen uskomus on edelleen, että paras tapa oppia jokin asia on sellainen, jolla asian on itsekin oppinut. Suurin osa aikuisväestöstä on hankkinut tietoyhteiskuntataitonsa yrittämällä ja erehtymällä."

Ihmisten jättäminen päivittäisten työvälineidensä eteen oppimaan yrittämisen ja erehtymisen varassa tulee kalliiksi. Se tulee kalliiksi jo turaamiseen käytettyjä työtunteja laskien ja ihan varmasti se tulee kalliiksi jos tietämättömyys johtaa jonkin tietoturvariskin toteutumiseen. Jälkimmäinen on hyvä muistaa erityisesti tällä viikolla, sillä tänään alkoi Tietoturvaviikko. Toivotankin oikein hyvää tietoturvapäivää 8.2. kaikille. Käykääpä tutustumassa Tietoturvakoulun materiaaleihin viimeistään nyt.

Facebookin vika

On Facebookin vika, että perheet eivät enää kokoonnu yhdessä takkatulen ääreen pelaamaan lautapelejä. Tosin muistelen, että "mun nuaruudessani" kavereiden kanssa notkuminen ja rockmuusiikki päihittivät lautapelit ja muunkin perheen kesken kokoontumisen.

On Facebookin vika, että jollakin on paha olo työpaikalla ja hän kirjoittaa siitä. Ennen vanhaan pahaa oloa vain jurnutettiin porukalla kahvihuoneessa tai nurkan takana tupakilla käydessä, mutta siitä ei tarvinnut välittää, koska jutut eivät levinneet mustaa valkoisella.

On Facebookin vika, että työpaikkaansa tai pomoaan haukkuva statuspäivittäjä ei ymmärrä mikä on henkilökohtaisen mielipiteen, kunnianloukkauksen ja väärien tietojen levittämisen välinen ero.

On Facebookin vika, että ihmiset paljastavat itsestään kaikenlaisia asioita ja juoruavat. Erityisen inhottavaa se on niille, jotka eivät ole Facebookissa eivätkä näe mitä on paljastettu ja mistä juorutaan.