Bloggausvuosi 2011 takana

Jouluaatto lähenee ja on aika hengähtää. Tarinointi tuolin ja näppäimistön välistä keskeytyy pariksi viikoksi jatkuen taas viikolla 2. Kiitän teitä lukijat, kommentoijat ja linkittäjät kuluneesta vuodesta!

Ensi vuodeksi suunniteltuja teemoja tässä blogissa ovat mm. ajan- ja tehtävienhallinta sekä itsensä johtaminen. Näiden asioiden merkitys on tullut huomattua omakohtaisesti ja se kuuluu myös muiden puheesta. Työpaikoilla perustyö tuottaa ihan riittävästi kiirettä ja nettiaktiivien riemuksi julkistetaan koko ajan uusia ihmeellisiä yhteisöpalveluita kummasteltavaksi. Kouluttajana pitäisi kaiken lisäksi ehtiä tutustumaan työkaluihin vähän syvällisemmin kuin että onpa jännä juttu ja olinpa nyt taas ekojen joukossa tätäkin käyttämässä. Olisi pystyttävä näkemään tuoko uusi työkalu käyttäjälle lisäarvoa vai onko kyse vain uudesta uuden vuoksi. Haluan auttaa ihmisiä siirtymään perusnappulatekniikan tasolta sille tasolle, jolla työkaluja päästään käyttämään tuottavammin ja järkevämmin. 

Pakollinen disclaimer: Tuottavuus sanana sisältänee ristiriitaisia merkityksiä, joten haluan kertoa miten se minun arvojärjestelmässäni määritellään. Ymmärrän tuottavuuden siten, että ihminen on työtä tehdessään mahdollisimman hyvässä flowssa, työ sujuu ja aikaa jää muillekin tärkeille asioille!

Eilisessä Jyväskylän kaupungin järjestämässä yrittäjäillassa kaupunginjohtaja Andersson kannusti parempaan johtajuuteen. Tämä on meidän pientenkin syytä muistaa, vaikka sitä johdettavaa ei löydykään ennenkuin kävelee peilin eteen. Sovitaanko niin, että me PPY-yrittäjät (= pirun pieni yritys) johdamme itseämme ensi vuonna entistä paremmin. Näin meistä jää enemmän jäljelle meille itsellemme ja rakkaille läheisille, joihin luen niin ihmiset kuin muutkin kanssamme elävät olennot.

Ensi vuonna voitte muuten vierailla virtuaalisessa kahvilassa. Perustin Ystäväyrittäjä Johanna Janhosen kanssa yhteisblogin, jonka nimi on Nettikahvilla. Käykääpä tutustumassa, se on jo auki. Kahvilan seinät ovat vielä viimeistelyä vailla, mutta teksti on tymäkkää ja seura hulvatonta.

Toivotan kaikille mukavaa joulua ja onnea vuodelle 2012.

Kuvassa on hyvä kaverini Nelli, joka on yksi niistä joille minä haluan jättää riittävästi aikaa.

Vuoden 2011 softasuositusten lista

Jälleen on se aika vuodesta, jolloin arvovaltaiset blogit ja verkkolehdet julkistavat Top Ten -listojaan, joten tässä myös Tuolin ja näppiksen kymmenen parhaan sovelluksen lista. Listalle pääsyn kriteerinä ei ole välttämättä uutuus vaan omissa töissä koettu käyttökelpoisuus. Olen käyttänyt tuotteita itse viimeisen vuoden aikana ja kehtaan suositella.

PINTANSA PITÄNEET VANHAT TUTUT

Evernote. Tämä oli viime vuoden vastaavalla listalla ykkösenä ja se on edelleen tällä listalla aivan samasta syystä kuin viimeksikin: Evernoten tekijät ovat ymmärtäneet, että joustava ja sujuva työnteko ei voi olla kiinni siitä, millainen laite ihmisellä on käytössään. Sovellus löytyy kaikille päätelaitteille, joita käytän ja synronointi toimii kunhan verkko toimii. Ellet ole tutustunut tähän, tee se oman etusi nimissä. Sovelluksesta on edelleen olemassa maksuton ja maksullinen Premium-versio.

Chrome-selain. Paranoo vaan.

PowerPoint 2010. Tämäkin on pitänyt pintansa. Laitteiden ja käyttöjärjestelmien puolelta tutuksi tullut laakamadoilta lainattu joko-tai -ajattelutapa on hiipinyt koskemaan myös esitysmateriaalin tekemistä. Nyt “pitää” sanoa, että diaesityksiä ei pitäisi näyttää. Tämä ei kuitenkaan ole realistista. PowerPoint ja muut vastaavat ovat joillekin tarpeellisia apuvälineitä ja ne ovat myös hyviä työkaluja asianmukaisesti käytettyinä. Jos PowerPointit ovat rumia ja pitkästyttäviä, ne ovat sitä siksi, että ne on tehty rumiksi ja pitkästyttäviksi. PowerPoint 2010 on minusta Office 2010 -paketin paras sovellus. Tykkään ja peukutan.

Simple Diagrams. Tämän sovelluksen ostin ensin maksuttomana ja taisin sitä hehkuttaakin aikanaan Twitterissä ja muualla.  Siitä huolimatta, että ohjelman “nag screen” ilmaantui turhankin tiuhaan muistuttamaan mahdollisuudesta hankkia maksullinen versio, pidin siitä. Maksoin lopulta sen vaaditut pari kymppiä, joilla sain käyttööni laajat kuvakirjastot ja tulevat päivitykset.

VUODEN 2011 PARAS OHJELMAPÄIVITYS

MindManager 2012. Uusi versio ilmestyi syksyllä 2011. Löydän koko ajan enemmän ja enemmän hyviä puolia mindmappauksesta yleensäkin, tehdäänpä sitä millä ohjelmalla tahansa tai käsin. Koen mind map -ohjelmien olevan hyvä vastaus tietotyön muutokseen, joka on ollut menossa jo pitkän aikaa ja jatkuu vauhdilla. Emme enää selviä pelkästään lineaarisesti ajattelemalla. Chuck Freyn blogipostauksessa oleva kuva havainnollistaa hyvin tarkoittamaani muutosta.

MindManager on jo monen version ajan ollut hyvin yhteensopiva Microsoft Office-sovellusten kanssa ja siksi mm. monien kirjoitustöiden tekeminen on sillä mahdollista hyvinkin myöhäiseen työvaiheeseen saakka. Wordiä tai taitto-ohjelmaa ei välttämättä tarvita kuin ulkoasun viimeistelyyn (mindmap-sovelluksiinhan voi sijoittaa tekstitiedostoja). MindManager Connect 2012 -ympäristö tukee myös Evernote-yhteiskäyttöä.

PARHAILLAAN TESTIPENKISSÄ

Celtx. Tämä ohjelma on monipuolinen suunnittelutyökalu, joka sopii mm. videokuvaajille, sarjakuvapiirtäjille, käsikirjoittajille ja vaikkapa esitysgrafiikan tekijöille:

“If you’re interested in writing for film, television, radio, comic books, or just plain prose – you need to download Celtx.”

Latasin sovelluksen uteliaisuuttani ja sen parissa onkin tullut käytettyä yllättävän paljon aikaa. Tästä on siis toistaiseksi vähän käytännön kokemusta, mutta se vähäinen on sen verran positiivista, että sovellus ansaitsee oman paikkansa tällä listalla. Saatavilla maksuton versio ja Plus-versio.

OMPPULAATIKKO

Zite. Blogien ja verkkolehtien lukuohjelma, jolle voi “opettaa” omat mieltymyksensä. Sovelluksesta voi tallentaa parhaat linkit Evernoteen, Deliciousiin, Instapaperiin tai tviitata ja suositella Facebookissa. Tästä en hevillä luovu. Maksuton.

SlideShark. Sovellus on tarkoitettu PowerPointilla tehyjen esitysten näyttämiseen iPadilla. Siihen liittyy tili verkossa, johon diaesityksensä voi ladata ja josta sen voi ladata edelleen iPadille. Sovellus tukee mm. PowerPoint-animaatioita – animaatioissahan ei ole mitään vikaa kunhan niitä käytetään korostamiseen eikä hämmentämiseen. Maksuton.

Corculous. Hauska sähköinen korkkitaulu, jolle on ollut monenlaista käyttöä. Olen suunnitellut sillä itselleni inspiraatioseinän, käyttänyt aivoriihisovelluksena ja muuten vain “liimaillut” eri tarkoituksia varten verkkoleikkeitä ja verkosta kaappaamiani kuvia. 4,99 €.

Angry Birds Season. Tästä ei voi kirjoittaa. Äkälinnut on kuin jooga. Äkälintujakaan ei voi kuvata asiaan vihkiytymättömälle vaan ne on koettava. 1,59 €.

Myös vuoden 2010 Top Ten -lista kannattaa lukea. Allekirjoitan siinä olevat suositukset edelleen.

IT-osaaminen, tuo tärkeä vähäpätöisyys

Sunnuntaina verkossa pyöri linkki uutiseen, jossa kerrottiin Helsingin kaupungin ryhtyvän tarjoamaan Open Officen rinnalla käyttöön Microsoft Officea, koska virkamiehet eivät ole oppineet käyttämään maksutonta sovellusta. Lehtijutuista ei nyt aina voi tietää, mitä todellisuudessa on tapahtunut, mutta jos asiat menevät edes suunnilleen siten kuin kerrotaan, ilmiö vahvistaa sitä samaa minkä olen itsekin huomannut eli Suomessa puhutaan hyvästä it-osaamisesta aivan kuin se olisi vakio vaikka todellisuus on toista. 

Ilmeisesti ongelmia on tuottanut se, ettei osata tallentaa tiedostomuodosta toiseen. Tiedoston tallennus toiseen tiedostomuotoon etenee nykyisin käytössä olevilla toimistosovelluksilla niin yhdenmukaisella tavalla, että pulmia ei pitäisi olla jos vain tietää mitä tiedosto ja tiedostomuoto tarkoittavat. Jo A-korttitutkinnossa (ks. kohtaa 6, tiedostojen käsittely ja ominaisuudet) vaaditaan, että kokelas pystyy tallentamaan tiedoston määriteltyyn tiedostomuotoon ja osaa avata erilaisia tiedostoja sovelluksiin, joilla niitä pystyy muokkaamaan.

Itse en pidä A-korttikursseja, mutta osaamattomuus tulee kyllä vastaan useammin kuin yleisen puheen perusteella odottaisi. Minulta tilataan eniten räätälöityjä koulutuksia ryhmille, jotka jo osaavat perusasiat. Tai joiden pitäisi osata.  Kun muistelen, niin hämmästyttävän moni siirtymäkurssi Office-versiosta 2003 versioon 2010 on mennyt vanhan kertaamiseksi kun ei tunneta edes niitä toimintoja, jotka ovat olleet käytössä pitkään, säilyneet versiosta toiseen muuttumattomina ja joita ilman ei järkevästä työnteosta tule mitään. Googlen Asiakirjat kiinnostivat yhtä ryhmää sillä perusteella, että ne ovat ilmaisia ja helppoja käyttää. Puolet ryhmästä (ennakkotietojen mukaan piti olla it-perustaidot hanskassa) ei hallinnut selaintyöskentelyä ja niinpä emme päässeet etenemään varsinaisen aiheen eli asiakirjojen parissa ihan suunnitellulla tavalla. Se toivottu helppous olisi edellyttänyt kohtalaista perusosaamista.

A-kortin vaatimuslistan vaihtoehtona voisi tietysti esittää jokaisen käyttäjän kohdalla seuraavan yksinkertaisen kysymyksen: Miten tämä ihminen saa käytössään olevalla työvälineellä hoidettua vaivattomimmin ne asiat, jotka hänen työssään pitää saada hoidettua? Kaikkien ei tietenkään tarvitse osata kaikkea, mutta se pitäisi kyllä hallita mikä helpottaa omaa työtä. Jos työväline on Excel, pitää esimerkiksi osata kirjoittaa kaavoja, lajitella tai piirtää kaavio, joka ei valehtele. Jos on käsiteltävä eri lähteistä tulevaa aineistoa, on ymmärrettävä leikepöydän toiminta tai se mihin kaikkeen tiedostomuodon valinta vaikuttaa. Jostakin syystä it-osaaminen on kuitenkin saanut jäädä sellaiseksi, jolla ei nyt ole niin väliä ja “kyllähän se siitä”.

Joskus huvittaa se, miten ihmiset ryhtyvät lähes vihamielisesti selittämään minulle miksi Facebook tai “elävälle elämälle vieras” it yleensä ei heitä kiinnosta. Minulle on kuulkaa ihan sama onko joku Facebookissa, jossakin muualla vai onko olematta. Jos kuitenkin haluaa toimia yhteiskunnan täysivaltaisena jäsenenä, neuvon hyväksymään tietotekniikan realiteettina, johon on syytä perehtyä. Yhä useamman työ pyörii sen varassa. Mitä elämälle vierasta on siinä, että osaa käyttää työvälineitään sujuvasti ja pääsee sen vuoksi vähän aikaisemmin kotiin tai harrastuksiin? Tietääkseni kenellekään ei tähän mennessä ole ollut haittaa tiedosta, joka estää töpeksimästä verkossa tai menettämästä rahojaan tai identiteettiään asiattomille – nämäkin ovat tämän päivän it-osaamista, vaikka niitä ei voikaan opetella ihan suoraan nappuloita painelemalla.

Suomalaisuutta, josta voi olla ylpeä

Eilen itsenäisyyspäivänä olin tulossa Loimaalta kotiin Jyväskylään ja kuuntelin matkalla Radio Novaa. Juontajat puhuivat tietysti päivän teemasta eli itsenäisyydestä ja suomalaisuudesta. He pyysivät kuuntelijoita kertomaan mistä he suomalaisina ovat ylpeitä. Tampereen kohdalla totesin juuri ajaneeni erään hienoa suomalaisuutta edustavan yrityksen ohi.

Minuun on jo aikaisemminkin tehnyt vaikutuksen Kiilto Oy -nimisen yrityksen katolla oleva kyltti, jossa lukee "Usko tulevaisuuteen, mutta älä unohda vaikuttaa siihen." Muutenkin yrityksestä saamani mielikuva on erittäin positiivinen. Kiilto vei myös päivän pisteet sillä, että yrityksen pihassa kaikissa lipputangoissa liehui Suomen lippu. Komea rivistö! Olihan noita lippuja yritysten pihoissa, mutta tyypillisin näkymä oli yksi vaivainen lippu muuten tyhjässä rivistössä tai yrityksen omien mainoslippujen vieressä. Saamattomimmat olivat jättäneet omat mainoslippunsa salkoihin kuten arkenakin - kai sitä siinäkin on säästetty kun ei ole tarvinnyt hätistellä työntekijää pois tuottavammasta työstä.

On vielä lisättävä, että suomalaisena olen ylpeä maamme toistaiseksi hyvästä maineesta maailmalla. Näin pienestä maasta on löytynyt paljon luovuutta ja osaamista. Apumme on myös koettu hyödylliseksi mm. ristiriitatilanteita ratkaistaessa. Näissä on aihetta hyvään itsetuntoon. Kun itsetunto on kohdallaan, voimme suhtautua muuhun maailman avarakatseisesti ja pelottomasti eikä tarvitse umpioitua menneitä aikoja haikailemaan. Toivottavasti minun Suomeni on myös tulevaisuudessa maa, josta voi olla ylpeä.

Hyvä ihminen, korjaa jo se Wordin pitkä tavuviiva

Viime viikolla suivaantuminen yhdyssanavirheisiin (yhdys sana virheisiin, siis) johti mm. siihen, että Jyväskylä on nyt julistettu yhdyssanavirheettömäksi vyöhykkeeksi. Lisäksi kaikkien Facebookin päivien lisäksi on tiedossa kokonainen teemaviikko eli Punakynäviikko. 

Tällainen oikeakielisyysaktivoituminen ilahduttaa minua niin, että sen kunniaksi neuvon, miten päästä eroon rumasta pitkästä tavuviivasta, joka todellisuudessa on ajatusviiva (Alt+0150). Vertaa: Tavuviiva “-” ja ajatusviiva “–”.

Kyse on siis siitä merkistä, joka Wordin oletusasetuksin ilmestyy sananalkuisen yhdysmerkin paikalle kun kirjoitat sanaliittoyhdyssanan, esimerkiksi Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelma. Ajatusviiva tässä kohden on typografisesti väärä merkki enkä ole ainoa, joka noituu sen löytymistä Wordin oletusarvona versio toisensa jälkeen.

Kun vääränlainen merkki ilmestyy asiakirjaan, sen pääsee poistamaan merkin alapuolelle ilmestyvän Automaattisen korjauksen asetukset -painikkeen valikkokomennolla Automaattisen muotoilun asetusten hallinta. Tämä avaa automaattisen korjauksen valintaikkunan Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehden kohdalta ja kun poistat valintamerkin kohdasta Yhdysmerkit (--) viivoilla (–), merkki kirjoitetaan vastedes oikein.

Ja kun et kuitenkaan huomaa käyttää kirjoitustilanteessa em. painiketta, voit mennä nyt heti paikalla Wordin asetuksiin Backstage-näkymän (2007-versiossa Office-valikon) Asetukset-painikkeella (2007-versiossa: Wordin asetukset). Valitse Tarkistustyökalut ja edelleen Automaattisen korjauksen asetukset.

Huomaa, että sama virhe on kaikissa Office-ohjelmissa ja se on korjattava erikseen jokaisessa.

Virhe on harmillinen, mutta onneksi siitä pääsee helposti eroon. Se myös kannattaa korjata, sillä meitä on paljon, joille pitkät tavuviivat yhdyssanavirheistä puhumattakaan viestittävät negatiivisia asioita kirjoittajasta. Lenitasukat liituraitapuvun kanssa tai sukat sandaaleissa ovat pikkujuttu sen rinnalla ettei tunneta typografisia merkkejä.

Entä milloin sitä pitkää tavuviivaa sitten saa käyttää? No ainakin silloin, kun ajatusviiva on todella tarpeen lauseessa ja esimerkiksi silloin kun annetaan lukualueen rajakohdat, vaikkapa 2–8. Lisää esimerkkejä löydät kielioppaista. Merkin voi kirjoittaa yllämainittuna Alt-koodina tai painamalla Ctrl+miinus (numeronäppäimistön “-”). Läppärin käyttäjän kannattaa hyödyntää Wordin Lisää-välilehdellä olevaa Merkki-painiketta, jolloin ei tarvitse temppuilla näppäimistön kanssa.

Ja oikeastaan joku oikeakielisyyden asiaa ajava bloggaava viestintäkouluttaja saisi tarjota kansanvalistusta yhdyssanasäännöistä, kuka ottaisi haasteen vastaan?

Kampanjan logo: Linda Saukko-Rauta.)

Lisäys: Katleenan blogissa on postaus Viisi yleisintä yhdyssanavirhettä. Suosittelen.

Toinen lisäys: Tarkkaavainen lukija lähetti sähköpostia ja muistutti, että tässä esimerkkinä käyttämäni  "Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelma" olisi parasta kirjoittaa sitovaa yhdysviivaa käyttäen eli Ctrl+Shift+-. Tällä estetään tavuviivan jääminen yksin eri riville tekstinkäsittely-sanan kanssa. Erittäin hyvä huomautus. Tämä on syytä pitää mielessä vähintään silloin kun tietää asiakirjan lähtevän jonkun muun muokattavaksi ja tulostettavaksi. Helpoimmalla varmasti pääsee kun opettelee käytännön ja noudattaa sitä aina. 

Janne Ansaharju kertoo sisältömarkkinoinnista

Blogivierailut jatkuvat. Tällä viikolla kylässä on Janne Ansaharju, mukava mies Suomen Turuust’, johon olen tutustunut netissä kuten niin moneen muuhunkin hyvään tyyppiin viime vuosina. Pyysin Jannea avaamaan erästä meille yrittäjille tärkeää aihetta:

1) Mitä sisältömarkkinointi on?

Sisältömarkkinointi on kiinnostavan sisällön julkaisemista markkinointitarkoituksessa. Sisällöstä tulee osa markkinointia silloin, kun sisällöntuotanto on suunnitelmallista ja tavoitteellista – puhutaankin sisältöstrategiasta.

Sisältömarkkinointi kattaa osin tai kokonaan perinteisen markkinointiviestinnän arsenaalin: mainonnan, tiedotus- ja suhdetoiminnan, myynninedistämisen ja myyntityön.

Sisältömarkkinoinnista tekee houkuttelevaa sen helppous, edullisuus ja se, ettei sisällön julkaisemisesta määrää “portinvartijat”, kuten perinteisessä mainonnassa tai tiedottamisessa. Sisältömarkkinoinnissa tuottaja on itse myös julkaisija.

Tyypillisin sisältömarkkinoinnin tapa ja väline on blogi. Sisältömarkkinoinnin keinoja ei kuitenkaan kannata rajoittaa yhteen kanavaan. Selvästi yleistyviä sisällön muotoja ovat videot ja audiojulkaisut (podcast).

Pohdi itsellesi luontaisia tapoja tuottaa sisältöä. Jos tekstiä ei juuri synny, videoblogi voi olla hyvä vaihtoehto. Kannattaa myös hyödyntää ne lähteet, joista sisältöä tulee firmassa jo muutenkin. Kouluttaja julkaisee esitysdiansa ja luentomateriaalinsa, ravintoloitsija vinkkaa ruokareseptejä, kampaaja ottaa kuvia asiakkaittensa kampauksista, jne.

Samaa tai samankaltaista sisältö voi myös kierrättää mediasta toiseen, kunhan sen tekee harkiten ja käyttäjän ehdoilla. Kaikki sisältö ei sovi sellaisenaan joka paikkaan.

2) Miksi yrittäjän kannattaa tuottaa sisältöä nettiin, mitä hän sillä saavuttaa?

Yhä useammin ostaja aloittaa kauppamatkansa netistä. Runsas sisältö nousee suureen arvoon, koska hakukoneet suosivat sivustoja, joissa on paljon sisältöä ja joihin johtaa paljon linkkejä muilta sivustoilta.

Sisällöntuottaja löydetään helpommin kuin kilpailija, joka ei juuri kotisivuaan päivitä.

Toinen merkittävä sisältömarkkinoinnin etu on se, että hyödylliseksi koettua sisältöä jaetaan eteenpäin. Käyttäjät toimivat markkinoinnin apuna. Juuri tästä syystä monilla blogipohjaisilla kotisivuilla Googlen lisäksi merkittävä liikenteen lähde onkin Facebook ja muut sosiaalisen median palvelut.

Sisältömarkkinoinnissa on myös hankalammin mitattavia, mutta ei vähäpätöisiä hyötyjä. Säännöllinen sisällöntuotanto antaa kuvan luotettavasta ja osaavasta ammattilaisesta. Useimmiten arvostus nousee ensin kollegojen keskuudessa, mikä ei suinkaan ole huono asia. Siinä tulee samalla paalutettua omaa markkina-asemaa kilpailijoihin nähden.

3) Mitä mieltä on sisällön tuottamisessa koska netissä julkaistaan jo muutenkin niin paljon tietoa?

Vaikka netti on tietoa pullollaan, se ei ole välttämättä kovin korkealaatuista. Silloin on mahdollisuus “lyödä” kilpailijat korkeatasoisella sisällöllä.

Varsinkin suomenkielisessä netissä on vielä paljon toimialoja, joissa sisältömarkkinointia ei ole hyödynnetty ollenkaan. Tällaisessa tilanteessa yrittäjän ei kannata epäröidä hetkeäkään. Alan ensimmäisellä bloggaajalla on luonnollisesti parhaat apajat.

Joillain aloilla kilpailu on todella kovaa ja sisällön tasokin keskitasoa parempaa. Silloin ei auta muu kuin etsiä oma ehkä hyvinkin kapea markkinarako. Uskon, että jokaiselle sellainen löytyy. Rakoa ei kannata jäädä odottelemaan, vaan sen voi löytää jopa sattumalta, kun kokeilee erilaisia sisältöjä ja julkaisukanavia.

Suomenkielisellä alueella sisällöntuottajat ovat pääsääntöisesti melko laiskoja. Lupaavan alun jälkeen homma hiipuu pikku hiljaa. Ahkera ja suunnitelmallinen julkaisija lyö läpi viimeistään siinä vaiheessa, kun kilpailijan kunto pettää. Sisältömarkkinointi on kestävyyslaji.

4) Mistä löytää aika sisällöntuottamiselle?

Yrittäjällä ei koskaan ole tarpeeksi aikaa. Se johtuu oman kokemukseni mukaan siitä, että tulee keskityttyä vääriin asioihin. Siihen auttaa vain suunnitelmallisuus ja priorisointi.

Yhtä totta kuin ajan puute on se, että mieluisiin asioihin kyllä liikenee aikaa. Yrityksessä tällaisen asian luulisi olevan markkinointi. Ilman onnistunutta markkinointia on mahdotonta päästä nauttimaan edes kohtuullisesta taloudellisesta tuloksesta –saati runsaammasta menestyksestä.

Kun sisällöntuotannosta tekee markkinointistrategian, sille varataan resursseja. Sisältömarkkinoinnissa ei välttämättä tarvita muita resursseja kuin aikaa. On vain otettava kalenteri käteen ja järjestettävä sitä.

5) Millä säilyttää motivaatio silloinkin kun liikenne jumittaa samoissa lukemissa?

Sisältöstrategiaan on syytä kirjata selkeät ja realistiset tavoitteet. Tavoitteiden toteutuessa on helppo huomata sisällöntuottamisen olleen tuloksellista. Onnistumiset motivoivat jatkamaan ja jaksamaan. Ja sellaista ei kannata kauan jatkaa, mistä ei ole hyötyä.

Tavoitteita ei pidä asettaa liian korkeiksi ja niitä on hyvä tarkistaa välillä. Minusta ainakin osan tavoitteista on liityttävä taloudelliseen tulokseen. Sillä pelkillä kävijämäärillä ja tykkääjillä ei kassavirtaa synny. On paljon oleellisempaa saada yksi asiakas kuin 1000 tykkääjää tai blogin lukijaa. Toki tykkääjät ja lukijamäärät kannattaa kirjata välitavoitteiksi, jotka myöhemmin tuottavat taloudellista tulosta. Määrä ei korvaa laatua sisältömarkkinoinnissakaan.

Kiitos Jannelle haastattelusta. Lisää Jannen tekstiä löydät osoitteesta www.sisältömarkkinointi.fi.

Vieraita: Johanna Janhonen kertoo mikä on wiki

Verkostossani eräs omaa osaamistani täydentävä hyvä tyyppi on Janhosen Johanna, jolta pyysin blogihaastattelua aiheesta wiki. Wikihän on mainio työkalu, joka voi auttaa esimerkiksi sähköpostikaaoksen siivoamisessa. Se miten Johannasta on tullut wikiasiantuntija kerrotaan hänen oman yrityksensä sivulla ja seuraavassa Johanna avaa wikin olemusta neljän esittämäni kysymyksen kautta:

1. Mikä wiki on ja mistä sellaisen saa esimerkiksi yrityksen käyttöön? Mistä pienen yrityksen kannattaa ottaa wiki, entä mistä suuren?

Lunttasin Wikipediasta, maailman tunnetuimmasta wikistä, miten se määrittelee wikin http://fi.wikipedia.org/wiki/Wiki :

Wiki on verkkosivusto, jonka sisältöä käyttäjät voivat itse muokata haluamallaan tavalla, usein ilman sivustolle kirjautumista. Vuorovaikutteisuus ja muutosten tekemisen yksinkertaisuus tekevät wikistä tehokkaan yhteisöllisen kirjoittamisen työkalun. Termillä wiki voidaan myös viitata yhteistyöohjelmistoihin, jotka helpottavat wiki-verkkosivustojen käyttöä.

Yksinkertaistaen: lukijat pääsevät muokkaamaan wikejä oman nettiselaimensa kautta. Wikit ovat sukua blogeille, joissa lukijat eivät voi muokata varsinaisia blogitekstejä, mutta voivat jättää niiden alle omat kommenttinsa. Wikeissä taas kaikki saavat yleensä muokata kaikkea otsikosta lähtien.
Wikialustoja on olemassa kaiketi satoja, itse olen käyttänyt alle kymmentä eri alustaa. Wikejä voi perustaa pilveen tai asentaa wikiohjelmiston omalle palvelimelle, osa palveluista on ilmaisia. Se, mikä alusta valitaan ei riipu yrityksen koosta, vaan siitä, ketkä sitä käyttävät ja missä tarkoituksessa ja siitä, miten paljon ajatellaan loppukäyttäjien etua mm. sisäänkirjautumisen helppoudessa ja käytettävyydessä.

2. Mihin wiki on tarkoitettu?

Yleinen harhaluulo on, että wikit ovat tietosanakirjoja, mikä tietysti johtuu Wikipedian tunnettuudesta. Wikejä voidaan käyttää vaikka mihin, ohjeiden kirjoittamisesta projektiraportointiin, asiakaspalvelusta tietopankkiin ja niin edelleen. Wikejä käytetään myös sosiaalisen intranetin alustana, jolloin kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus muokata sisäisiä materiaaleja. Työntekijät löytävät ihannetapauksessa tarvitut tiedot nopeasti ja organisaatio saa kerättyä talteen hiljaista tietoa.

3. Mitä taitoja wikin käyttäminen vaatii?

Wikin käyttöönotto onnistuu keskimääräistä näppärämmältä tietokoneenkäyttäjältä (tätinörtiltä), mutta wikin muokkaamisen pitäisi onnistua kaikilta. Uuden työvälineen sisäänajossa suosittelen toki koulutusta, jossa kerrotaan paitsi wikialustan mahdollisuuksista myös siitä, mihin sitä organisaatiossa käytetään (ja mikä taas jää sen ulkopuolelle). Käyttötavat kannattaa sopia heti alkuun, esim. miten sivut ja sivukategoriat nimetään, ketkä ovat wikin pääkäyttäjiä ja mitä heidän tehtäviinsä kuuluu. Wiki ei itsessään ole mikään ihmeidentekijä, joka ratkaisee organisaation kommunikointiongelmat, tarvitaan prosessi ja säännöt, johto pitää sitouttaa ja käyttäjät motivoida. Toisin sanoen wikin teknisen käytön oppii paljon nopeammin kuin avoimen wikikulttuurin.

4. Olen itse tuonut esille wikiä pikaviestimen ohella eräänä keinona vähentää sähköpostikuormaa. Olenko tässä oikeassa?

Sinä olet useimmiten oikeassa ja niin tässäkin tapauksessa :). Wikeillä (ja blogeilla) voidaan esim. vähentää sähköpostien riesana kulkevia liitteitä. Bloggasit keväällä http://www.outilammi.com/2011/05/hus-tyotapoja-paivittamaan.html ohjeiden kirjoittamisesta wikiin, mikä onkin oikein hyvä idea. Ohjeet tuppaavat vanhenemaan, mutta jos ohjeiden lukijat päivittävät ohjeita samalla kun niitä itse tarvitsevat (tai jos eivät osaa sitä tehdä, he voivat lisätä wikin keskusteluosioon päivityspyynnön), ei isoja ohjepäivityksiä enää tarvita.

Kiva kun pyysit minua blogiisi kylään. :) Lisälukemista wikeistä kiinnostuneille löytyy kotisivultani: http://piilotettuaarre.fi/?page_id=585.

Kiitos Johannalle hyvistä ja havainnollisista vastauksista!

Tuottavuustyökaluista

Edellisessä postauksessa käsittelin tuottavuutta, ja siihenhän päästään tietysti tuottavuustyökaluja käyttämällä. Vaan mitenkähän on?

Tuottavuustyökaluista saatava hyöty perustuu kahteen asiaan:

• mitä itse työkalu on suunniteltu tekemään
• miten systemaattisesti työkalua käytetään.

Jälkimmäisestä seuraa se, että tavallinen ruutulehtiö ja kynä voi olla osaavissa käsissä erinomainen työväline. Tuottavuutta ei saavuteta sillä, että käydään lataamassa älypuhelimeen, selaimeen tai iPadiin joukko sovelluksia. Tässäkin pätee vähemmän on enemmän -sääntö. On parempi opetella kunnolla joku tietty työväline ja pysyä siinä. Jos on systemaattinen ja toimivaksi koettu tapa käyttää OneNotea, ei välttämättä tarvita Evernotea, ja päinvastoin.

Kaikenlaiset kalkattimet, piipittäjät ja töräyttelijät, joita on tarjolla tuottavuusnimikkeen alla eivät välttämättä edes ansaitse tuottavuustyökalun nimeä, koska ne toimivat aivan päinvastaisesti kuin nimitys antaisi ymmärtää. Esimerkiksi Chrome-selaimen laajennusten Tuottavuus-osiosta kannattaa ohittaa lisäosat, jotka hälyttävät uudesta sähköpostiviestistä tai yhteisöpalveluiden tapahtumista. Toki joidenkin työtehtäviin kuuluu Twitterin tai vastaavan palvelun monitorointi, jolloin hän tietysti toimii sillä tavalla kuin on tarpeellista, mutta jos päätyönä on esimerkiksi tilinpäätösraportin kirjoittaminen, tieto uusista Facebook-tilapäivityksistä on sivuseikka. 

Tuottavuuden kannalta selaimen nurkassa piipittävät ja vilkkuvat kuvakkeet ovat suorastaan tuhoisia, sillä jokainen keskeytys vaatii veronsa. Aina kun huomio kiinnittyy uuteen asiaan, palaaminen käsillä olleeseen vanhaan tehtävään vaatii jonkin verran ponnistelua. Emme suinkaan vaihda huomion kohdetta kuin veitsellä leikaten. Kun kuuluu seuraava piippaus, jonka lähde “pitää” mennä tarkistamaan, palautuminen alkuperäisen tehtävään on taas aavistuksen verran vaikeampaa. Tavallisessa toimistotyössä ihminen saatetaan keskeyttää parisenkymmentä kertaa tunnissa ja tämän seurauksena tuottava ajattelu on vain murto-osa siitä, mikä olisi mahdollista. Jos suinkin voit, kokeile vaikka huomenna tehdä pari tuntia töitä niin, että sähköposti ja sosiaalisen median palvelut ovat kiinni. Ennustan, että hämmästyt. Tarpeettomien hälytysten poiskytkeminen karsii ihmisen ulkopuolelta tulevien keskeytysten määrää ja tähän kannattaa pyrkiä mahdollisuuksien mukaan. Meille jää vielä riesaksi oma vaelteleva mielemme, jonka tuottamissa sisäsyntyisissä keskeytyksissä on ihan riittävästi tekemistä. (Lähde: David Rock, Your Brain at Work; Saying no to distractions.)

Oletko muuten huomannut, että esimerkiksi App Storessa tuottavuusnimikkeen (Productivity) alla on mm. tekstinkäsittelyohjelma ja esitysgrafiikkaohjelma. Tuntuuko oudolta? Ei ainakaan pitäisi. Minusta olisi vielä oudompaa ajatella, ettei esitysgrafiikka-, taulukkolaskenta- tai tekstinkäsittelyohjelmalla olisi mitään tekemistä tuottavuuden kanssa. Jos omaan työhön kuuluu esitysaineiston tekeminen, taulukoiden laatiminen tai vaikkapa dokumenttien kirjoittaminen, niin silloin tähän työhön tarvittavat ohjelmat ovat tuottavuustyökaluja. Ja niiden osaamisen on hyvä olla sillä tasolla, että työ ei ole tuottavuudelle vastakkaista turaamista.

Tuottavuudesta

Tuottavuuden käsitteellä on useita määritelmiä, joiden sisältö riippuu pitkälti määrittelijästä. Uusi suomen kielen sanakirja sanoo aiheesta seuraavasti:

Tuoton, tuotoksen suhde tuotantopääomaan tai työvoimaan, tuotos panosyksikköä kohden, kannattavuus.

Tämä puiseva määritelmä on hyvä lähtökohta. Kaikessa kuivakkuudessaan se ei viittaa siihen suuntaan, että ollakseen tuottava ihmisen pitäisi paahtaa jatkuvasti samalla teholla ja mielellään vielä vauhtia parantaen sekä olla luova ja oppia uutta koko ajan. Jos on vähänkään perillä ihmisaivojen toiminnasta, tietää, että ajatus tauottomasta tasavauhtisesta pakertamisesta on järjetön.

Tuottavuusguru David Allen sanoo näin: “Mieti edellistä kertaa, jolloin tunsit itsesi todella tuottavaksi. Sinulla oli tuolloin todennäköisesti tunne, että asiat olivat hallinnassasi. Et ollut stressaantunut, keskityit täysin tekemääsi, aika tuntui menettävän merkityksensä.” Tämähän kuulostaa samalta kuin Mihály Csíkszentmihályin flow.

Allen kirjoittaa myös siitä, miten meidän pitäisi kehittää erityinen toimintatapa, jonka mukaan elämme ja teemme töitä tällä uudella vuosituhannella. Mikähän se tällainen toimintapa sitten olisi? Lauri Järvilehto on käyttänyt laajennetun mielen käsitettä (Chalmers ja Clark, extended mind) kuvaamaan sitä, miten meidän tulisi jo hylätä käsitys ajattelusta pelkästään ihmisen oman pään sisäisenä toimintana. Meitä pommitetaan jatkuvasti tiedolla, sekä tarpeellisella että tarpeettomalla, lisäksi meidän on myös hallittava entistä enemmän yhä nopeammin muuttuvia tietokokonaisuuksia. On mahdoton ajatus, että se onnistuisi pelkästään oman pään avulla. Miten se onnistuisi nyt jos jo esivanhempamme katsoivat parhaaksi ottaa käyttöön muistiinpanovälineitä mielen taakkaa kantamaan. Meillä informaatiotulvien patoamiseen on käytössä nykyteknologia, jonka avulla ajattelukapasiteettia on mahdollista laajentaa tavalla, jota edes kaikkien vanhemmat eivät osaa kuvitella. Ulkoinen apumuisti kulkee näppärästi haltijansa mukana pilvipalveluihin kytketyissä mobiililaitteissa. Lisäksi apumuistin tai osia siitä voi antaa toisten käyttöön ja on mahdollista saada käyttöönsä ulkoisen muistin sisältöä toisilta.

Nyt kuulen sieluni korvin huokailuja “nörteistä” (nörttitädeistä!) ja “tylsästä tekniikasta”, johon asiantuntijoiden ei kannata kallista työaikaansa tuhlata. Olen eri mieltä. Teknisten muistiinpano- ja tuottavuusvälineiden tarkoituksenmukainen hallinta on asiantuntijatyön nykypäivää. Hämmästyttävän usein IT-työvälineistä puhutaan edelleen kuin jonakin ajattelusta ja luovuudesta erillisenä, vaikka juuri digitaaliset työvälineet mahdollistavat nykyistä paljon suurempien tietokokonaisuuksien saatavuuden ajattelun ja päätöksenteon tueksi. Tietotekniikka nähdään hyvälle elämälle ja inhimillisyydelle vastakkaisena, vaikka se juuri päinvastoin voisi vapauttaa meidät esimerkiksi huolehtimaan itsestämme paremmin ja viettämään enemmän aikaa läheisten ihmisten kanssa. Koiraihmisenä on pakko vielä lisätä tähän: läheisten elollisten olioiden kanssa. 

Kuva: herrberg@stock.xchng

David Allen: “Asioita ei voi hallita rentoutuneesti, mikäli niitä hautoo mielessään.” Allenin mukaan mieli vapautetaan murehtimasta keskeneräisiä tehtäviä ja niiden yksityiskohtia käsillä olevien objektiivisten apuvälineiden avulla. Tällaiset välineet ovat jo useimmilla käytössä ja elleivät käsillä olevat miellytä, lisää saa myös netistä maksutta ja maksamalla. Näiden välineiden nimiä ovat Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Onenote, Evernote, Googlen kalenteri, Remeber the Milk, Doodle, ToodleDo, Yammer, jne. On jo korkea aika siirtää osaaminen seuraavalle tasolle ja ottaa digitaaliset työvälineet todelliseen hyötykäyttöön.

(Allenin lainaukset teoksesta Kerralla valmista, Bazar 2008.)

Sähköposti on korvattavissa, mutta viestivirrasta et pääse

Amerikkalaiset ovat Tietoviikon verkkolehden artikkelin mukaan hurahtaneet verkon yhteisöpalveluja muistuttaviin työvälineisiin. Me suomalaiset olemme hyvää vauhtia menossa tämän kehityksen perässä ja se ei ole mikään huono uutinen edellyttäen, että siirtyminen uusiin palveluihin tehdään harkitusti.

Tarve löytää vaihtoehtoja sähköpostille on ollut tunnustettu tosiasia pitkään. Keskustelua hieman hämärtää se, että sähköpostin turmiollisesta vaikutuksesta Suomen kansaan vänisevät myös kaikenlaiset laitostuneet diletantit, jotka puuhastelevat omassa umpiossaan muiden samanlaisten kanssa ilman pienintäkään kosketusta käytännön arkeen. Suuntaa näyttäväksi visiönääriksi kelpuutan sähköpostin käyttöä kyseenalaistavan puhujan/kirjoittajan vasta kun hänellä on esittää käytännöllisiä ideoita tai hän edes pohtii sitä, miten sähköpostin korvaaminen hoidettaisiin, sillä viestivirta ei tule katoamaan mihinkään. Kyse on viestivirran ohjaamisesta toisin ja ellei tätä tiedosteta, aiheutetaan vain kaaos jossakin muualla. Mm. Helene Auramo toteaa osuvasti Onko työpaikkaa ilman sähköpostia -artikkelissaan: “Sähköpostien --- muoto vain muuttuu, kun ne siirtyvät toiseen kanavaan.”

On paljon asioita, jotka pitää ottaa huomioon kun ryhdytään toteuttamaan vastaavanlaista projektia kuin esimerkiksi Atos, joka on päättänyt luopua yhtiön sisällä lähetettävistä sähköposteista 3 vuoden sisällä. Sisäisestä viestiliikenteestä onkin helppo aloittaa turhan karsiminen, siitä suuri osa on hoidettavissa muilla, paljon järkevämmillä tavoilla. Jostakin syystä muuten Atos-uutisesta riemastuneet tuntuvat unohtavan, että artikkelissa mainitaan “yhtiön sisällä”, lisäksi myös todetaan, että “...johto hyväksyi sen, että maileista ei voi kokonaan luopua”.  
 
Silloin kun sähköposti tai osa siitä korvataan toisella järjestelmällä, on oltava mietittynä mm. se, että miten huolehditaan sellaisen tallentamisesta, joka on eri syistä säilytettävä - tätä on ja tulee  olemaan niin yritysten sisäisessä viestinvaihdossa kuin yritysten ja asiakkaiden välillä. Yhdessä muokattavat asiakirjat voi tallentaa wikiin, SharePointiin tms., mutta liitteitä sisältävistä viesteistä ei päästä aikoihin eroon ainakaan yritysten välisessä viestinvaihdossa. Tästä seuraa toinen kysymys: Tukeeko käyttöönotettu järjestelmä myös tallennetun nopeaa löytämistä. Esimerkiksi itse olen päätynyt käyttämään Facebook-viestitoimintoa satunnaisesti myös yritystoimintaani liittyvässä ajatustenvaihdossa, vaikkakaan en mitään tarjous- yms. tietoja kyseisen katiskan välityksellä ikinä lähettäisi. Olen useammin kuin kerran harmitellut sitä, miten hitaasti vanhan viestin saa esille - paljonhan on sellaista asioista sopimista, jota hiotaan useassa viestissä ja joskus on tarkistettava, että mitenkäs nämä jutut oikein menivätkään. Outlookin nykyisillä hakutoiminnoilla löydän minkä tahansa viestin n. 10 sekunnissa jos vain on pienikin muistikuva aiheesta tai että keneltä se aikanaan tuli. Samaa ei voi sanoa Facebookin viestitoiminnosta, joka on loppujen lopuksi vain selainpohjainen sähköposti ja erittäin alkeellinen sellainen. Jos olisin suurempi yritys ja ottaisin käyttöön jonkin Facebookin kaltaisen välineen, yksi keskeinen valintakriteeri olisi kunnollinen hakutoiminto ja tietenkin mahdollisuus varmuuskopioida sellainen sisältö, johon pitää pystyä viittaamaan myöhemmin.

Toisinaan hätäinen into korvata sähköposti muulla – ja valitettavan usein paljon kömpelömmällä ja tietoturvaltaan heikommalla välineellä – antaa vaikutelman että halutaan vain vaikuttaa edistyksellisiltä. Minulle tulee tästä mieleen joogafilosofiasta tutuksi tullut ajatus muotoon takertumisesta...

Lisälukemiseksi myös linkkejä postauksiin, joissa asiaa sähköpostin käytöstä ja myös tilanteista, joissa sitä EI pitäisi käyttää:  

Perttu Tolvasen blogista Sähköpostivinkit: Guy Kawasakin top-5 vinkit sähköpostin lähettämiseen ja Mihin sähköpostia EI pidä käyttää.
Kimmo Rousku: Kahdeksan vinkkiä esimiehille ja alaisille.
Omat postaukseni Hus, työtapoja päivittämään ja Koulutuksella vapaaksi sähköpostin orjuudesta.