Koulutuksella vapaaksi sähköpostin orjuudesta

"Ellet kouluta ja ohjaa käyttäjiä, he antavat pienimmän yhteisen nimittäjän ohjata itseään ja turvautuvat yleensä sähköpostiin."

Kuvittele millaiseksi oma työpäiväsi muodostuisi, jos sähköpostiyhteydet juuri nyt lakkaisivat moneksi tunniksi toimimasta. Toimisivatko asiat vai eivät taitaisi useimmissa tapauksissa olla täysin irrallaan henkilökohtaisista mieltymyksistäsi tai tottumuksistasi. Ei auta, vaikka itselle olisi miten luontevaa käyttää viestimiseen muita välineitä, jos tärkeimmät kontaktit kuitenkin ovat sähköpostin varassa.

Sähköposti muodostaa useimpien yritysten "digitaalisen hermoston" kirjoittaa Oscar Berg Enterprise 2.0 -blogin artikkelissa How to Break the Tyranny of E-mail. Sähköposti todellakin pysyttelee sinnikkäästi työpaikoilla ja suosion syiksi Berg listaa seuraavat:

- sähköposti on nopea ja sitä on helppo käyttää

- sähköpostin avulla on helppo kohdentaa viesti halutulle vastaanottajalle

- se sopii kahdenvälisiin keskusteluihin, jotka halutaan arkistoida

- sitä voidaan käyttää millä päätelaitteella tahansa mistä tahansa

Olen huomannut, että sähköpostia on helppo arvostella vanhanaikaisena ratkaisuna, mutta vaikeampaa näyttää olevan tarjota vaihtoehto, joka toimisi suuren organisaation työvälineenä yhtä hyvin kuin mitä sähköposti on toistaiseksi tehnyt. Eikä sähköpostin ongelmista puhuttaessa voida ohittaa sitä tosiasiaa, että sen käyttö on alkeellista mm. puutteellisen koulutuksen ja tuen vuoksi. Moni tuskailee viestikaaoksen kanssa turhaan vain siksi, että kukaan ei ole neuvonut hänelle esimerkiksi hakujen tekemistä, viestien suodatusta ja luokittelua sekä muita merkintätapoja.

Sähköpostin huonoja puolia ovat:

- sisältö voi lähteä kiertämään useina toisistaan poikkeavina versioina, mikä vaikeuttaa arkistointia ja heikentää jopa tiedon luotettavuutta

- sisältö, josta voisi olla hyötyä muillekin, maatuu yksittäisen käyttäjän Saapuneet-kansiossa

- kollaboraatio ja monelta-monelle -viestintä on kömpelöä

- vastaanottajan on vaikea tai suorastaan mahdoton säädellä sitä, minkälaisissa jakeluissa hän on mukana ja tämä tuottaa turhaa kuormitusta ja toisaalta voi estää huomaamasta tärkeää tietoa

Oscar Berg toteaa, että juuri sähköpostin ongelmakohdat paljastavat ne tilanteet tai tehtävät, joissa sähköposti ei ole paras mahdollinen väline. Näissä tilanteissa se kannattaisikin korvata vaihtoehtoisilla ratkaisuilla.

Oscar Berg ehdottaa ratkaisuksi sähköpostiongelmiin vaihtoehtoisia välineitä ja koulutusta:

1. Käyttäjille on tarjottava valikoima työkaluja, joista he voivat valita tilanteen mukaan sopivimman. Jokaisen näistä työkaluista pitää olla yhtä helppokäyttöinen ja yleisesti saatavilla oleva kuin sähköposti on nyt.
   
2. Välineistä käydyn kiistelyn ja välineiden syyttelyn sijaan meidän pitää ottaa aikuismaisempi asenne ja nähdä myös oman toimintamme vaikutus. Ja mikä tärkeintä: Vaikka varhaiset omaksujat oppivat käyttämään erilaisia viestintävälineitä tarkoituksenmukaisella tavalla, on muistettava, että useimmat käyttäjät tarvitsevat ohjausta ja koulutusta.
   

Olen näistä samaa mieltä. Etenkin viimeisen vuoden aikana seuraamieni keskustelujen pohjalta en ole päässyt perille, miten sähköpostin kiihkeimmät vastustajat oikein hoitaisivat asiat muutaman sadan hengen organisaatiossa ilman sähköpostia kaikki reunaehdot huomioiden – reunaehtoihin luetaan myös käyttäjien osaaminen. Välineiden vaihtaminen ei ole autuaaksi tekevä ratkaisu, sillä miten peruskäyttäjät muka yhtäkkiä osaisivat hyödyntää uudenlaisia välineitä, jotka saattavat vaatia monelta myös uudenlaista asennoitumista tietoon. "Jaettu tieto" on tällä hetkellä fraasi, jota useimmat työelämässä olevat ovat oppineen sujuvasti puheessaan käyttämään. Moniko sen on sitten sisäistänyt niin, että myös hänen itsensä tuottama tieto on avointa ja jaettavaa, on mahdollisesti aivan eri asia.