Tuolin ja näppäimistön välistä joulutauolle

Toivotan teille kaikille oikein rauhallista joulua sekä tasapainoista ja hyvän olon täyttämää vuotta 2010. Palaan tuolin ja näppäimistön väliin loppiaisen jälkeen.

Joulutervehdys

View more presentations from Outi Lammi.

Yhdistykset verkkoon ja verkostoitumaan

Jyväskylän yliopistossa tehtiin pari vuotta sitten väitöskirjatutkimus, jonka mukaan suomalaiset ovat innokkaita liittymään yhdistyksiin, mutta ovat passiivisia toimijoita. En ihmettele. Työelämä vie ajan ja voimat. Jokainen tietämäni yhdistys kaipaisi lisää aktiivisia tekijöitä.

Kokemuksesta tiedän, että yksi resurssisyöppö on tiedotus, joka monessa yhdistyksessä edelleenkin hoidetaan printtijulkaisun ja perinteisen verkkosivun välityksellä. Jo n. 10-sivuisen jäsenlehden julkaisu 4 kertaa vuodessa ON suuri urakka ainakin silloin, kun virallisesti oletetaan jäsenistön tuottavan osan sisällöstä. Käytännössä näin ei tapahdu ja lehden vähäinen toimituskunta kirjoittaa yökaudet täytettä lehden sivuille. Typerää resurssien haaskausta siitäkin huolimatta, että järki antaisi periksi karsia sivumäärää silloin kun sisältöä ei kerta kaikkiaan ole. Verkkosivusta taas tyypillisesti vastaa yksi ihminen, jolla on muutakin elämää, eikä ajantasainen tietojen päivitys aina ole mahdollista.

Meillä on kuitenkin sosiaalinen media, joka tarjoaisi helppokäyttöisiä välineitä mahdollistamaan joustavampi tiedottaminen ja myös jäsenten osallistuminen.Parhaimmillaan sosiaalinen media voisi edistää myös yhdistysten keskinäistä verkostoitumista, joka taas on yksi keino helpottaa resurssi- ja tekijäpulaa.

Olen itse ollut siirtämässä harrastusyhdistyksen tiedotusta 4 kertaa vuodessa ilmestyvästä printtijulkaisusta blogiin.

Blogiprojekti käynnistettiin seuraavista syistä:

• 4 kertaa vuodessa mustavalkojulkaisuna nelivärikansin ilmestyvä lehti haukkasi suhteettoman suuren osan yhdistyksen vuosittaisista tuloista.

• Jäsenten aktiivisuus sisällön tuottamiseen oli maanitteluista huolimatta olematonta ja vastuu sisällöstä jäi puheenjohtajalle ja sihteerille.

• Lehden ilmestymisaikatauluun vaikuttivat mm. sääntömääräiset yleiskokoukset. Lehden tekijöiden aikataulujen sovittaminen näihin vaatimuksiin oli hankalaa.

• Verkkosivun tietojen päivitys ei toiminut. Jos verkkosivulla ei ole ajantasaista tietoa, mielestäni parempi vaihtoehto on se, että verkkosivua ei ole.

Käytännön toimet:

• Lehden julkaisu lopetettiin. Koska yhdistyksen säännöt kuitenkin edellyttävät kirjallisen kokouskutsun lähettämistä, se ryhdyttiin toimittamaan kahdesti vuodessa ilmestyvällä jäsenkirjeellä.

• Muutoksen tuskan lievittämiseksi perinteinen nettisivu jätettiin käyttöön, mutta sen päivitys rajattiin n. kahteen kertaan vuodessa.

• Perustettiin Blogger-blogi, jonka tunnus ja salasana annettiin kaikille hallituksen jäsenille. Kirjoitin rautalankaohjeen, jonka avulla kuka tahansa hallituksesta pystyi lisäämään blogiin omaan vastuualueeseensa kuuluvan tiedon.

Kokeilu sujui hyvin. Blogi päivittyi huomattavasti joustavammin kuin entinen verkkosivu. Jäsenkirje maksoi murto-osan siitä mitä jäsenlehti eikä lehden ilmestymättä jääminen aiheuttanut negatiivista palautetta siinä määrin kuin aluksi pelättiin.

Blogiin kuuluvan Google-tilin mukana saatiin sähköposti, kalenteri yms. työvälineet. Sähköpostista tuli pöytäkirjojen, ohjeiden yms. dokumenttien arkisto, johon viedyt asiakirjat luokiteltiin tunnisteilla. Syötin myös toimintasuunnitelman Google-kalenteriin, jonka olisi voinut periaatteessa julkaista jäsenillekin. Sähköpostiarkiston ja kalenterin hyötykäyttöaste jäi kuitenkin vähäiseksi, selvästikin jo blogin käyttöönotto vaati totuttelua. Lähinnä Googlen työvälineiden kanssa vehtaamisesta sain uutta itselleni, koska siinä tuli kehiteltyä omaa näkemystä siitä mihin näiden työvälineiden kanssa olisi mahdollisuuksia toisistaan erillään työskentelevän tiimin käytössä.

Sosiaalisen median työvälineitä riittää runsaudenpulaksi asti. Blogin ohella yhdistyskäyttöön sopiva väline voisi olla esimerkiksi suosittu Facebook, eikä mikään estäisi rakentamasta toimivaa tiedotusta blogin ja Facebookin yhteiskäytön avulla.

Muutosvastarinta tämän tyyppisissä hankkeissa lienee väistämätöntä, mutta kannattaa muistaa millaisia ennakkoluuloja netti sinänsä herätti vielä reilu vuosikymmen sitten. Tärkeänä pidän sitä, että kenenkään ei pitäisi tietoa saadakseen joutua "pakkorekisteröitymään" mihinkään, mistä taas on mahdollista huolehtia valitun välineen asetuksin. Sen sijaan keskusteluun osallistumiseksi palveluun rekisteröityminen omilla tiedoilla tai ainakin oman ryhmän keskuudessa tunnistettavalla käyttäjänimellä lienee kohtuullinen vaatimus. Pidän nimittäin tärkeänä yhdistyksen jäsenten keskinäisen verkkoviestinnän avoimuutta. Nimettömänä puskasta huutelu ruokkii negatiivisuutta ja loanheittoa (jos olet eri mieltä, seuraa n.viikko suosituimpia keskustelupalstoja, joilla anonyymina esiintyminen on vakiokäytäntö). On myös uutuudenviehätyksen huumassa muistettava, että mikään väline ei poista hallituksen tiedotusvastuuta.

Jäsenten passiivisuuden ohella yhdistyksissä valitellaan kovasti "ukkoutumista ja akkautumista". Raikkaammat tuulet viestinnässä ja työtavoissa voisivat tehdä yhdistystoiminnasta houkuttelevampaa myös nuoremmille ja nuorenmielisille.

Twitter-listat, käyttökokemuksia ja mietelmiä

Aikaisemmassa Twitter-listoja käsittelevässä postauksessa suunnittelin eri blogikirjoituksista tehtyä koostetta. Muistin kuitenkin, että Twitter-kirjan blogissa on jo kelpo yhteenveto listoista: Twitter-listat jakavat mielipiteitä. Ruutia on turha ryhtyä keksimään uudestaan, joten otan listat käsittelyyn hieman subjektiivisemmasta näkökulmasta.

Tähän astisen perusteella sanoisin, että listat helpottavat Twitterin järjestelmällistä käyttöä, mikäli ilmaisua "järjestelmällinen" voi Twitteristä käyttää. Olen kai sitä ihmistyyppiä, jota englantilaiset kuvaisivat näin: "Jack of all trades, master of none". Tyylinäni on ammentaa laajalti erilaisista soppakattiloista ja tästä syystä seurattaviinkin on kertynyt monenlaisia ihmisiä. Aina ei kuitenkaan voi olla kiinnostunut kaikesta ja kaikista, joten listat auttavat keskittymään kulloinkin tärkeimpään. Mm. iGoogle-sivulle istuttamani Twitter Gadget tukee listoja, joten päivän aiheeseen liittyvän listan saa käyttöön parilla hiiren huiskauksella.

Edellisessä Twitter-postauksessa lupasin myös avautua mielestäni vaikeimmasta Twitter-listoihin liittyvästä asiasta, joka on seurattavien jaottelu toimiviin ryhmiin. En ole vielä ratkaissut, olisiko parempi tehdä monta tarkkaan rajattua ryhmää vaiko noudattaa väljempää jaottelua vähemmillä ryhmillä. Twitterissä on tietääkseni vielä 20 listan katto/tunnus ja liikkumavaraa on jäljellä. Arvelen kuitenkin, että listojen määrän lisääminen ei sinänsä olisi itseisarvo.

Ongelmallinen on esimerkiksi mammuttilistani Finland, johon olen lisännyt suomalaisia tweettaajia sitä mukaa kun heitä on tullut vastaan. Toisaalta kaikki suomalaiset eivät ole tällä listalla, koska joillakin on selkeä paikkansa muilla listoilla. Nyt en osaa päättää pitäisikö kaikille suomalaisille etsiä paikka toisilta listoilta ja hävittää Finland-lista vai olisiko kuitenkin jokin arvo erillisellä suomalaisten listalla? Asioilla ei ole kansallisuusrajoja, mutta toimin sentään Suomessa.

Artikkelikoosteen How To Best Use Twitter Lists osassa 10 Twitter List Best Practices on annettu ohjeita mm. listojen laatimisesta. Hyvä neuvo on luoda listoja sen asiasisällön pohjalta, jonka vuoksi Twitteriin on lähtenyt. Tällaiset listat myös auttavat omia sidosryhmiä. Mutta neuvo laatia VIP-lista tai "musta lista" muistuttaa listojen (ja yleensä sosiaalisen median) nurjasta puolesta. On mm. esitetty huoli siitä, miten listat olisivat tulossa jonkinlaiseksi statusmittariksi, näin artikkeleissa Twitter's "Listed" Stat: Is It a Measure of Influence tai Twitter Lists Make Twitter Dangerous to Use. Listat voivat avata kuitenkin toisenlaisiakin näköaloja.

Mainitsin sosiaalisen median nurjan puolen, jonka ajatteleminen tahtoo päästää sisäisen kukkahattutätini irti. Olen tarkkaillut kauhunsekaisella uteliaisuudella sitä, miten sosiaaliseen mediaan kuuluu ikäänkuin sisäänrakennettuna raaka suosituimmuuden arviointi. Uteliaisuus on yhtä kauhunsekaista kuin se, jolla seuraan uutisia siitä miten lapset ja aikuiset kiusaavat toisiaan henkihieveriin ja sairaslomalle kouluissa ja työpaikoilla.

Järjellä toisaalta ymmärrän, että koska sosiaalisen median "ilmaisten" palveluiden olemassaolon taustalla on ansaintatarkoitus, tarvitaan erilaisia pisteytys-, reittaus- yms. höpöhöpöjärjestelmiä, koska juuri ne palvelevat ansaintapyrkimyksiä suorasti tai epäsuorasti. Tiedostan myös, että ihminen on pohjimmiltaan isoaivoinen apina, jonka katselee kanssaeläjiään hierarkkisväritteisten silmälasien läpi. Silti olen joskus hämmentynyt kaikesta rankkauksesta ja "tykkäämisestä". Kritiikkiä ei ilmiöstä juuri kuulu paitsi niiden taholta, jotka eivät näitä uusia välineitä näytä edes käyttävän. Käyttäjäyhteisö tuntuu ohittavan epäkohdat enimmäkseen kohteliaasti vaikenemalla, vaikka juuri sisäinen kritiikki muuttaisi käytäntöjä. Ja olenhan itsekin mennyt juttuun mukaan silmiäni sopivissa kohdin ummistaen, koska muiden ihmisten tekemien arviointien kautta asioista ja ilmiöistä saa myös arvokasta tietoa.

Hupaisaa joka tapauksessa on, että sosiaalisen median piti poistaa tai vähintäänkin madaltaa hierarkioita ja tehdä kanssakäymisestä helpompaa. Näin muuten piti tapahtua jo silloin, kun tuli graafinen helppokäyttöinen netti ja sähköposti! Maan neuvotteluhuoneissa kukoistava hännystelymentaliteetti, jonka mukaisesti ei ole väliä sanotun sisällöllä vaan sanojan henkilöllä, löytyy myös verkkoyhteisöistä kun pintaa raaputtaa. Mutta onhan syvällinen muutos hidas juttu. Ja on muutenkin korkea aika palata ihmisluonnon nurjan puolen pohdinnoista päivänvaloon järjestelemään listojaan, jotta ne saisi täyteen hyötykäyttöön.

Hyötylinkkejä:

Listojen käyttövinkkejä myös artikkelissa 6 Ways To Look At Twitter Lists.

Listorious on palvelu, jonka avulla voit etsiä listoja eri aiheista.

Kirjaesittelyä diaesityksellä

Kirjoitin jo kesällä Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä diaesitys -kirjasta esittelyartikkelin. Pari iltaa sitten PowerPoint 2010 -versiota testaillessa tuli mieleen, miten tätä kirjaa olisi ollut luontevaa esitellä diaesityksen avulla. Sehän piti sitten tehdä. Diaesitys ei varsinaisesti ole kirjan esittely vaan se kuvaa tilannetta, jossa ajatus kirjan tekemisestä syntyi. Jotkut videobloggaavat, toiset tekevät podcasteja, miksipä ilmiöitä ja maailman menoa ei muuten voisi kommentoida myös diaesityksin?

Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys

View more presentations from Outi Lammi.

Artikkelissa Värillä on väliä esitysgrafiikassakin kirjoitin taustan värin vaihtamisesta kesken esityksen ja käytin keinoa tässä. Diaesitysten alkuvuosina taustan värin vaihtaminen tuntui olleen kansanhuvia, sen jälkeen purismi nosti päätään ja yksivärisestä taustasta tuli hyve. Voi kunpa 14 pisteeen fontti ykkösen rivivälillä olisi saanut yhtä tiukan tuomion! Taustaväriä olen kyllä aikaisemminkin vaihtanut sellaisissa diaesityksissä, joissa on selkeitä osia ja näillä erilliset otsikkonsa. Tässä varasin kuitenkin erivärisen taustan esitysgrafiikan käytöstä kertoville sitaateille.

Asetin myös itselleni erään kuvien käyttöä koskevan rajoituksen. PowerPoint 2007 ja 2010-versioissa on diarakenne Otsikkollinen kuva (Picture with Caption), jota olen jostakin syystä vältellyt omissa aineistoissani. Nyt komensin itseni käyttämään em. diarakennetta kuvien sijotuspaikkana. Ennakkoluuloisten "ei tämä mitenkään toimi" -manausten jälkeen onnistuin pysymään tässä tavoitteessa yhtä diaa lukuunottamatta. Oman templateni perustyylistä poistin kuitenkin Otsikollinen kuva -rakenteen toisen tekstilaatikon. Kuvan alle ei tarvita erillistä otsikkoa ja kuvatekstiä, yksi kuvatekstille varattu laatikko on tarpeeksi.

Tämä esitys on tarkoitettu katsottavaksi ilman, että olen itse paikalla, joten siinä on kohtalaisesti tekstiä. Tekstin määrää lisää myös se, että aiheeseen liittyviä osuvia sitaatteja sattui olemaan niin paljon käsillä. Ja diaesityksessä on todellakin luettelo, se ei ole optinen harha :)

Template on toinen omista templatestani, joka muistaakseni perustuu PP 2007 -version blankoon oletustemplateen Office. Väripalettiin olen lisännyt "minun vihreäni" sekä pari muuta sävyä nettisivuni grafiikoista. Tyyli on erittäin pelkistetty, mikä johtuu oman työn käytännöstä: Monissa diaesityksissäni on ohjelmaikkunoiden ruutukaappauksia, joissa jo itsessään on paljon pientä sälää. Joudun myös usein lisäilemään näihin ruutukaappauksiin nuolia ja selitystekstejä eikä siihen enää taustagrafiikkaa kaivata häiritsemään. Samalla pelkistetyllä tyylillä olen pärjännyt myös silloin, kun olen diaesityksellä esitellyt omaa toimintaani tms. Kaikki eivät yhtä minimalistisesta tyylistä pidä eikä se kaikille varmasti sovikaan. Silti on aina hyvä miettiä missä kulkee elävoittävän taustagrafiikan ja tarpeettoman hörsöttämisen raja.

Kuvien 5, 6, 8, 21, 23, 24 ja 26 kuvat ovat peräisin stock.xchng -kuvapalvelusta sen peruslisenssillä. Loput kuvat ovat Microsoft Office Online -sivustolta.

Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys -kirjasta on syksyn aikana tullut positiiviista palautetta. Siitä on myös kirjoitettu muissa blogeissa:

Anja Alasilta, Scriptio Oy:n blogi: Järkipuhetta ja teknistä oppia esitysaineistoihin.

Reetta Koski (Ideakoski), Taitavaksi kouluttajaksi-blogi: Kirjavinkki: Vaikuta visuaalisesti.

Keskustelu/vinkkipalsta Facebook-sivulla

Lisäsin Facebook-sivulleni Keskustelut-välilehden ja toiveena olisi saada siitä aikaan kaikkien sivulle kirjautuneiden yhteinen vinkkifoorumi. Sinne voit jättää kysymyksiä Microsoft Office -ohjelmien käytöstä tai jostakin muusta aiheesta, jota olen käsitellyt esimerkiksi blogissani. Periaate olkoon, että minun lisäkseni kuka tahansa, joka vain ehtii ja haluaa, voi vastata kysyjälle eli parasta käytäntöä haettaisiin ikäänkuin porukalla. Myös kaikki hyödyllisiksi koetut ja käytännössä testatut vinkit, esimerkiksi näppäinkomennot ja muut vastaavat oikopolut ovat kovasti tervetulleita. Tieto kun on hyödyke, joka jalostuu ja lisääntyy jakamalla!

Facebookin säännöt muuttuivat äskettäin astetta tiukemmiksi, mutta käsittääkseni sivulle jo kirjautuneiden aktiivisten ihmisten kesken voisi järjestää esimerkiksi arvontoja tai muuta mukavaa. Katsotaan mitä tulevana vuonna keksitään.

Nyt joku varmasti miettii, että miksi näitä asioita työkseen tekevä ihminen tällaiseen ilmaispalveluun ryhtyisi - kukaanhan ei taatusti usko siihen, että jonkun toimintaa ohjaisi pelkästään auttamisen halu. Näin ei todellakaan ole, koska pelkällä auttamisen halulla en osta perheelleni ruokaa, maksa joogatuntejani, tietokoneitani yms. Vastaus kysymykseen "miksi" on yksinkertaisesti juuri se, että toimin näiden samojen asioiden parissa myös työkseni. Periaatteenani on ollut se, että kysyjää autetaan, mutta ehkä ilmaiseksi annetusta neuvosta saatu hyöty voitaisiin laittaa kiertämään pistämällä kysymykset vastauksineen mahdollisimman monen näkyville. Ja mitä enemmän arkipäivää kiusaavia ongelmia saadaan pois päiväjärjestyksestä, sitä enemmän jää aikaa niin minulle kuin muillekin paneutua taas uusien asioiden opiskeluun. Yleensäkään se, että vinkkaan jollekin parhaan funktion tarkoitukseen X ei suinkaan ole minulta tai muiltakaan kouluttajilta pois. Yksi kouluttajan tehtävähän on tehdä itsensä tarpeettomaksi tämän päivän asioissa, jotta hän vapauttaisi itsensä valmistautumaan huomisen kysymyksiin.

Twitter-listat: Listojen luominen ja peruskäyttö

Twitter-listat ovat olleet käytettävissä jo jonkin aikaa ja hypen savupilvi alkaa hälvetä. On hyvä hetki katsastaa mitä Twitter-listat ovat ja miten niitä voisi hyödyntää. Aloitan ihan alusta eli listojen luomisesta siitäkin huolimatta, että elämme tietoyhteiskunnassa, jossa kaikki jo kaiken osaavat tai ainakin selvittävät asiat 50 sekunnissa kun on tuo nettikin (#sarkasmi). Aika moni on kuitenkin ehtinyt kysellä suomenkielistä ohjetta listojen tekemisestä, useimmat ohjesivut taitavat tosiaan olla englanniksi. Koska pidän oppia omalla kielellä yhtenä ihmisoikeuksista, niin ole hyvä: tässä ohjetta suomeksi.

Listojen luonti sujuu ainakin tällä hetkellä helpoimmin omalta Twitter-profiilisivulta l. kotisivulta käsin, jossa Lists-painike näkyy heti viestien ja profiilikuvan välissä oikealla. Painikkeen New list -komento avaa ikkunan, jossa listan voi nimetä ja määritellä sen joko julkiseksi tai yksityiseksi. Listan nimen pitäisi alkaa kirjaimella ja siinä voi kuulemani mukaan (en ole tätä testannut) olla vain max 80 merkkiä, vaikka valintaikkunassa luvataan enimmäismääräksi 100.

Seuraavaksi ryhdytään lisäämään ihmisiä listalle. Tähän on useita eri tapoja, voit esimerkiksi käydä läpi omia seurattaviasi yksi kerrallaan tai käyttää Twitterin etsintätoimintoa. Omien seurattavien selailu on hyvä lisäystapa silloin kun on jo valmiina useita listoja, joille haluaa poimia ihmisiä eri alojen seurattavistaan. Yksittäisen tweettaajan lisäys listalle toteutetaan napsauttamalla nimen oikealla puolella olevista kahdesta painikkeesta sitä vasemmanpuoleista ja valitsemalla listan nimi luettelosta. Tweettaajan voi lisätä listalle suoraan myös hänen omalta profiilisivultaan. Näin on luonteva toimia esimerkiksi silloin kun saa uuden seuraajan ja menee tarkistamaan minkälaisesta tyypistä on kyse. Jos kyseistä henkilöä päättää seurata, hänet voi saman tien lisätä jollekin listoistaan. Huomaa, että yksi ja sama ihminen voi tarvittaessa olla usealla listalla yhtä aikaa.

Voit ryhtyä seuraamaan myös muiden laatimia listoja. Kun menet tweettaajan profiilisivulle, näet hänen laatimansa listat sivupalkissa. Napsauta listan nimeä ja näet siihen kuuluvien ihmisten tweetit sekä niiden yläpuolella painikkeen Follow this list, jolla voit siis ryhtyä tämän listan seuraajaksi. Lista jää omien listojesi alapuolelle näkyviin ja kuka tahansa muu voi ryhtyä seuraamaan sinun löytämääsi listaa, koska sitä et voi määritellä yksityiseksi kuten omat listasi.

Listaa voi muokata esimerkiksi vaihtamalla sen nimen. Tämän kohdan löytäminen oli minusta toiseksi vaikein asia listojen kanssa. Muokkausvalintoihin pääsee mm. avaamalla jonkun oman listansa ja klikkaamalla sivun yläreunassa näkyvää View list page -linkkiä. Tämän jälkeen sivun oikeassa yläkulmassa oman kuvan vieressä näkyvät linkit Edit ja Delete.

Listan voi lähettää muille kirjoittamalla listan nimen tweetin sisällöksi, esimerkiksi @olammi/mindmaps-and-infographics. Huomaa kuitenkin, että Twitter-clientit eivät tätä käytäntöä välttämättä tue, mutta ainakin Twitterin omalla web-sivulla kyseinen merkkijono ymmärretään oikein.

Omalta profiilisivulta näkee, onko itse päässyt muiden listoille. Olin aikeissa kirjoittaa, että ei ehkä kannata rynnätä tweettaamaan ensimmäisen 10 listan rajan ylittymistä, mutta olkoon. Antakaa itsestänne Twitterissä ihan sellainen kuva kuin haluatte. Kyllä sinne sekaan mahtuu tyyli jos toinenkin!

Seuraavaan listoja käsittelevään postaukseen ajattelin tehdä koosteen siitä, mitä eri blogeissa on listoista ja niihin liittyvistä käytännöistä kirjoitettu. Niin, ja kerron sen jutun, mikä minulle oli vaikein kun listojen käyttöä opettelin.

Kaksi osaamistestiä

Tarkistuslista I

1. Tiedät mikä on selain.

2. Osaat laatia asiakirjan, jota muiden on helppo muokata ja osaat tallentaa sen haluamaasi paikkaan. Osaat myös tallentaa asiakirjan eri tiedostomuodoissa

3. Tunnet eron taulukkolaskentaohjelman suhteellisen ja suoran viittauksen välillä etkä kirjoita vakiota kaavaan vaan taulukkoon ja viittaat siihen kaavasta.

4. Osaat piirtää graafisen kuvaajan ja vaihtaa pystyakselin asteikon lukuvälin.

5. Osaat hakea netistä itseäsi kiinnostavaa tietoa ja tallentaa tärkeimpien sivujen osoitteet.

6. Pystyt kaappaamaan kuvan tietokoneesi näytöltä ja liittämään sen avoimeen asiakirjaan.

7. Osaat lähettää sähköpostiviestin mukana liitetiedoston. Osaat myös avata sähköpostiviestin liitetiedoston ja tallentaa sen.

8. Osaat tarvittaessa hakea verkosta ilmaisohjelman, tarkistaa sen viruksentorjuntaohjelmalla ja asentaa sen.

9. Pystyt tekemään varmuuskopiot tärkeistä asiakirjoistasi.

Jos osaat nämä, hyvä. Asiassa ei kuitenkaan ole mitään juhlimisen aihetta. Nämä olivat tärkeitä taitoja jo 90-luvulla ja ne sinun pitääkin osata nyt.

Tarkistuslista II

1. Osaat luoda PDF-tiedoston dokumentista, joka on avoinna käyttämässäsi työvälineohjelmassa.

2. Ymmärrät mitä vaatimuksia kohdistuu valokuvaan, jonka a) laitat diaesitykseen/nettisivulle tai b) jonka lähetät julkaistavaksi lehdessä.

3. Olet luonut sähköpostiohjelmaasi allekirjoituksen, osaat muokata sitä sekä pystyt luomaan tarvittaessa vaihtoehtoisia allekirjoituksia ja hyödyntämään niitä.

4. Pystyt hyödyntämään ryhmäosoitteita lähettäessäsi sähköpostia toistuvasti samalle ihmisjoukolle.

5. Käytät sähköistä kalenteria ja osaat myös jakaa sen muiden kanssa.

6. Tiedät mitä tarkoittaa tietojen synkronointi tietokoneesi ja matkaviestimesi välillä ja osaat myös toteuttaa tämän toiminnon tietoja hukkaamatta.

7. Tiedät mikä on pikaviesti, et pidä sen lähettämistä töykeänä ja ymmärrät milloin sen käyttö on paikallaan.

8. Osaat tarkistaa käyttämästäsi tietokoneesta ovatko palomuuri, viruksentorjuntaohjelma ja selain ajan tasalla. Osaat myös tarkistaa milloin käyttöjärjestelmäsi on viimeksi päivitetty.

9. Tiedät miten ja mihin voit tallentaa verkkoon tiedoston, johon sinun on päästävä käsiksi mistä tahansa.

10. Ymmärrät mitä tarkoittaa jaettu tiedosto ja osaat myös luoda sellaisen.

11. Osaat tallentaa tiedoston verkossa olevaan ryhmätyötilaan tai oppimisympäristöön ja myös hakea sieltä tiedoston.

12. Löydät verkosta yleensä mitä etsit.

13. Tiedät mikä on blogi, ymmärrät mitä hyötyä sellaisen seuraamisesta voisi olla työsi kannalta ja tiedät miten vaivattomimmin voit seurata useita itseäsi kiinnostavia blogeja.

14. Ymmärrät mitä hyötyä blogista voisi olla työyhteisössäsi tai yrityksellesi, ja jos katsot bloggaamisen tarpeelliseksi, osaat myös luoda yksinkertaisen blogin.

15. Tiedät mitä tarkoittaa mikrobloggaus.

16. Osaat nopeasti luoda väliaikaisen sähköpostiosoitteen itsellesi ja halutessasi ohjata siihen tulevat viestit vakio-osoitteeseesi.

17. Pystyt halutessasi kirjautumaan jonkin yhteisöpalvelun jäseneksi ja osaat toimia siellä niin, että et aiheuta itsellesi tarpeettomia tietoturvariskejä.

18. Et edes harkitse vastaamista sähköpostiviestiin, jossa sinulta pyydetään käyttämäsi palvelun salasanaa.

Jos nämä kuulostavat suhteellisen helpoilta ja ymmärrettäviltä asioilta, joita teet joka päivä ongelmitta, hienoa. Perustaidot ovat hanskassa. Mikäli sinulla on työssäsi toistuvasti vaikeuksia useiden edellä mainittujen asioiden kanssa, opettele hyvä ihminen nämä asiat mitä pikimmin.

Jos olet työpaikallasi esimiesasemassa etkä pidä tarpeellisena järjestää alaisillesi koulutusta tämän tapaisissa asioissa, jarrutat yksinkertaisen perusosaamisen ylläpitämistä. Jos olet esimiesasemassa, etkä ymmärrä miksi tällaisten asioiden osaamisesta pitäisi kantaa huolta, paikkasi olisi suoraan sanoen jossakin muualla.

Jos olet sitä mieltä, että olen unohtanut positiivisen ajattelun, olet aivan oikeassa. En edes ymmärrä miten positiivinen ajattelu muuttaisi osaamattomuutta miksikään muuksi. Parempi todeta, että asiat ovat pielessä ja toimia niiden korjaamiseksi.

Informaatiohamstereille: Zotero

Zotero on Firefox-lisäosa (versioon 3.0 tai uudempaan) verkkolähteiden tallentamista ja järjestelyä varten. Zoteron avulla voidaan luoda eri aihealuiden artikkeleita varten kansioita, lisätä artikkeleihin tunnisteita, liittää niihin linkkejä ja muistioita sekä hallita artikkeleihin liittyviä lähdeviittauksia.

Kun ryhdyt lataamaan Zoteroa Firefoxin Työkalut-valikon Lisäosat-komennolla, tarjolla on versio 1.0.10. Jos satut elämään kahden tietokoneen loukussa ja sinun pitäisi päästä linkkikokoelmaasi käsiksi mistä tahansa millä tahansa tietokoneellasi, siirry ohjelman omalle verkkosivulle noutamaan v. 2.0 beta. Siihen nimittäin sisältyy mahdollisuus luoda tili synkronointia varten, jonka jälkeen oma linkki- ja viitekokoelmakirjasto on saatavilla kunhan vain verkkoyhteys on käytettävissä.

Zoteron monipuolisuudesta saa aavistuksen katsomalla ohjelman kotisivulla olevan lyhyen videon. Työkalu on ominaisuuksiensa perusteella suunniteltu etupäässä akateemisia tekstejä tuottavien työtä helpottamaan (ks. ohjelinkkien kokoelmaa), mutta kuka tahansa, jonka työhön kuuluu hakea järjestelmälllisesti tietoa eri aihealueilta ja pysytellä selvillä käyttämistään lähteistä, hyötyy tästä lisäosasta. Ylipäätään suosittelen pitämään kirjaa siitä mitä lähteitä missäkin on käyttänyt, vaikka ei "oikeaoppista" tiedetekstiä kirjoittaisikaan! Itse olen näköjään korvaamassa Zoterolla Diigo-kirjanmerkkipalvelun, jota olen käyttänyt linkkien tallentamiseen silloin kun niihin on saatava liitettyä omia muistiinpanoja. Zotero on huomattavasti monipuolisempi ja sen etuna on mm. mahdollisuus linkittää artikkeliin muita aiheeseen liittyviä lähteitä.

Tieteellistä tekstiä kirjoittavan kannattaa huomioida myös tekstinkäsittelyohjelmien plugit (Wordille ja OpenOffice Writerille).

Värillä on väliä esitysgrafiikassakin

Tällä kerralla on vuorossa lupaamani artikkeli diaesitysten värivalinnoista, jota Reetta Koski jo blogiartikkelissaan Onko värillä väliä houkutteli kirjoittamaan. Värien käyttöä voidaan tarkastella monesta näkökulmasta, mutta ajattelen tässä tyypillisiä liike-elämän esitysgrafiikan käyttötilanteita, jolloin asettaisin diaesitysten väreille samoja vaatimuksia kuin mille tahansa ns. infografiikalle. Tällöin värien tehtävä on auttaa koodaamaan sisältöä eli ryhmittelemään, kiinnittämään huomiota, osoittamaan asioiden hierarkkiset suhteet jne. Toki esitysgrafiikassakin luodaan mielikuvia ja vaikutetaan tunteisiin värien avulla.

Aloitan dian taustaväristä, joka vaikuttaa ratkaisevasti muihin värivalintoihin ja joka tästä syystä olisi hyvä valita ensimmäisenä.

Yhdeksänkymmentäluvulla diaesityksiä nähneet ja tehneet muistavat varmasti sinisen ainoana oikeana taustavärinä. Tämä yhdenasianliike oli seurausta siihen aikaan käytetystä projektoritekniikasta, joka on kehittynyt siinä määrin, että väri kuin väri kelpaa taustaväriksi – ainakin periaatteessa. Käytännössä toimivimmat diaesityksen taustavärit ovat musta ja valkoinen, joista onkin tullut diaesitysten uusi sininen.

Mustan ja valkoisen toimivuus käy hyvin ilmi esimerkiksi Nancy Duarten slide:ology -teoksen värejä koskevan luvun kuvia tarkastelemalla (jos kirja löytyy hyllystäsi, tarkoitan aukeamaa 132–133). Kuvissa PowerPointin väripaletti on sijoitettu eriväristen taustojen päälle. Kuvat osoittavat selvästi, että muut värit erottuvat selkeimmin mustasta ja valkoisesta auttaen tuottamaan esitysgrafiikalle niin kovin tärkeän kontrastin, joka taas on keskeinen tekijä kun värin halutaan toimivan tiedon välittäjänä. Musta ja valkoinen jättävät käyttäjälle suurimman valinnanvapauden muiden värivalintojen suhteen. Jos käytetään muuta taustaväriä, esityksen tekstien, linjojen, korostusten yms. värejä valittaessa on kiinnitettävä erityistä huomiota niiden erottumiseen.

Eräs taustaväriä koskeva kiistakysymys on taustan värin vaihtaminen kesken esityksen. Silloin kun esitysgrafiikka oli uusi ja ihmeellinen asia, taustaväriä tai -kuviota saatettiin vaihdella lähes mielivaltaisesti, koska se nyt vain oli mahdollista. Sen jälkeen "hyveeksi" tuli yhtenäisen taustavärin käyttö läpi koko diaesityksen. Minusta on kuitenkin paikallaan käyttää useita taustavärejä, mikäli värin vaihtamiselle on selkeä syy. Tällainen voi olla esimerkiksi diaesityksen osan vaihtuminen toiseksi tai väri visuaalisena vihjeenä osoittamassa usean dian jälkeen tehtävää johtopäätöstä tai lopputulosta. Mm. Cliff Atkinson on käsitellyt taustavärin roolia näistä lähtökohdista kirjassaan Beyond Bullet Points.

Värit vaikuttavat toisiinsa yksistään ihmissilmän rakenteen vuoksi. Värivalintojen tekemisen avuksi on olemassa erilaisia sommittelusääntöjä. Näitä voidaan käyttää apuna etsittäessä väriyhdistelmiä, jotka ovat toimivia, miellyttävä katsella ja jotka tuottavat halutunlaisia mielikuvia. Väriyhdistelmä voi tuottaa voimakkaan vaikutelman leikkisästä tai juhlallisesta, maanläheisestä tai henkevästä, maskuliinisesta tai feminiinisestä. Useimmat värien ja niiden yhdistelmien tuottamat vaikutelmat ovat kulttuurisidonnaisia. Päivi Hintsasen ylläpitämällä Coloria-sivulla on paljon tietoa väreistä yleensä sekä värien merkityksistä eri kulttuureissa.

Turvallinen ja toimiva sommittelusääntö on esimerkiksi valita väriympyrältä kolme täsmälleen yhtä kaukana toisistaan sijaitsevaa väriä. Organisaation "viralliset" värit ovat myös hyvä lähtökohta. Hämmästelen edelleenkin sitä, miten usein esitysaineistojen värit jätetään ohjelmavalmistajien valmisratkaisujen varaan vaikka samoissa yrityksissä ollaan tarkkoja siitä, että omat värit toistuvat käyntikorteissa, esitemateriaalissa ja verkkosivuilla.

Olipa värivalintojen apuna käytettävä periaate mikä hyvänsä, missään tapauksessa värejä ei tarvita enempää kuin 3–5 yhtä diaesitystä kohti. Jopa kolme väriä riittää, koska värien kirkkausasteet tarjoavat paljon vaihtoehtoja. Jokaisella esityksen värillä on myös oltava oma tehtävänsä. Mikä tahansa vaihtelu, jolla ei ole ymmärrettävää syytä koetaan useimmiten häiritsevänä.

Testattua: PowerPoint Twitter Tools (SAP Web 2.0)

Timo Elliotin SAP Web 2.0 Twitter-työkalun avulla seminaarin tms. taustakanavana käytettävän Twitterin viestivirtaa voidaan ohjata PowerPoint-esitykseen. Työkalu ladattaessa saadaan pakattu kansio, joka sisältää valmiin PowerPoint-tiedoston sekä Shockwave Flash -tiedoston. Työkalusta on erilliset versiot sekä PowerPoint 2007:lle että 2003:lle. Kokeilin 2007-versiota PowerPoint 2010 Technical Preview -versiolla, jonka tiedostomuoto on sama kuin edeltäjänsä. Hyvin tuntui toimivan.

Työkalua voi testata latauspaketin mukana tulevaa diaesitystä pyörittämällä tai halutut diat voidaan kopioida omaan diaesitykseen sopiviin kohtiin. Jälkimmäinen vaihtoehto on tietysti tositilanteeseen valmistauduttaessa paras vaihtoehto, koska säätämistä varmasti on vaikka työkalu yksinkertainen ja helppokäyttöinen onkin.

Eri tilaisuuksiin liittyvät tweetit on tapana varustaa sovitulla hashtagilla. Kyseinen hashtag kirjoitetaan diaesityksen neljännen dian alareunassa olevaan ruutuun, jonka jälkeen sitä vastaavat tweetit näkyvät puhekuplina diassa. Tilanteen pitäisi päivittyä automaattisesti 30 sekunnin välein. Kuvan kaappausajankohta on 19.11. kello 14:45. Näin sanottiin PowerPointista sillä hetkellä:

Huomaa kuitenkin, että hakuruudussa olevan avainsanan ei välttämättä tarvitse olla hashtag vaan se voi olla mikä tahansa aiheeseen liittyvä termi. Esimerkiksi sikainfluenssa toimi aivan yhtä hyvin kuin kuvassa käyttämäni hashtag.

Custom feed -painike on tarkoitettu Twitter-virran suodattamiseen, mikäli kaikkea Twitterissä sanottua ei haluta päästää näkyville tilaisuuden aikana. Viime aikoina onkin tapahtunut kaikenlaista, joka osoittaa tällaisen mahdollisuuden kovin tarpeelliseksi. En suoraan sanoen tiedä, mitä tästä ilmiöstä ajattelisi. Suora vuorovaikutusmahdollisuus on hieno asia, mutta ihmiset ovat niin hirveän ajattelemattomia (lue @Rautasillan äskettäinen blogiartikkeli). En jaksa uskoa, että jokainen murskakriitikko itse on maailman selkeäsanaisin ja vetovoimaisin esiintyjä. Miksiköhän minusta tuntuu siltä, että juuri ne hyvät esiintyjät olisivat ymmärtäväisesti hiljaa silloin, kun vuorossa on joku, jolla on huono päivä tai yksinkertaisesti hieman huonompi ulosanti?

Diaan voidaan lisätä myös palkki, joka näyttää Twitterin viestivirtaa reaaliajassa. Tämä oli minusta häiritsevä, enkä haluaisi nähdä sellaista esitysaineistossa. Palkin sijoittaminen dian reunaan vilkkumaan sotii myös katsojan kannalta miellyttävän esitysaineiston tekoperiaatteita vastaan.

Paketissa on työkaluja äänestyksen järjestämistä ja sen tulosten katselua varten. Äänestys toteutetaan tweettaamalla esimerkiksi @votebytweet N (=haluamasi numero) ja avainsana tai hashtag. Myös huutoäänestystä varten on oma diansa, jossa oleva pylväikkö tosiaan piirtyi äänenvoimakkuuden perusteella.

Sanoisin Timo Elliotin tekemää työkalua näppäräksi ratkaisuksi. Sen tehokas käyttö tosin edellyttää sitä, että PowerPointin kokee omakseen ja käyttää sitä sujuvasti. Sovelluksen kotisivulla ja FAQ-sivulla olevia ohjeita ja vinkkejä kannattaa tutkia, jos haluaa ottaa siitä kaiken mahdollisen irti.

Taustakanavan hallintaan tarkoitetuista välineistä on kirjoiteltu viimeaikoina. Opeblogin artikkelissa Virtuaaliopetuksen päivillä taustakanavat käytössä esitellään Twazzup-niminen web-sovellus. Olivia Mitchellin blogiartikkelissa 10 tools for presenting with Twitter on esitelty SAP Web 2.0 Twitter -työkalun lisäksi yhdeksän muuta. Mitchell kirjoittaa myös tweettien moderoinnista.

Aaltoja, aaltoja

Sain viikonloppuna Google Wave -kutsun. Ensivaikutelmaksi jäi suunnilleen sama kuin aikoinaan Twitteristä: Halooo-o, missä kaikki ovat, onpa tylsää. Sen verran olen kuitenkin viisastunut näistä yhteisömediahärpäkkeistä, että kannattaa odottaa ja antaa uudelle jutulle tilaisuus. Kyllä Google Wavekin tästä vielä iloksi muuttuu, kunhan sinne ilmaantuu tuttua väkeä. Löysin myös julkiset wavet ja liityin yhteen niistä päivittelemään miten "cool" tämä juttu on, mutta että kovinpa on hidas. Sellaiseen "ilmoja pitelee" -tyyliin, tiedättehän. Myös pari suomalaista wavea löytyi, toinen mahdottoman pitkä ja toinen melkein tyhjä. En tullut niistä hullua hurskaammaksi, koska kummassakaan ei tuntunut olevan minkäänlaista elämää sillä hetkellä. Toiseen jätin linkin hyvään ohjeeseen (ks. tämän postauksen loppu). Ajattelen niin, että jos on jokin asia, jonka kanssa tunnen itseni täysin uunoksi, maailmassa voi olla muutama muu samalla tavalla tunteva ihminen. Jos voin tällaisessa tapauksessa auttaa, hyvä.

Kutsun mukana tuli 8 eteenpäin lähetettävää kutsua, joista jaan pari kappaletta blogini kautta "lukijalahjana". Jos siis haluat testata tätä uutta ihmetystä, mutta kutsu puuttuu vielä, ilmoita yhteystietosi minulle joko sähköpostilla, virallisen nettisivuni lomakkeella tai DM:nä Twitterissä. Lähetän kutsun paluupostissa joko kahdelle ensimmäiselle tai jos sähköpostilaatikkoni pullistelee kiinnostuneiden yhteystiedoista, pistän nimet lenkkipipooni ja suoritan tasapuolisen arvonnan. Ellei sinulla ole Google-tiliä, sellainen kannattaa luoda valmiiksi ja lähettää sen sähköpostiosoite kutsua varten.

Vielä pari lukemisen arvoista ohjetta:

Mihin sähköpostiin Google Wave -kutsu kannattaa pyytää

The Complete Guide to Google Wave: How to Use Google Wave

Sitten kuitenkin Facebookiin

Piti ottaa Facebook-tili, koska oli päästävä tutkimaan yksityisyysasetusten toimintaa sen verran, että kehtaisi neuvoa niitä toisillekin. Perustin tilin, värkkäsin yksityisyysasetukset kuntoon ja tein pari listaa Tuija Aallon kirjoittaman oivallisen ohjeen mukaan sekä ohjasin blogini ja Posterous-tilin syötteet sinne. Tytär ilmaantui ensimmäisenä kaveriksi.

Sitten ilmaantui kaveriksi tyttären kavereita ja hyväksyin iät ja ajat odottaneen kutsun opiskeluaikaiselta kaverilta. Siitä se lähti. Nyt en voi oikein poiskaan lähteä, koska Facebookissa on jo koirani TOKO-treenikavereita emäntineen (jos joku ihmettelee järjestystä edellisessä lausessa niin hän ei selvästikään ole koiraihminen).

Se tuli selväksi Facebook-elämäni ensimmäisen päivän aikana, että Facebookista ei perusmuodossaan ole yritystoimintani työkaluksi. Siihen ehkä voisi sopia ns. fanisivu. Minun pitää vain ensin vähän nieleskellä sitä ajatusta, että perustaisin jotakin, jonka nimi on "fanisivu". Ei ihan totta, fanisivu! Miten kornia. Minusta sellainen tehdään jollekin uukakkoselle, Massive Attackille tai Pekka Kuusistolle. Ei fanisivu mitenkään kuullosta sellaiselta, jota tekisi näille minun jutuilleni. Enhän tosin vuosi sitten olisi uskonut sitäkään, että innostun härpäkkeestä, jossa pitää 140 merkillä sanoa sanottavansa ja vielä julkisesti hehkutan sen erinomaisuutta (siis Twitteristä on kyse). Nyt siis etsin tietoja fanisivuista ja katselen muiden toteutuksia oppiakseni niistä jotakin.

Mahdollisesti fanisivu voisi korvata ns. tukisivut, joita olen tehnyt kootakseni yhteen parin kirjani aihealueisiin liittyviä lisätietolinkkejä. Tuollainen html-koodattu verkkosivu on jo pitkään tuntunut niiiiii-in vanhanaikaiselta. Sen verran olen noita fanisivuja tutkaillut, että arvelen niiden avulla voivani tehdä vähintään saman mitä nykyisellä tukisivulla ja paljon enemmänkin. Henkilökohtainen Facebook-sivu voisi sitten jäädä noita koirajuttuja yms.vapaampaa yhteydenpitoa varten. Ajatelkaa miten söpöä, siellä on Dogbook-niminen sovellus, jolla voisi tehdä koirilleenkin oman profiilin :)

Kun joskus pohdin syitä siihen, miksi en ole Facebookissa, yksi huolenaihe oli ajankäyttö. Olen kuitenkin viimein sisäistänyt, että kaikkea voi kokeilla eikä kenellekään ole selitysvelvollinen, jos kokeilemansa sitten hylkää hyödyttömänä aikavarkaana. Esimerkiksi Brightkite on ollut yksi typerimpiä juttuja, mitä olen testannut - sillekin varmasti puolustajansa löytyy. FriendFeediä en ole oppinut hyödyntämään muuten kuin ohjaamalla sinne sisällön kaikista muista palveluista ja jättämällä tilin silleen. Juuri tuo mahdollisuus ohjata sisältöjä paikasta toiseen on ajanhallinnan avain. Ja tosiasiahan on, että ellei yrittäjä tänäpäivänä näy netissä mitenkään muuten kuin staattisella verkkosivullaan, on monessa tapauksessa lähes samassa asemassa kuin ei olisi netissä ollenkaan. En sano, etteikö tämä voisi joidenkin kohdalla toimia - joillakin on se vakaa asiakaskunta ja vakiojutut, riittävät sitten niin kauan kuin riittävät. Mutta jos haluat "vanhan" liiketoimintasi ohella haistella myös uusia tuulia, sellaiset puhaltavat siellä, missä on muita ihmisiä aktiivisesti toimimassa.

Jos joku muu pohtii parhaillaan ottaako Facebook työkäyttöön, aloita näistä:

Gemilo blog: Facebookin ryhmät ja fanisivut – kumpi on kampi?

Olli Kopakkala: Ilmainen Facebook-markkinointi

Puheenvuoro guruille

Kuva: Sam Segar (stock.xchng)

Päätän esitysgrafiikan luetteloista kirjoittamisen tältä erää luomalla katsauksen"gurujen" näkemyksiin. Tämä ei ole mikään kattava esitys, mutta joitakin poimintoja sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä:

Cliff Atkinson, kirja Beyond Bullet Points. Atkinson korostaa kuvamateriaalin ja tekstin vuorovaikutusta eikä rohkaise käyttämään luettelomerkkejä. Hänen mielestään luetteloihin kirjoitetun sisällön paikka on muistiinpanoissa, jotka voi tulostaa yleisölle jaettavaksi materiaaliksi (kai muuten tiesit, että muistiinpanosivutkin voi tulostaa pdf-tiedostoksi?) Atkinsonin tyylille tunnusomaista on ydinlauseen näyttäminen kuvan kanssa.

Nancy Duarte, kirja slide:ology ja blogi. Duarte suhtautuu maltillisesti luettelomerkkien käyttöön: "Jos sinun on käytettävä luettelomerkkejä, käytä niitä säästellen." Kiinnittää huomioita myös luettelomerkkien typografiaan.

Seth Godin, blogi. Godin suosii runsaan kuvamateriaalin käyttöä. Esimerkiksi Garr Reynoldsin Presentationzen-teoksessa näytetyt esimerkkidiat sisältävät pelkkiä kuvia.

Guy Kawasaki, blogi. Esitysaineistoja koskeva 10/20/30 -sääntö tunnetaan myös nimellä Kawasakin sääntö. Sen mukaan esityksessä saa olla enintään 10 diaa, koko esitys saa kestää enintään 20 minuuttia ja dioissa ei saa olla 30 pt:n fonttikokoa pienempää tekstiä. Jos diaesityksessä on luettelo, yhden kohdan pituudeksi Kawasaki suosittaa enintään yhtä riviä eikä yhtäkään sisennystasoa luetteloon.

(Seth Godin ja Guy Kawasaki eivät varsinaisesti ole esitysgrafiikkakonsultteja, mutta he ovat varmasti nähneet niin monia diaesityksiä, että heitä kannattaa kuunnella. Tosin itse en pidä Kawasakin säännöstä, kuten en näistä määräsäännöistä yleensäkään. Voin vain kuvitella millaista jälkeä voisi syntyä 10/20/30 sääntöä sokeasti noudattamalla!)

Garr Reynolds, kirja Presentationzen ja blogi. "…luetelmia kannattaa käyttää vain harvoin ja silloinkin vasta, kun olet harkinnut muita vaihtoehtoja…".

Lopuksi houkuttelisin vielä lukemaan Olivia Mitchellin blogiartikkelia How to persuade other people to ditch the bullets. Olivia ei ehkä varsinaiseen gurusarjaan kuulu siinä mielessä kuin edellä mainitut, mutta toisaalta oppija saanee myös itse valita gurunsa. Artikkelissaan Mitchell tarkastelee sitä, miksi luetteloista on niin vaikea luopua silloinkin kun se selvästi parantaisi esitysaineistojen laatua. Hän antaa hyviä ehdotuksia myös vakiintuneiden käytäntöjen tilalle. Tässä joitakin syitä luettelomerkkien suosioon:

• Luettelomerkit toimivat joillekin kuin riepu Tenavien Epulle. Ne pelastavat tilanteen esimerkiksi muistikatkoksen yllättäessä.

• Toiset ihmiset selvästikin pitävät luetteloista. He ovat tottuneet niihin. Ja senhän me tiedämme, että ihminen tottuu mihin vaan kuin rotat säteilyyn.

• Luettelo on nopea tehdä. Vallitsevan kiirepuheen keskellä nopeus on sellainen argumentti, jolle ei ole vastaan väittämistä, mutta pitääköhän tätä kiirepuhetta aina uskoa?

• Luetteloiksi laaditun esityksen voi pitää joku toinenkin kuin esityksen tekijä itse. Käytäntö on työelämän inhorealismia, mutta tuottaa näitä yleisön edessä toteutettuja itsekseenlukusessioita. Tähän Mitchell ehdottaa lääkkeeksi muistiinpanonäkymien tehokkaampaa hyödyntämistä.

PowerPoint Ninja -blogissa oleva viisiosainen artikkelisarja Bullet Point Boot Camp sisältää hyviä luetteloita koskevia neuvoja, linkki ensimmäiseen: Day One. Osassa 5 on onnistuneesti verrattu luetteloa jäävuoreen. Luettelo on vasta se pinnan päällä näkyvä viidennes. Loppu tehdään näkyväksi tarinoilla, vertauksilla, tosielämän esimerkeillä, lisämateriaalilla yms.

Psykologit luetteloiden kirjoittajaa ohjeistamassa

Harvassa asiassa voidaan vetää tarkkoja rajoja, niinpä kahden edellisenkin postauksen typografiaohjeistusten taustalta löytyvät psykologiasta tutut hahmolait (tässä myös suomeksi käsitekartan muodossa).

Kun esitysgrafiikkaa on ryhdytty vakavammassa mielessä tarkastelemaan, teoreettista tukea on haettu samoista suunnista kuin multimediaperustaista opetusmateriaalia tutkittaessa. Ei siis ole ihme, että kaksoiskoodausteoria sekä kognitiivisen kuormituksen käsite ovat keskeisiä. Teorioita en ryhdy tässä tarkemmin selostamaan vaan keskityn lähinnä niiden huomioinnin/huomiotta jättämisen seurauksiin, mutta kiinnostuneille luettavaksi tässä linkit Richard E. Mayerin ja John Swellerin artikkelikokoelmiin. Ellei raskas teoria vedä puoleensa, kannattaa vilkaista ainakin pdf-tiedostoa Five ways to reduce PowerPoint overload, jonka Mayer on kirjoittanut yhdessä meillä vähemmän tunnetun, mutta tutustumisen arvoisen esitysgrafiikkakirjailija-konsultin Cliff Atkinsonin kanssa.

Kaksoiskoodausteorian mukaan ihmisellä on erilliset vastaanottokanavat visuaalisessa ja verbaalisessa muodossa olevalle tiedolle. Kaksoiskoodausteoriaan perustuu suositus, jonka mukaisesti tehokkainta on kuvan ja sanan yhteiskäyttö, kuten esimerkiksi esiintyjän puhuma selostus sitä täydentävän kuvamateriaalin kanssa. Huono vaihtoehto sen sijaan on tekstiä täynnä oleva dia yhdistettynä esiintyjän selostukseen, koska toista kanavaa kuormitetaan tällöin liikaa ja yksipuolisesti. Luettelot ovat päätyneet arvostelun kohteeksi mm. siksi, että niitä luetaan paljon suoraan. Tekstimuotoisen aineiston sisäluku ei ole ainoastaan kuulijan kannalta pitkästyttävää. Se on myös äärimmäisen tehotonta, koska esityksen seuraaja voi lukea saman aineiston itse ja tekee sen paljon nopeammin. Esiintyjää ei oikeastaan edes tarvita, eikä tekstiin keskittyvä ihminen edes pysty kunnolla kiinnittämään häneen huomiota.

Ihmisen työmuistin rajat unohtamalla aiheutetaan kognitiivista kuormitusta. Nimitykset brain dump ja data dump ovat kuvaavia nimityksiä tekstiä täynnä oleville dioille. Esitysaineiston tekijä on tyhjentänyt diaesitykseen suunnilleen kaiken mahdollisen aiheeseen liittyvän ja tämä kaaos syötetään luetteloina sille ressukalle, joka esityksen kohteena sattuu istumaan. Toki asiantuntijayleisö pystyy käsittelemään työmuistissaan laajempia asiakokonaisuuksia kerralla kuin aiheen kanssa ensimmäistä kertaa tekemisissä olevat, joten kohderyhmänsä on tunnettava. Cliff Atkinson on teoksessaan Beyond Bullet Points esitellyt keinoja välttää kognitiivista kuormitusta. Näitä ovat mm. aineiston jakaminen mielekkäisiin osiin ja muistia tukevien visuaalisten vihjeiden käyttäminen. Kun teemme luetteloita, tämä tarkoittaa käytännössä diassa olevan tekstimäärän karsimista. Hyvä idea on myös käyttää lihavointia ja värejä avainsanojen korostamiseen. Ei kuitenkaan pidä innostua liiaksi, sillä ihminen pystyy pitämään mielessään vain rajallisen määrän merkityksellisiä värikoodeja (n. 4 –7). Palaan Atkinsonin ajatuksiin vielä myöhemmin, sillä hänellä on muutakin sanottavaa värien käytöstä.

Kirjassaan Clear and to the Point, 8 Psychological Principles for Compelling PowerPoint Presentations Stephen Kosslyn sanoo luetteloista mm. seuraavaa:

• Luettelon pitäisi sisältää vain avainlauseita ja sen maksimipituus on 2 riviä.

• Katsojalle pitää antaa riittävästi aikaa luettelon lukemiseen.

• Kaikkea esityksen tekstiä ei tarvitse kirjoittaa luettelon muodossa!

Lisäksi Kosslyn suosittaa luettelon kohtien näyttämistä animaation avulla. Tämä voi olla yllätys, sillä eräs esitysgrafiikkaa koskeva perinne on animaatiokielto – ja aivan turhaan! Kosslynin neuvo on näyttää ensin koko luettelo, jonka jälkeen se himmennetään ensimmäistä kohtaa lukuunottamatta. Luettelon näyttämistä jatketaan sopivalla nopeudella kohta kerrallaan ylhäältä alaspäin edeten. (Olen aikaisemmin kirjoittanut postauksen esitysgrafiikan animaatioista, jossa referoin Kosslynin ohjeita. Ne pätevät myös luetteloiden esittämiseen käytetyissä animaatioissa.)

Luettelot typografian näkökulmasta 2

Luettelomerkki tai luetelmamerkki voi olla muodoltaan lähes millainen tahansa, ainakin teknisesti. Onko sitten mikä tahansa merkki luettelomerkkinä toimiva, on aivan toinen juttu. En esimerkiksi suosittelisi käyttämään luettelomerkkinä pientä tassunjälkeä tai hevosenkenkää, en sittenkään, vaikka työnantaja olisi koira- tai ratsastustarvikkeiden maahantuoja. Yksinkertaiset perusmuodot toimivat yleensä parhaiten, koska luettelomerkki itsessään ei ole pääasia vaan sen tarkoitus on osoittaa uuden asiakokonaisuuden alku.

Tekstistä poikkeavan värin käyttö taas on ainakin minun mielestäni paikallaan. Kun omissa diaesityksissäni käytän luetteloita (harvoin), luettelomerkki on "peruspallo", jonka väri on sama kuin oman teemani yläreunassa oleva kapea "minun vihreälläni" väritetty palkki. Jos sisennän luettelon, alemman tason merkki on yksinkertainen "ranskalainen viiva". Ja yksi sisennystaso ensimmäisen lisäksi yleensä riittää. Se, että ohjelmat antavat tehdä esimerkiksi 5 sisennystasoa ei tarkoita sitä, että tätä mahdollisuutta pitää käyttää. PowerPoint käyttäjällä onkin aivan toisenlaisia ongelmia kuin Excel-käyttäjällä. Jälkimmäinen tyypillisesti käyttää puolitoista tuntia työhön johon hän oikean toiminnon tietäessään tarvitsisi vain puoli tuntia. PowerPoint-käyttäjän pitäisi sen sijaan viskata hiiri olan yli ennen kuin ottaa ne pari viimeisintä tehostetta käyttöön.

Vielä muistuttaisin siitä, että numeroita kannattaa käyttää luettelomerkkien tilalla nykyistä useammin. Jos luettelossa korostuu asioiden eteneminen tietyssä järjestyksessä tai vaiheittaisuus, numerot ovat selkeä vaihtoehto.
Luettelomerkin kokoa ei kannata muuttaa tavalla, jota ainakin PowerPoint tarjoaa Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunassa: Koko n % tekstistä.

Jos esimerkiksi Office-teeman pienehkön peruspallukan toivoisi olevan suurempi, on parempi käydä vaihtamassa merkki sellaiseksi, joka on jo lähtökohtaisesti suunniteltu suuremmaksi (merkin pääset vaihtamaan Mukauta-painikkeella). Luettelomerkin koon muuttaminen prosentteina rikkoo luettelomerkin ja kirjainmerkkien keskinäisen linjauksen. Alla olevista kuvista ensimmäisessä merkkiä on pelkästään suurennettu ja se nousee häiritsevästi paikaltaan. Alemmassa kuvassa merkiksi on käyty vaihtamassa perusmuodoltaan kookkaampi ja merkki pysyy paikallaan suhteessa peruslinjaan (=kuvitteellinen vaakaviiva, joka on samassa linjassa kirjainten alareunan kanssa).

 

Kuulostaako tämä jo pikkutarkalta säätämiseltä? Ehkä tai sitten ei. Monta kertaa selkeyden ja toisessa ääripäässä vaikutelman sekavuudesta tuottavat ne pienet asiat, joita ei välttämättä osaa edes nimetä.

Luettelomerkkipostauksia on jäljellä vielä 2: Kognitiivisen psykologian näkökulma ja tunnettujen esitysgrafiikkagurujen näkökulma. Tosin on huomattava, että esimerkiksi typografian näkökulma on myös psykologinen, sillä typografiaohjeistusten taustalla on niitä lainalaisuuksia, jotka vaikuttavat tapaamme tehdä havaintoja ympäristöstä.

Luettelomerkkien jälkeen seuraava esitysgrafiikkapostaus käsittelee sitten värien käyttöä diaesityksissä. Tähän jo Reetta minua bloginsa Onko värillä väliä -artikkelissa houkuttelikin.

Luettelot typografian näkökulmasta 1

Ensimmäiseksi: Luettelomerkkien EI pidä näyttää samanlaiselta, kuin tämän blogin luettelomerkit näyttävät IE 8 -selaimessa (merkki yläviistossa kappaleen vasemmasta ylänurkasta katsoen). Firefoxin kaikki versiot, IE ns. yhteensopivuusnäkymässä, Chrome ja iPhonen Safari näyttävät merkit aivan oikein, joten voinemme todeta ongelman olevan IE 8:n ongelma (vai pitäisikö tästä nyt ymmärtää, että tällä hetkellä käytössä olevat muut selaimet ovat "vanhempia selaimia"?).

*****

Nyt siis vuorossa luettelomerkit diaesityksen ulkoasuun vaikuttavana tekijänä eli näkökulma on typografinen. Tämän aiheen jaoin kahteen artikkeliin, koska katsoin tarpeelliseksi käsitellä myös paria PowerPointin peruskäyttöön liittyvää asiaa luettelokohtien sisennysten ja kappalevälien yhteydessä. Luettelomerkeistä itsestään kirjoitan toisessa osassa.

Työvälineohjelmilla tuotettavan aineiston ulkoasusta puhuessaan ottaa aina riskin maassa, jonka kansanperinteessä elävät mm. seuraavat viisaudet: "Kauneus on pyrkimystä siihen, mikä on turhinta maailmassa" (Hellaakoski) tai PowerPoint-kulttuuriin erityisen sopivasti: "Kaikki on kaunista, kun vaan silmä tottuu" (suomalainen sananlasku). Olen kuitenkin aina painottanut näitä kohtuullisen huoliteltuun ulkoasuun liittyviä asioita luettavuustekijänä. Kyse ei siis ole siitä, että pitäisi kilpailla siitä, kenellä on "hienoimmat" PowerPointit.

Esitysgrafiikkaa koskevat typografiset ohjeet ovat periaatteessa yhdenmukaiset taittotyötä koskevien ohjeiden kanssa. Itkonen muistuttaa Typografian käsikirjassa, että luettelomerkin ja ensimmäisen kirjaimen väliin kuuluu tasavälinen kiinteä välilyönti, joka ei elä muiden sanavälien tapaan. Tämä on PowerPointissa oletusarvoisesti kunnossa. Useimmat luettelokappaleisiin liittyvät ongelmat alkavat silloin kun ryhdytään tekemään omia säätöjä. Näitä on pakko tehdä ainakin silloin kun teksti luetteloon tuodaan jostakin muualta, esimerkiksi leikepöydän kautta, tai luettelomerkkejä halutaan käyttää tavallisessa tekstikehyksessä. Nämä tilanteet tunnistan heti nähdessäni luettelomerkin aivan kiinni tekstissä ja kappaleen toisen rivin alkamassa luettelomerkin alapuolelta. Oikeaoppisesti luettelomerkin ja tekstin erottimena pitäisi olla pieni väli ja toiselle riville jatkuva kappale aloitetaan ensimmäisen rivin tekstin kanssa samasta kohdasta. Kyseessä on siis samanlainen riippuva sisennys kuin tekstinkäsittelyohjelmassa ja se on helppo tehdä viivaimen avulla aivan kuten tekstinkäsittelyohjelmassa. Sisennys ja väli helpottavat lukemista – seikka, jota kiireisen ja paljon diaesityksiä katselemaan joutuvan luulisi arvostavan.

PowerPoint 2010 näyttäisi muuten hoitavan tekstikehystenkin luettelomerkit tyylikkäästi paikoilleen!

Sisennysten säätö viivaimelta on yksi niistä toiminnoista, jotka kuuluvat mielestäni perusosaamiseen. En nyt kerro missä ja milloin, koska yritän muutenkin tosielämän tapahtumiin viitatessani sotkea paikat ja ihmiset jotta kenellekään ei tulisi paha mieli, mutta useammin kuin kerran olen käyttänyt 4 tunnin ei-peruskoulutus -kokonaisuudesta tovin kerratakseni tuota asiaa. Se siitä, että "kaikkihan sitä PowerPointia osaavat käyttää". PowerPoint (Word, Excel) eivät valitettavasti ole aina hanskassa edes nappulatekniikan perustasolla.

Moni amerikanmaan esitysgrafiikkaguru suosittaa luettelon kohdan pituudeksi yhtä riviä. Mielestäni vaatimus on kohtuuton jo pitkiä sanoja sisältävän kielemme vuoksi. Jos tilanne vaatii käyttämään kokonaisia lauseita, luettelosta tulee pakostakin monirivinen. Lyhyttä ilmaisua kannattaa tavoitella, mutta ei ymmärrettävyyden hinnalla. Kyse ei ole ensisijaisesti siitä, miten sen lyhyimmin sanoisi asian vaan miten sen sanoisi selkeimmin (tästä asiasta kannattaa lukea David Silvermanin erinomainen artikkeli When Clarity is Not the Same as Brevity).

Kun luettelon kappaleet ovat monirivisiä, typografiaa ajatteleva kiinnittää huomionsa kappaleväleihin. Ne ovat yksi luettavuustekijöistä auttaessaan hahmottamaan toisiinsa liittyvät rivit yhtenäisiksi kokonaisuuksiksi. Useimmissa PowerPoint-templatepohjissa kappalevälit ovat kunnossa, mutta on teemoja, (mm. Alkuperäinen, Huippu), joissa rivivälin ja kappalevälin ero voisi olla selkeämpikin. Leikepöytäsiirroissa tai siirreltäessä materiaalia eri ohjelmaversioiden välillä kappalevälit saattavat hävitä ja välttämättä niitä ei alkuperäisessä tekstissä ole ollutkaan. PowerPointin Riviväli-painike toimii omituisesti suurentaen sekä rivi- että kappaleväliä. Jotta saataisiin aikaan selkeä ero rivi- ja kappalevälimääritysten välille, on avattava Kappale-valintaikkuna Riviväli-painikkeen Riviväliasetukset-kohdasta ja määriteltävä molemmat arvot erikseen.

Kappalevälin näkee joskus korvatun tyhjällä rivillä. Tällöin luettelon kohtien väliin jäävä tila on liian suuri. Se ei näytä hyvältä ja syö muutenkin arvokasta tilaa diasta pakottaen ehkä pienentämään fonttikokoa.

Olen myös nähnyt keskitettyjä luetteloita, onneksi kuitenkin harvemmin. Keskitetty luettelo on työläs lukea, koska silmä ei saa etenemiselleen kiintopistettä. Käytännössä vasempaan reunaan tasattu luettelo on paras vaihtoehto, sillä molempien reunojen tasausta ei esitysgrafiikkaohjelmissa saa siististi toteutettua edes sillä tasolla kuin se sopivaa fonttia käytettäessä onnistuisi tekstinkäsittelyohjelmassa.

PowerPointista puuttuva tavutus tuottaa rumia kappaleita etenkin suomenkielisessä tekstissä. Jos liehuvat rivit pahasti häiritsevät, tekstin voi yrittää kirjoittaa toisin sanoin tai kokeilla tekstin koon pieniä muutoksia, paljon muuta ei ole tehtävissä.

Luettelot kielenhuollon näkökulmasta

Edellisessä postauksessa vihjasin, että esitysgrafiikkaohjelmien luetteloteksteillä saattaisi sittenkin olla paikkansa maailmassa. Ei olekaan mielekästä vältellä niitä pakonomaisesti, koska luettelot ovat tietyissä tilanteissa toimiva ratkaisu. Ne sopivat mm.

• tiivistelmien tekemiseen

• kokonaisuuden osien esittämiseen

• kuvaamaan lineaarisesti etenevää ilmiötä.

Kun esitettävässä asiassa korostuu vaiheittaisuus, kannattaa kokeilla luettelomerkkien vaihtamista numeroiksi. Numeroita jostakin syystä kartetaan, vaikka ne olisivat monessa tapauksessa luettelomerkkejä selkeämpi vaihtoehto.

(Tässä välissä on ehkä syytä selventää nimityksiä: Käytän piintyneen tapani mukaan luettelo-nimeä vaikka esimerkiksi Kielikello-lehti käyttää nimeä luetelma. Käsittääkseni nimityksiä voidaan kuitenkin pitää toistensa synonyymeina. Markus Itkonen käyttää Typografian käsikirjassa luettelomerkistä tai -pallosta nimitystä luetelmapallo. Toisaalta hän puhuu tekstinmukaisista sisennyksistä, jolloin "tekstiä edeltää jokin merkki, yleensä numero, ajatusviiva tai luetelmapallo...". )

Ehkä yksi syy esitysgrafiikan luetteloiden epäsuosioon johtuu tavasta, jolla ne laaditaan. Jos luettelot olisivat aina loppuun saakka ajateltuja ja selkeästi kirjoitettuja, mikäs hätä niitä lukiessa. Tyypillinen ongelma luetteloita sisältävissä diaesityksissä on kuitenkin epäyhtenäisyys, joka voi johtua diaesityksen ulkoasuun liittyvistä seikoista, joihin en tällä kertaa puutu. Toinen epäyhtenäisyyden syy voi olla kieliasussa, lähinnä isojen ja pienten kirjainten sekä välimerkkien käytössä. Kun ei tiedetä miten luettelot pitäisi kirjoittaa, ne kirjoitetaan miten sattuu. Lukija kiusaantuu epämääräisyydestä vaikka ei osaisi aina edes sanoa, mikä häntä häiritsee. Tyypillinen esimerkki epäyhtenäisyydestä on esimerkiksi luettelo, jossa on sekaisin kokonaisia tai melkein kokonaisia lauseita ja niiden välissä parin kolmen sanan vajaa rivi. Tavattoman epämiellyttävää luettavaa etenkin jos tällaisia on paljon.

Kielikello-lehden numero 2/2006 on mainio pikaopas kirjoittajille, myös esitysgrafiikan tekijöille. Lehdessä on paljon asiaa välimerkeistä (pitäisipä taas kertailla itsekin!) sekä luetteloiden kirjoittamista koskeva selkeä ohjeistus, jota lainaan tässä hieman tiivistäen.

Luettelon alkuun neuvotaan kirjoittamaan aina johtolause, joka voi olla mm. hyvin muotoiltu dian otsikko. Johtolauseella lukijaa joka tapauksessa johdatellaan dian sisältöön. Johtolauseen rakenne määrää sen käytetäänkö sen jäljessä kaksoispistettä:

• Jos johtolause on täydellinen lause, jota luettelo tavallaan täsmentää, sen loppuun kirjoitetaan kaksoispiste. Tällöin luettelon rivit aloitetaan pienellä ja viimeisen rivin jälkeen lisätään piste. Esimerkiksi "Bonsaipuun kasvattajan on muistettava seuraavat asiat:"

• Kaksoispistettä käytetään myös silloin kun johdantolauseesta puuttuu verbi. Esimerkiksi "Bonsaipuun hoito-ohje:"

• Selvästi otsikonomaisessa yhteydessä kaksoispisteen voi jättää pois, esimerkiksi "Bonsaipuun hoito".

• Kun johtolause on vajaa ja luettelon voi ajatella täydentävän sitä, kaksoispistettä ei myöskään käytetä.

Jokaisen yksittäisen luettelon kohdan (esitysgrafiikkaohjelman kielellä kappaleen) pitää liittyä johtolauseeseen siten, että kohdat ovat keskenään rinnasteiset:

• Luetteloon ei pidä sijoittaa sekaisin yksittäisiä sanoja, vajaita lauseita, kokonaisia virkkeitä ja kappaleita.

• Jos luettelo muodostetaan vajaita lauseita kirjoittamalla, niitä on käytettävä joka rivillä.

• Aikamuotoa ja verbin luokkaa pitää käyttää yhdenmukaisella tavalla.

Luettelon välimerkeistä on sanottu näin:

• Jos kukin luettelon kohta on täydellinen itsenäinen virke, se aloitetaan isolla alkukirjaimella ja lisätään piste loppuun.

• Silloin kun luettelon rivit eivät muodostu itsenäisistä virkkeistä vaan toimivat johdantolauseen sivulauseen tapaan, ne aloitetaan pienellä alkukirjaimella ja piste tulee vain viimeisen kohdan loppuun.

• Luettelon kohtien jäljessä ei koskaan ole pilkkua tai puolipistettä, koska luettelomerkin itsensä katsotaan toimivan välimerkin tapaan.

Ja tietenkin jokaisessa saman esityksen diassa käytetään samanlaisia luettelomerkkejä, mutta tässä ollaankin jo typografian alueella, joka saa jäädä seuraavan kerran aiheeksi.

Pitäisikö luettelomerkit jo armahtaa?

Perinteeksi muodostuneen PowerPoint-kulttuurin mukaista on käyttää paljon luettelomerkkejä ja tämän käytännön kiroaminen on ollut pitkään kriitikoiden lempiaihe. Moni esitysgrafiikkaguru edustaa tyylisuuntaa, jossa luettelomerkeillä on pysyvä porttikielto. Mutta Presentationzen-suuntauksen mukainen tapa käyttää isoa yli dian reunojen valuvaa kuvaa pienimmän mahdollisen tekstimäärän kanssa on saanut sekin kriitikkonsa. Tyyli ei olekaan toimivin ratkaisu liike-elämän arkisissa esitystilanteissa, jotka ovat luonteeltaan vallan muuta kuin suurten tapahtumien ns. keynote-puheenvuorot.

Ymmärrän kuitenkin miksi esitysgrafiikan tekstiluettelot ovat kovan arvostelun kohde. Niitä on käytetty yksinkertaisesti liikaa, koska etenkin PowerPointin aikaisemmat versiot suorastaan ohjasivat tähän. Olen myös toivottanut manalan kellarikerroksiin tekstin automaattisen sovituksen paikkamerkkiin, joka pienentää tekstiä sitä mukaa kun luettelon rivimäärä kasvaa. Seurauksena on paljon pientä pränttiä ja ärtyneitä ihmisiä. Pienen pistekoon luetteloista on tullut yksi "maan tapa" luultavasti siksi, että niitä on nopea tehdä. Yleisöä tässä ei kuitenkaan ole ajateltu ollenkaan. Olen kuullut sanottavan diaesityksen aluksi: "No tää on tämmöistä tajunnanvirtaa jota kirjoittelin näihin dioihin noita artikkeleita lukiessani." Hyvä sylvi! Tajunnanvirta on aika henkilökohtaista ja koska ihmiset ovat lähinnä kiinnostuneita itsestään, epäilen kiinnostaako kenenkään tajunnanvirta edes luettelomerkein höystettynä ketään toista. Kiireisiä ja infoähkyn vaivaamia ihmisiä pitäisi ainakin työkuvioissa säästää tämmöiseltä tajunnavirtapiinalta, lukeekoon vapaaehtoisesti lomalla vaikka Joycen Odysseusta, joka muuten minulta, vaikka kirjahullu olenkin, jäi kesken.

Edellisessä postauksessa linkitin blogiartikkeliin Visuaalisuuden merkitys esityksen pitämisessä. Eräässä sen kommentissa kuvattiin tylsää esitystilannetta osuvasti:

"En jaksanut keskittyä juttuun puolta hetkeä pitempään! Ympärilläni asialliset, kurinalaiset suomalaiset kuulijat kirjoittivat muistiinpanoja kynä höyryten! Jälkeenpäin he kehuivat, miten erinomainen ja ajatuksia herättävä esitys oli ollut. Se oli itselleni yhden sortin heräämisen paikka. Voi nimittäin olla niinkin, että jotkut suomalaisyleisöt ihan oikeasti haluavat bulletpoint-kalvoja ja harmaata lavatyöskentelyä!"

Tätä minäkin joskus olen epäillyt. Ankeutta ja tylsyyttä pidetään ilmeisesti merkkinä vakavasti otettavasta asiallisuudesta. Toisaalta ei pitäisi ottaa ohjeellisena vallitsevaa tilannetta: "Koska esityksissä on paljon luetteloita ja ihmiset niitä kuuliaisesti tuijottavat, tekstiluettelot ovat optimaalinen tapa välittää viesti." Ei sentään. Tämän ajattelutavan mukaisesti televisiossa olisi edelleen vain 2 kanavaa, koulussa opeteltaisiin paljon enemmän asioita ulkoa ja jouluksi pitäisi siivota kaikki komerot (vaikka joulua ei komerossa viettäisikään).

Koska maailmalta kantautuu viestejä, joiden mukaan "iso kuva ja vähän tekstiä" -tyyli on muuttumassa uusiksi luetteloiksi, pitäisi kai vähitellen löytää kohtuullinen välimuoto kuvavoittoisen ja luettelovoittoisen suuntauksen väliltä. Otankin nyt urakakseni tarkastella esitysgrafiikan luettelotekstejä eri näkökulmista seuraavissa postauksissa. Stephen Kosslyn on verrannut luettelomerkkejä suolaan. Joskus ne ovat välttämättömiä, mutta liikaa käytettyinä pistävät irvistämään. Totta. Luettelomerkithän ovat vain työkalu monien muiden vastaavien joukossa.

Keskity olennaiseen, älä stailaa höttöä

Viikonloppuna luin useita esiintymistä ja esitysgrafiikkaa käsitteleviä blogikirjoituksia, mikä ei olisi epätavallista elleivät nuo kirjoitukset olisi löytyneet suomalaisista blogeista. Näinköhän tämä keskustelu olisi saavuttanut Suomenkin? Tähän mennessä ei ole näkynyt juuri muuta kuin ratkutusta PowerPointin kamaluudesta ja tässä taas ei ole kyse esitysgrafiikasta tai esiintymisestä ollenkaan vaan pitkästyttävästä käyttis- ja ohjelmavalmistajafundementalismista, joka ei vie asioita eteenpäin.

Ei oo totta -nimisessä blogissa on edennyt 5-osainen juttusarja, jossa on argumentoitu datatykkiä vastaan. Reetta Kosken postaus Reetta <3 PowerPoint on diaesityksineen raikas puheenvuoro ankeassa ruikutuskulttuurissamme. Reetta vaikuttaa sovittaneen ohjelman henkilökohtaiseksi työkalukseen. Se tavallinen vaihtoehtohan tuntuu ohjelmien kanssa olevan, että kätinän säestyksellä alistutaan tekemään töitä työkalun ehdoilla.

Muita esiintymis/esitysgrafiikka-aiheisia kirjoituksia viime viikolta:

Tuhat sanaa: Esiintyjältä vaaditaan vuorovaikutteisempaa otetta kuin koskaan.

Opeblogi: Kelmukelmit kellistävät kiinnostuksen.

Tarmo.fi: Visuaalisuuden merkitys esityksen pitämisessä.

Kerron nyt erään oman kokemukseni hyvästä esityksestä, joka on tosin muutaman vuoden takaa. Kyseisen tilaisuuden jälkeen olen nähnyt paljon hyviä ja huonoja esityksiä, joissa on käytetty sekä hyvää että huonoa esitysgrafiikkaa ja esiinnytty myös ilman esitysgrafiikkaa (tosin harvemmin). Haluan kertoa nimenomaan tuosta tapahtumasta siksi, että se auttoi konkreettisesti huomaamaan miten mieleenpainuvan puheenvuoron pitäminen ei ole kiinni lennokkaasta esiintymistyylistä, aineiston ulkoisesta näyttävyydestä tai esitysgrafiikan käytöstä ollenkaan.

Olin opintovapaalla saadakseni ikuisuusprojektina roikkuneen toisen tutkintoni (KM) valmiiksi. Meneillään oli metodikurssi, joka oli edennyt laadullisiin menetelmiin. Kurssin kuluessa olin seurannut diaesitysten varassa eteneviä luentoja, joista osa oli toteutettu hyvin, osa kehnosti. Vuorossa oli tutkija, jonka erityisalaa oli elämänkerrallinen metodi. Hän ilmestyi luokkatilaan, istui alas ja ryhtyi puhumaan. Ensimmäisistä lauseista lähtien kuuntelin keskittyen ja tarkkaavaisena, vaikka etukäteen aihe ei ollut erityisesti kiinnostanut. Kaveri oli ihan tavallinen suomalainen mies, joka kertoi itselleen tärkeästä asiasta siten kuin se hänelle luontevaa oli. Hän luki veljensä kirjan esipuheen, jossa tämä kertoi luontokuvaajan uraansa vaikuttaneesta lapsuuden tapahtumasta. Hän luki katkelmia kirkkoisä Augustinuksen elämänkerrasta. Nämä täydensivät upeasti luentoa, jonka aikana ei näytetty dian diaa, ei kalvon kalvoa. Tuon luennon aikana tein olemattoman vähän muistiinpanoja, piirsin kaksi kuvaa.

Tentissä vastasin kyseisen luennon aihetta koskevaan kysymykseen usean valinnaisen kysymyksen joukosta. Mieleeni oli jäänyt paljon enemmän aidosta ja vähäeleisestä esityksestä kuin jäi PowerPointein ryyditetyistä ehkä lennokkaamistakin luennoista. En tunne puheviestinnän teorioita enkä osaa analysoida tilannetta sellaisten näkökulmasta. Oman tulkintani mukaan luennoitsija oli läsnä ja puhui aiheesta, joka oli hänelle tärkeä ja antoi sisällön ohittaa oman itsensä korostamisen.

Nyt joku varmasti sanoo, että kuvien piirtäminen osoittaa minun olevan visuaalisesti ajatteleva ihminen ja muistin asiat tentissä kuvien ansiosta. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, koska sanojen välityksellä operointi on minulle luontevaa varmaankin samalla tavalla kuin se on lukemattomille muille tietyllä tavalla koulutetuille ihmisille. Olen kylläkin paljon pohtinut onko yksipuolinen sanoihin turvautuminen vain koulu- ja opiskeluaikana omaksuttu huono tapa, joka saattaa jopa estää syvällistä ymmärtämistä.

Usein hyvistä esimerkkeinä esiintymisestä mainitaan TED-konferenssin videotaltioinnit. Tuttua tavaraa, olen suorastaan TED-videoaddikti! Mielestäni eräs tehokas ja mieleenpainuva esitys on aivotutkija Jill Bolte-Taylorin puheenvuoro, jossa hän kuvaa kokemusta omasta aivoinfarktistaan. Videota on näkynyt upotettuna blogeihin jo niin paljon, että se tuntuu kliseeltä. Ehkä se ei kuitenkaan sitä ole vielä näissä kotimaan ympyröissä, joten otanpa riskin: Linkki videoon. Reetta Koski muuten muisteli, että havaintoaineistona käytetyt aivot eivät olisi oikeat ihmisaivot, vaikka sellaisen käsityksen videosta saattaa saada. Bolte-Taylor käyttää tehokkaasti elekieltä hyväkseen. Huomaa myös Bolte-Taylorin vaatimaton esitysgrafiikka, joka kuitenkin sopii kokonaisuuteen.

On paljon suhteellisen yksinkertaisia keinoja, joilla omaa esitysaineistoaan voi selkiyttää ja parantaa - näitä olen koonnut mm. uuteen kirjaani. Hyvä esitys on kuitenkin kokonaisuus, jossa käytetty havaintomateriaali ja esitystapa sopivat yhteen esiintyjän oman persoonan kanssa. Hyvän esityksen pitää ihminen joka tietää kuka hän on ja mikä on hänelle tärkeää. Ellei näitä juttuja ole selvittänyt, ei paljon auta viimeisen päälle viilattu esitystekniikka tai oman itsensä ja esitysaineiston stailaaminen.

Mitä uutta tuo Microsoft Office PowerPoint 2010

Olen kirjoittanut kirjassani Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys diaesityksen jakamisesta mielekkäisiin osiin. Mitä pidemmästä esityksestä on kyse, sitä enemmän hyviä syitä on hahmottaa se pienempinä osina sen sijaan, että tekee pläjäyksen, jossa kaikki on sekaisin kuin vaalirahakytkennät. Siksi ilahduttaa, että PowerPoint 2010 tarjoaa nyt työkalun tähän tarkoitukseen. Osia (sections) voidaan nimetä ja niitä voidaan tarkastella joko pelkkien otsikoiden tasolla tai avaamalla osa kerrallaan. Esityksen tekijää osajako voi auttaa hahmottamaan oma aineistonsa johdonmukaisesti etenevänä kokonaisuutena (kirjoitan "voi auttaa", koska eihän mikään työkalu tee sellaista, mihin ihmisellä ei ole itsellään kiinnostusta). Esityksen aikana pääsee siirtymään suoraan haluamaansa osaan eli tässä toiminto muistuttaa mukautettuja diaesityksiä - tiedättehän toiminnon, jolla diaesityksen sisälle voitiin luoda useita lyhyempiä diaesityksiä. PowerPointissa on ollut ihan alusta alkaen ns. jäsennysnäkymä, jossa esitystä on voinut katsella otsikoiden muodostamana tekstirunkona. Se ei kuitenkaan ole sama asia kuin osat eikä toimi yhtä hyvin esityksissä, jotka koostuvat etupäässä kuvallisesta aineistosta.

Videon käyttö esityksissä on jo tavallinen käytäntö ja tähän puoleen on satsattu versiossa 2010. Videoleikkeen saa istumaan esitykseen luontevasti siten, että se todella näyttää diaesityksen osalta eikä ysärityyliseltä upotetulta objektilta. Tässä PowerPointin videota esittelevä You Tube -leike.

Myös paikan päällä tapahtuva videon muokkaus onnistuu. Trim-työkalulla voidaan rajata leikkeestä näytettäväksi vain se mikä esitystilanteessa tarvitaan. Lisäksi videoleikkeeseen saadaan alku- ja loppuhäivitykset ja videosta voidaan valita tietty kohta aloituskuvaksi. Nämä ovat toki aikaisemminkin olleet mahdollisia PowerPointilla näytettävissä videoleikkeissä, mutta vain jos on jaksanut tehdä editointityöt jollakin erillisellä ohjelmalla.

PowerPoint 2010 -esityksen voi myös muuntaa videoksi. Tätä testasin diaesityksellä, johon oli määritelty melko monimutkainen animaatio ja taustaselostus. Kun aikani värkkäsin asetusten kanssa, sain diaesityksen toistumaan kuten halusin, oletusasetuksin animaatiot olisivat jääneet liian nopeiksi.

Jonkin aikaa sitten vinkkasin Posterous-sivullani Broadcast Slide Show -toiminnosta. Se on yhteydessä Windows Live -palveluun, jonka tunnuksella voi julkaista diaesityksensä PowerPoint Live -esityksenä. Esityksen tekijä lähettää kutsun niille, joiden haluaa näkevän esityksensä. Kutsussa on linkki, jota napsauttamalla esityksen voi katsella. Yrityskäyttöön on luvattu vastaavanlainen sisäisessä verkossa suljettuna toimiva palvelu.

Edellä mainittujen lisäksi PowerPoint 2010 -käyttäjän työtä tulevat helpottamaan kaikki Office-ohjelmille yhteiset uudet toiminnot. Joitakin näistä olen esitellyt postauksissa: Mitä uutta tuo Microsoft Office 2010 ja Office 2010 auttaa hajamielistä.

Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelmaa esittelee artikkeli: Mitä uutta tuo Microsoft Office Word 2010.

5 kysymystä, jotka voisi kysyä yrityksiltä myös Keski-Suomesssa

Lapin Kansan blogissa Eero Leppänen (@Rautasilta) esittää 5 kysymystä sosiaalisen median markkinoinnin etenemisestä Lapissa. Näitä kysymyksiä ei tarvitsisi paljonkaan muokata, jotta ne voisi esittää yrityksille täällä Keski-Suomessa. Esimerkiksi 29.10 järjestetään Saarijärvellä Matkailu- ja elämyspalveluiden hankeklinikka, ihan noin vain pieneksi vinkiksi....

Leppäsen artikkeliin minä on osaa lisätä mitään, käykää lukemassa alkuperäinen. Siinä on kaikki olennainen.

Sosiaalisen median käyttö kuin ammuskelua villissä lännessä?

Metka juttu. Ilman Twitteriä en tietäisi mitä maakuntalehteni Keskisuomalaisen nettisivuilla kirjoitetaan sosiaalisesta mediasta. Tällä viikolla Twitter johdatteli minut artikkeliin, joka käsitteli Facebookin yrityskäyttöä: Moni työnantaja haluaa suitsia Facebookia. Tästä sitten näkyi kommentteja, esim. "pelkoa ilmassa" yms.

Sosiaalinen media on kiinnostava ilmiö, mutta yhtä kaikki pidän tärkeänä kriittisyyttä, vaikka meillä Suomessahan ei voi yhdestä asiasta olla kuin kaksi mielipidettä kerralla: 100 % puolesta tai 100 % vastaan. Joskus tuntuu siltä, että sosiaalinen media on nyt samanlainen hurmosliike kuin e-oppiminen oli vuosituhanten vaiheessa. Siis muistattehan sen ajan kun kaikki hymistellen ja nyökytellen kuuntelivat konstruktivisteiksi julistautuneita konsultteja esittelemässä behavioristisia oppimisympäristöjä. Jään odottamaan kuuman kiven putoamista päähäni.

Mutta maa kutsuu somehörhöjä! Täydellisessä maailmassahan olisi niin, että jokaisella olisi ensinnäkin työtä ja että siinä työssä jokainen voisi kehittää itseään oman alansa ja siinä oman pienen nicheviipaleensa asiantuntijaksi. Asiantuntijuuteen liittyy palava halua oppia koko ajan lisää ja tällaiselle ihmiselle erilaisten nettifoorumeiden hyödyntäminen on elinehto. Osaamisensa kehittämiseen sitoutunut asiantuntijatyöntekijä varmasti osaa ylläpitää tasapainon tuottavan työn ja verkkohauskan välillä, joillekin onnellisille työ on lähes huvia. Valitettavasti maailma ei ole täydellinen. Lukemattomilla työpaikoilla on niitä, jotka ovat töissä vain ja ainoastaan voidakseen "elää" vapaa-aikanaan, kesälomilla ja sitten joskus eläkkeellä, mikä on kieltämättä surullista. Sitä en nyt ryhdy pohtimaan paljonko tästä menee ihmisten ominaisuuksien tiliin ja paljostako on kiittäminen johtamiskulttuuria. Totuus löytynee jostakin noiden kahden väliltä.

Jos esimerkiksi Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä Facebookin käyttö on jouduttu kieltämään työntekijän kirjoitettua sinne vitsejä potilaista, sanoisin, että oikein toimittu. Johto ei välttämättä pelkää tai ole vanhanaikainen. Organisaation johdon kuuluu ajatella kokonaisuuksia ja sairaalaympäristössä tuohon kokonaisuuteen kuuluvat potilaat, joiden asioiden salassapitoa koskee lainsäädäntö. Tässä tapauksessa työntekijä osoitti toiminnallaan olevansa kypsymätön työkulttuuriin, johon sisältyy pääsy avoimeen sosiaaliseen mediaan – ikävää, että tästä myös fiksummat kärsivät.

Monesta yrityksestä varmasti löytyy teknofriikkejä, jotka saavat konsulttien myötävaikutuksella älytettyä pomot uskomaan, että hus Facebookiin tai Twitteriin, koska sillä tavoin firma näyttää edistykselliseltä. Mahdollisimman huono syy tehdä yhtään mitään, muuten. Teknofriikki ei välttämättä ajattele vimpaimia pidemmälle, pomo ei ymmärrä vimpaimista mitään eikä välineen käytön laajemmista yhteyksistä senkään vertaa kuin teknofriikki. Vielä on paljon ihmisiä, jotka pitävät esimerkiksi pikaviestin lähettämistä työkaverille töykeänä tai lukevat sähköpostinsa parin päivän välein. Heillä on ihan oikeita työtehtäviä tuolla yrityksissä ja heidänlaisiaan tulee riittämään niin kauan kuin riittää samoin ajattelevia esimiehiä. Näistä lähtökohdistako sitten Facebookiin työaikana? Minua puistattaa!

Sosiaalisen median pohjalta kehitetyt työvälineet ja käytännöt tulevat työpaikkojen arkeen jossakin muodossa jollakin aikataululla. Mutta sosiaalisen median työkäyttö puhumattakaan pääsystä avoimille alustoille työaikana vaatii koulutusta eikä sellaiseksi riitä tietoturvaluento tai "täppä sinne täppä tänne" -periaatteella toteutettu softakoulutus, jonka antaa Facebookissa ikänsä notkunut teejiin poika TET-harjoittelujaksollaan. Kyse on nähdäkseni niin merkittävästä työn tekemistä koskevien ajattelutapojen muutoksesta, että melkein jo tekisi mieli puhua uudesta paradigmasta – kuulostaa tosin mahtipontiselta.

*****
Twitterin kautta löytyi myös mielenkiintoinen keskustelu. Aiheena oli tapa, jolla äskettäin Tampereella pidetyn MindTrek-konferenssin kuluessa Twitterissä keskusteltiin Pekka Himasen esityksestä.

Minulle on kouluttajana itsestään selvää, että palautetta pitää ottaa vastaan ja jopa pyytää. Ja on valmistauduttava esitys/koulutustilanteisiin, mikäli haluaa saada hyvän palautteen. Näkemäni videokoosteen perusteella arvioisin, että Himaselta oli valmistautuminen jäänyt köykäiseksi. Esiintyjä on paikalle saapuneille kuulijoille velkaa sen, että valmistautuu (ks. esim. artikkeli How do you EARN attention when presenting?). Mutta entä periaatteessa: Poikkeaako reaaliaikaisesti annettu palaute jotenkin siitä, minkä saa jälkikäteen? Minusta se poikkeaa yhdessä olennaisessa asiassa: jälkikäteen annettu palaute on arvio kokonaisuudesta. Esityksen aikana annettavasta palautteesta tekee mieli kysyä, että tietääkö arvioija välttämättä mitä arvioidessaan arvioi?

Sekä tapaus Keski-Suomen sairaanhoitopiiri että tapaus Himanen selvästi vahvistavat sen, että koulutusta ja keskustelua hyvistä käytännöistä tarvitaan lisää. Syvällistä koulutusta yrityksissä tarvitsevat sekä esimiehet että alaiset. Esimerkiksi tweettailu isojen tilaisuuksien aikana on jo arkipäivää maailmalla ja käytäntö varmasti leviää. Kuvitelkaapa kun nämä sähköpostejaan kahdesti viikossa lukevat päästetään kommentoimaan reaaliaikaisesti konsernijohtajan puhetta sillä periaatteella kun heidät laitetaan muitakin uusia välineitä käyttämään: Rasti tuohon, kirjaudut sisään ja eikun tekstiä ruudulle!