Yhdistykset verkkoon ja verkostoitumaan

Jyväskylän yliopistossa tehtiin pari vuotta sitten väitöskirjatutkimus, jonka mukaan suomalaiset ovat innokkaita liittymään yhdistyksiin, mutta ovat passiivisia toimijoita. En ihmettele. Työelämä vie ajan ja voimat. Jokainen tietämäni yhdistys kaipaisi lisää aktiivisia tekijöitä.

Kokemuksesta tiedän, että yksi resurssisyöppö on tiedotus, joka monessa yhdistyksessä edelleenkin hoidetaan printtijulkaisun ja perinteisen verkkosivun välityksellä. Jo n. 10-sivuisen jäsenlehden julkaisu 4 kertaa vuodessa ON suuri urakka ainakin silloin, kun virallisesti oletetaan jäsenistön tuottavan osan sisällöstä. Käytännössä näin ei tapahdu ja lehden vähäinen toimituskunta kirjoittaa yökaudet täytettä lehden sivuille. Typerää resurssien haaskausta siitäkin huolimatta, että järki antaisi periksi karsia sivumäärää silloin kun sisältöä ei kerta kaikkiaan ole. Verkkosivusta taas tyypillisesti vastaa yksi ihminen, jolla on muutakin elämää, eikä ajantasainen tietojen päivitys aina ole mahdollista.

Meillä on kuitenkin sosiaalinen media, joka tarjoaisi helppokäyttöisiä välineitä mahdollistamaan joustavampi tiedottaminen ja myös jäsenten osallistuminen.Parhaimmillaan sosiaalinen media voisi edistää myös yhdistysten keskinäistä verkostoitumista, joka taas on yksi keino helpottaa resurssi- ja tekijäpulaa.

Olen itse ollut siirtämässä harrastusyhdistyksen tiedotusta 4 kertaa vuodessa ilmestyvästä printtijulkaisusta blogiin.

Blogiprojekti käynnistettiin seuraavista syistä:

• 4 kertaa vuodessa mustavalkojulkaisuna nelivärikansin ilmestyvä lehti haukkasi suhteettoman suuren osan yhdistyksen vuosittaisista tuloista.

• Jäsenten aktiivisuus sisällön tuottamiseen oli maanitteluista huolimatta olematonta ja vastuu sisällöstä jäi puheenjohtajalle ja sihteerille.

• Lehden ilmestymisaikatauluun vaikuttivat mm. sääntömääräiset yleiskokoukset. Lehden tekijöiden aikataulujen sovittaminen näihin vaatimuksiin oli hankalaa.

• Verkkosivun tietojen päivitys ei toiminut. Jos verkkosivulla ei ole ajantasaista tietoa, mielestäni parempi vaihtoehto on se, että verkkosivua ei ole.

Käytännön toimet:

• Lehden julkaisu lopetettiin. Koska yhdistyksen säännöt kuitenkin edellyttävät kirjallisen kokouskutsun lähettämistä, se ryhdyttiin toimittamaan kahdesti vuodessa ilmestyvällä jäsenkirjeellä.

• Muutoksen tuskan lievittämiseksi perinteinen nettisivu jätettiin käyttöön, mutta sen päivitys rajattiin n. kahteen kertaan vuodessa.

• Perustettiin Blogger-blogi, jonka tunnus ja salasana annettiin kaikille hallituksen jäsenille. Kirjoitin rautalankaohjeen, jonka avulla kuka tahansa hallituksesta pystyi lisäämään blogiin omaan vastuualueeseensa kuuluvan tiedon.

Kokeilu sujui hyvin. Blogi päivittyi huomattavasti joustavammin kuin entinen verkkosivu. Jäsenkirje maksoi murto-osan siitä mitä jäsenlehti eikä lehden ilmestymättä jääminen aiheuttanut negatiivista palautetta siinä määrin kuin aluksi pelättiin.

Blogiin kuuluvan Google-tilin mukana saatiin sähköposti, kalenteri yms. työvälineet. Sähköpostista tuli pöytäkirjojen, ohjeiden yms. dokumenttien arkisto, johon viedyt asiakirjat luokiteltiin tunnisteilla. Syötin myös toimintasuunnitelman Google-kalenteriin, jonka olisi voinut periaatteessa julkaista jäsenillekin. Sähköpostiarkiston ja kalenterin hyötykäyttöaste jäi kuitenkin vähäiseksi, selvästikin jo blogin käyttöönotto vaati totuttelua. Lähinnä Googlen työvälineiden kanssa vehtaamisesta sain uutta itselleni, koska siinä tuli kehiteltyä omaa näkemystä siitä mihin näiden työvälineiden kanssa olisi mahdollisuuksia toisistaan erillään työskentelevän tiimin käytössä.

Sosiaalisen median työvälineitä riittää runsaudenpulaksi asti. Blogin ohella yhdistyskäyttöön sopiva väline voisi olla esimerkiksi suosittu Facebook, eikä mikään estäisi rakentamasta toimivaa tiedotusta blogin ja Facebookin yhteiskäytön avulla.

Muutosvastarinta tämän tyyppisissä hankkeissa lienee väistämätöntä, mutta kannattaa muistaa millaisia ennakkoluuloja netti sinänsä herätti vielä reilu vuosikymmen sitten. Tärkeänä pidän sitä, että kenenkään ei pitäisi tietoa saadakseen joutua "pakkorekisteröitymään" mihinkään, mistä taas on mahdollista huolehtia valitun välineen asetuksin. Sen sijaan keskusteluun osallistumiseksi palveluun rekisteröityminen omilla tiedoilla tai ainakin oman ryhmän keskuudessa tunnistettavalla käyttäjänimellä lienee kohtuullinen vaatimus. Pidän nimittäin tärkeänä yhdistyksen jäsenten keskinäisen verkkoviestinnän avoimuutta. Nimettömänä puskasta huutelu ruokkii negatiivisuutta ja loanheittoa (jos olet eri mieltä, seuraa n.viikko suosituimpia keskustelupalstoja, joilla anonyymina esiintyminen on vakiokäytäntö). On myös uutuudenviehätyksen huumassa muistettava, että mikään väline ei poista hallituksen tiedotusvastuuta.

Jäsenten passiivisuuden ohella yhdistyksissä valitellaan kovasti "ukkoutumista ja akkautumista". Raikkaammat tuulet viestinnässä ja työtavoissa voisivat tehdä yhdistystoiminnasta houkuttelevampaa myös nuoremmille ja nuorenmielisille.