Tuolin ja näppäimistön välistä joulutauolle

Toivotan teille kaikille oikein rauhallista joulua sekä tasapainoista ja hyvän olon täyttämää vuotta 2010. Palaan tuolin ja näppäimistön väliin loppiaisen jälkeen.

Joulutervehdys

View more presentations from Outi Lammi.

Yhdistykset verkkoon ja verkostoitumaan

Jyväskylän yliopistossa tehtiin pari vuotta sitten väitöskirjatutkimus, jonka mukaan suomalaiset ovat innokkaita liittymään yhdistyksiin, mutta ovat passiivisia toimijoita. En ihmettele. Työelämä vie ajan ja voimat. Jokainen tietämäni yhdistys kaipaisi lisää aktiivisia tekijöitä.

Kokemuksesta tiedän, että yksi resurssisyöppö on tiedotus, joka monessa yhdistyksessä edelleenkin hoidetaan printtijulkaisun ja perinteisen verkkosivun välityksellä. Jo n. 10-sivuisen jäsenlehden julkaisu 4 kertaa vuodessa ON suuri urakka ainakin silloin, kun virallisesti oletetaan jäsenistön tuottavan osan sisällöstä. Käytännössä näin ei tapahdu ja lehden vähäinen toimituskunta kirjoittaa yökaudet täytettä lehden sivuille. Typerää resurssien haaskausta siitäkin huolimatta, että järki antaisi periksi karsia sivumäärää silloin kun sisältöä ei kerta kaikkiaan ole. Verkkosivusta taas tyypillisesti vastaa yksi ihminen, jolla on muutakin elämää, eikä ajantasainen tietojen päivitys aina ole mahdollista.

Meillä on kuitenkin sosiaalinen media, joka tarjoaisi helppokäyttöisiä välineitä mahdollistamaan joustavampi tiedottaminen ja myös jäsenten osallistuminen.Parhaimmillaan sosiaalinen media voisi edistää myös yhdistysten keskinäistä verkostoitumista, joka taas on yksi keino helpottaa resurssi- ja tekijäpulaa.

Olen itse ollut siirtämässä harrastusyhdistyksen tiedotusta 4 kertaa vuodessa ilmestyvästä printtijulkaisusta blogiin.

Blogiprojekti käynnistettiin seuraavista syistä:

• 4 kertaa vuodessa mustavalkojulkaisuna nelivärikansin ilmestyvä lehti haukkasi suhteettoman suuren osan yhdistyksen vuosittaisista tuloista.

• Jäsenten aktiivisuus sisällön tuottamiseen oli maanitteluista huolimatta olematonta ja vastuu sisällöstä jäi puheenjohtajalle ja sihteerille.

• Lehden ilmestymisaikatauluun vaikuttivat mm. sääntömääräiset yleiskokoukset. Lehden tekijöiden aikataulujen sovittaminen näihin vaatimuksiin oli hankalaa.

• Verkkosivun tietojen päivitys ei toiminut. Jos verkkosivulla ei ole ajantasaista tietoa, mielestäni parempi vaihtoehto on se, että verkkosivua ei ole.

Käytännön toimet:

• Lehden julkaisu lopetettiin. Koska yhdistyksen säännöt kuitenkin edellyttävät kirjallisen kokouskutsun lähettämistä, se ryhdyttiin toimittamaan kahdesti vuodessa ilmestyvällä jäsenkirjeellä.

• Muutoksen tuskan lievittämiseksi perinteinen nettisivu jätettiin käyttöön, mutta sen päivitys rajattiin n. kahteen kertaan vuodessa.

• Perustettiin Blogger-blogi, jonka tunnus ja salasana annettiin kaikille hallituksen jäsenille. Kirjoitin rautalankaohjeen, jonka avulla kuka tahansa hallituksesta pystyi lisäämään blogiin omaan vastuualueeseensa kuuluvan tiedon.

Kokeilu sujui hyvin. Blogi päivittyi huomattavasti joustavammin kuin entinen verkkosivu. Jäsenkirje maksoi murto-osan siitä mitä jäsenlehti eikä lehden ilmestymättä jääminen aiheuttanut negatiivista palautetta siinä määrin kuin aluksi pelättiin.

Blogiin kuuluvan Google-tilin mukana saatiin sähköposti, kalenteri yms. työvälineet. Sähköpostista tuli pöytäkirjojen, ohjeiden yms. dokumenttien arkisto, johon viedyt asiakirjat luokiteltiin tunnisteilla. Syötin myös toimintasuunnitelman Google-kalenteriin, jonka olisi voinut periaatteessa julkaista jäsenillekin. Sähköpostiarkiston ja kalenterin hyötykäyttöaste jäi kuitenkin vähäiseksi, selvästikin jo blogin käyttöönotto vaati totuttelua. Lähinnä Googlen työvälineiden kanssa vehtaamisesta sain uutta itselleni, koska siinä tuli kehiteltyä omaa näkemystä siitä mihin näiden työvälineiden kanssa olisi mahdollisuuksia toisistaan erillään työskentelevän tiimin käytössä.

Sosiaalisen median työvälineitä riittää runsaudenpulaksi asti. Blogin ohella yhdistyskäyttöön sopiva väline voisi olla esimerkiksi suosittu Facebook, eikä mikään estäisi rakentamasta toimivaa tiedotusta blogin ja Facebookin yhteiskäytön avulla.

Muutosvastarinta tämän tyyppisissä hankkeissa lienee väistämätöntä, mutta kannattaa muistaa millaisia ennakkoluuloja netti sinänsä herätti vielä reilu vuosikymmen sitten. Tärkeänä pidän sitä, että kenenkään ei pitäisi tietoa saadakseen joutua "pakkorekisteröitymään" mihinkään, mistä taas on mahdollista huolehtia valitun välineen asetuksin. Sen sijaan keskusteluun osallistumiseksi palveluun rekisteröityminen omilla tiedoilla tai ainakin oman ryhmän keskuudessa tunnistettavalla käyttäjänimellä lienee kohtuullinen vaatimus. Pidän nimittäin tärkeänä yhdistyksen jäsenten keskinäisen verkkoviestinnän avoimuutta. Nimettömänä puskasta huutelu ruokkii negatiivisuutta ja loanheittoa (jos olet eri mieltä, seuraa n.viikko suosituimpia keskustelupalstoja, joilla anonyymina esiintyminen on vakiokäytäntö). On myös uutuudenviehätyksen huumassa muistettava, että mikään väline ei poista hallituksen tiedotusvastuuta.

Jäsenten passiivisuuden ohella yhdistyksissä valitellaan kovasti "ukkoutumista ja akkautumista". Raikkaammat tuulet viestinnässä ja työtavoissa voisivat tehdä yhdistystoiminnasta houkuttelevampaa myös nuoremmille ja nuorenmielisille.

Twitter-listat, käyttökokemuksia ja mietelmiä

Aikaisemmassa Twitter-listoja käsittelevässä postauksessa suunnittelin eri blogikirjoituksista tehtyä koostetta. Muistin kuitenkin, että Twitter-kirjan blogissa on jo kelpo yhteenveto listoista: Twitter-listat jakavat mielipiteitä. Ruutia on turha ryhtyä keksimään uudestaan, joten otan listat käsittelyyn hieman subjektiivisemmasta näkökulmasta.

Tähän astisen perusteella sanoisin, että listat helpottavat Twitterin järjestelmällistä käyttöä, mikäli ilmaisua "järjestelmällinen" voi Twitteristä käyttää. Olen kai sitä ihmistyyppiä, jota englantilaiset kuvaisivat näin: "Jack of all trades, master of none". Tyylinäni on ammentaa laajalti erilaisista soppakattiloista ja tästä syystä seurattaviinkin on kertynyt monenlaisia ihmisiä. Aina ei kuitenkaan voi olla kiinnostunut kaikesta ja kaikista, joten listat auttavat keskittymään kulloinkin tärkeimpään. Mm. iGoogle-sivulle istuttamani Twitter Gadget tukee listoja, joten päivän aiheeseen liittyvän listan saa käyttöön parilla hiiren huiskauksella.

Edellisessä Twitter-postauksessa lupasin myös avautua mielestäni vaikeimmasta Twitter-listoihin liittyvästä asiasta, joka on seurattavien jaottelu toimiviin ryhmiin. En ole vielä ratkaissut, olisiko parempi tehdä monta tarkkaan rajattua ryhmää vaiko noudattaa väljempää jaottelua vähemmillä ryhmillä. Twitterissä on tietääkseni vielä 20 listan katto/tunnus ja liikkumavaraa on jäljellä. Arvelen kuitenkin, että listojen määrän lisääminen ei sinänsä olisi itseisarvo.

Ongelmallinen on esimerkiksi mammuttilistani Finland, johon olen lisännyt suomalaisia tweettaajia sitä mukaa kun heitä on tullut vastaan. Toisaalta kaikki suomalaiset eivät ole tällä listalla, koska joillakin on selkeä paikkansa muilla listoilla. Nyt en osaa päättää pitäisikö kaikille suomalaisille etsiä paikka toisilta listoilta ja hävittää Finland-lista vai olisiko kuitenkin jokin arvo erillisellä suomalaisten listalla? Asioilla ei ole kansallisuusrajoja, mutta toimin sentään Suomessa.

Artikkelikoosteen How To Best Use Twitter Lists osassa 10 Twitter List Best Practices on annettu ohjeita mm. listojen laatimisesta. Hyvä neuvo on luoda listoja sen asiasisällön pohjalta, jonka vuoksi Twitteriin on lähtenyt. Tällaiset listat myös auttavat omia sidosryhmiä. Mutta neuvo laatia VIP-lista tai "musta lista" muistuttaa listojen (ja yleensä sosiaalisen median) nurjasta puolesta. On mm. esitetty huoli siitä, miten listat olisivat tulossa jonkinlaiseksi statusmittariksi, näin artikkeleissa Twitter's "Listed" Stat: Is It a Measure of Influence tai Twitter Lists Make Twitter Dangerous to Use. Listat voivat avata kuitenkin toisenlaisiakin näköaloja.

Mainitsin sosiaalisen median nurjan puolen, jonka ajatteleminen tahtoo päästää sisäisen kukkahattutätini irti. Olen tarkkaillut kauhunsekaisella uteliaisuudella sitä, miten sosiaaliseen mediaan kuuluu ikäänkuin sisäänrakennettuna raaka suosituimmuuden arviointi. Uteliaisuus on yhtä kauhunsekaista kuin se, jolla seuraan uutisia siitä miten lapset ja aikuiset kiusaavat toisiaan henkihieveriin ja sairaslomalle kouluissa ja työpaikoilla.

Järjellä toisaalta ymmärrän, että koska sosiaalisen median "ilmaisten" palveluiden olemassaolon taustalla on ansaintatarkoitus, tarvitaan erilaisia pisteytys-, reittaus- yms. höpöhöpöjärjestelmiä, koska juuri ne palvelevat ansaintapyrkimyksiä suorasti tai epäsuorasti. Tiedostan myös, että ihminen on pohjimmiltaan isoaivoinen apina, jonka katselee kanssaeläjiään hierarkkisväritteisten silmälasien läpi. Silti olen joskus hämmentynyt kaikesta rankkauksesta ja "tykkäämisestä". Kritiikkiä ei ilmiöstä juuri kuulu paitsi niiden taholta, jotka eivät näitä uusia välineitä näytä edes käyttävän. Käyttäjäyhteisö tuntuu ohittavan epäkohdat enimmäkseen kohteliaasti vaikenemalla, vaikka juuri sisäinen kritiikki muuttaisi käytäntöjä. Ja olenhan itsekin mennyt juttuun mukaan silmiäni sopivissa kohdin ummistaen, koska muiden ihmisten tekemien arviointien kautta asioista ja ilmiöistä saa myös arvokasta tietoa.

Hupaisaa joka tapauksessa on, että sosiaalisen median piti poistaa tai vähintäänkin madaltaa hierarkioita ja tehdä kanssakäymisestä helpompaa. Näin muuten piti tapahtua jo silloin, kun tuli graafinen helppokäyttöinen netti ja sähköposti! Maan neuvotteluhuoneissa kukoistava hännystelymentaliteetti, jonka mukaisesti ei ole väliä sanotun sisällöllä vaan sanojan henkilöllä, löytyy myös verkkoyhteisöistä kun pintaa raaputtaa. Mutta onhan syvällinen muutos hidas juttu. Ja on muutenkin korkea aika palata ihmisluonnon nurjan puolen pohdinnoista päivänvaloon järjestelemään listojaan, jotta ne saisi täyteen hyötykäyttöön.

Hyötylinkkejä:

Listojen käyttövinkkejä myös artikkelissa 6 Ways To Look At Twitter Lists.

Listorious on palvelu, jonka avulla voit etsiä listoja eri aiheista.

Kirjaesittelyä diaesityksellä

Kirjoitin jo kesällä Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä diaesitys -kirjasta esittelyartikkelin. Pari iltaa sitten PowerPoint 2010 -versiota testaillessa tuli mieleen, miten tätä kirjaa olisi ollut luontevaa esitellä diaesityksen avulla. Sehän piti sitten tehdä. Diaesitys ei varsinaisesti ole kirjan esittely vaan se kuvaa tilannetta, jossa ajatus kirjan tekemisestä syntyi. Jotkut videobloggaavat, toiset tekevät podcasteja, miksipä ilmiöitä ja maailman menoa ei muuten voisi kommentoida myös diaesityksin?

Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys

View more presentations from Outi Lammi.

Artikkelissa Värillä on väliä esitysgrafiikassakin kirjoitin taustan värin vaihtamisesta kesken esityksen ja käytin keinoa tässä. Diaesitysten alkuvuosina taustan värin vaihtaminen tuntui olleen kansanhuvia, sen jälkeen purismi nosti päätään ja yksivärisestä taustasta tuli hyve. Voi kunpa 14 pisteeen fontti ykkösen rivivälillä olisi saanut yhtä tiukan tuomion! Taustaväriä olen kyllä aikaisemminkin vaihtanut sellaisissa diaesityksissä, joissa on selkeitä osia ja näillä erilliset otsikkonsa. Tässä varasin kuitenkin erivärisen taustan esitysgrafiikan käytöstä kertoville sitaateille.

Asetin myös itselleni erään kuvien käyttöä koskevan rajoituksen. PowerPoint 2007 ja 2010-versioissa on diarakenne Otsikkollinen kuva (Picture with Caption), jota olen jostakin syystä vältellyt omissa aineistoissani. Nyt komensin itseni käyttämään em. diarakennetta kuvien sijotuspaikkana. Ennakkoluuloisten "ei tämä mitenkään toimi" -manausten jälkeen onnistuin pysymään tässä tavoitteessa yhtä diaa lukuunottamatta. Oman templateni perustyylistä poistin kuitenkin Otsikollinen kuva -rakenteen toisen tekstilaatikon. Kuvan alle ei tarvita erillistä otsikkoa ja kuvatekstiä, yksi kuvatekstille varattu laatikko on tarpeeksi.

Tämä esitys on tarkoitettu katsottavaksi ilman, että olen itse paikalla, joten siinä on kohtalaisesti tekstiä. Tekstin määrää lisää myös se, että aiheeseen liittyviä osuvia sitaatteja sattui olemaan niin paljon käsillä. Ja diaesityksessä on todellakin luettelo, se ei ole optinen harha :)

Template on toinen omista templatestani, joka muistaakseni perustuu PP 2007 -version blankoon oletustemplateen Office. Väripalettiin olen lisännyt "minun vihreäni" sekä pari muuta sävyä nettisivuni grafiikoista. Tyyli on erittäin pelkistetty, mikä johtuu oman työn käytännöstä: Monissa diaesityksissäni on ohjelmaikkunoiden ruutukaappauksia, joissa jo itsessään on paljon pientä sälää. Joudun myös usein lisäilemään näihin ruutukaappauksiin nuolia ja selitystekstejä eikä siihen enää taustagrafiikkaa kaivata häiritsemään. Samalla pelkistetyllä tyylillä olen pärjännyt myös silloin, kun olen diaesityksellä esitellyt omaa toimintaani tms. Kaikki eivät yhtä minimalistisesta tyylistä pidä eikä se kaikille varmasti sovikaan. Silti on aina hyvä miettiä missä kulkee elävoittävän taustagrafiikan ja tarpeettoman hörsöttämisen raja.

Kuvien 5, 6, 8, 21, 23, 24 ja 26 kuvat ovat peräisin stock.xchng -kuvapalvelusta sen peruslisenssillä. Loput kuvat ovat Microsoft Office Online -sivustolta.

Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys -kirjasta on syksyn aikana tullut positiiviista palautetta. Siitä on myös kirjoitettu muissa blogeissa:

Anja Alasilta, Scriptio Oy:n blogi: Järkipuhetta ja teknistä oppia esitysaineistoihin.

Reetta Koski (Ideakoski), Taitavaksi kouluttajaksi-blogi: Kirjavinkki: Vaikuta visuaalisesti.

Keskustelu/vinkkipalsta Facebook-sivulla

Lisäsin Facebook-sivulleni Keskustelut-välilehden ja toiveena olisi saada siitä aikaan kaikkien sivulle kirjautuneiden yhteinen vinkkifoorumi. Sinne voit jättää kysymyksiä Microsoft Office -ohjelmien käytöstä tai jostakin muusta aiheesta, jota olen käsitellyt esimerkiksi blogissani. Periaate olkoon, että minun lisäkseni kuka tahansa, joka vain ehtii ja haluaa, voi vastata kysyjälle eli parasta käytäntöä haettaisiin ikäänkuin porukalla. Myös kaikki hyödyllisiksi koetut ja käytännössä testatut vinkit, esimerkiksi näppäinkomennot ja muut vastaavat oikopolut ovat kovasti tervetulleita. Tieto kun on hyödyke, joka jalostuu ja lisääntyy jakamalla!

Facebookin säännöt muuttuivat äskettäin astetta tiukemmiksi, mutta käsittääkseni sivulle jo kirjautuneiden aktiivisten ihmisten kesken voisi järjestää esimerkiksi arvontoja tai muuta mukavaa. Katsotaan mitä tulevana vuonna keksitään.

Nyt joku varmasti miettii, että miksi näitä asioita työkseen tekevä ihminen tällaiseen ilmaispalveluun ryhtyisi - kukaanhan ei taatusti usko siihen, että jonkun toimintaa ohjaisi pelkästään auttamisen halu. Näin ei todellakaan ole, koska pelkällä auttamisen halulla en osta perheelleni ruokaa, maksa joogatuntejani, tietokoneitani yms. Vastaus kysymykseen "miksi" on yksinkertaisesti juuri se, että toimin näiden samojen asioiden parissa myös työkseni. Periaatteenani on ollut se, että kysyjää autetaan, mutta ehkä ilmaiseksi annetusta neuvosta saatu hyöty voitaisiin laittaa kiertämään pistämällä kysymykset vastauksineen mahdollisimman monen näkyville. Ja mitä enemmän arkipäivää kiusaavia ongelmia saadaan pois päiväjärjestyksestä, sitä enemmän jää aikaa niin minulle kuin muillekin paneutua taas uusien asioiden opiskeluun. Yleensäkään se, että vinkkaan jollekin parhaan funktion tarkoitukseen X ei suinkaan ole minulta tai muiltakaan kouluttajilta pois. Yksi kouluttajan tehtävähän on tehdä itsensä tarpeettomaksi tämän päivän asioissa, jotta hän vapauttaisi itsensä valmistautumaan huomisen kysymyksiin.

Twitter-listat: Listojen luominen ja peruskäyttö

Twitter-listat ovat olleet käytettävissä jo jonkin aikaa ja hypen savupilvi alkaa hälvetä. On hyvä hetki katsastaa mitä Twitter-listat ovat ja miten niitä voisi hyödyntää. Aloitan ihan alusta eli listojen luomisesta siitäkin huolimatta, että elämme tietoyhteiskunnassa, jossa kaikki jo kaiken osaavat tai ainakin selvittävät asiat 50 sekunnissa kun on tuo nettikin (#sarkasmi). Aika moni on kuitenkin ehtinyt kysellä suomenkielistä ohjetta listojen tekemisestä, useimmat ohjesivut taitavat tosiaan olla englanniksi. Koska pidän oppia omalla kielellä yhtenä ihmisoikeuksista, niin ole hyvä: tässä ohjetta suomeksi.

Listojen luonti sujuu ainakin tällä hetkellä helpoimmin omalta Twitter-profiilisivulta l. kotisivulta käsin, jossa Lists-painike näkyy heti viestien ja profiilikuvan välissä oikealla. Painikkeen New list -komento avaa ikkunan, jossa listan voi nimetä ja määritellä sen joko julkiseksi tai yksityiseksi. Listan nimen pitäisi alkaa kirjaimella ja siinä voi kuulemani mukaan (en ole tätä testannut) olla vain max 80 merkkiä, vaikka valintaikkunassa luvataan enimmäismääräksi 100.

Seuraavaksi ryhdytään lisäämään ihmisiä listalle. Tähän on useita eri tapoja, voit esimerkiksi käydä läpi omia seurattaviasi yksi kerrallaan tai käyttää Twitterin etsintätoimintoa. Omien seurattavien selailu on hyvä lisäystapa silloin kun on jo valmiina useita listoja, joille haluaa poimia ihmisiä eri alojen seurattavistaan. Yksittäisen tweettaajan lisäys listalle toteutetaan napsauttamalla nimen oikealla puolella olevista kahdesta painikkeesta sitä vasemmanpuoleista ja valitsemalla listan nimi luettelosta. Tweettaajan voi lisätä listalle suoraan myös hänen omalta profiilisivultaan. Näin on luonteva toimia esimerkiksi silloin kun saa uuden seuraajan ja menee tarkistamaan minkälaisesta tyypistä on kyse. Jos kyseistä henkilöä päättää seurata, hänet voi saman tien lisätä jollekin listoistaan. Huomaa, että yksi ja sama ihminen voi tarvittaessa olla usealla listalla yhtä aikaa.

Voit ryhtyä seuraamaan myös muiden laatimia listoja. Kun menet tweettaajan profiilisivulle, näet hänen laatimansa listat sivupalkissa. Napsauta listan nimeä ja näet siihen kuuluvien ihmisten tweetit sekä niiden yläpuolella painikkeen Follow this list, jolla voit siis ryhtyä tämän listan seuraajaksi. Lista jää omien listojesi alapuolelle näkyviin ja kuka tahansa muu voi ryhtyä seuraamaan sinun löytämääsi listaa, koska sitä et voi määritellä yksityiseksi kuten omat listasi.

Listaa voi muokata esimerkiksi vaihtamalla sen nimen. Tämän kohdan löytäminen oli minusta toiseksi vaikein asia listojen kanssa. Muokkausvalintoihin pääsee mm. avaamalla jonkun oman listansa ja klikkaamalla sivun yläreunassa näkyvää View list page -linkkiä. Tämän jälkeen sivun oikeassa yläkulmassa oman kuvan vieressä näkyvät linkit Edit ja Delete.

Listan voi lähettää muille kirjoittamalla listan nimen tweetin sisällöksi, esimerkiksi @olammi/mindmaps-and-infographics. Huomaa kuitenkin, että Twitter-clientit eivät tätä käytäntöä välttämättä tue, mutta ainakin Twitterin omalla web-sivulla kyseinen merkkijono ymmärretään oikein.

Omalta profiilisivulta näkee, onko itse päässyt muiden listoille. Olin aikeissa kirjoittaa, että ei ehkä kannata rynnätä tweettaamaan ensimmäisen 10 listan rajan ylittymistä, mutta olkoon. Antakaa itsestänne Twitterissä ihan sellainen kuva kuin haluatte. Kyllä sinne sekaan mahtuu tyyli jos toinenkin!

Seuraavaan listoja käsittelevään postaukseen ajattelin tehdä koosteen siitä, mitä eri blogeissa on listoista ja niihin liittyvistä käytännöistä kirjoitettu. Niin, ja kerron sen jutun, mikä minulle oli vaikein kun listojen käyttöä opettelin.