Kaksi osaamistestiä

Tarkistuslista I

1. Tiedät mikä on selain.

2. Osaat laatia asiakirjan, jota muiden on helppo muokata ja osaat tallentaa sen haluamaasi paikkaan. Osaat myös tallentaa asiakirjan eri tiedostomuodoissa

3. Tunnet eron taulukkolaskentaohjelman suhteellisen ja suoran viittauksen välillä etkä kirjoita vakiota kaavaan vaan taulukkoon ja viittaat siihen kaavasta.

4. Osaat piirtää graafisen kuvaajan ja vaihtaa pystyakselin asteikon lukuvälin.

5. Osaat hakea netistä itseäsi kiinnostavaa tietoa ja tallentaa tärkeimpien sivujen osoitteet.

6. Pystyt kaappaamaan kuvan tietokoneesi näytöltä ja liittämään sen avoimeen asiakirjaan.

7. Osaat lähettää sähköpostiviestin mukana liitetiedoston. Osaat myös avata sähköpostiviestin liitetiedoston ja tallentaa sen.

8. Osaat tarvittaessa hakea verkosta ilmaisohjelman, tarkistaa sen viruksentorjuntaohjelmalla ja asentaa sen.

9. Pystyt tekemään varmuuskopiot tärkeistä asiakirjoistasi.

Jos osaat nämä, hyvä. Asiassa ei kuitenkaan ole mitään juhlimisen aihetta. Nämä olivat tärkeitä taitoja jo 90-luvulla ja ne sinun pitääkin osata nyt.

Tarkistuslista II

1. Osaat luoda PDF-tiedoston dokumentista, joka on avoinna käyttämässäsi työvälineohjelmassa.

2. Ymmärrät mitä vaatimuksia kohdistuu valokuvaan, jonka a) laitat diaesitykseen/nettisivulle tai b) jonka lähetät julkaistavaksi lehdessä.

3. Olet luonut sähköpostiohjelmaasi allekirjoituksen, osaat muokata sitä sekä pystyt luomaan tarvittaessa vaihtoehtoisia allekirjoituksia ja hyödyntämään niitä.

4. Pystyt hyödyntämään ryhmäosoitteita lähettäessäsi sähköpostia toistuvasti samalle ihmisjoukolle.

5. Käytät sähköistä kalenteria ja osaat myös jakaa sen muiden kanssa.

6. Tiedät mitä tarkoittaa tietojen synkronointi tietokoneesi ja matkaviestimesi välillä ja osaat myös toteuttaa tämän toiminnon tietoja hukkaamatta.

7. Tiedät mikä on pikaviesti, et pidä sen lähettämistä töykeänä ja ymmärrät milloin sen käyttö on paikallaan.

8. Osaat tarkistaa käyttämästäsi tietokoneesta ovatko palomuuri, viruksentorjuntaohjelma ja selain ajan tasalla. Osaat myös tarkistaa milloin käyttöjärjestelmäsi on viimeksi päivitetty.

9. Tiedät miten ja mihin voit tallentaa verkkoon tiedoston, johon sinun on päästävä käsiksi mistä tahansa.

10. Ymmärrät mitä tarkoittaa jaettu tiedosto ja osaat myös luoda sellaisen.

11. Osaat tallentaa tiedoston verkossa olevaan ryhmätyötilaan tai oppimisympäristöön ja myös hakea sieltä tiedoston.

12. Löydät verkosta yleensä mitä etsit.

13. Tiedät mikä on blogi, ymmärrät mitä hyötyä sellaisen seuraamisesta voisi olla työsi kannalta ja tiedät miten vaivattomimmin voit seurata useita itseäsi kiinnostavia blogeja.

14. Ymmärrät mitä hyötyä blogista voisi olla työyhteisössäsi tai yrityksellesi, ja jos katsot bloggaamisen tarpeelliseksi, osaat myös luoda yksinkertaisen blogin.

15. Tiedät mitä tarkoittaa mikrobloggaus.

16. Osaat nopeasti luoda väliaikaisen sähköpostiosoitteen itsellesi ja halutessasi ohjata siihen tulevat viestit vakio-osoitteeseesi.

17. Pystyt halutessasi kirjautumaan jonkin yhteisöpalvelun jäseneksi ja osaat toimia siellä niin, että et aiheuta itsellesi tarpeettomia tietoturvariskejä.

18. Et edes harkitse vastaamista sähköpostiviestiin, jossa sinulta pyydetään käyttämäsi palvelun salasanaa.

Jos nämä kuulostavat suhteellisen helpoilta ja ymmärrettäviltä asioilta, joita teet joka päivä ongelmitta, hienoa. Perustaidot ovat hanskassa. Mikäli sinulla on työssäsi toistuvasti vaikeuksia useiden edellä mainittujen asioiden kanssa, opettele hyvä ihminen nämä asiat mitä pikimmin.

Jos olet työpaikallasi esimiesasemassa etkä pidä tarpeellisena järjestää alaisillesi koulutusta tämän tapaisissa asioissa, jarrutat yksinkertaisen perusosaamisen ylläpitämistä. Jos olet esimiesasemassa, etkä ymmärrä miksi tällaisten asioiden osaamisesta pitäisi kantaa huolta, paikkasi olisi suoraan sanoen jossakin muualla.

Jos olet sitä mieltä, että olen unohtanut positiivisen ajattelun, olet aivan oikeassa. En edes ymmärrä miten positiivinen ajattelu muuttaisi osaamattomuutta miksikään muuksi. Parempi todeta, että asiat ovat pielessä ja toimia niiden korjaamiseksi.

Informaatiohamstereille: Zotero

Zotero on Firefox-lisäosa (versioon 3.0 tai uudempaan) verkkolähteiden tallentamista ja järjestelyä varten. Zoteron avulla voidaan luoda eri aihealuiden artikkeleita varten kansioita, lisätä artikkeleihin tunnisteita, liittää niihin linkkejä ja muistioita sekä hallita artikkeleihin liittyviä lähdeviittauksia.

Kun ryhdyt lataamaan Zoteroa Firefoxin Työkalut-valikon Lisäosat-komennolla, tarjolla on versio 1.0.10. Jos satut elämään kahden tietokoneen loukussa ja sinun pitäisi päästä linkkikokoelmaasi käsiksi mistä tahansa millä tahansa tietokoneellasi, siirry ohjelman omalle verkkosivulle noutamaan v. 2.0 beta. Siihen nimittäin sisältyy mahdollisuus luoda tili synkronointia varten, jonka jälkeen oma linkki- ja viitekokoelmakirjasto on saatavilla kunhan vain verkkoyhteys on käytettävissä.

Zoteron monipuolisuudesta saa aavistuksen katsomalla ohjelman kotisivulla olevan lyhyen videon. Työkalu on ominaisuuksiensa perusteella suunniteltu etupäässä akateemisia tekstejä tuottavien työtä helpottamaan (ks. ohjelinkkien kokoelmaa), mutta kuka tahansa, jonka työhön kuuluu hakea järjestelmälllisesti tietoa eri aihealueilta ja pysytellä selvillä käyttämistään lähteistä, hyötyy tästä lisäosasta. Ylipäätään suosittelen pitämään kirjaa siitä mitä lähteitä missäkin on käyttänyt, vaikka ei "oikeaoppista" tiedetekstiä kirjoittaisikaan! Itse olen näköjään korvaamassa Zoterolla Diigo-kirjanmerkkipalvelun, jota olen käyttänyt linkkien tallentamiseen silloin kun niihin on saatava liitettyä omia muistiinpanoja. Zotero on huomattavasti monipuolisempi ja sen etuna on mm. mahdollisuus linkittää artikkeliin muita aiheeseen liittyviä lähteitä.

Tieteellistä tekstiä kirjoittavan kannattaa huomioida myös tekstinkäsittelyohjelmien plugit (Wordille ja OpenOffice Writerille).

Värillä on väliä esitysgrafiikassakin

Tällä kerralla on vuorossa lupaamani artikkeli diaesitysten värivalinnoista, jota Reetta Koski jo blogiartikkelissaan Onko värillä väliä houkutteli kirjoittamaan. Värien käyttöä voidaan tarkastella monesta näkökulmasta, mutta ajattelen tässä tyypillisiä liike-elämän esitysgrafiikan käyttötilanteita, jolloin asettaisin diaesitysten väreille samoja vaatimuksia kuin mille tahansa ns. infografiikalle. Tällöin värien tehtävä on auttaa koodaamaan sisältöä eli ryhmittelemään, kiinnittämään huomiota, osoittamaan asioiden hierarkkiset suhteet jne. Toki esitysgrafiikassakin luodaan mielikuvia ja vaikutetaan tunteisiin värien avulla.

Aloitan dian taustaväristä, joka vaikuttaa ratkaisevasti muihin värivalintoihin ja joka tästä syystä olisi hyvä valita ensimmäisenä.

Yhdeksänkymmentäluvulla diaesityksiä nähneet ja tehneet muistavat varmasti sinisen ainoana oikeana taustavärinä. Tämä yhdenasianliike oli seurausta siihen aikaan käytetystä projektoritekniikasta, joka on kehittynyt siinä määrin, että väri kuin väri kelpaa taustaväriksi – ainakin periaatteessa. Käytännössä toimivimmat diaesityksen taustavärit ovat musta ja valkoinen, joista onkin tullut diaesitysten uusi sininen.

Mustan ja valkoisen toimivuus käy hyvin ilmi esimerkiksi Nancy Duarten slide:ology -teoksen värejä koskevan luvun kuvia tarkastelemalla (jos kirja löytyy hyllystäsi, tarkoitan aukeamaa 132–133). Kuvissa PowerPointin väripaletti on sijoitettu eriväristen taustojen päälle. Kuvat osoittavat selvästi, että muut värit erottuvat selkeimmin mustasta ja valkoisesta auttaen tuottamaan esitysgrafiikalle niin kovin tärkeän kontrastin, joka taas on keskeinen tekijä kun värin halutaan toimivan tiedon välittäjänä. Musta ja valkoinen jättävät käyttäjälle suurimman valinnanvapauden muiden värivalintojen suhteen. Jos käytetään muuta taustaväriä, esityksen tekstien, linjojen, korostusten yms. värejä valittaessa on kiinnitettävä erityistä huomiota niiden erottumiseen.

Eräs taustaväriä koskeva kiistakysymys on taustan värin vaihtaminen kesken esityksen. Silloin kun esitysgrafiikka oli uusi ja ihmeellinen asia, taustaväriä tai -kuviota saatettiin vaihdella lähes mielivaltaisesti, koska se nyt vain oli mahdollista. Sen jälkeen "hyveeksi" tuli yhtenäisen taustavärin käyttö läpi koko diaesityksen. Minusta on kuitenkin paikallaan käyttää useita taustavärejä, mikäli värin vaihtamiselle on selkeä syy. Tällainen voi olla esimerkiksi diaesityksen osan vaihtuminen toiseksi tai väri visuaalisena vihjeenä osoittamassa usean dian jälkeen tehtävää johtopäätöstä tai lopputulosta. Mm. Cliff Atkinson on käsitellyt taustavärin roolia näistä lähtökohdista kirjassaan Beyond Bullet Points.

Värit vaikuttavat toisiinsa yksistään ihmissilmän rakenteen vuoksi. Värivalintojen tekemisen avuksi on olemassa erilaisia sommittelusääntöjä. Näitä voidaan käyttää apuna etsittäessä väriyhdistelmiä, jotka ovat toimivia, miellyttävä katsella ja jotka tuottavat halutunlaisia mielikuvia. Väriyhdistelmä voi tuottaa voimakkaan vaikutelman leikkisästä tai juhlallisesta, maanläheisestä tai henkevästä, maskuliinisesta tai feminiinisestä. Useimmat värien ja niiden yhdistelmien tuottamat vaikutelmat ovat kulttuurisidonnaisia. Päivi Hintsasen ylläpitämällä Coloria-sivulla on paljon tietoa väreistä yleensä sekä värien merkityksistä eri kulttuureissa.

Turvallinen ja toimiva sommittelusääntö on esimerkiksi valita väriympyrältä kolme täsmälleen yhtä kaukana toisistaan sijaitsevaa väriä. Organisaation "viralliset" värit ovat myös hyvä lähtökohta. Hämmästelen edelleenkin sitä, miten usein esitysaineistojen värit jätetään ohjelmavalmistajien valmisratkaisujen varaan vaikka samoissa yrityksissä ollaan tarkkoja siitä, että omat värit toistuvat käyntikorteissa, esitemateriaalissa ja verkkosivuilla.

Olipa värivalintojen apuna käytettävä periaate mikä hyvänsä, missään tapauksessa värejä ei tarvita enempää kuin 3–5 yhtä diaesitystä kohti. Jopa kolme väriä riittää, koska värien kirkkausasteet tarjoavat paljon vaihtoehtoja. Jokaisella esityksen värillä on myös oltava oma tehtävänsä. Mikä tahansa vaihtelu, jolla ei ole ymmärrettävää syytä koetaan useimmiten häiritsevänä.

Testattua: PowerPoint Twitter Tools (SAP Web 2.0)

Timo Elliotin SAP Web 2.0 Twitter-työkalun avulla seminaarin tms. taustakanavana käytettävän Twitterin viestivirtaa voidaan ohjata PowerPoint-esitykseen. Työkalu ladattaessa saadaan pakattu kansio, joka sisältää valmiin PowerPoint-tiedoston sekä Shockwave Flash -tiedoston. Työkalusta on erilliset versiot sekä PowerPoint 2007:lle että 2003:lle. Kokeilin 2007-versiota PowerPoint 2010 Technical Preview -versiolla, jonka tiedostomuoto on sama kuin edeltäjänsä. Hyvin tuntui toimivan.

Työkalua voi testata latauspaketin mukana tulevaa diaesitystä pyörittämällä tai halutut diat voidaan kopioida omaan diaesitykseen sopiviin kohtiin. Jälkimmäinen vaihtoehto on tietysti tositilanteeseen valmistauduttaessa paras vaihtoehto, koska säätämistä varmasti on vaikka työkalu yksinkertainen ja helppokäyttöinen onkin.

Eri tilaisuuksiin liittyvät tweetit on tapana varustaa sovitulla hashtagilla. Kyseinen hashtag kirjoitetaan diaesityksen neljännen dian alareunassa olevaan ruutuun, jonka jälkeen sitä vastaavat tweetit näkyvät puhekuplina diassa. Tilanteen pitäisi päivittyä automaattisesti 30 sekunnin välein. Kuvan kaappausajankohta on 19.11. kello 14:45. Näin sanottiin PowerPointista sillä hetkellä:

Huomaa kuitenkin, että hakuruudussa olevan avainsanan ei välttämättä tarvitse olla hashtag vaan se voi olla mikä tahansa aiheeseen liittyvä termi. Esimerkiksi sikainfluenssa toimi aivan yhtä hyvin kuin kuvassa käyttämäni hashtag.

Custom feed -painike on tarkoitettu Twitter-virran suodattamiseen, mikäli kaikkea Twitterissä sanottua ei haluta päästää näkyville tilaisuuden aikana. Viime aikoina onkin tapahtunut kaikenlaista, joka osoittaa tällaisen mahdollisuuden kovin tarpeelliseksi. En suoraan sanoen tiedä, mitä tästä ilmiöstä ajattelisi. Suora vuorovaikutusmahdollisuus on hieno asia, mutta ihmiset ovat niin hirveän ajattelemattomia (lue @Rautasillan äskettäinen blogiartikkeli). En jaksa uskoa, että jokainen murskakriitikko itse on maailman selkeäsanaisin ja vetovoimaisin esiintyjä. Miksiköhän minusta tuntuu siltä, että juuri ne hyvät esiintyjät olisivat ymmärtäväisesti hiljaa silloin, kun vuorossa on joku, jolla on huono päivä tai yksinkertaisesti hieman huonompi ulosanti?

Diaan voidaan lisätä myös palkki, joka näyttää Twitterin viestivirtaa reaaliajassa. Tämä oli minusta häiritsevä, enkä haluaisi nähdä sellaista esitysaineistossa. Palkin sijoittaminen dian reunaan vilkkumaan sotii myös katsojan kannalta miellyttävän esitysaineiston tekoperiaatteita vastaan.

Paketissa on työkaluja äänestyksen järjestämistä ja sen tulosten katselua varten. Äänestys toteutetaan tweettaamalla esimerkiksi @votebytweet N (=haluamasi numero) ja avainsana tai hashtag. Myös huutoäänestystä varten on oma diansa, jossa oleva pylväikkö tosiaan piirtyi äänenvoimakkuuden perusteella.

Sanoisin Timo Elliotin tekemää työkalua näppäräksi ratkaisuksi. Sen tehokas käyttö tosin edellyttää sitä, että PowerPointin kokee omakseen ja käyttää sitä sujuvasti. Sovelluksen kotisivulla ja FAQ-sivulla olevia ohjeita ja vinkkejä kannattaa tutkia, jos haluaa ottaa siitä kaiken mahdollisen irti.

Taustakanavan hallintaan tarkoitetuista välineistä on kirjoiteltu viimeaikoina. Opeblogin artikkelissa Virtuaaliopetuksen päivillä taustakanavat käytössä esitellään Twazzup-niminen web-sovellus. Olivia Mitchellin blogiartikkelissa 10 tools for presenting with Twitter on esitelty SAP Web 2.0 Twitter -työkalun lisäksi yhdeksän muuta. Mitchell kirjoittaa myös tweettien moderoinnista.

Aaltoja, aaltoja

Sain viikonloppuna Google Wave -kutsun. Ensivaikutelmaksi jäi suunnilleen sama kuin aikoinaan Twitteristä: Halooo-o, missä kaikki ovat, onpa tylsää. Sen verran olen kuitenkin viisastunut näistä yhteisömediahärpäkkeistä, että kannattaa odottaa ja antaa uudelle jutulle tilaisuus. Kyllä Google Wavekin tästä vielä iloksi muuttuu, kunhan sinne ilmaantuu tuttua väkeä. Löysin myös julkiset wavet ja liityin yhteen niistä päivittelemään miten "cool" tämä juttu on, mutta että kovinpa on hidas. Sellaiseen "ilmoja pitelee" -tyyliin, tiedättehän. Myös pari suomalaista wavea löytyi, toinen mahdottoman pitkä ja toinen melkein tyhjä. En tullut niistä hullua hurskaammaksi, koska kummassakaan ei tuntunut olevan minkäänlaista elämää sillä hetkellä. Toiseen jätin linkin hyvään ohjeeseen (ks. tämän postauksen loppu). Ajattelen niin, että jos on jokin asia, jonka kanssa tunnen itseni täysin uunoksi, maailmassa voi olla muutama muu samalla tavalla tunteva ihminen. Jos voin tällaisessa tapauksessa auttaa, hyvä.

Kutsun mukana tuli 8 eteenpäin lähetettävää kutsua, joista jaan pari kappaletta blogini kautta "lukijalahjana". Jos siis haluat testata tätä uutta ihmetystä, mutta kutsu puuttuu vielä, ilmoita yhteystietosi minulle joko sähköpostilla, virallisen nettisivuni lomakkeella tai DM:nä Twitterissä. Lähetän kutsun paluupostissa joko kahdelle ensimmäiselle tai jos sähköpostilaatikkoni pullistelee kiinnostuneiden yhteystiedoista, pistän nimet lenkkipipooni ja suoritan tasapuolisen arvonnan. Ellei sinulla ole Google-tiliä, sellainen kannattaa luoda valmiiksi ja lähettää sen sähköpostiosoite kutsua varten.

Vielä pari lukemisen arvoista ohjetta:

Mihin sähköpostiin Google Wave -kutsu kannattaa pyytää

The Complete Guide to Google Wave: How to Use Google Wave

Sitten kuitenkin Facebookiin

Piti ottaa Facebook-tili, koska oli päästävä tutkimaan yksityisyysasetusten toimintaa sen verran, että kehtaisi neuvoa niitä toisillekin. Perustin tilin, värkkäsin yksityisyysasetukset kuntoon ja tein pari listaa Tuija Aallon kirjoittaman oivallisen ohjeen mukaan sekä ohjasin blogini ja Posterous-tilin syötteet sinne. Tytär ilmaantui ensimmäisenä kaveriksi.

Sitten ilmaantui kaveriksi tyttären kavereita ja hyväksyin iät ja ajat odottaneen kutsun opiskeluaikaiselta kaverilta. Siitä se lähti. Nyt en voi oikein poiskaan lähteä, koska Facebookissa on jo koirani TOKO-treenikavereita emäntineen (jos joku ihmettelee järjestystä edellisessä lausessa niin hän ei selvästikään ole koiraihminen).

Se tuli selväksi Facebook-elämäni ensimmäisen päivän aikana, että Facebookista ei perusmuodossaan ole yritystoimintani työkaluksi. Siihen ehkä voisi sopia ns. fanisivu. Minun pitää vain ensin vähän nieleskellä sitä ajatusta, että perustaisin jotakin, jonka nimi on "fanisivu". Ei ihan totta, fanisivu! Miten kornia. Minusta sellainen tehdään jollekin uukakkoselle, Massive Attackille tai Pekka Kuusistolle. Ei fanisivu mitenkään kuullosta sellaiselta, jota tekisi näille minun jutuilleni. Enhän tosin vuosi sitten olisi uskonut sitäkään, että innostun härpäkkeestä, jossa pitää 140 merkillä sanoa sanottavansa ja vielä julkisesti hehkutan sen erinomaisuutta (siis Twitteristä on kyse). Nyt siis etsin tietoja fanisivuista ja katselen muiden toteutuksia oppiakseni niistä jotakin.

Mahdollisesti fanisivu voisi korvata ns. tukisivut, joita olen tehnyt kootakseni yhteen parin kirjani aihealueisiin liittyviä lisätietolinkkejä. Tuollainen html-koodattu verkkosivu on jo pitkään tuntunut niiiiii-in vanhanaikaiselta. Sen verran olen noita fanisivuja tutkaillut, että arvelen niiden avulla voivani tehdä vähintään saman mitä nykyisellä tukisivulla ja paljon enemmänkin. Henkilökohtainen Facebook-sivu voisi sitten jäädä noita koirajuttuja yms.vapaampaa yhteydenpitoa varten. Ajatelkaa miten söpöä, siellä on Dogbook-niminen sovellus, jolla voisi tehdä koirilleenkin oman profiilin :)

Kun joskus pohdin syitä siihen, miksi en ole Facebookissa, yksi huolenaihe oli ajankäyttö. Olen kuitenkin viimein sisäistänyt, että kaikkea voi kokeilla eikä kenellekään ole selitysvelvollinen, jos kokeilemansa sitten hylkää hyödyttömänä aikavarkaana. Esimerkiksi Brightkite on ollut yksi typerimpiä juttuja, mitä olen testannut - sillekin varmasti puolustajansa löytyy. FriendFeediä en ole oppinut hyödyntämään muuten kuin ohjaamalla sinne sisällön kaikista muista palveluista ja jättämällä tilin silleen. Juuri tuo mahdollisuus ohjata sisältöjä paikasta toiseen on ajanhallinnan avain. Ja tosiasiahan on, että ellei yrittäjä tänäpäivänä näy netissä mitenkään muuten kuin staattisella verkkosivullaan, on monessa tapauksessa lähes samassa asemassa kuin ei olisi netissä ollenkaan. En sano, etteikö tämä voisi joidenkin kohdalla toimia - joillakin on se vakaa asiakaskunta ja vakiojutut, riittävät sitten niin kauan kuin riittävät. Mutta jos haluat "vanhan" liiketoimintasi ohella haistella myös uusia tuulia, sellaiset puhaltavat siellä, missä on muita ihmisiä aktiivisesti toimimassa.

Jos joku muu pohtii parhaillaan ottaako Facebook työkäyttöön, aloita näistä:

Gemilo blog: Facebookin ryhmät ja fanisivut – kumpi on kampi?

Olli Kopakkala: Ilmainen Facebook-markkinointi

Puheenvuoro guruille

Kuva: Sam Segar (stock.xchng)

Päätän esitysgrafiikan luetteloista kirjoittamisen tältä erää luomalla katsauksen"gurujen" näkemyksiin. Tämä ei ole mikään kattava esitys, mutta joitakin poimintoja sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä:

Cliff Atkinson, kirja Beyond Bullet Points. Atkinson korostaa kuvamateriaalin ja tekstin vuorovaikutusta eikä rohkaise käyttämään luettelomerkkejä. Hänen mielestään luetteloihin kirjoitetun sisällön paikka on muistiinpanoissa, jotka voi tulostaa yleisölle jaettavaksi materiaaliksi (kai muuten tiesit, että muistiinpanosivutkin voi tulostaa pdf-tiedostoksi?) Atkinsonin tyylille tunnusomaista on ydinlauseen näyttäminen kuvan kanssa.

Nancy Duarte, kirja slide:ology ja blogi. Duarte suhtautuu maltillisesti luettelomerkkien käyttöön: "Jos sinun on käytettävä luettelomerkkejä, käytä niitä säästellen." Kiinnittää huomioita myös luettelomerkkien typografiaan.

Seth Godin, blogi. Godin suosii runsaan kuvamateriaalin käyttöä. Esimerkiksi Garr Reynoldsin Presentationzen-teoksessa näytetyt esimerkkidiat sisältävät pelkkiä kuvia.

Guy Kawasaki, blogi. Esitysaineistoja koskeva 10/20/30 -sääntö tunnetaan myös nimellä Kawasakin sääntö. Sen mukaan esityksessä saa olla enintään 10 diaa, koko esitys saa kestää enintään 20 minuuttia ja dioissa ei saa olla 30 pt:n fonttikokoa pienempää tekstiä. Jos diaesityksessä on luettelo, yhden kohdan pituudeksi Kawasaki suosittaa enintään yhtä riviä eikä yhtäkään sisennystasoa luetteloon.

(Seth Godin ja Guy Kawasaki eivät varsinaisesti ole esitysgrafiikkakonsultteja, mutta he ovat varmasti nähneet niin monia diaesityksiä, että heitä kannattaa kuunnella. Tosin itse en pidä Kawasakin säännöstä, kuten en näistä määräsäännöistä yleensäkään. Voin vain kuvitella millaista jälkeä voisi syntyä 10/20/30 sääntöä sokeasti noudattamalla!)

Garr Reynolds, kirja Presentationzen ja blogi. "…luetelmia kannattaa käyttää vain harvoin ja silloinkin vasta, kun olet harkinnut muita vaihtoehtoja…".

Lopuksi houkuttelisin vielä lukemaan Olivia Mitchellin blogiartikkelia How to persuade other people to ditch the bullets. Olivia ei ehkä varsinaiseen gurusarjaan kuulu siinä mielessä kuin edellä mainitut, mutta toisaalta oppija saanee myös itse valita gurunsa. Artikkelissaan Mitchell tarkastelee sitä, miksi luetteloista on niin vaikea luopua silloinkin kun se selvästi parantaisi esitysaineistojen laatua. Hän antaa hyviä ehdotuksia myös vakiintuneiden käytäntöjen tilalle. Tässä joitakin syitä luettelomerkkien suosioon:

• Luettelomerkit toimivat joillekin kuin riepu Tenavien Epulle. Ne pelastavat tilanteen esimerkiksi muistikatkoksen yllättäessä.

• Toiset ihmiset selvästikin pitävät luetteloista. He ovat tottuneet niihin. Ja senhän me tiedämme, että ihminen tottuu mihin vaan kuin rotat säteilyyn.

• Luettelo on nopea tehdä. Vallitsevan kiirepuheen keskellä nopeus on sellainen argumentti, jolle ei ole vastaan väittämistä, mutta pitääköhän tätä kiirepuhetta aina uskoa?

• Luetteloiksi laaditun esityksen voi pitää joku toinenkin kuin esityksen tekijä itse. Käytäntö on työelämän inhorealismia, mutta tuottaa näitä yleisön edessä toteutettuja itsekseenlukusessioita. Tähän Mitchell ehdottaa lääkkeeksi muistiinpanonäkymien tehokkaampaa hyödyntämistä.

PowerPoint Ninja -blogissa oleva viisiosainen artikkelisarja Bullet Point Boot Camp sisältää hyviä luetteloita koskevia neuvoja, linkki ensimmäiseen: Day One. Osassa 5 on onnistuneesti verrattu luetteloa jäävuoreen. Luettelo on vasta se pinnan päällä näkyvä viidennes. Loppu tehdään näkyväksi tarinoilla, vertauksilla, tosielämän esimerkeillä, lisämateriaalilla yms.

Psykologit luetteloiden kirjoittajaa ohjeistamassa

Harvassa asiassa voidaan vetää tarkkoja rajoja, niinpä kahden edellisenkin postauksen typografiaohjeistusten taustalta löytyvät psykologiasta tutut hahmolait (tässä myös suomeksi käsitekartan muodossa).

Kun esitysgrafiikkaa on ryhdytty vakavammassa mielessä tarkastelemaan, teoreettista tukea on haettu samoista suunnista kuin multimediaperustaista opetusmateriaalia tutkittaessa. Ei siis ole ihme, että kaksoiskoodausteoria sekä kognitiivisen kuormituksen käsite ovat keskeisiä. Teorioita en ryhdy tässä tarkemmin selostamaan vaan keskityn lähinnä niiden huomioinnin/huomiotta jättämisen seurauksiin, mutta kiinnostuneille luettavaksi tässä linkit Richard E. Mayerin ja John Swellerin artikkelikokoelmiin. Ellei raskas teoria vedä puoleensa, kannattaa vilkaista ainakin pdf-tiedostoa Five ways to reduce PowerPoint overload, jonka Mayer on kirjoittanut yhdessä meillä vähemmän tunnetun, mutta tutustumisen arvoisen esitysgrafiikkakirjailija-konsultin Cliff Atkinsonin kanssa.

Kaksoiskoodausteorian mukaan ihmisellä on erilliset vastaanottokanavat visuaalisessa ja verbaalisessa muodossa olevalle tiedolle. Kaksoiskoodausteoriaan perustuu suositus, jonka mukaisesti tehokkainta on kuvan ja sanan yhteiskäyttö, kuten esimerkiksi esiintyjän puhuma selostus sitä täydentävän kuvamateriaalin kanssa. Huono vaihtoehto sen sijaan on tekstiä täynnä oleva dia yhdistettynä esiintyjän selostukseen, koska toista kanavaa kuormitetaan tällöin liikaa ja yksipuolisesti. Luettelot ovat päätyneet arvostelun kohteeksi mm. siksi, että niitä luetaan paljon suoraan. Tekstimuotoisen aineiston sisäluku ei ole ainoastaan kuulijan kannalta pitkästyttävää. Se on myös äärimmäisen tehotonta, koska esityksen seuraaja voi lukea saman aineiston itse ja tekee sen paljon nopeammin. Esiintyjää ei oikeastaan edes tarvita, eikä tekstiin keskittyvä ihminen edes pysty kunnolla kiinnittämään häneen huomiota.

Ihmisen työmuistin rajat unohtamalla aiheutetaan kognitiivista kuormitusta. Nimitykset brain dump ja data dump ovat kuvaavia nimityksiä tekstiä täynnä oleville dioille. Esitysaineiston tekijä on tyhjentänyt diaesitykseen suunnilleen kaiken mahdollisen aiheeseen liittyvän ja tämä kaaos syötetään luetteloina sille ressukalle, joka esityksen kohteena sattuu istumaan. Toki asiantuntijayleisö pystyy käsittelemään työmuistissaan laajempia asiakokonaisuuksia kerralla kuin aiheen kanssa ensimmäistä kertaa tekemisissä olevat, joten kohderyhmänsä on tunnettava. Cliff Atkinson on teoksessaan Beyond Bullet Points esitellyt keinoja välttää kognitiivista kuormitusta. Näitä ovat mm. aineiston jakaminen mielekkäisiin osiin ja muistia tukevien visuaalisten vihjeiden käyttäminen. Kun teemme luetteloita, tämä tarkoittaa käytännössä diassa olevan tekstimäärän karsimista. Hyvä idea on myös käyttää lihavointia ja värejä avainsanojen korostamiseen. Ei kuitenkaan pidä innostua liiaksi, sillä ihminen pystyy pitämään mielessään vain rajallisen määrän merkityksellisiä värikoodeja (n. 4 –7). Palaan Atkinsonin ajatuksiin vielä myöhemmin, sillä hänellä on muutakin sanottavaa värien käytöstä.

Kirjassaan Clear and to the Point, 8 Psychological Principles for Compelling PowerPoint Presentations Stephen Kosslyn sanoo luetteloista mm. seuraavaa:

• Luettelon pitäisi sisältää vain avainlauseita ja sen maksimipituus on 2 riviä.

• Katsojalle pitää antaa riittävästi aikaa luettelon lukemiseen.

• Kaikkea esityksen tekstiä ei tarvitse kirjoittaa luettelon muodossa!

Lisäksi Kosslyn suosittaa luettelon kohtien näyttämistä animaation avulla. Tämä voi olla yllätys, sillä eräs esitysgrafiikkaa koskeva perinne on animaatiokielto – ja aivan turhaan! Kosslynin neuvo on näyttää ensin koko luettelo, jonka jälkeen se himmennetään ensimmäistä kohtaa lukuunottamatta. Luettelon näyttämistä jatketaan sopivalla nopeudella kohta kerrallaan ylhäältä alaspäin edeten. (Olen aikaisemmin kirjoittanut postauksen esitysgrafiikan animaatioista, jossa referoin Kosslynin ohjeita. Ne pätevät myös luetteloiden esittämiseen käytetyissä animaatioissa.)

Luettelot typografian näkökulmasta 2

Luettelomerkki tai luetelmamerkki voi olla muodoltaan lähes millainen tahansa, ainakin teknisesti. Onko sitten mikä tahansa merkki luettelomerkkinä toimiva, on aivan toinen juttu. En esimerkiksi suosittelisi käyttämään luettelomerkkinä pientä tassunjälkeä tai hevosenkenkää, en sittenkään, vaikka työnantaja olisi koira- tai ratsastustarvikkeiden maahantuoja. Yksinkertaiset perusmuodot toimivat yleensä parhaiten, koska luettelomerkki itsessään ei ole pääasia vaan sen tarkoitus on osoittaa uuden asiakokonaisuuden alku.

Tekstistä poikkeavan värin käyttö taas on ainakin minun mielestäni paikallaan. Kun omissa diaesityksissäni käytän luetteloita (harvoin), luettelomerkki on "peruspallo", jonka väri on sama kuin oman teemani yläreunassa oleva kapea "minun vihreälläni" väritetty palkki. Jos sisennän luettelon, alemman tason merkki on yksinkertainen "ranskalainen viiva". Ja yksi sisennystaso ensimmäisen lisäksi yleensä riittää. Se, että ohjelmat antavat tehdä esimerkiksi 5 sisennystasoa ei tarkoita sitä, että tätä mahdollisuutta pitää käyttää. PowerPoint käyttäjällä onkin aivan toisenlaisia ongelmia kuin Excel-käyttäjällä. Jälkimmäinen tyypillisesti käyttää puolitoista tuntia työhön johon hän oikean toiminnon tietäessään tarvitsisi vain puoli tuntia. PowerPoint-käyttäjän pitäisi sen sijaan viskata hiiri olan yli ennen kuin ottaa ne pari viimeisintä tehostetta käyttöön.

Vielä muistuttaisin siitä, että numeroita kannattaa käyttää luettelomerkkien tilalla nykyistä useammin. Jos luettelossa korostuu asioiden eteneminen tietyssä järjestyksessä tai vaiheittaisuus, numerot ovat selkeä vaihtoehto.
Luettelomerkin kokoa ei kannata muuttaa tavalla, jota ainakin PowerPoint tarjoaa Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunassa: Koko n % tekstistä.

Jos esimerkiksi Office-teeman pienehkön peruspallukan toivoisi olevan suurempi, on parempi käydä vaihtamassa merkki sellaiseksi, joka on jo lähtökohtaisesti suunniteltu suuremmaksi (merkin pääset vaihtamaan Mukauta-painikkeella). Luettelomerkin koon muuttaminen prosentteina rikkoo luettelomerkin ja kirjainmerkkien keskinäisen linjauksen. Alla olevista kuvista ensimmäisessä merkkiä on pelkästään suurennettu ja se nousee häiritsevästi paikaltaan. Alemmassa kuvassa merkiksi on käyty vaihtamassa perusmuodoltaan kookkaampi ja merkki pysyy paikallaan suhteessa peruslinjaan (=kuvitteellinen vaakaviiva, joka on samassa linjassa kirjainten alareunan kanssa).

 

Kuulostaako tämä jo pikkutarkalta säätämiseltä? Ehkä tai sitten ei. Monta kertaa selkeyden ja toisessa ääripäässä vaikutelman sekavuudesta tuottavat ne pienet asiat, joita ei välttämättä osaa edes nimetä.

Luettelomerkkipostauksia on jäljellä vielä 2: Kognitiivisen psykologian näkökulma ja tunnettujen esitysgrafiikkagurujen näkökulma. Tosin on huomattava, että esimerkiksi typografian näkökulma on myös psykologinen, sillä typografiaohjeistusten taustalla on niitä lainalaisuuksia, jotka vaikuttavat tapaamme tehdä havaintoja ympäristöstä.

Luettelomerkkien jälkeen seuraava esitysgrafiikkapostaus käsittelee sitten värien käyttöä diaesityksissä. Tähän jo Reetta minua bloginsa Onko värillä väliä -artikkelissa houkuttelikin.

Luettelot typografian näkökulmasta 1

Ensimmäiseksi: Luettelomerkkien EI pidä näyttää samanlaiselta, kuin tämän blogin luettelomerkit näyttävät IE 8 -selaimessa (merkki yläviistossa kappaleen vasemmasta ylänurkasta katsoen). Firefoxin kaikki versiot, IE ns. yhteensopivuusnäkymässä, Chrome ja iPhonen Safari näyttävät merkit aivan oikein, joten voinemme todeta ongelman olevan IE 8:n ongelma (vai pitäisikö tästä nyt ymmärtää, että tällä hetkellä käytössä olevat muut selaimet ovat "vanhempia selaimia"?).

*****

Nyt siis vuorossa luettelomerkit diaesityksen ulkoasuun vaikuttavana tekijänä eli näkökulma on typografinen. Tämän aiheen jaoin kahteen artikkeliin, koska katsoin tarpeelliseksi käsitellä myös paria PowerPointin peruskäyttöön liittyvää asiaa luettelokohtien sisennysten ja kappalevälien yhteydessä. Luettelomerkeistä itsestään kirjoitan toisessa osassa.

Työvälineohjelmilla tuotettavan aineiston ulkoasusta puhuessaan ottaa aina riskin maassa, jonka kansanperinteessä elävät mm. seuraavat viisaudet: "Kauneus on pyrkimystä siihen, mikä on turhinta maailmassa" (Hellaakoski) tai PowerPoint-kulttuuriin erityisen sopivasti: "Kaikki on kaunista, kun vaan silmä tottuu" (suomalainen sananlasku). Olen kuitenkin aina painottanut näitä kohtuullisen huoliteltuun ulkoasuun liittyviä asioita luettavuustekijänä. Kyse ei siis ole siitä, että pitäisi kilpailla siitä, kenellä on "hienoimmat" PowerPointit.

Esitysgrafiikkaa koskevat typografiset ohjeet ovat periaatteessa yhdenmukaiset taittotyötä koskevien ohjeiden kanssa. Itkonen muistuttaa Typografian käsikirjassa, että luettelomerkin ja ensimmäisen kirjaimen väliin kuuluu tasavälinen kiinteä välilyönti, joka ei elä muiden sanavälien tapaan. Tämä on PowerPointissa oletusarvoisesti kunnossa. Useimmat luettelokappaleisiin liittyvät ongelmat alkavat silloin kun ryhdytään tekemään omia säätöjä. Näitä on pakko tehdä ainakin silloin kun teksti luetteloon tuodaan jostakin muualta, esimerkiksi leikepöydän kautta, tai luettelomerkkejä halutaan käyttää tavallisessa tekstikehyksessä. Nämä tilanteet tunnistan heti nähdessäni luettelomerkin aivan kiinni tekstissä ja kappaleen toisen rivin alkamassa luettelomerkin alapuolelta. Oikeaoppisesti luettelomerkin ja tekstin erottimena pitäisi olla pieni väli ja toiselle riville jatkuva kappale aloitetaan ensimmäisen rivin tekstin kanssa samasta kohdasta. Kyseessä on siis samanlainen riippuva sisennys kuin tekstinkäsittelyohjelmassa ja se on helppo tehdä viivaimen avulla aivan kuten tekstinkäsittelyohjelmassa. Sisennys ja väli helpottavat lukemista – seikka, jota kiireisen ja paljon diaesityksiä katselemaan joutuvan luulisi arvostavan.

PowerPoint 2010 näyttäisi muuten hoitavan tekstikehystenkin luettelomerkit tyylikkäästi paikoilleen!

Sisennysten säätö viivaimelta on yksi niistä toiminnoista, jotka kuuluvat mielestäni perusosaamiseen. En nyt kerro missä ja milloin, koska yritän muutenkin tosielämän tapahtumiin viitatessani sotkea paikat ja ihmiset jotta kenellekään ei tulisi paha mieli, mutta useammin kuin kerran olen käyttänyt 4 tunnin ei-peruskoulutus -kokonaisuudesta tovin kerratakseni tuota asiaa. Se siitä, että "kaikkihan sitä PowerPointia osaavat käyttää". PowerPoint (Word, Excel) eivät valitettavasti ole aina hanskassa edes nappulatekniikan perustasolla.

Moni amerikanmaan esitysgrafiikkaguru suosittaa luettelon kohdan pituudeksi yhtä riviä. Mielestäni vaatimus on kohtuuton jo pitkiä sanoja sisältävän kielemme vuoksi. Jos tilanne vaatii käyttämään kokonaisia lauseita, luettelosta tulee pakostakin monirivinen. Lyhyttä ilmaisua kannattaa tavoitella, mutta ei ymmärrettävyyden hinnalla. Kyse ei ole ensisijaisesti siitä, miten sen lyhyimmin sanoisi asian vaan miten sen sanoisi selkeimmin (tästä asiasta kannattaa lukea David Silvermanin erinomainen artikkeli When Clarity is Not the Same as Brevity).

Kun luettelon kappaleet ovat monirivisiä, typografiaa ajatteleva kiinnittää huomionsa kappaleväleihin. Ne ovat yksi luettavuustekijöistä auttaessaan hahmottamaan toisiinsa liittyvät rivit yhtenäisiksi kokonaisuuksiksi. Useimmissa PowerPoint-templatepohjissa kappalevälit ovat kunnossa, mutta on teemoja, (mm. Alkuperäinen, Huippu), joissa rivivälin ja kappalevälin ero voisi olla selkeämpikin. Leikepöytäsiirroissa tai siirreltäessä materiaalia eri ohjelmaversioiden välillä kappalevälit saattavat hävitä ja välttämättä niitä ei alkuperäisessä tekstissä ole ollutkaan. PowerPointin Riviväli-painike toimii omituisesti suurentaen sekä rivi- että kappaleväliä. Jotta saataisiin aikaan selkeä ero rivi- ja kappalevälimääritysten välille, on avattava Kappale-valintaikkuna Riviväli-painikkeen Riviväliasetukset-kohdasta ja määriteltävä molemmat arvot erikseen.

Kappalevälin näkee joskus korvatun tyhjällä rivillä. Tällöin luettelon kohtien väliin jäävä tila on liian suuri. Se ei näytä hyvältä ja syö muutenkin arvokasta tilaa diasta pakottaen ehkä pienentämään fonttikokoa.

Olen myös nähnyt keskitettyjä luetteloita, onneksi kuitenkin harvemmin. Keskitetty luettelo on työläs lukea, koska silmä ei saa etenemiselleen kiintopistettä. Käytännössä vasempaan reunaan tasattu luettelo on paras vaihtoehto, sillä molempien reunojen tasausta ei esitysgrafiikkaohjelmissa saa siististi toteutettua edes sillä tasolla kuin se sopivaa fonttia käytettäessä onnistuisi tekstinkäsittelyohjelmassa.

PowerPointista puuttuva tavutus tuottaa rumia kappaleita etenkin suomenkielisessä tekstissä. Jos liehuvat rivit pahasti häiritsevät, tekstin voi yrittää kirjoittaa toisin sanoin tai kokeilla tekstin koon pieniä muutoksia, paljon muuta ei ole tehtävissä.