Luettelot kielenhuollon näkökulmasta

Edellisessä postauksessa vihjasin, että esitysgrafiikkaohjelmien luetteloteksteillä saattaisi sittenkin olla paikkansa maailmassa. Ei olekaan mielekästä vältellä niitä pakonomaisesti, koska luettelot ovat tietyissä tilanteissa toimiva ratkaisu. Ne sopivat mm.

• tiivistelmien tekemiseen

• kokonaisuuden osien esittämiseen

• kuvaamaan lineaarisesti etenevää ilmiötä.

Kun esitettävässä asiassa korostuu vaiheittaisuus, kannattaa kokeilla luettelomerkkien vaihtamista numeroiksi. Numeroita jostakin syystä kartetaan, vaikka ne olisivat monessa tapauksessa luettelomerkkejä selkeämpi vaihtoehto.

(Tässä välissä on ehkä syytä selventää nimityksiä: Käytän piintyneen tapani mukaan luettelo-nimeä vaikka esimerkiksi Kielikello-lehti käyttää nimeä luetelma. Käsittääkseni nimityksiä voidaan kuitenkin pitää toistensa synonyymeina. Markus Itkonen käyttää Typografian käsikirjassa luettelomerkistä tai -pallosta nimitystä luetelmapallo. Toisaalta hän puhuu tekstinmukaisista sisennyksistä, jolloin "tekstiä edeltää jokin merkki, yleensä numero, ajatusviiva tai luetelmapallo...". )

Ehkä yksi syy esitysgrafiikan luetteloiden epäsuosioon johtuu tavasta, jolla ne laaditaan. Jos luettelot olisivat aina loppuun saakka ajateltuja ja selkeästi kirjoitettuja, mikäs hätä niitä lukiessa. Tyypillinen ongelma luetteloita sisältävissä diaesityksissä on kuitenkin epäyhtenäisyys, joka voi johtua diaesityksen ulkoasuun liittyvistä seikoista, joihin en tällä kertaa puutu. Toinen epäyhtenäisyyden syy voi olla kieliasussa, lähinnä isojen ja pienten kirjainten sekä välimerkkien käytössä. Kun ei tiedetä miten luettelot pitäisi kirjoittaa, ne kirjoitetaan miten sattuu. Lukija kiusaantuu epämääräisyydestä vaikka ei osaisi aina edes sanoa, mikä häntä häiritsee. Tyypillinen esimerkki epäyhtenäisyydestä on esimerkiksi luettelo, jossa on sekaisin kokonaisia tai melkein kokonaisia lauseita ja niiden välissä parin kolmen sanan vajaa rivi. Tavattoman epämiellyttävää luettavaa etenkin jos tällaisia on paljon.

Kielikello-lehden numero 2/2006 on mainio pikaopas kirjoittajille, myös esitysgrafiikan tekijöille. Lehdessä on paljon asiaa välimerkeistä (pitäisipä taas kertailla itsekin!) sekä luetteloiden kirjoittamista koskeva selkeä ohjeistus, jota lainaan tässä hieman tiivistäen.

Luettelon alkuun neuvotaan kirjoittamaan aina johtolause, joka voi olla mm. hyvin muotoiltu dian otsikko. Johtolauseella lukijaa joka tapauksessa johdatellaan dian sisältöön. Johtolauseen rakenne määrää sen käytetäänkö sen jäljessä kaksoispistettä:

• Jos johtolause on täydellinen lause, jota luettelo tavallaan täsmentää, sen loppuun kirjoitetaan kaksoispiste. Tällöin luettelon rivit aloitetaan pienellä ja viimeisen rivin jälkeen lisätään piste. Esimerkiksi "Bonsaipuun kasvattajan on muistettava seuraavat asiat:"

• Kaksoispistettä käytetään myös silloin kun johdantolauseesta puuttuu verbi. Esimerkiksi "Bonsaipuun hoito-ohje:"

• Selvästi otsikonomaisessa yhteydessä kaksoispisteen voi jättää pois, esimerkiksi "Bonsaipuun hoito".

• Kun johtolause on vajaa ja luettelon voi ajatella täydentävän sitä, kaksoispistettä ei myöskään käytetä.

Jokaisen yksittäisen luettelon kohdan (esitysgrafiikkaohjelman kielellä kappaleen) pitää liittyä johtolauseeseen siten, että kohdat ovat keskenään rinnasteiset:

• Luetteloon ei pidä sijoittaa sekaisin yksittäisiä sanoja, vajaita lauseita, kokonaisia virkkeitä ja kappaleita.

• Jos luettelo muodostetaan vajaita lauseita kirjoittamalla, niitä on käytettävä joka rivillä.

• Aikamuotoa ja verbin luokkaa pitää käyttää yhdenmukaisella tavalla.

Luettelon välimerkeistä on sanottu näin:

• Jos kukin luettelon kohta on täydellinen itsenäinen virke, se aloitetaan isolla alkukirjaimella ja lisätään piste loppuun.

• Silloin kun luettelon rivit eivät muodostu itsenäisistä virkkeistä vaan toimivat johdantolauseen sivulauseen tapaan, ne aloitetaan pienellä alkukirjaimella ja piste tulee vain viimeisen kohdan loppuun.

• Luettelon kohtien jäljessä ei koskaan ole pilkkua tai puolipistettä, koska luettelomerkin itsensä katsotaan toimivan välimerkin tapaan.

Ja tietenkin jokaisessa saman esityksen diassa käytetään samanlaisia luettelomerkkejä, mutta tässä ollaankin jo typografian alueella, joka saa jäädä seuraavan kerran aiheeksi.

Pitäisikö luettelomerkit jo armahtaa?

Perinteeksi muodostuneen PowerPoint-kulttuurin mukaista on käyttää paljon luettelomerkkejä ja tämän käytännön kiroaminen on ollut pitkään kriitikoiden lempiaihe. Moni esitysgrafiikkaguru edustaa tyylisuuntaa, jossa luettelomerkeillä on pysyvä porttikielto. Mutta Presentationzen-suuntauksen mukainen tapa käyttää isoa yli dian reunojen valuvaa kuvaa pienimmän mahdollisen tekstimäärän kanssa on saanut sekin kriitikkonsa. Tyyli ei olekaan toimivin ratkaisu liike-elämän arkisissa esitystilanteissa, jotka ovat luonteeltaan vallan muuta kuin suurten tapahtumien ns. keynote-puheenvuorot.

Ymmärrän kuitenkin miksi esitysgrafiikan tekstiluettelot ovat kovan arvostelun kohde. Niitä on käytetty yksinkertaisesti liikaa, koska etenkin PowerPointin aikaisemmat versiot suorastaan ohjasivat tähän. Olen myös toivottanut manalan kellarikerroksiin tekstin automaattisen sovituksen paikkamerkkiin, joka pienentää tekstiä sitä mukaa kun luettelon rivimäärä kasvaa. Seurauksena on paljon pientä pränttiä ja ärtyneitä ihmisiä. Pienen pistekoon luetteloista on tullut yksi "maan tapa" luultavasti siksi, että niitä on nopea tehdä. Yleisöä tässä ei kuitenkaan ole ajateltu ollenkaan. Olen kuullut sanottavan diaesityksen aluksi: "No tää on tämmöistä tajunnanvirtaa jota kirjoittelin näihin dioihin noita artikkeleita lukiessani." Hyvä sylvi! Tajunnanvirta on aika henkilökohtaista ja koska ihmiset ovat lähinnä kiinnostuneita itsestään, epäilen kiinnostaako kenenkään tajunnanvirta edes luettelomerkein höystettynä ketään toista. Kiireisiä ja infoähkyn vaivaamia ihmisiä pitäisi ainakin työkuvioissa säästää tämmöiseltä tajunnavirtapiinalta, lukeekoon vapaaehtoisesti lomalla vaikka Joycen Odysseusta, joka muuten minulta, vaikka kirjahullu olenkin, jäi kesken.

Edellisessä postauksessa linkitin blogiartikkeliin Visuaalisuuden merkitys esityksen pitämisessä. Eräässä sen kommentissa kuvattiin tylsää esitystilannetta osuvasti:

"En jaksanut keskittyä juttuun puolta hetkeä pitempään! Ympärilläni asialliset, kurinalaiset suomalaiset kuulijat kirjoittivat muistiinpanoja kynä höyryten! Jälkeenpäin he kehuivat, miten erinomainen ja ajatuksia herättävä esitys oli ollut. Se oli itselleni yhden sortin heräämisen paikka. Voi nimittäin olla niinkin, että jotkut suomalaisyleisöt ihan oikeasti haluavat bulletpoint-kalvoja ja harmaata lavatyöskentelyä!"

Tätä minäkin joskus olen epäillyt. Ankeutta ja tylsyyttä pidetään ilmeisesti merkkinä vakavasti otettavasta asiallisuudesta. Toisaalta ei pitäisi ottaa ohjeellisena vallitsevaa tilannetta: "Koska esityksissä on paljon luetteloita ja ihmiset niitä kuuliaisesti tuijottavat, tekstiluettelot ovat optimaalinen tapa välittää viesti." Ei sentään. Tämän ajattelutavan mukaisesti televisiossa olisi edelleen vain 2 kanavaa, koulussa opeteltaisiin paljon enemmän asioita ulkoa ja jouluksi pitäisi siivota kaikki komerot (vaikka joulua ei komerossa viettäisikään).

Koska maailmalta kantautuu viestejä, joiden mukaan "iso kuva ja vähän tekstiä" -tyyli on muuttumassa uusiksi luetteloiksi, pitäisi kai vähitellen löytää kohtuullinen välimuoto kuvavoittoisen ja luettelovoittoisen suuntauksen väliltä. Otankin nyt urakakseni tarkastella esitysgrafiikan luettelotekstejä eri näkökulmista seuraavissa postauksissa. Stephen Kosslyn on verrannut luettelomerkkejä suolaan. Joskus ne ovat välttämättömiä, mutta liikaa käytettyinä pistävät irvistämään. Totta. Luettelomerkithän ovat vain työkalu monien muiden vastaavien joukossa.

Keskity olennaiseen, älä stailaa höttöä

Viikonloppuna luin useita esiintymistä ja esitysgrafiikkaa käsitteleviä blogikirjoituksia, mikä ei olisi epätavallista elleivät nuo kirjoitukset olisi löytyneet suomalaisista blogeista. Näinköhän tämä keskustelu olisi saavuttanut Suomenkin? Tähän mennessä ei ole näkynyt juuri muuta kuin ratkutusta PowerPointin kamaluudesta ja tässä taas ei ole kyse esitysgrafiikasta tai esiintymisestä ollenkaan vaan pitkästyttävästä käyttis- ja ohjelmavalmistajafundementalismista, joka ei vie asioita eteenpäin.

Ei oo totta -nimisessä blogissa on edennyt 5-osainen juttusarja, jossa on argumentoitu datatykkiä vastaan. Reetta Kosken postaus Reetta <3 PowerPoint on diaesityksineen raikas puheenvuoro ankeassa ruikutuskulttuurissamme. Reetta vaikuttaa sovittaneen ohjelman henkilökohtaiseksi työkalukseen. Se tavallinen vaihtoehtohan tuntuu ohjelmien kanssa olevan, että kätinän säestyksellä alistutaan tekemään töitä työkalun ehdoilla.

Muita esiintymis/esitysgrafiikka-aiheisia kirjoituksia viime viikolta:

Tuhat sanaa: Esiintyjältä vaaditaan vuorovaikutteisempaa otetta kuin koskaan.

Opeblogi: Kelmukelmit kellistävät kiinnostuksen.

Tarmo.fi: Visuaalisuuden merkitys esityksen pitämisessä.

Kerron nyt erään oman kokemukseni hyvästä esityksestä, joka on tosin muutaman vuoden takaa. Kyseisen tilaisuuden jälkeen olen nähnyt paljon hyviä ja huonoja esityksiä, joissa on käytetty sekä hyvää että huonoa esitysgrafiikkaa ja esiinnytty myös ilman esitysgrafiikkaa (tosin harvemmin). Haluan kertoa nimenomaan tuosta tapahtumasta siksi, että se auttoi konkreettisesti huomaamaan miten mieleenpainuvan puheenvuoron pitäminen ei ole kiinni lennokkaasta esiintymistyylistä, aineiston ulkoisesta näyttävyydestä tai esitysgrafiikan käytöstä ollenkaan.

Olin opintovapaalla saadakseni ikuisuusprojektina roikkuneen toisen tutkintoni (KM) valmiiksi. Meneillään oli metodikurssi, joka oli edennyt laadullisiin menetelmiin. Kurssin kuluessa olin seurannut diaesitysten varassa eteneviä luentoja, joista osa oli toteutettu hyvin, osa kehnosti. Vuorossa oli tutkija, jonka erityisalaa oli elämänkerrallinen metodi. Hän ilmestyi luokkatilaan, istui alas ja ryhtyi puhumaan. Ensimmäisistä lauseista lähtien kuuntelin keskittyen ja tarkkaavaisena, vaikka etukäteen aihe ei ollut erityisesti kiinnostanut. Kaveri oli ihan tavallinen suomalainen mies, joka kertoi itselleen tärkeästä asiasta siten kuin se hänelle luontevaa oli. Hän luki veljensä kirjan esipuheen, jossa tämä kertoi luontokuvaajan uraansa vaikuttaneesta lapsuuden tapahtumasta. Hän luki katkelmia kirkkoisä Augustinuksen elämänkerrasta. Nämä täydensivät upeasti luentoa, jonka aikana ei näytetty dian diaa, ei kalvon kalvoa. Tuon luennon aikana tein olemattoman vähän muistiinpanoja, piirsin kaksi kuvaa.

Tentissä vastasin kyseisen luennon aihetta koskevaan kysymykseen usean valinnaisen kysymyksen joukosta. Mieleeni oli jäänyt paljon enemmän aidosta ja vähäeleisestä esityksestä kuin jäi PowerPointein ryyditetyistä ehkä lennokkaamistakin luennoista. En tunne puheviestinnän teorioita enkä osaa analysoida tilannetta sellaisten näkökulmasta. Oman tulkintani mukaan luennoitsija oli läsnä ja puhui aiheesta, joka oli hänelle tärkeä ja antoi sisällön ohittaa oman itsensä korostamisen.

Nyt joku varmasti sanoo, että kuvien piirtäminen osoittaa minun olevan visuaalisesti ajatteleva ihminen ja muistin asiat tentissä kuvien ansiosta. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, koska sanojen välityksellä operointi on minulle luontevaa varmaankin samalla tavalla kuin se on lukemattomille muille tietyllä tavalla koulutetuille ihmisille. Olen kylläkin paljon pohtinut onko yksipuolinen sanoihin turvautuminen vain koulu- ja opiskeluaikana omaksuttu huono tapa, joka saattaa jopa estää syvällistä ymmärtämistä.

Usein hyvistä esimerkkeinä esiintymisestä mainitaan TED-konferenssin videotaltioinnit. Tuttua tavaraa, olen suorastaan TED-videoaddikti! Mielestäni eräs tehokas ja mieleenpainuva esitys on aivotutkija Jill Bolte-Taylorin puheenvuoro, jossa hän kuvaa kokemusta omasta aivoinfarktistaan. Videota on näkynyt upotettuna blogeihin jo niin paljon, että se tuntuu kliseeltä. Ehkä se ei kuitenkaan sitä ole vielä näissä kotimaan ympyröissä, joten otanpa riskin: Linkki videoon. Reetta Koski muuten muisteli, että havaintoaineistona käytetyt aivot eivät olisi oikeat ihmisaivot, vaikka sellaisen käsityksen videosta saattaa saada. Bolte-Taylor käyttää tehokkaasti elekieltä hyväkseen. Huomaa myös Bolte-Taylorin vaatimaton esitysgrafiikka, joka kuitenkin sopii kokonaisuuteen.

On paljon suhteellisen yksinkertaisia keinoja, joilla omaa esitysaineistoaan voi selkiyttää ja parantaa - näitä olen koonnut mm. uuteen kirjaani. Hyvä esitys on kuitenkin kokonaisuus, jossa käytetty havaintomateriaali ja esitystapa sopivat yhteen esiintyjän oman persoonan kanssa. Hyvän esityksen pitää ihminen joka tietää kuka hän on ja mikä on hänelle tärkeää. Ellei näitä juttuja ole selvittänyt, ei paljon auta viimeisen päälle viilattu esitystekniikka tai oman itsensä ja esitysaineiston stailaaminen.

Mitä uutta tuo Microsoft Office PowerPoint 2010

Olen kirjoittanut kirjassani Vaikuta visuaalisesti! Laadi selkeä esitys diaesityksen jakamisesta mielekkäisiin osiin. Mitä pidemmästä esityksestä on kyse, sitä enemmän hyviä syitä on hahmottaa se pienempinä osina sen sijaan, että tekee pläjäyksen, jossa kaikki on sekaisin kuin vaalirahakytkennät. Siksi ilahduttaa, että PowerPoint 2010 tarjoaa nyt työkalun tähän tarkoitukseen. Osia (sections) voidaan nimetä ja niitä voidaan tarkastella joko pelkkien otsikoiden tasolla tai avaamalla osa kerrallaan. Esityksen tekijää osajako voi auttaa hahmottamaan oma aineistonsa johdonmukaisesti etenevänä kokonaisuutena (kirjoitan "voi auttaa", koska eihän mikään työkalu tee sellaista, mihin ihmisellä ei ole itsellään kiinnostusta). Esityksen aikana pääsee siirtymään suoraan haluamaansa osaan eli tässä toiminto muistuttaa mukautettuja diaesityksiä - tiedättehän toiminnon, jolla diaesityksen sisälle voitiin luoda useita lyhyempiä diaesityksiä. PowerPointissa on ollut ihan alusta alkaen ns. jäsennysnäkymä, jossa esitystä on voinut katsella otsikoiden muodostamana tekstirunkona. Se ei kuitenkaan ole sama asia kuin osat eikä toimi yhtä hyvin esityksissä, jotka koostuvat etupäässä kuvallisesta aineistosta.

Videon käyttö esityksissä on jo tavallinen käytäntö ja tähän puoleen on satsattu versiossa 2010. Videoleikkeen saa istumaan esitykseen luontevasti siten, että se todella näyttää diaesityksen osalta eikä ysärityyliseltä upotetulta objektilta. Tässä PowerPointin videota esittelevä You Tube -leike.

Myös paikan päällä tapahtuva videon muokkaus onnistuu. Trim-työkalulla voidaan rajata leikkeestä näytettäväksi vain se mikä esitystilanteessa tarvitaan. Lisäksi videoleikkeeseen saadaan alku- ja loppuhäivitykset ja videosta voidaan valita tietty kohta aloituskuvaksi. Nämä ovat toki aikaisemminkin olleet mahdollisia PowerPointilla näytettävissä videoleikkeissä, mutta vain jos on jaksanut tehdä editointityöt jollakin erillisellä ohjelmalla.

PowerPoint 2010 -esityksen voi myös muuntaa videoksi. Tätä testasin diaesityksellä, johon oli määritelty melko monimutkainen animaatio ja taustaselostus. Kun aikani värkkäsin asetusten kanssa, sain diaesityksen toistumaan kuten halusin, oletusasetuksin animaatiot olisivat jääneet liian nopeiksi.

Jonkin aikaa sitten vinkkasin Posterous-sivullani Broadcast Slide Show -toiminnosta. Se on yhteydessä Windows Live -palveluun, jonka tunnuksella voi julkaista diaesityksensä PowerPoint Live -esityksenä. Esityksen tekijä lähettää kutsun niille, joiden haluaa näkevän esityksensä. Kutsussa on linkki, jota napsauttamalla esityksen voi katsella. Yrityskäyttöön on luvattu vastaavanlainen sisäisessä verkossa suljettuna toimiva palvelu.

Edellä mainittujen lisäksi PowerPoint 2010 -käyttäjän työtä tulevat helpottamaan kaikki Office-ohjelmille yhteiset uudet toiminnot. Joitakin näistä olen esitellyt postauksissa: Mitä uutta tuo Microsoft Office 2010 ja Office 2010 auttaa hajamielistä.

Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelmaa esittelee artikkeli: Mitä uutta tuo Microsoft Office Word 2010.

5 kysymystä, jotka voisi kysyä yrityksiltä myös Keski-Suomesssa

Lapin Kansan blogissa Eero Leppänen (@Rautasilta) esittää 5 kysymystä sosiaalisen median markkinoinnin etenemisestä Lapissa. Näitä kysymyksiä ei tarvitsisi paljonkaan muokata, jotta ne voisi esittää yrityksille täällä Keski-Suomessa. Esimerkiksi 29.10 järjestetään Saarijärvellä Matkailu- ja elämyspalveluiden hankeklinikka, ihan noin vain pieneksi vinkiksi....

Leppäsen artikkeliin minä on osaa lisätä mitään, käykää lukemassa alkuperäinen. Siinä on kaikki olennainen.

Sosiaalisen median käyttö kuin ammuskelua villissä lännessä?

Metka juttu. Ilman Twitteriä en tietäisi mitä maakuntalehteni Keskisuomalaisen nettisivuilla kirjoitetaan sosiaalisesta mediasta. Tällä viikolla Twitter johdatteli minut artikkeliin, joka käsitteli Facebookin yrityskäyttöä: Moni työnantaja haluaa suitsia Facebookia. Tästä sitten näkyi kommentteja, esim. "pelkoa ilmassa" yms.

Sosiaalinen media on kiinnostava ilmiö, mutta yhtä kaikki pidän tärkeänä kriittisyyttä, vaikka meillä Suomessahan ei voi yhdestä asiasta olla kuin kaksi mielipidettä kerralla: 100 % puolesta tai 100 % vastaan. Joskus tuntuu siltä, että sosiaalinen media on nyt samanlainen hurmosliike kuin e-oppiminen oli vuosituhanten vaiheessa. Siis muistattehan sen ajan kun kaikki hymistellen ja nyökytellen kuuntelivat konstruktivisteiksi julistautuneita konsultteja esittelemässä behavioristisia oppimisympäristöjä. Jään odottamaan kuuman kiven putoamista päähäni.

Mutta maa kutsuu somehörhöjä! Täydellisessä maailmassahan olisi niin, että jokaisella olisi ensinnäkin työtä ja että siinä työssä jokainen voisi kehittää itseään oman alansa ja siinä oman pienen nicheviipaleensa asiantuntijaksi. Asiantuntijuuteen liittyy palava halua oppia koko ajan lisää ja tällaiselle ihmiselle erilaisten nettifoorumeiden hyödyntäminen on elinehto. Osaamisensa kehittämiseen sitoutunut asiantuntijatyöntekijä varmasti osaa ylläpitää tasapainon tuottavan työn ja verkkohauskan välillä, joillekin onnellisille työ on lähes huvia. Valitettavasti maailma ei ole täydellinen. Lukemattomilla työpaikoilla on niitä, jotka ovat töissä vain ja ainoastaan voidakseen "elää" vapaa-aikanaan, kesälomilla ja sitten joskus eläkkeellä, mikä on kieltämättä surullista. Sitä en nyt ryhdy pohtimaan paljonko tästä menee ihmisten ominaisuuksien tiliin ja paljostako on kiittäminen johtamiskulttuuria. Totuus löytynee jostakin noiden kahden väliltä.

Jos esimerkiksi Keski-Suomen sairaanhoitopiirissä Facebookin käyttö on jouduttu kieltämään työntekijän kirjoitettua sinne vitsejä potilaista, sanoisin, että oikein toimittu. Johto ei välttämättä pelkää tai ole vanhanaikainen. Organisaation johdon kuuluu ajatella kokonaisuuksia ja sairaalaympäristössä tuohon kokonaisuuteen kuuluvat potilaat, joiden asioiden salassapitoa koskee lainsäädäntö. Tässä tapauksessa työntekijä osoitti toiminnallaan olevansa kypsymätön työkulttuuriin, johon sisältyy pääsy avoimeen sosiaaliseen mediaan – ikävää, että tästä myös fiksummat kärsivät.

Monesta yrityksestä varmasti löytyy teknofriikkejä, jotka saavat konsulttien myötävaikutuksella älytettyä pomot uskomaan, että hus Facebookiin tai Twitteriin, koska sillä tavoin firma näyttää edistykselliseltä. Mahdollisimman huono syy tehdä yhtään mitään, muuten. Teknofriikki ei välttämättä ajattele vimpaimia pidemmälle, pomo ei ymmärrä vimpaimista mitään eikä välineen käytön laajemmista yhteyksistä senkään vertaa kuin teknofriikki. Vielä on paljon ihmisiä, jotka pitävät esimerkiksi pikaviestin lähettämistä työkaverille töykeänä tai lukevat sähköpostinsa parin päivän välein. Heillä on ihan oikeita työtehtäviä tuolla yrityksissä ja heidänlaisiaan tulee riittämään niin kauan kuin riittää samoin ajattelevia esimiehiä. Näistä lähtökohdistako sitten Facebookiin työaikana? Minua puistattaa!

Sosiaalisen median pohjalta kehitetyt työvälineet ja käytännöt tulevat työpaikkojen arkeen jossakin muodossa jollakin aikataululla. Mutta sosiaalisen median työkäyttö puhumattakaan pääsystä avoimille alustoille työaikana vaatii koulutusta eikä sellaiseksi riitä tietoturvaluento tai "täppä sinne täppä tänne" -periaatteella toteutettu softakoulutus, jonka antaa Facebookissa ikänsä notkunut teejiin poika TET-harjoittelujaksollaan. Kyse on nähdäkseni niin merkittävästä työn tekemistä koskevien ajattelutapojen muutoksesta, että melkein jo tekisi mieli puhua uudesta paradigmasta – kuulostaa tosin mahtipontiselta.

*****
Twitterin kautta löytyi myös mielenkiintoinen keskustelu. Aiheena oli tapa, jolla äskettäin Tampereella pidetyn MindTrek-konferenssin kuluessa Twitterissä keskusteltiin Pekka Himasen esityksestä.

Minulle on kouluttajana itsestään selvää, että palautetta pitää ottaa vastaan ja jopa pyytää. Ja on valmistauduttava esitys/koulutustilanteisiin, mikäli haluaa saada hyvän palautteen. Näkemäni videokoosteen perusteella arvioisin, että Himaselta oli valmistautuminen jäänyt köykäiseksi. Esiintyjä on paikalle saapuneille kuulijoille velkaa sen, että valmistautuu (ks. esim. artikkeli How do you EARN attention when presenting?). Mutta entä periaatteessa: Poikkeaako reaaliaikaisesti annettu palaute jotenkin siitä, minkä saa jälkikäteen? Minusta se poikkeaa yhdessä olennaisessa asiassa: jälkikäteen annettu palaute on arvio kokonaisuudesta. Esityksen aikana annettavasta palautteesta tekee mieli kysyä, että tietääkö arvioija välttämättä mitä arvioidessaan arvioi?

Sekä tapaus Keski-Suomen sairaanhoitopiiri että tapaus Himanen selvästi vahvistavat sen, että koulutusta ja keskustelua hyvistä käytännöistä tarvitaan lisää. Syvällistä koulutusta yrityksissä tarvitsevat sekä esimiehet että alaiset. Esimerkiksi tweettailu isojen tilaisuuksien aikana on jo arkipäivää maailmalla ja käytäntö varmasti leviää. Kuvitelkaapa kun nämä sähköpostejaan kahdesti viikossa lukevat päästetään kommentoimaan reaaliaikaisesti konsernijohtajan puhetta sillä periaatteella kun heidät laitetaan muitakin uusia välineitä käyttämään: Rasti tuohon, kirjaudut sisään ja eikun tekstiä ruudulle!

Luettua: The Back of the Napkin

Dan Roamin teos The Back of the Napkin on ilmestynyt jo vuonna 2008, mutta kirjan arvoa ei yhden vuodenkierron kuluminen ole lainkaan vähentänyt. Jos yritän mahdollisimman lyhyesti kuvata kirjan sisältöä ja ydinviestiä, se lienee tämä: Jos osaat piirtää laatikon, nuolen ja tikku-ukon, pystyt myös esittämään tietoa visuaalisesti.

Kirja tekee tyhjäksi napinan, jota väistämättä kuulen siinä vaiheessa kun sanon, että useimpien diaesitysten teksti pitäisi karsia vähintään kolmannekseen siitä mitä niissä totunnaistapojen mukaan on: "Visuaalinen esitystapa on mainostoimistojen heiniä"; "Me ollaan ihan tavallinen insinööritoimisto, ei meillä ole graafisia suunnittelijoita töissä" jne. jne. jne. Esitysgrafiikka, jota katsoessa pysyy hereillä ja josta muistaa jotakin vielä esitystilanteen jälkeenkin, ei edellytä erinomaista piirtämistaitoa tai kokemusta ammattimaisesta graafisesta suunnittelusta vaan ensisijaisesti ajattelemista. Itse asiassa minulle on tehty mainostoimistossa diaesitystemplate, jota en ole käyttänyt kertaakaan. Template oli "ihan kiva", mutta siihen oli mm. ängetty logo jokaiseen diaan ja se perustui muutenkin PowerPoint 2003 -version oletuksiin, joista minulla ei ole muuta hyvää sanottavaa kuin että onneksi sain käyttööni version 2007.

On syytä mainita, että Dan Roam voitti vuotuisen Slideshare-palvelussa järjestettävän kilpailun, jonka tarkoituksena on hakea maailman parhaita diaesityksiä. Upotan diaesityksen tähän, jotta epäuskoiset näkisivät miten tässä jutussa ei ole piirtämistaidoista ensinkään kyse:

Healthcare Napkins All

View more documents from Dan Roam.

Dan Roamin The Back of the Napkin ei ole pelkästään satunnaista tikkuhahmojen piirtelyä vaan kyseessä on loogisesti etenevä ja tehokas menetelmä, joka auttaa hahmottamaan käsitteitä ja ilmiöitä. Menetelmä perustuu tapaamme tehdä havaintoja ympäristöstä seuraavasti:

• Näemme olioita ja objekteja, jolloin voimme kysyä kuka ja mikä.
  
• Näemme määriä, jolloin voimme pohtia kuinka monta tai paljonko.
  
• Olio tai objekti on aina jossakin suhteessa tilaan, voimme siis kysyä missä.
  
• Asiat tapahtuvat ajassa, joten kysymme milloin.
  
• Näemme myös syitä ja seurauksia, joten saamme selville millä tavoin.
• Kun tarkastelemme kaikkea edellä mainittua, löydämme vastauksen kysymykseen miksi.
  

Jokaista kuutta havainnoimisen tapaa kohti on vastaava kuvallisen esittämisen tapa, joita voidaan lisäksi tarkentaa vastakohtaparein yksinkertainen vs. monimutkainen, laadullinen vs. määrällinen, tilannekuva vs. prosessi, yksi vs. vertailu, muutos vs. staattinen. Lopulta kaikesta tästä rakentuu työkalu nimeltä Visual Thinking Codex.

Menetelmässä on keskeistä se, että piirretään paljon käsin. Piirroksia voi itse kukin käyttää parhaiten katsomallaan tavalla: Yksi haluaa piirtää lennossa fläppitaululle, toinen skannaa mieluummin aikaansaannoksensa esitysgrafiikkaohjelmaan. Käsin piirtämisen tehokkuutta Roam perustelee sillä, että ihmisistä on 1) hauskaa katsella toisten ihmisten piirroksia – joiden ei siis tarvitse olla "hienoja", 2) käsin piirtäminen on nopeaa ja 3) tietokoneella on liian helppo piirtää vääränlaisia kuvia. Etenkin kohta kolme laittaa ajattelemaan. Ettei vain olisi niin, että valmis kaavio tai template muokkaa esittämisen ja sanomisen tapaamme sen sijaan, että esittäisimme ja sanoisimme sen mitä haluamme.

*****
PS Blogin entistäkin minimalistisempaa ulkoasua ihmetteleville tiedoksi, että meneillään  on "syyssiivous" ja katsoin parhaaksi aloittaa ihan alusta puhtaasta templatesta.Yritän saada valmista aikaan mahdollisimman pian (jos nämä tällaiset nyt koskaan valmiiksi tulevat).

Onko asennoituminen sosiaaliseen mediaan sittenkin ikäkysymys

Luin vähän kateellisena Ylen nettisivulta juttua miten Kemissä kehitetään "yritysten Facebookia". Mahtava idea! Tämän hankkeen etenemistä tulen seuraamaan. Olisipa jotakin samansuuntaista täällä Keski-Suomessakin. Jos jotakin on, ainakaan siitä ei ole kovin tehokkaasti tiedotettu.

Nyt joku voisi sanoa, että sosiaalisessa mediassa verkostoitumisesta kiinnostuneet painukoot Facebookiin tai Twitteriin, mutta mielestäni tietyllä alueella toimiville yrittäjille kohdennetulla omalla verkkopalvelulla voisi olla etunsa. Arvelisin sen ensinnäkin pienentävän nettielämää oudoksuvien kynnystä tulla mukaan ja toiseksikin se kokoaisi tietyn alueen osaamista ja tietotaitoa kätevästi yhteen paikkaan. Ja mikäänhän ei estäisi ottamasta kavereiksi ihmisiä muista alueellisista "yrittäjäfacebookeista". Kuka tietää vaikka tällainen verkottuminen pitkien välimatkojen maassa tuottaisi kaikenlaisia uusia mahdollisuuksia ja työtilaisuuksia. Emmehän me kaikki voi ängetä itseämme pääkaupunkiseudulle.

Mahdollisuuksia verkostoitumiseen on tietenkin ihan kiitettävästi täällä kotikaupungissani, mutta kovin vaikuttaa Wanhan Maailman meiningiltä. Ihan oikeasti: Kuka jaksaa laukata tuolla kylällä kaikenmaailman kissanristiäisissä. Ja miksi ihmeessä pitäisi yleensäkin talven räntäkeleillä körötellä autossa 45 km päästäkseen samaan neukkariin kun yhteiseen projektiin liittyviä asioita voisi hoitaa netissä, nykyisin sujuvasti jopa reaaliaikaisesti. Eräs tyypillinen väittämä sosiaalista mediaa vastaan on sen ihmissuhteita köyhdyttävä vaikutus. Satakunnan Kansan artikkelissa 12 senttilitraa Facebookia sanotaan tästä asiasta hyvin:

"Usein kuulee senkin, että 'ei minulla ole aikaa semmoiseen'. Ihan totta: moni meistä on niin kiireinen, että sosiaaliset suhteet ja vuorovaikutus sekä uuden oppiminen huvin vuoksi ja muu puhdas viihde jäävät kokonaan. En tosin aivan ymmärrä, miksi ehtimislistalta tippuvat ensimmäisenä välineet siihen, että olemisen hauskat hetket olisivat vähän kätevämmin käden ulottuvilla?"

Ihan samalla tavalla minä ihmettelen miksi niin kauheasti vastustetaan sitä, että elintärkeä verkostoituminen olisi kiireisille ihmisille vähän helpompaa ja täällä maalla talvikeleillä myös turvallisempaa.

Vastustus pistää miettimään, josko sosiaalinen media on sittenkin paljon enemmän ikä- tai sukupolvikysymys kuin aikaisemmin olen halunnut myöntää. Käsitykseni ovat muuttuneet yksinkertaisesti kokemusten myötä. Olen käynyt ikätovereideni (sanotaan näin nätisti: 35+) kanssa joitakin keskusteluja, joiden aikana en ole ollut uskoa korviani. Muutama vuosi sitten istuin vaikuttavan opettaja/kouluttajapersoonan Anita Malisen luennoilla, joiden antia on muistiinpano:

"Aikuinen oppija on suojavyöllä varustettu elämänkokemuksen ja ennakkoasenteiden kokonaisuus."

Anita puhui paljon mm. "säröstä", jonka (oppimis)kokemus aiheuttaa henkilökohtaisen tietämisen kokonaisuuteen. Särö voi olla mahdollisuus uuteen, mutta se voidaan myös kiirehtiä tilkitsemään pois turvallista elämänrytmiä häiritsemästä, jolloin tietysti mahdollisuudet kasvuun menetetään siltä erin.

Sosiaalinen media on selvästikin monelle aikuiselle särö turvallisessa arjessa. Ja tämä havainto puolestaan on särö minulle – joudunhan tässä nyt tarkistamaan uskomuksiani. Olen halunnut kyseenalaistaa ikään perustuvaa ryhmittelyä ja tyypittelyä, koska se estää näkemästä yksilöä ikävuosien läpi. Kieltämättä innostus voi tehdä minusta omalla tavallani sokean, mutta näen näiden asioiden olevan työpaikkojen arkea ihan lähitulevaisuudessa ja siksi katson että minun kuuluukin ihmetellä ja tutkia tätä ilmiötä. On vaikea käsittää, miksi kiinnostukseni herättää ärtymystä jopa sellaisten keskuudessa, joiden luulisi ammattinsakin vuoksi jo havahtuneen. Selvästi keikutan venettä, joka on kulkenut mukavasti, mitä nyt vauhti on hidastumistaan hidastunut.

Ovatkohan nuo kemiläiset keskimääräistä nuorekkaampia/nuorempia vai ajaako heidät nettiin yksinkertaisesti pakko?

Lainaan tähän loppuun katkelmaa Ville Venäläisen blogiartikkelista Herääminen kuilun toiselta puolelta, jossa hän ihmettelee näitä kohtaamisvaikeuksia:

"Keskustelussa minulle valkeni vähän kerrassaan se miten elän kuitenkin aivan toisessa maailmassa kuin muut paikalla olleet... Minä olin erilainen ja toiset olivat ehkä keskenään enemmän samanlaisia. Samanlaista on helpompi ymmärtää. Mikä osa minulle jää?"

Juuri tältä minustakin on tuntunut kuluneena syksynä monta kertaa.

Sosiaalisesta mediasta ja iästä on nyt aivan hiljattain kirjoitettu parikin hyvää artikkelia: Verkostoriskien sukupolvi sekä Eikö sosiaalinen media kolahda. Näistä jälkimmäisessä on onnellinen loppu: Vastustus loppuu kun oikea näkökulma ja motivaatio löytyvät.

Hakujen tekeminen Twitter-virrasta

Twitterin hyötykäyttöä edistää kun onnistuu kehittämään itselleen käyttöstrategian, josta myös pitää kiinni. Sama pätee tietysti mihin tahansa sosiaalisen median työvälineeseen. Twitter-käyttäjälle näkisin tärkeänä kehittää jonkinlainen systeemi tweetvirtojen hallintaan – miten esimerkiksi taltioida hyödylliset linkit siten, että ne löytää myöhemmin.

Toinen tärkeä Twitter-hyötykäyttötaito on hakujen tekeminen. Tiedon seulonnassa pääsee mainiosti alkuun Twitterin omalla reaaliaikaisella haulla, vaikka esimerkiksi Googlea on mahdollista käyttää Twitter-hakuihin, ks. esimerkiksi Justin Parksin artikkeli Using Google Search to find interesting Twitter users

Tässä kuitenkin ohjeita perushakuja varten. Voit avata erillisen hakusivun, joskin seuraavassa esiteltävät hakulausekkeet voi kirjoittaa suoraan Twitter-tunnukseen liittyvän perussivun Search-kenttään. Arvelen kuitenkin, että vasta-alkajalle hakusivusta ja erityisesti sen kautta avattavasta lomakkeesta on apua.

• Tietyn henkilön lähettämät viestit saat näkyviin kirjoittamalla hakukenttään from:+tunnus ilman @-merkkiä, esimerkiksi from:olammi näyttää jälkeni Twitterissä.

• Tietyn henkilön lähettämät linkkejä sisältävät viestit saa näkyviin kirjoittamalla from:+tunnus ilman @-merkkiä + filter:links, esimerkiksi kirjoittamalla from:olammi filter:links pääsee tarkistamaan olenko laittanut viime aikoina eteenpäin mitään muuta kuin kehnoja vitsejä.

• Ajatustenvaihdon seuraaminen Twitterissä on hankalaa etenkin jos seurattavia on paljon. Kahden henkilön välillä @-viesteinä toteutetun keskustelun näkee kirjoittamalla etsintälomakkeelle from:tunnus to:tunnus.

• Kun haluat tietää käyttäjän lähettämät viestit jostakin nimenomaisesta aiheesta, voit kokeilla etsintää hashtagien avulla. Kirjoita hasthag +from:tunnus, esimerkiksi #PPT from:tonyramos näyttää joukon em. henkilön lähettämiä viestejä, joiden sisältönä on PowerPoint. Hashtagin käyttö ei ole välttämätöntä vaan voit kirjoittaa myös pelkän hakusanan ilman risuaitamerkkiä.

Kaikkea edellä esitettyä voi yhdistellä melko vapaasti. Esimerkiksi #PPT filter:links palauttaa tweetit, joissa on käytetty hashtagia #PPT ja jotka sisältävät linkkejä.

Advanced Search -kohdasta aukea lomake, jonka avulla on helppo toteuttaa useita yhtäaikaisia kriteerejä sisältäviä hakuja. Jos olet käyttänyt esimerkiksi Googlen edistyneiden hakujen lomaketta, osaat käyttää tätäkin. Hakulomakkeen avulla käy kätevästi mm. aikavälin määrittely tai voit etsiä tweettejä, jotka on lähetetty ennen tai jälkeen halutun ajankohdan. Lomaketta käyttäessään oppii myös useimmin käyttämiensä hakulausekkeiden syntaksin. Lisäksi kannattaa vilkaista hakuoperaattoreiden luetteloa.

Selainlaajennuksilla ja apuohjelmilla on omia hakutoimintojaan, joiden ohjeita pitää katsella kyseisen lisähärpäkkeen omalta kotisivulta. Esimerkiksi iGoogleen asennettavassa TwitterGadgetissa haun voi toteuttaa kirjoittamalla hakusanan viestikenttään ja painamalla Ctrl+q (q=query). Tämän jälkeen näytetään kaikki tweetit, joissa kyseinen hakusana esiintyy. Jos hakukriteerisi sisältää useita sanoja, kirjoita sanat lainausmerkkien sisälle, esimerkiksi "google apps". Hakusanana voit käyttää myös hashtagia tai käyttäjätunnusta. Ole huolellinen TwitterGadgetin kanssa, jotta et vahingossa paina Enteriä hakukriteerin kirjoittamisen jälkeen (tapahtuu muuten todella helposti). Tämän toistuessa tarpeeksi usein seuraajasi saattavat kummastella aivoituksiasi. TwitterGadgetin asetuksista voikin muuttaa Enter-näppäimen toimintatapaa siten, että viestien lähettäminen vaatii sinisen Submit-kuvakkeen napsautuksen hiirellä. TwitterGadgetilla tehdyt haut voi tallentaa myöhempää käyttöä varten pienellä vihreällä kuvakkeella, joka ilmestyy näkyviin haun toteuttamisen jälkeen.

Vielä vinkki Twitterin narsistiosastolta: Olet varmaankin huomannut, että tweettejä voi merkitä suosikeiksi (favorites) – Twitter-perussivulla ja useimmissa apuohjelmissa/laajenteissa näiden symbolina on tähti. Jos haluat tietää monenko henkilön suosikkeihin sinun lähettämäsi tweet on päätynyt, kirjoita Googlen hakukenttään
site:twitter.com/*/favorites @[tunnuksesi].

Office 2010 auttaa hajamielistä

Jostakin kummasta syystä toisinaan ohjelmaa suljettaessa tulee vastattua kieltävästi "Haluatko tallentaa..." -kysymykseen vaikka asiakirjaan olisi juuri vaivaa nähden tuhertanut joukon muutoksia, jotka nimenomaan olisi pitänyt tallentaa. Hajamielisille Office-käyttäjille on kuitenkin tiedossa helpotusta elämään, sillä Microsoft Office 2010 -ohjelmat (ainakin Word, Excel ja PowerPoint) pystyvät palauttamaan avoinna olleen asiakirjan tallentamattoman sisällön.
Toiminto perustuu Officen automaattitallennukseen, joka on ollut käytössä jo monessa aikaisemmassa versiossa, mutta näkynyt käyttäjälle päin vain pikaisena tallennusilmoituksena ohjelmaikkunan alareunassa. Office 2010 -ohjelmissa automaattitallennus antaa itsestään jo näkyvämpiä merkkejä. Toiminnon ollessa käytössä asiakirjan eri versiot luetellaan Office 2010 -ohjelmien Backstage-näkymässä ja jos viimeksi tehdyt muutokset alkavat kaduttaa, jokin varmuuskopioversioista voidaan valita listasta palautettavaksi.

Versioiden lista tyhjennetään asiakirja suljettaessa, mutta ohjelmien asetuksista voidaan valita (voimassa oletuksena), että viimeisin tallentamaton versio jätetään levylle. Asiakirjan nimi näkyy Backstage-näkymän äskettäin käsiteltyjen tiedostojen luettelossa (Recent), josta se voidaan valita avattavaksi kuten mikä tahansa tallennettu asiakirja. Käyttäjälle tarjotaan mahdollisuutta verrata toisiinsa viimeksi tallentamaansa sekä ohjelman tekemää automaattitallennusversiota ja hän voi halutessaan korvata itse tallentamansa version automaattitallennuksen versiolla.

Automaattitallennuksen tekemää varmuuskopiota säilytetään 4 päivää tai siihen saakka kunnes käyttäjä avaa kyseisen asiakirjan seuraavan kerran.
Toki on muistettava, että jos automaattitallennuksen väli on 10 minuuttia (oletus), vikkeläsorminen kirjoittaja ehtii kirjoittamaan aika paljon yhdeksän minuutin ja viidenkymmenenyhdeksän sekunnin aikana. Entä voisiko tämä ominaisuus olla vähintäänkin potentiaalinen nolon tilanteen aiheuttaja ellei peräti tietoturvariski? Joka tapauksessa tarpeellinen suoja inhimillisten erehdysten ja hajamielisyyden varalle.