Mitä uutta tuo Microsoft Office 2010?

Tässä postauksessa esittelen Microsoftin uuden toimistopaketin ohjelmista joitakin ominaisuuksia, jotka ovat yhteisiä kaikille osaohjelmille. Sen verran voisi kuitenkin kertoa jo tässä yksittäisistä ohjelmista, että ensivilkaisulla uusi Word, Excel ja PowerPoint eivät paljonkaan poikkea edeltäjistään, eivät esimerkiksi lainkaan siinä määrin kuin Outlook 2010 poikkeaa versiosta 2007. Korostan kuitenkin tuota "ensivilkaisulla", sillä pintaa raaputtamalla löytyy monenlaista mukavaa ja työtä tehostavaa.

Version 2007 valintanauharatkaisu on entisellään, joskin kolmiulotteisuus on saanut vaihtua ainakin minun silmääni tyylikkäämmän ulkoasun tieltä. Valintanauhaa pystyy muuten nyt muokkaamaan ilman XML-koodin kanssa ähertämistä!

Office-painike on tutulla paikallaan, mutta pyöreän painikkeen tilalla on valintanauhan välilehden kielekettä muistuttava osa. Painike ei avaa enää erillistä Office-valikkoa vaan ns. Backstage-näkymän. Sen perusidea Microsoft Office 2010 Engineering -blogissa olevan artikkelin mukaan on ohjelmien toimintojen jakautuminen kahteen toiminnallisesti erilaiseen ryhmään. Näistä toiseen (IN features) kuuluvat sellaiset toiminnot, joita käytetään dokumentin sisältöä tuotettaessa ja muokattaessa. Toinen ryhmä (OUT features) liittyy dokumentin käsittelyyn kokonaisena tiedostona eikä toimintojen vaikutus näy millään tavalla sisällössä tai sen ulkoasussa. Tämä toimintoryhmä on sijoitettu Backstageksi kutsuttuun käyttöliittymän osaan, joka aukeaa asiakirjan päälle omaksi "kerroksekseen". Kaikki tiedostotasolla asiakirjaan kohdistuvat toiminnot toteutetaan Backstagella eikä erillisiä valintaikkunoita avata. Tulosta-valintaikkuna nähtiin siis viimeisen kerran versiossa 2007. Alkuhämmennyksen jälkeen Backstage vaikuttaa päivä päivältä selkeämmältä ja toimivammalta ratkaisulta (napsauta alla olevaa kuvaa niin näet näkymän kunnolla).

Kopioitua tai leikattua aluetta liitettäessä tiedon muoto on voitu valita jo suhteellisen kauan. Versiossa 2010 on lisäksi mahdollista esikatsella liittämisvalinnan lopputulos. Esimerkiksi Excelin mainion Sparkline-toiminnon avulla piirretyt minikaaviot saadaan näkymään Word-asiakirjassa valitsemalla liittämismuodoksi kuva:

Kiintoisa ominaisuus on mahdollisuus liittää asiakirjoja toisiinsa ns. Related Documents -toiminnon välityksellä. Jos esimerkiksi kirjoittamaani asiakirjaan liittyy muita dokumentteja, taulukoita tai diaesityksiä, voin määritellä nämä yhteenkuuluvaksi kokonaisuudeksi. Toiminto lupaa paljon, tosin vasta käytäntö osoittanee helpottaako tämä oikeasti tiettyyn projektiin kuuluvien dokumenttien hallintaa.

Tietoturvaan satsataan koko ajan ja verkkokäyttö on vahvasti esillä. Uutta on Protected View -näkymä, johon nettisivulta tai muusta vaarallisesta (?) kohteesta kuten sähköpostin liitteestä suoraan avattu dokumentti avataan. Näkymän paloautonpunainen palkki ei taatusti jää huomaamatta. Toiminnosta tarkemmin kertovassa artikkelissa Protected View in Office 2010 käy ilmi, että verkkolähteestä avattu asiakirja jätetään muusta ohjelmasta eristetyksi prosessiksi ja vasta käyttäjän luvalla sisältö avataan ohjelman normaaliin perustilaan. Toiminto on hyvä oivallus, sillä kaikenlaiset varoitusikkunathan eivät välttämättä anna käyttäjälle riittävästi tietoa avattavana olevan dokumentin sisällöstä. Kun tiedoston sisältöä voidaan katsella, on helpompi arvioida miten sitä pitää käsitellä.

Kaikkiaan uusi Microsoft Office 2010 ei ole ainakaan ulkoisesti samassa mitassa mullistava muutos kuin oli siirtyminen versiosta 2003 versioon 2007. Jos on opiskellut jo version 2007 käyttöliittymän, osaa suunnistaa myös versiossa 2010. Sen sijaan versiosta 2003 siirtyvät ovat jo niin suuren toimintatapamuutoksen edessä, että jonkinlainen siirtymäkoulutus auttaa välttämään päivittäisten työtehtävien takkuamisen.