Jotta kiesi ei karkaisi käsistä

Tänään ajankohtainen PowerPoint-vinkki! Sen avulla voit varmistaa positiivisen julkisuuskuvan säilymisen vaikka diaesitystä valmisteltaessa olisi tullut kirjoiteltua kaikenlaista esitysgrafiikkaohjelman muistiinpanosivuille.

Kuluneella viikollahan on saatu seurata julkisuuteen karanneen sammakon aiheuttamaa pöhinää. En olisi niinkään vakuuttunut siitä, että jupakassa oli kyse ihan pelkästä vahingosta. Ehkä tarkoitus oli vain maustaa juttua ajan hengen mukaisella leikkimielisellä machoilulla, mutta mopo karkasi. Nämä Esko-sedät ja kumppanit eivät lopultakaan ole tainneet sisäistää, että maailmassa vaikutetaan tänä päivänä muualtakin kuin neuvotteluhuoneista käsin.

Nolot tilanteet kuuluvat elämään, mutta koska ne voivat olla tuhoisia mm. työurille ja yritysten osakkeiden arvolle, niitä ei pitäisi ainakaan välinpitämättömyyttään päästää tapahtumaan. On selvää, että jos leuka käy toimittajan läsnäollessa, vahinkojen siivoaminen on vaikeaa. Myös harkitsemattomat tekstiviestit ja sähköpostit saavat pahaa jälkeä aikaan. Mutta eipä uskoisi millaisia juorukelloja viattomalta tuntuvat toimisto-ohjelmatkin voivat olla! Kerrotaan paristakin tapauksesta, jossa Microsoft Office Word 2003 -ohjelmassa käytössä olleen pikatallennustoiminnon vuoksi asiakkaalle olisi päätynyt ”ylimääräistä” tietoa. Toinen mahdollinen riski on esitysgrafiikkaohjelmien muistiinpanonäkymä. Siihen kirjoitettu on kenen tahansa luettavissa, joka saa tiedoston alkuperäisessä muodossa käsiinsä.

Ken tietää vaikka seuraava korkean tason erouutinen olisi PowerPointin syy! Muistiinpanosivujen käyttäjän pitääkin tuntea vastuunsa ja ottaa tavakseen tarkistaa muistiinpanojen sisältö ennen diaesityksen lähettämistä laajempaan jakeluun. Ellei vastaanottaja tarvitse muistiinpanoja, ne yksinkertaisesti poistetaan. Eräs keino hävittää muistiinpanosivujen sisältö on tallentaa diaesitys PDF-tiedostoksi. Oletusasetuksin julkaistaan pelkät diat ja muistiinpanojen tallennus vaatii sen verran asetusten tietoista muuttamista, että vahingossa sitä ei pääse tekemään. Sen sijaan PowerPoint-diaesitys -muotoon (PowerPoint Show, .ppsx) tallennetusta, kaksoisnapsautuksella suoraan diaesitykseksi aukeavasta tiedostosta muistiinpanot löytyvät.

Microsoft Office 2007 -version käyttäjä voi hyödyntää myös asiakirjan tarkistustoimintoa, joka käynnistetään Office-valikon komennolla Valmistele/Tarkasta asiakirja (Prepare/Inspect Document). Asiakirjan tarkistaminen -valintaikkunassa on erikseen kohta muistiinpanojen poistamista varten. Ei tarvitse sitten selitellä kun poikien kanssa saunaillassa tehdyt diaesitykset löytyvät kierrokseltaan!