Mitä uutta tuo Microsoft Office Word 2010

Wordiin, kuten myös Exceliin, näyttäisi tässä versiopäivityksessä olevan tulossa vähemmän muutoksia kuin PowerPointiin ja Outlookiin. Eräs näkyvimpiä uusia ominaisuuksia on kaikille sovelluksille yhteinen Backstage, josta kerroin edellisessä Office 2010 -postauksessa.

Merkittävimpänä uutena Wordin ominaisuutena pitäisin verkkokäyttöä helpottavaa co-authoring -toimintoa eli usea käyttäjä pystyy editoimaan samaa asiakirjaa yhtäaikaa. Ei enää Vain luku -ilmoituksia vaikka kaveri ehtisi dokumentin kimppuun ensin! Lisäksi Microsoft Word Web Apps ja Microsoft Word Mobile 2010 lupaavat käyttäjälle pääsyn omien asiakirjojensa pariin mistä tahansa. Onkin ehtinyt kulua kohta parisen viikkoa siitä kun Microsoft Office Web Apps -sovelluksia on päässyt testaamaan. Vaikka Web Apps -ratkaisu vaikuttaa vielä keskeneräiseltä ja häviää mm. käyttömukavuudessa Googlen vastaavalle ilmaisratkaisulle, Web Appsit yhdessä Officen viimeaikaisten kehityssuuntien kanssa ilahduttaa. Se heijastaa ensinnäkin yleistä muutosta, joka asiakirjatuotannossa on ehtinyt tapahtua sinä aikana kun olen ollut koulutustyössä mukana. Viisitoista vuotta sitten ihminen puursi yksinään sidottuna oman työpöytänsä ääreen. Nyt ei ole lainkaan tavatonta, että työryhmä työstää yhdessä laajaa asiakirjaa. Lisäksi yksittäisen tiimin jäsenen pitää päästä osallistumaan työhön muualtakin kuin toimiston sermien keskeltä. Toiseksikaan ei ole harvinaista, että ihminen tekee töitä periaatteessa yksin, mutta käytännössä toimii yhteistyössä usean eri tahon kanssa. Suuryrityksille on pitkään ollut tarjolla SharePoint ja sen mukana tulevat ryhmätyövälineet, mutta tähän saakka eri suuntiin sidoksissa olevat pien- ja yksinyrittäjät ovat saaneet tulla toimeen miten kuten, käytännössä ryhmätyöpuolella moni kaltaiseni on päätynyt Google-dokumenttien käyttäjäksi. Itselläni on esimerkiksi työkäytössä laaja paletti Googlen työvälineitä. Nähtäväksi jää löytyykö riittävästi hyviä syitä luopua siitä.

Vasta version 2007 myötä opin käyttämään kunnolla hyödykseni rakenneruutua (Navigation Pane). Kun hoksasin, että rakenneruudun tekstin tyylejä voi muokata, käyttömukavuus parani merkittävästi. Version 2010 uudistukset kohentavat sitä entisestään. Asiakirjan tyyleillä muotoillut otsikot näkyvät aikaisempaa selkeämpinä ja pitkä asiakirja pysyy kokonaisuutena hyppysissä. Tuttu pienoissivunäkymä on edelleen käytettävissä. Navigaatioruutuun liittyvästä uudesta etsintätyökalusta tuli heti lempparini. Se näyttää tehtäväruudussa kappaleet, joissa etsittävää merkkijonoa on käytetty ja vastaavat kohdat merkitään myös asiakirjaan. Tehtäväruudun kautta pääsee nopeasti siirtymään haluamaansa kohtaan asiakirjassa.

Wordiin on luvattu myös parannuksia oikeinkirjoituksen tarkistukseen: " …a context-sensitive speller that corrects your spelling errors when a word is correctly spelled but misused". Kuulostaa hyvältä, mutta valitettavsti tämä ei ole vielä toiminut kunnolla edes englanninkielellä. Mahdollisesti tuolin ja näppäimistön välissä on jäänyt jotakin hoksaamatta, mutta arvelen ilmiön johtuvan Technical Preview -vaiheesta.

Grafiikkapuoleen on edelleen satsattu. SmartArt-kaavioihin miellyin jo versiossa 2007 ja version 2010 mukana on uusia upeita kaaviotyylejä. Muutenkin Word 2007 ja 2010 alkavat olla jo sillä tasolla, että ne riittävät pienimuotoisten esitteiden yms. tekemiseen. Esimerkiksi e-kirjan taittamiseen en enää valitsisi julkaisuohjelmaa, koska Wordissa on jo kaikki tarvittava ja työ sujuu myös nopeammin kuin julkaisuohjelmalla (ainakin minulta).

Wordin vanhoista ärsytyksistä jäljellä on edelleen ns. pitkä tavuviiva. Tosin kyseessä on vasta TP, joten voisiko mitenkään olla mahdollista, että valmiissa suomenkielisessä versiossa tämä olisi lopultakin korjattu?

Pitkä tavuviiva tai ei, kaiken kaikkiaan Word 2010 -tekstinkäsittelyohjelma tuntuu hyvältä käytössä. Se on ollut myös suhteellisen vakaa. Satunnaisista kaatumisista huolimatta mitään ei ole hävinnyt, koska asiakirjan palautustoiminto toimii nimensä mukaisesti. On lupailtu, että Technical Preview -version testaajat saisivat vielä loppuvuodesta yhden Betan kokeiltavaksi. Odotan mielenkiinnolla.

Uskoisitko tätä: Jotkut firmat vastaavat sähköpostiviesteihin

Aamun hesarissa Antti Manninen käsitteli aihetta, josta on puhuttu paljon: Miksi firma ei vastaa sähköpostiviesteihin. Minäkin olen ärhentänyt samasta ilmiöstä, ks. Luetko sähköpostiasi (sekä kesätyövinkki koululaisille ja opiskelijoille). Manninen toteaa asian jonka luulisi olevan itsestäänselvyys: Viesteihin ja kyselyihin kannattaisi vastata, mikäli haluaa menestyä bisneksessä. Käytännössä vain on valitettavan usein niin, että yrityksen asiakaspalvelun sähköpostiosoitteeseen lähetetty viesti joko viipyy hävyttömän kauan, saapuessaan vastaa väärään asiaan tai pelkästään osaan kysymyksistä tai häviää tyystin johonkin sähköpostien mustaan aukkoon.

Hyvät esimerkit ovat innostavia, joten kerronpa muutaman sellaisen hyvästä sähköpostin välityksellä annetusta asiakaspalvelusta.

Ensimmäisenä Microsoft Oy, jonka tuotteiden ansiosta saan melkoisen osan elannostani, mutta joka siitä huolimatta on näyttäytynyt minuun päin jotensakin kasvottomana* jättiläisenä. En edes soittele yrityksen tukipuhelimeen, koska en halua maksaa sellaisesta, jonka saan ilmaiseksi yrityksen englanninkielisiltä tukifoorumeilta, yleensä vieläpä nopeasti. Viime kesänä odottelin OEM-ohjelmapakettiin tilaamaani varmuuskopioiden cd-sarjaa Saksasta. Lähetys viipyi ja ryhdyin kyselemään sen perään. Microsoftille löytyi kuin löytyikin "kasvot" eli elävä fiksun tuntuinen ihminen, joka vastasi kysymyksiini ja antoi neuvoja. Kaiken kaikkiaan tilanne hoitui mallikelpoisesti ja ilman viivytyksiä ja selittelyjä.

(*Toisin kuin jotkut ovat joskus luulleet, minulla ei ole mitään kytköksiä Microsoftin suuntaan. Kun kerron pitäväni jostakin tuotteesta tai sen ominaisuudesta, se perustuu todellisiin kokemuksiin enkä ryhdy mistään velvollisuudentuntoisuuden tapaisesta syystä pohtimaan, että pitäisikö tästä ja tästä nyt sanoa vähän loivemmin. Jakelemani ruusut ja risut ovat ihan aitoa tavaraa.)

Yritys, jonka sähköpostipalvelun laatu on vakuuttanut minut jo pitkään, on verkkokirjakauppa Bookplus. Sieltä vastataan todella nopeasti tiedusteluihin myös ongelmatilanteissa. Ja arvaatte varmasti, että ne harvinaiset ongelmatilanteetkin selvitetään tyylikkäästi.

Viimeksi viime viikolla ilahdutti F-Securen sähköpostipalvelu. Päivitin viruksentorjuntaohjelmaani ja kysyin tarkennusta erääseen tilausehtoon. Sain ennätysajassa ystävällisen vastauksen.

En tiedä mikä on Microsoftin, Bookplussan tai F-Securen asiakaspalveluhenkilökunnan määrä enkä tiedä sitäkään, onko toiminto ulkoistettu. Sen tiedän, että asiakkaan näkökulmasta nämä yritykset ovat saaneet sähköpostitse annettavan palvelun toimimaan! Kun verkon kautta myydään, tämä onkin ensiarvoisen tärkeää. Asiakaspalvelun pitää toimia silloin, kun asiat sujuvat kuten on tarkoitettu ja sen pitää toimia myös silloin, kun jokin menee vikaan.

En tiedä onko sähköposteihin reagoinnin nopeudella ja sähköpostitse tapahtuvan asiakaspalvelun laadulla jokin tieteellisesti todistettu yhteys yrityksen menestykseen. Ainakin tässä postauksessa mainituilla kolmella yrityksellä menee käsittääkseni mukavasti!

Posterous auttaa kun blogi ahdistaa ja Twitter rajoittaa

Joskus Twitterin 140 merkkiä on rajoittavuudessaan raivostuttava. Tiedän, että pitäisi pyrkiä selkeään ja tiiviiseen ilmaisuun. Osaan myös arvostaa sellaista, sillä kapulakielistä jaaritusta on tullut kuultua ja luettua yhden ihmisen kiintiön verran. Toisaalta olen myös huomannut, että ihmisellä on taipumus seilata äärimmäisyydestä toiseen ja ehkä lyhyysvaatimusten kanssa ollaan nyt siinä pisteessä. Joissakin tilanteissa on tehnyt mieli kysyä, että mille neandertalilaisaikamatkalaisretkueelle tässä nyt ollaankaan kirjoittamassa. Toisinaan pakonomainen lyhentäminen on pelkkää silpomista. Toki Twitterin enemmän tai vähemmän vakiintunut ilmaisutapa sallii pidempienkin merkitysten välittämisen lyhyesti, mutta ehkä välillä haluaisi kirjoittaa ihan kokonaisen lauseen loppuun saakka sellaisena kuin sen alun perin ajatteli.

Joskus ajatus blogiartikkelin kirjoittamisesta ahdistaa suunnattomasti. En ole löytänyt tähän yhtä selkeää syytä. Viikko-ohjelma voi olla sellainen, että aikaa blogille ei kertakaikkiaan ole. Väsymys tai alakuloinen olo pitävät blogin hiljaisena. Kiireen ja kirjoittamishaluttomuuden vaivatessa tulee joskus turvauduttua lyhyeen sepustukseen, johon kokoaa muutaman kivan linkin ja täyttää välit sanoilla. Se ei ole ihan sitä, mitä haluan oman blogini artikkeleiden olevan.

Kesällä löysin Posterous-palvelun. Siinä väline, joka pelastaa silloin kun Twitter on liian vähän ja blogikirjoittaminen tuntuu voimainponnistukselta tai aiheesta ei muuten ole mielekästä kirjoittaa pidempään. Posterous on blogialusta, johon kirjoittaminen ja myös muun sisällön lisääminen on tehty äärimmäisen helpoksi. Posterousin sisällöstä käytetty nimitys "lifestream" on kuvaava. Sisällöksi voi lisätä tekstiä, linkkejä, kuvan omasta kamerastaan tai muualta netistä ja upottaa videota. Selaimeen on saatavissa painike, jonka avulla Posterousiin voi "kaapata" netistä haluamansa kohteen. Kaappauksen alle voi kirjoittaa kommentin ja mikä parasta: Posterous myös lisää automaattisesti tiedon sisällön lähteestä. Lisäksi Posterousin saa linkitettyä Twitteriin, jolloin postauksen otsikko ja linkki muodostavat julkaisijan nimissä lähetetyn tweetin. Olin myös aikeissa kehua Posterousin hyvänä puolena karun vaatimatonta ulkoasua ja templatepohjien puutetta, joiden kokeilemisesta ei tule taas uutta aikavarasta. Huomasin kuitenkin äsken, että templateja on tullut saataville, yksi oli sellainen kiva minuntyyppiseni vihreä...

Posterous-blogiani pääsee katsomaan osoitteessa http://outilammi.posterous.com/ tai siirtymällä sinne tuossa oikeassa sivupalkissa olevan Widgetin avulla, jossa myös näytetään muutama tuorein otsikko. Blogiini en ole muuten laittanut mainoksia vaan ne ovat "käyttömaksu" Widget-vempaimesta. Niitä näyttää kuitenkin olevan niin vähän, että olkoon toistaiseksi. Muilta osin tämä blogi on ja pysyy mainoksista vapaana ellei sellaiseksi nyt lasketa omalle sivulleni johtavia linkkejä.

Posterousiin on mukava lisätä kaikenlaista pientä kiinnostavaa mitä netistä sattuu löytymään ja tarvittaessa kommentoida pidemmästi kuin 140 merkillä. Esimerkiksi omassa blogissani on muutama postaus, joille mielestäni sopivampi paikka olisi ollut Posterous. Tästä päädytäänkin melko luontevasti työnjakoon, jonka mukaan blogissa julkaisen enimmäkseen itse tuotettua sisältöä ja Posterousiin lisään koosteita muualta löydetystä. Olen esimerkiksi aloittanut viikottaiset linkkikokoelmat, joihin kerään n. 5 hyödyllisintä, kiinnostavinta tai pelkästään huvittavinta Twitterin kautta löydettyä linkkiä ja toiset 5, jotka olen löytänyt syötteistäni ts. sanoen blogeista, joita seuraan. Ja ainakin toistaiseksi kirjoitan Posterousiin englanniksi, se on hyvää verryttelyä. Kovin sujuvasti en ole vielä päässyt "lifestreamini" kanssa alkuun. Talossa on nimittäin 10 kuukauden ikäinen koirapienokainen Essi, joka vaatii huomiota osakseen.

Ummikkona Twitterissä, osa 3

Tämän sarjan viimeisessä osassa tarkastelen sisällön tuottamista Twitteriin. Heti alkajaisiksi on sanottava, että yksiselitteistä Twitter-etikettiä ei ole olemassa. Erilaiset ohjeartikkelit antavat keskenään joskus ristiriitaisiakin neuvoja ja käyttäjät luovat koko ajan uusia käytäntöjä sekä muokkaavat vanhoja. Sen mikä on hyvää sisältöä, päättää viime kädessä viestivirran lukija.

Mielestäni paras neuvo Twitter-sopivaisuussääntöjä miettivälle on "tunne itsesi". Tällä tarkoitan sitä, että on oltava selvillä siitä millaisen kuvan itsestään haluaa verkossa antaa. Jos esimerkiksi on liikkeellä ammatinharjoittajana tai yrittäjänä, pitäisin aika outona sitä, että heittäytyisi Twitterissä aivan toisenlaiseksi kuin esimerkiksi oma LinkedIn-profiili antaa ymmärtää. Ainakin näitä Jekyll/Hyde-leikkejä varten olisi viisasta hankkia Twitter-tunnus, jota ei yhdistetä muihin profiileihin. Toisaalta mahdollisuus eri sosiaalisen median palveluiden yhteiskäyttöön vaikuttaisi olevan yksi niiden tehokkaimpia ominaisuuksia, joten ehkä verkko-identiteettinsä pirstomalla menettäisi jotakin. Ja ehkä kuitenkin tällainen ratkaisu olisi jollekin täysin tietoinen.

Eri ohjeartikkeleiden perusteella olen tehnyt yhteenvetoa asioista, jotka Twitterissä ihastuttavat ja vihastuttavat:

Hyvä Twitter-tyyli on taitelua asialinjan ja henkilökohtaisen välillä. Voi laittaa silloin tällöin esimerkiksi maininnan päivän ohjelmastaan, linkkejä verkosta löytyvään aineistoon, jota on itse pitänyt kiinnostavana sekä edelleenlähettää hyödylliseksi kokemaansa sisältöä eli retweetata. Se, että lähetät eteenpäin toisen tuottamaa sisältöä, on eräänlainen "keskustelutapa". Et pelkästään huutele omiasi yleisen hälyn sekaan vaan osoitat huomioivasi muut samassa tilassa olijat.

Twitterissä voi kysyä neuvoja tai pyytää apua. Olethan myös itse valmis auttamaan muita?

Twitter-maineen kannalta epäedullista on yleensä ottaen kaikki sellainen, jolla käyttäjä osoittaa keskittyvänsä vain ja ainoastaan itseensä.

• Twitter-ripuli on syytä hoitaa eli älä päivitä tiliäsi jatkuvasti kaikenlaisilla banaaleilla yksityiskohdilla omasta elämästäsi. En tosiaankaan tunne ketään ihmistä, jonka henkilökohtainen elämä kiinnostaisi siinä määrin, että haluaisin tilityksen joka ikisestä syödystä appelsiininviipaleesta. Ja tällä en tarkoita sitä, ettenkö haluaisi KOSKAAN tietää MITÄÄN henkilökohtaista. Puhdas asialinja on tylsä.

• Spämmäys eroaa edellisestä siinä, että sisällöt ovat ns. kaupallisia tiedotteita, joita joidenkin tweettaajien kynsistä lähtee tiuhaan tahtiin. Valitettavan usein sisältöä vielä kierrätetään. Luulevat etten huomaa, mutta olen tarkka tyttö! Jostakin syystä kuitenkin arvelen, että spämmäys ei ole todennäköistä käyttäytymistä tämän blogin lukijoille.

• Älä retweettaa viestiä, jossa joku toinen retweettaa sinun viestiäsi - ellet sitten halua vaikuttaa vähän reppanalta. Tällainen käytös myös antaa vettä niiden myllyihin, jotka pitävät Twitteriä omasta kehustaan pöhöttyneiden narsistien valtakuntana. Älä myöskään pyydä muita retweettaamaan esimerkiksi omaa blogiartikkeliasi. Se, että voiko pyytää retweettaamaan linkkiä johonkin elämää suurempaan, on mielestäni aivan eri juttu.

• Ikävänä pidetään myös pitkään jatkuvaa kahdenvälistä ajatuksenvaihtoa @vastauksina, joka näkyy kaikille niille, jotka sattuvat seuraamaan molempia keskustelijoita. Jos kaverin kanssa on asioita eikä kyse ole pelkästä tervehdyksestä, kiitoksesta tai muusta pikaisesta tiedoksiannosta, kannattaa siirtää keskustelu DM-tilaan, käyttää meseä, Skypeä tai vastaavaa.

Ristiriitaisia neuvoja ohjeartikkeleissa annetaan mm. retweetistä kiittämisen ja seuraamisesta kiittämisen suhteen. Kiittämisen merkityksen inflaatio johtunee osaltaan siitä, että "pro tweettaajilla" on käytössään automatiikka, joilla he lähettävät kiitoksensa. Joidenkin mielestä kiittelemisillä myös tuotetaan lisää hälyä. Omasta mielestäni tässä asiassa tilanne ratkaiskoot, ks. myös edellinen postaus, jossa käsittelin tätä aihetta.

Huomaa, että tähän artikkeliin pitää suhtautua subjektiivisena eri ohjeartikkeleista luetun suodatuksena. Olen poiminut ohjeista sellaista, joka itseni on helppo hyväksyä ja joku toinen olisi voinut korostaa muita asioita. Ja on mahdollista, että itsekin ajattelen 3 kuukauden kuluttua toisin. Ilman näkemysten tarkistamista, ajattelua, keskustelua ja pohdintaa ei ole myöskään elämää.

Ja lopuksi Twitter-artikkeleita, joita kannattaa tutkia:

7 Ways to Be Worth Following on Twitter, artikkelin kirjoittaja kertoo minkälaisesta Twitter-käyttäytymisestä hän pitää.

Twitter -etiquette: A guide to getting unfollowed, kirjoittaja puolestaan kertoo minkälainen Twitter-käytös häntä raivostuttaa. Hauska ja sisältää silti painavaa asiaa.

10 Ways To Be Useful on Twitter, avuliaisuus ja ystävällisyys ovat hyviä perusasenteita.

Todella kattava yleisopas Twitteriin: The Twitter Guide Book.

Jos joku löytää suomenkielellä kirjoitettuja etikettiohjeita niin olkaa kilttejä ja heittäkää linkillä! Itse en ole löytänyt muuta kuin "@Haloefektin lyhyet Twitter-ohjeet", johon viittasin artikkelisarjan osassa 2.

Ummikkona Twitterissä, osa 2

Seuraavaksi pitäisi löytää seurattavia ja seuraajia. Kun aloitin, jostakin vain ilmaantui muutama seuraaja, joita ryhdyin seuraamaan takaisin. Ja seuraaminenhan aloitetaan napsauttamalla Follow-painiketta, joka löytyy tunnuksenhaltijan kotisivulta avatarkuvan alapuolelta. Jos löydät mieluisasta blogista painikkeen Follow me on Twitter tai vastaavan linkin, käytä sitä seurataksesi kirjoittajaa. Voit myös vilkaista ko. henkilön Twitter-sivulta keitä seuraajat (Followers) tai seurattavat (Following) seuraavat ja valita sieltä muutaman hyvän tyypin, joista ainakin jotkut alkavat seuraamaan sinua. Yleensä tämä seuraamiskuvio on vastavuoroinen, seuraat toista ja hän seuraa sinua takaisin. Ei kannata odottaa, että maailma tulee luokse vaan on oltava aktiivinen. Vastavuoroisuus ei välttämättä päde niihin supertweettaajiin, joilla on kymmeniä tai satoja tuhansia seuraajia. Jotkut heistä tosin käyttävät automatiikkaa, joka merkitsee seuraajat saman tien heidän listalleen.

Seurattavia voi etsiä palveluista kuten Just Tweet It, Mr Tweet tai Twellow. Olen kokeillut joitakin, mutta pidin antia kevyenä. Palveluihin voi myös kirjautua itse, jolloin muut löytävät tietosi ja Mr Tweet vaatii kirjautumisen kaikilta käyttäjiltä. Suhtaudun muuten ihan varauksella niihin Twitter-oheispalveluihin, joka pyytävät Twitter-tilini tunnusta ja salasanaa. Tässä asiassa ei tietenkään kannata olla ehdoton, terve epäluuloisuus riittää. Eräs oivallinen Twitter-tunnusta kysyvä palvelu on TwitPic, jota käyttäen voi jakaa kuvatiedostoja Twitterissä.

Merkitsen yleensä seurattaviksi hyvien blogien kirjoittajia. Seuraan myös eri ohjelmistotalojen ja verkkolehtien Twitter-virtaa, koska näistä avulla löytää höydyllistä ja kiintoisaa tietoa. Jos jokin seuraamani henkilö lähettää kiinnostavan Retweetin, käyn usein katsomassa minkälainen tyyppi alkuperäisen tunnuksen takaa löytyy. Jos näyttää mielenkiintoiselta, ryhdyn seuraajaksi ja saan mahdollisesti itsellenikin uuden seuraajan. Tapani edetä on ilmeisen hitaanpuoleinen eli jos nopeasti kasvavat seuraajamäärät ovat arvo sinänsä kannattaa kirjoittaa hakulauseke "how to get more Twitter followers" ja ohjetta löytyy. Vastuu on lukijalla! Oma periaatteeni on se, että Twitterin arvo ei tule niinkään siitä moniko sinua seuraa vaan ketä itse seuraat.

Usein pohditaan sitä, onko seurattava jokaista omaa seuraajaansa. Tämä on ensinnäkin kohteliasta ja esimerkiksi DM-viestejä voi tietenkin käyttää vasta sen jälkeen kun molemmat osapuolet seuraavat toisiaan. Gemilon blogissa sanotaan seuraamisesta näin:

"Fiksuimmat ovat hoksanneet saman kuin Twitterin tosikäyttäjät: Seuraaminen kannattaa. Seuraajien listassa näkyminen on ilmainen linkki omaan Twitteriin sen lisäksi, että seuratuista sisällöistä voi olla iloa. Joskus. Osalle Twitterin käyttäjiä vastavuoroisesta seurannasta näyttää tulleen jopa etiketti: Jos seuraat minua, seuraan kiitokseksi sinua."

Ei ole kuitenkaan mikään pakko ryhtyä seuraamaan kaikkia. Huomaat nimittäin piankin, että seuraajiksi ilmoittautuvien joukossa on monenkirjavaa sakkia. Artikkeli 5 Tips to Detect Your Twitter Spam kertoo mistä tunnistat spämmääjät.

Anloamerikkalaisella kielialueella näyttää olevan tapana kiittää uutta seuraajaa . Viehättävin lukemani kiitostweet tähän mennessä:

" What a great world we live in when so many new friends are just a few clicks away. Have a great day!"

(Joo, joo, luultavasti se on automaatin lähettämä, mutta nätisti sanottu.)

Minusta on mukava kiittää ainakin jos seuraaja vaikuttaa"oikealta" ihmiseltä. Koska suomalaisilla ei tätä tapaa ole, en sitten heitä kiittele. Retweeteistä kiitän, myös suomalaisia jos olen sillä päällä, tämäkin tapa on muita kansalllisuuksia edustavilla näemmä yleisempi kuin suomalaisilla.

Voiko seuraajan sitten tipauttaa pois? Onhan se tylyä, mutta jos tyyppi alkaa suoltamaan 15 tweetin tuntivauhdilla tavaraa, jonka parin päivän jälkeen huomaa olevan vieläpä edellisen päivän sisällön kierrätystä, Unfollow tapahtuu salamannopeasti (mene omien seurattaviesi luetteloon ja käytä Actions-sarakkeessa olevaa painiketta). Minun elämäni, minun aikani, minun Twitter-virtani!

********************

Olennaista Twitterissä on se, että antaa itse jotakin kiinnostavaa ja hyödyllistä muille eikä pelkästään rohmua itselleen. Niinpä osa 3 käsitteleekin sisällön tuottamista Twitteriin ja palaan siinä myös etikettiasiaan.

Alkuun päässeen kannattaa lukea myös tämä: Haloefektin lyhyet Twitter-ohjeet Varoitus epäilyttävistä linkeistä on syytä ottaa tosissaan. Twitterissä kiertää esimerkiksi parhaillaan kutsu "Mafia-perheen jäseneksi" (playmobsterworld). ÄLÄ koske ellet halua kaikkien seuraajiesi saavan sinulta suoraviestinä vastaavia kutsuja.

TÄRKEÄ lisäys: Tätä kirjoittaessani bongasin Twitteristä @tuijan vinkin siitä, että jos on antanut tunnuksensa jollekin softalle, joka tekee ei-toivottuja juttuja, "luvan" pääsisi perumaan osoitteessa http://twitter.com/oauth.

Ummikkona Twitterissä, osa 1

Itsestä tuntuu, että kaikkihan jo Twitterissä ovat. Käsitykseni on ilmeisesti väärä, koska kovin usein pyydetään selittämään, että mistä "siinä jutussa" oikein on kyse. Jos minusta on kiinni, tiedon puute ei ainakaan saa pitää ketään poissa Twitteristä. Siispä vielä yksi Twitter-ohjeartikkeli tai tarkemmin sanoen kolmen artikkelin sarja - kuvittelin pystyväni selviämään urakasta yhdellä postauksella, mutta toisin kävi.

Alkuun pääsemiseksi pitää luoda Twitter-tunnus ja se sujuu esimerkiksi tämän suomenkielisen ohjeen avulla, jossa on muutakin tarpeellista perusjuttua. Twitter-tunnus on muotoa @+valitsemasi käyttäjänimi ja siihen liittyy kotisivu, jonka osoite on muotoa www.twitter.com/omatunnus. Voit heti ryhtyä kirjoittamaan viestejä eli tweettejä ja seuraamaan muita. Tämä kuulostaa helpolta, mutta ei välttämättä ole maailman yksinkertaisin asia käytännössä (ainakin itselläni kului paljon aikaa erinäisten pikkujuttujen selvittämiseen, koska en tuntenut ketään joka olisi osannut neuvoa). Ensimmäiseksi kannattaa selvittää itselleen ero kolmen eri tyyppisen viestin välillä, joita ovat perusviesti (tweet), vastaus (@reply) ja suoraviesti (DM).

• Perusviestiä ei sen erityisemmin ole suunnattu kenellekään. Tätä ei silti pidä nähdä niin, että mitä tahansa kannattaisi tweettailla tai että mikä tahansa olisi mahdottoman kiinnostavaa muiden mielestä. Sisällön nyansseista olenkin suunnitellut kirjoittavani enemmän sarjan viimeisessä postauksessa. Kunhan Twitter-verkostosi alkaa muodostua, sinulle tulee varmasti jonkinlainen käsitys siitä, minkälaisella sisällöllä tuotat sille lisäarvoa. Tyypillinen tweet voisi olla esimerkiksi selaimen osoiteriviltä Twitterin viestikenttään kopioitu verkkosivun osoite ja siihen liittyvä lyhyt kommentti. Yleinen luulo on, että Twitterissä pitää kertoa mitä parhaillaan tekee ("istun hikisenä autossa astangajoogatuntini jälkeen"). Tämä on kuitenkin vanhentunut ja yksinkertaistettu käsitys.
  
• Vastaus on esimerkiksi kysymys jollekin toiselle tai kommentti hänen viestiinsä. Vastaus on muotoa @vastaanottaja + viestin sisältö. Kuka tahansa voi halutessaan nähdä toiselle lähetetyn vastauksen.
  
• Suoraviesti eli DM on käyttäjälle henkilökohtaisesti lähetetty viesti, jota muut eivät näe. Suoraviesti lähetetään kirjoittamalla d ja vastaanottajan tunnus ilman @-merkkiä, esim. d olammi. Suoraviesti kannattaa lähettää jos tietää sisällön olevan merkityksetöntä muille kuin vastaanottajalle. Huomaa kuitenkin, että moni katsoo suoraviestin käytön edellyttävän jonkinlaista tuttuutta. Vastaanottamansa ja lähettämänsä viestit näkee omalta kotisivultaan siirtymällä omaan arkistoon (Home) ja napsauttamalla Direct Messages -kohtaa.
  

Kaikki omat ja seurattavien tweetit löytyvät siis Twitter-tunnukseen liittyvältä kotisivulta käänteisessä aikajärjestyksessä. Itse lähettämänsä viestit saa näkymään omaa avatar-kuvaa napsauttamalla (toivottavasti laitat jonkinlaisen kuvan, se ruskealla pohjalla oleva rinkulakuvio on surullinen näky). Muilta saadut vastausviestit näkyvät Twitter-kotisivulla, mutta kun liikenne lisääntyy, vastaukset tahtovat kadota muuhun viestivirtaan. Vastaukset kannattaakin opetella katsomaan sivun oikeassa laidassa näkyvän omalla tunnukselta merkityn linkin takaa.

Kun näet oman tweettisi varustettuna merkinnällä RT @tunnuksesi, kyseessä on Retweet. Se on yleensä tulkittava kohteliaisuudeksi. Joku on pitänyt tweettisi sisältöä sen arvoisena, että on halunnut jakaa sen verkostonsa kanssa.

Käytännössä Twitterin tehokkaan käytön edellytys on selainlaajennuksen tai apuohjelman asentaminen. Lempiselaimeeni eli Firefoxiin on saatavilla useita hyviä laajennuksia, suosikkini on TwitterFox. Jos sinullla on iGoogle-sivu, TwitterGadget on kätevä lisävempain. Älypuhelinten käyttäjiä hemmotellaan runsaalla apuohjelmavalikoimalla. Apuohjelmien ja selainlaajennusten eräs hyvä puoli ovat työkalut linkkien lyhentämiseksi, sillä pitkä linkki haukkaa piankin suurimman osan sallitusta 140 merkistä. TwitterFox muuten lyhentää linkit automaattisesti. Ilman selainlaajennuksia operoiva voi käyttää esimerkiksi Bitly-palvelua.

Lopuksi vielä TwitterGadgetin uusista piirteistä kertova esittelyvideo. Perustoiminnot ko. lisäkapulasta oppii nopeasti, mutta videolla on käteviä vinkkejä.



Osassa 2 on vuorossa seuraaminen eli miten saada seuraajia (followers) ja miten löytää hyviä seurattavia (following). Hyvien seurattavien ansiosta Twitteristä voi parhaimmillaan tulla henkilökohtaisesti "räätälöity oppimisympäristö".


Lisätietoa Twitteristä

• Augie Rayn artikkeli, jonka löysin viime kesänä socialmediatoday-verkkolehdestä: Three Essential Lessons to Teach Twitter to a 72-Year-Old.
  
• Selainlaajennuksista kiinnostuneille The Comprehensive Twitter Integration Toolbox: Integrate Twitter with Anything!
  
• Myös Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa on 7 Twitter-aiheista artikkelia jo ennestään. Pari ensimmäistä kuvaa alkuaikojani Twitter-käyttäjänä.
  

Jotta kiesi ei karkaisi käsistä

Tänään ajankohtainen PowerPoint-vinkki! Sen avulla voit varmistaa positiivisen julkisuuskuvan säilymisen vaikka diaesitystä valmisteltaessa olisi tullut kirjoiteltua kaikenlaista esitysgrafiikkaohjelman muistiinpanosivuille.

Kuluneella viikollahan on saatu seurata julkisuuteen karanneen sammakon aiheuttamaa pöhinää. En olisi niinkään vakuuttunut siitä, että jupakassa oli kyse ihan pelkästä vahingosta. Ehkä tarkoitus oli vain maustaa juttua ajan hengen mukaisella leikkimielisellä machoilulla, mutta mopo karkasi. Nämä Esko-sedät ja kumppanit eivät lopultakaan ole tainneet sisäistää, että maailmassa vaikutetaan tänä päivänä muualtakin kuin neuvotteluhuoneista käsin.

Nolot tilanteet kuuluvat elämään, mutta koska ne voivat olla tuhoisia mm. työurille ja yritysten osakkeiden arvolle, niitä ei pitäisi ainakaan välinpitämättömyyttään päästää tapahtumaan. On selvää, että jos leuka käy toimittajan läsnäollessa, vahinkojen siivoaminen on vaikeaa. Myös harkitsemattomat tekstiviestit ja sähköpostit saavat pahaa jälkeä aikaan. Mutta eipä uskoisi millaisia juorukelloja viattomalta tuntuvat toimisto-ohjelmatkin voivat olla! Kerrotaan paristakin tapauksesta, jossa Microsoft Office Word 2003 -ohjelmassa käytössä olleen pikatallennustoiminnon vuoksi asiakkaalle olisi päätynyt ”ylimääräistä” tietoa. Toinen mahdollinen riski on esitysgrafiikkaohjelmien muistiinpanonäkymä. Siihen kirjoitettu on kenen tahansa luettavissa, joka saa tiedoston alkuperäisessä muodossa käsiinsä.

Ken tietää vaikka seuraava korkean tason erouutinen olisi PowerPointin syy! Muistiinpanosivujen käyttäjän pitääkin tuntea vastuunsa ja ottaa tavakseen tarkistaa muistiinpanojen sisältö ennen diaesityksen lähettämistä laajempaan jakeluun. Ellei vastaanottaja tarvitse muistiinpanoja, ne yksinkertaisesti poistetaan. Eräs keino hävittää muistiinpanosivujen sisältö on tallentaa diaesitys PDF-tiedostoksi. Oletusasetuksin julkaistaan pelkät diat ja muistiinpanojen tallennus vaatii sen verran asetusten tietoista muuttamista, että vahingossa sitä ei pääse tekemään. Sen sijaan PowerPoint-diaesitys -muotoon (PowerPoint Show, .ppsx) tallennetusta, kaksoisnapsautuksella suoraan diaesitykseksi aukeavasta tiedostosta muistiinpanot löytyvät.

Microsoft Office 2007 -version käyttäjä voi hyödyntää myös asiakirjan tarkistustoimintoa, joka käynnistetään Office-valikon komennolla Valmistele/Tarkasta asiakirja (Prepare/Inspect Document). Asiakirjan tarkistaminen -valintaikkunassa on erikseen kohta muistiinpanojen poistamista varten. Ei tarvitse sitten selitellä kun poikien kanssa saunaillassa tehdyt diaesitykset löytyvät kierrokseltaan!

Mitä uutta tuo Microsoft Office 2010?

Tässä postauksessa esittelen Microsoftin uuden toimistopaketin ohjelmista joitakin ominaisuuksia, jotka ovat yhteisiä kaikille osaohjelmille. Sen verran voisi kuitenkin kertoa jo tässä yksittäisistä ohjelmista, että ensivilkaisulla uusi Word, Excel ja PowerPoint eivät paljonkaan poikkea edeltäjistään, eivät esimerkiksi lainkaan siinä määrin kuin Outlook 2010 poikkeaa versiosta 2007. Korostan kuitenkin tuota "ensivilkaisulla", sillä pintaa raaputtamalla löytyy monenlaista mukavaa ja työtä tehostavaa.

Version 2007 valintanauharatkaisu on entisellään, joskin kolmiulotteisuus on saanut vaihtua ainakin minun silmääni tyylikkäämmän ulkoasun tieltä. Valintanauhaa pystyy muuten nyt muokkaamaan ilman XML-koodin kanssa ähertämistä!

Office-painike on tutulla paikallaan, mutta pyöreän painikkeen tilalla on valintanauhan välilehden kielekettä muistuttava osa. Painike ei avaa enää erillistä Office-valikkoa vaan ns. Backstage-näkymän. Sen perusidea Microsoft Office 2010 Engineering -blogissa olevan artikkelin mukaan on ohjelmien toimintojen jakautuminen kahteen toiminnallisesti erilaiseen ryhmään. Näistä toiseen (IN features) kuuluvat sellaiset toiminnot, joita käytetään dokumentin sisältöä tuotettaessa ja muokattaessa. Toinen ryhmä (OUT features) liittyy dokumentin käsittelyyn kokonaisena tiedostona eikä toimintojen vaikutus näy millään tavalla sisällössä tai sen ulkoasussa. Tämä toimintoryhmä on sijoitettu Backstageksi kutsuttuun käyttöliittymän osaan, joka aukeaa asiakirjan päälle omaksi "kerroksekseen". Kaikki tiedostotasolla asiakirjaan kohdistuvat toiminnot toteutetaan Backstagella eikä erillisiä valintaikkunoita avata. Tulosta-valintaikkuna nähtiin siis viimeisen kerran versiossa 2007. Alkuhämmennyksen jälkeen Backstage vaikuttaa päivä päivältä selkeämmältä ja toimivammalta ratkaisulta (napsauta alla olevaa kuvaa niin näet näkymän kunnolla).

Kopioitua tai leikattua aluetta liitettäessä tiedon muoto on voitu valita jo suhteellisen kauan. Versiossa 2010 on lisäksi mahdollista esikatsella liittämisvalinnan lopputulos. Esimerkiksi Excelin mainion Sparkline-toiminnon avulla piirretyt minikaaviot saadaan näkymään Word-asiakirjassa valitsemalla liittämismuodoksi kuva:

Kiintoisa ominaisuus on mahdollisuus liittää asiakirjoja toisiinsa ns. Related Documents -toiminnon välityksellä. Jos esimerkiksi kirjoittamaani asiakirjaan liittyy muita dokumentteja, taulukoita tai diaesityksiä, voin määritellä nämä yhteenkuuluvaksi kokonaisuudeksi. Toiminto lupaa paljon, tosin vasta käytäntö osoittanee helpottaako tämä oikeasti tiettyyn projektiin kuuluvien dokumenttien hallintaa.

Tietoturvaan satsataan koko ajan ja verkkokäyttö on vahvasti esillä. Uutta on Protected View -näkymä, johon nettisivulta tai muusta vaarallisesta (?) kohteesta kuten sähköpostin liitteestä suoraan avattu dokumentti avataan. Näkymän paloautonpunainen palkki ei taatusti jää huomaamatta. Toiminnosta tarkemmin kertovassa artikkelissa Protected View in Office 2010 käy ilmi, että verkkolähteestä avattu asiakirja jätetään muusta ohjelmasta eristetyksi prosessiksi ja vasta käyttäjän luvalla sisältö avataan ohjelman normaaliin perustilaan. Toiminto on hyvä oivallus, sillä kaikenlaiset varoitusikkunathan eivät välttämättä anna käyttäjälle riittävästi tietoa avattavana olevan dokumentin sisällöstä. Kun tiedoston sisältöä voidaan katsella, on helpompi arvioida miten sitä pitää käsitellä.

Kaikkiaan uusi Microsoft Office 2010 ei ole ainakaan ulkoisesti samassa mitassa mullistava muutos kuin oli siirtyminen versiosta 2003 versioon 2007. Jos on opiskellut jo version 2007 käyttöliittymän, osaa suunnistaa myös versiossa 2010. Sen sijaan versiosta 2003 siirtyvät ovat jo niin suuren toimintatapamuutoksen edessä, että jonkinlainen siirtymäkoulutus auttaa välttämään päivittäisten työtehtävien takkuamisen.