Älä anna meilin pyörittää

Kesälukemisten hyötyosaston kuuluvien teosten esittely jatkuu Anja Alasillan kirjalla Meili meitä pyörittää. Heti ensi näkemältä ihastutti näppärä sivukoko ja kannen pirteä väritys. Kirja on jo ulkoisesti kuin ärhäkkä huutomerkki, joka vaatii tekemään jotakin työelämän sähköpostisaasteelle JA HETI. Sisältö on taattua Alasiltaa: helppolukuiseksi naamioitua vakavaa asiaa, joka pureutuu työelämän arjessa keskeisen työvälineen käyttötapoihin.

Sähköposti on metka keksintö. Se on muuttanut viestin lähettäjän ja vastaanottajan välistä suhdetta ikään kuin kääntämällä viestin lähettämisestä ja vastaanottamisesta aiheutuvan vaivannäön päälaelleen. Wanhassa maailmassa piti tehdä tietoisesti työtä saadakseen viestinsä muille. Oli kirjoitettava ja tulostettava asiakirja tai muuten koottava lähetettävä aineisto ja raapustettava mahdollisesti saate mukaan. Sen jälkeen piti etsiä sopivan kokoinen kirjekuori, kirjoittaa osoite ja huolehtia kirje lähtevän postin laatikkoon. Yksityishenkilö joutui vielä kuljettamaan kirjeen lähimpään postilaatikkoon tai postimerkkien loputtua postiin saakka. Mutta tänään viestin lähettäjän ei tarvitse välttämättä edes itse kirjoittaa vaan hän voi edelleenlähettää toiselta saamansa viestin ja kasvattaa siinä sivussa jakelulistan monikertaiseksi. Kun viesti kerran on kirjoitettu, ei sanottavasti jäsenissä paina vaikka sen lähettäisi yhden vastaanottajan sijasta sadalle. Todellista edistystä kun voi sisällyttää jakeluun kaikki nekin, joiden ARVELEE joskus SAATTAVAN tarvita viestin tietoa ja kaikkia liitteitä! Suurin taakka viestinvaihdosta on salakavalasti päätynyt vastaanottajan kannettavaksi. Hän pohtikoon mitkä sähköpostilaatikkoon ilmaantuvista viesteistä a) ylipäätään liittyvät hänen työhönsä ja b) miten seuloa kymmenien viestien joukosta tärkeät. Sähköposti on esitysgrafiikkaohjelman ohella toinen työväline, jonka käytön tekninen helppous on tehnyt välineellä tuotetusta materiaalista riesan. Molempien käyttöä koskevien hyvien käytäntöjen puutteesta kun on päässyt tulemaan normi. Näin Lasse Ylinen kirjaa varten kirjoittamassaan Outlook-vinkkiosuudessa:

"Evoluutio ei tunnu koskevan arjen it-askareita. Sitä tuppaa koneen äärellä toistamaan kerran opittuja maneereja – fiksuja ja sitten vähemmän fiksuja."

Meili meitä pyörittää rakentuu 12 erilliselle teesille, joiden pohjalta organisaatio voi lähteä pohtimaan omia viestintäkäytäntöjään vaikkapa pulmallisimmaksi koetusta asiasta aloittaen. Ei liene sattuma, että ensimmäisen teesin kohdalla jo huomautetaan: "Lähetä meiliä vain kun uskot sen vievän sanomasi perille." Tänä päivänä on olemassa paljon vaihtoehtoisia viestintäkanavia, jotka sopivat myös yrityskäyttöön ja toisinaan on tietysti niinkin, että viestin lähettämättä jättäminen voisi olla paras asia sekä lähettäjän että vastaanottajan kannalta.

Uutiset huonon taloustilanteen aiheuttamista irtisanomisista ja lomautuksista ovat jokapäiväisiä. Täysien sähköpostilaatikoiden kanssa taistelusta on myös puhuttu paljon viime aikoina. Ei voi olla miettimättä, paljonko ajansäästöä pelkästään paremmat sähköpostikäytännöt toisivat. Jos tälle asialle olisi olemassa yksiselitteinen mittari, tilanne olisi varmasti parempi. Sähköpostisaasteen aiheuttama tehottomuus piiloutuu kuitenkin muihin kustannuksiin. Eikä sähköpostiviestinnässä vallitseva villinlännenmeininki merkitse pelkästään hukkaan menevää työaikaa vaan kyse voi olla myös tietoturvasta.

Kirja sisältää vinkkejä Outlook-sähköpostiohjelman käyttäjälle. Pidän oikein hyvänä ideana laittaa samoihin kansiin neuvoja sekä hyvän sisällön luomisesta että sisällön teknisestä käsittelystä. Toimivaan sähköpostiviestintään kuuluu yhtä lailla sisällön tuottamisen taito kuin välineen hallintakin (käytetäänhän IT:n rinnalla myös lyhennettä ICT, jossa C tarkoittaa viestintää…). Tuskin missään organisaatiossa toimitaan niin, että ensin yksi ihminen kirjoittaa viestin ja päättää mm. jakelulistan sisällön, sitten tulee se "täppä paikoilleen" -ihminen ja hoitaa lähettämiseen liittyvät asiat. Esimerkiksi omissa Outlook-koulutuksissani olen ottanut esille jonkin verran myös sähköpostiin liittyviä työkäytäntöjä. Kirja oli tämänkin vuoksi mukavaa luettavaa: Sain vahvistusta sille, että olen puhunut tärkeästä asiasta ja lisäksi sain uusia ideoita tulevia koulutuspäiviä varten.

Kannattaa lukea myös Jussi Luukkosen kirjoittama blogiartikkeli kirjasta. Sen jälkeen kannattaa ehdottomasti lukea itse kirja ja suhtautua vakavasti jokaiseen kokemaansa omantunnonpistokseen, sillä itsestäänhän pitää aloittaa niin sähköpostiviestinnän kuin maailmankin parantaminen.