Ihmisystävällisemmän esitysgrafiikan puolesta

Vuonna 2001 Seth Godin kirjoitti e-kirjasen Really Bad PowerPoint (and how to avoid it), jossa hän mm. totesi miten PowerPoint VOISI olla yksi tietokoneen tehokkaimmista työkaluista, mutta valitettavasti näin ei vain ole (kyseisen läpyskän suomennoksen löydät muuten "viralliselta" verkkosivultani ja kyllä, käännökseen on saatu lupa). Tämän jälkeen esitysgrafiikkaa käsitteleviä artikkeleita ja kirjoja on ilmestynyt tiuhaan tahtiin. Suomeksi aihetta on napakasti kommentoinut mm. Talouselämä-lehden Pekka Seppänen otsikolla Lausu mieluummin runo.

Kesäkuussa 2009 tein pistokokeenomaisia nettihakuja, jotka kohdistuivat esitysgrafiikkatiedostoihin. Haun tuloksista umpimähkään avatut diaesitykset olivat pääsääntöisesti täynnä tekstiä ja sitä oli kaikilla kriteereillä arvioituna liikaa. Esitysgrafiikkaongelma ei siis ole hävinnyt mihinkään, minkä tietysti useimmat työelämän esitystilanteissa mukana olleet olisivat osanneet kertoa ilman pistokokeitakin. Tosin niiden tekeminen vahvisti näkemystäni seuraavan kirjani tarpeellisuudesta.

Saatesanoissa totean kirjan olevan puheenvuoroni ihmisystävällisemmän esitysgrafiikan puolesta! Se on kirjoitettu kaikille niille esitysgrafiikan tekijöille, jotka tiedostavat työelämän esitysgrafiikan surkean nykytilan ja haluavat olla mukana korjaamassa sitä. Ne, jotka pitävät nykyistä tilannetta parhaana mahdollisena ja ylpeinä esittelevät Screen Beans -cliparteilla elävöitettyjä luetteloitaan, eivät löydä kirjasta itselleen mitään hyödyllistä. Haluan olla mukana edistämässä parempia esitysgrafiikan käyttötapoja joita tarvitaan jo siitä yksinkertaisesta syystä, että tekijänsä käsistä lähtenyt esitysgrafiikkatiedosto saattaa tänä päivänä päätyä katseltavaksi lähes minkä kokoisella päätelaitteella hyvänsä. Voi vain kuvitella, millaisen taiteellisen vaikutelman 18 pisteen otsikko, 14 pisteen luettelo ja pikkuruinen "elävöittävä "clipart tekevät noin kolmen tuuman näytöllä.

Ihmisiä on kiusattu liian kauan pitkästyttävillä ja sekavilla diaesityksillä, joiden tekemistä ohjaavana periaatteena on kaikesta päätellen vähin mahdollinen vaivannäkö. Viis siitä, että toiset ihmiset joutuvat käyttämään niiden katselemiseen muutenkin niukkaa aikaansa. Väitän muuten, että vanhojen esitysgrafiikkatottumusten hylkääminen on hyväksi sekä esityksen pitäjälle että yleisölle.

Kirjan kannen tekijä on hakenut sisarnäköä niin ikään WSOYpron toimesta syksyllä käännöksenä julkaistavaan presentationzeniin. Kustantajan suunnitelmissa lienee näistä kahdesta teoksesta muodostettu kirjapaketti eli olen kuuluisassa seurassa, jalat tosin tukevasti maassa. Miten oma kirjani sitten eroaa gurun teoksesta?

• Ensinnäkään en ole Garr Reynolds enkä edes kuvittele liikkuvani samalla tasolla. Minulla ei ole graafisen suunnittelun ammattilaistaustaa, mitä yllättävää kyllä, pidän myös vahvuutena. Suurin osa esitysgrafiikkaa käyttävistä ihmisistä tekee nimittäin työkseen jotakin muuta kuin graafiseen suunnitteluun liittyviä tehtäviä ja ehkä siksi olen pystynyt samaistumaan heidän tilanteeseensa: Mitä kaikkea pitäisi muistaa huomioida, jotta esitysgrafiikkani olisi selkeämpää ja toimivampaa.

• Toiseksikin oman kirjani kirjoittaminen alkoi paljon myöhemmin ja siksi olen ehtinyt tutustumaan myös presentationzen-lähestymistavan kritiikkiin ja toisenlaisiin näkemyksiin.

• Kolmanneksi, olen tehnyt paljon töitä sellaisten ihmisten kanssa, jotka käyttävät esitysgrafiikkaohjelmaansa ensisijaisesti numerotiedon näyttämiseen. Tästä syystä graafisten kuvaajien piirtäminen saa kirjassani kohtalaisen laajasti tilaa.

Tietenkin presentationzen on yksi keskeisistä lähdeteoksista. Olen lukenut Garr Reynoldsin blogia suunnilleen siitä lähtien, kun hän ryhtyi sitä kirjoittamaan eli vuoden 2005 alkupuolelta. Tosin muitakin esitysgrafiikkaa käsitteleviä erinomaisia blogeja on olemassa, joitakin linkkejä on postauksessa Miten valitsen oikean kaaviotyypin.

Olen siis ottanut opikseni osaavammilta, mutta pyrkinyt olemaan myös kriittinen. Erilaisten ihmisten ja aineistojen parissa olen todennut, että säännöt opeteltuaan ne saa unohtaa saman tien. Käytäntö ja tilanne asettavat kriteerit toimivalle esitysgrafiikalle. Esitysgrafiikkaa tehdessään ei kuitenkaan saa koskaan unohtaa, että esitys pidetään siksi, että sen pitäjällä on jotakin asiaa muille ihmisille!

**********

Kirja ei sitten ole minkään tietyn ohjelman tai ohjelmaversion käyttöopas vaan käyttämänsä ohjelman toiminnot pitäisi osata tai opetella muista lähteistä. Hyvä tai huono esitysgrafiikkahan ei ole ohjelmasta kiinni. Kummastelin muuten kirjan kirjoittamisen aikana, miten Microsoftin ohjelmien vaihtoehtona mainostettu OpenOffice.org Impress niin monessa matkii PowerPointin huonoimpia käytäntöjä, juuri niitä, jotka ohjaavat kelvottomaan esitysgrafiikkaan. Minusta vaihtoehdon pitäisi olla jotakin muuta kuin ilmaiseksi samanlainen.

En väitä, että tämän kirjan ohjeilla syntyy täydellistä esitysgrafiikkaa. Tutkin koko ajan uusia asioita ja opin lisää. Niin kauan kuin ihminen pystyy myöntämään keskeneräisyytensä, niin kauan hänellä on mahdollisuus kehittyä paremmaksi. Esimerkiksi kirjat voisi nähdä koosteina tekijänsä oppimisprosessin tietystä vaiheesta! Koska matka esitysgrafiikan parissa jatkuu, esitysgrafiikkaa ja sen tekemiseen käytettäviä ohjelmia käsitteleviä artikkeleita tulee näkymään jatkossakin blogissani. Tervetuloa lukemaan ja keskustelemaan!

Kirjan aineisto on eilen jätetty Nykäsen Aulin osaaviin käsiin. Vaikka Microsoft Office 2010 alkaa jo poltella, maltan kuin maltankin jäädä kesälomalle ja blogi jää samalla kesätauolle. Palaan Tuolin ja näppäimistön väliin elokuun alkupuolella. Mukavaa kesää kaikille!

Microsoft Office 2010, polttaa jo!

Edellisen postauksen trailerin jälkeen hieman tiukempaa asiaa seuraavasta Office-versiosta kiinnostuneille. (Klemmarin hautakivi oli minusta liikkis!)

Scobleizer ennustaa blogiartikkelissaan Microsoft's new Office 2010 brings Office back from the dead miten Microsoft Office kokee uuden tulemisen seuraavan version myötä. Tämä ei välttämättä ole liioittelua, katso videot!

Ja seuraavaksi TechCrunch artikkelissa The Complete Guide To Microsoft's Office 2010: Ensinnäkin tämän mukaan tulossa olisivat ILMAISET selainversiot Wordista, PowerPointista, Excelistä ja OneNotesta. Sitten huomasin kohdan PowerPointin video- ja kuvaeditointityökaluista sekä mobiililaitetuesta. Tekisi mieli sanoa, että elämme mielenkiintoisia aikoja, mutta olen viime aikoina hokenut sitä niin usein, että jätetäänpä väliin.

Coming soon: Office 2010 The Movie

Tässä uutta Officea kevyeen kesätyyliin :)

Luettua: Blogi tulee töihin

Jos parhaillaan pohdit pitäisikö yrityksessäsi ryhtyä bloggaamaan, lisää Anja Alasillan Blogi tulee töihin (Infor) kesälukemistoosi. Kirja sopii myös niille, jotka jo bloggaavat ja kaipaavat itselleen henkistä tukea. Näkökulmaksi Anja rajaa organisaatioiden johdetun viestinnän, mikä ei minusta sulje pois sitä etteikö pien- tai yksinyrittäjä/free voisi hyödyntää oppeja soveltuvin osin. Kirjassakin sanotaan: ”Lukija voi poimia sisällysluettelosta juuri häntä kiinnostavat kirjoitukset.” Esimerkiksi minun kirjassani lukua 4 on ahkeraan koristeltu oranssilla huomiokynällä.

Minulle on joskus ennenkin käynyt niin, että luen uuden kirjan, jota olisin tarvinnut jo aikaisemmin. Blogi tulee töihin on juuri tällainen. Viime syksynä yritin houkutella muita naisyrittäjiä täällä Keski-Suomessa kokeilemaan bloggausta ja voi miten olisin suonut, että tämä kirja olisi ollut silloin saatavilla. Nettihän pursuaa ohjeita blogikirjoittajille, mutta on oma arvonsa sillä, että joku jaksaa seuloa ohjeiden paljoutta, työstää aineistoa omissa ajatuksissaan ja koota tulokset yksien kansien väliin.

Kirjaan liittyy kattava verkkosivu, josta voi käydä tutustumassa käsiteltyihin aihealueisiin. Tästä syystä en pidä tarpeellisena enää tässä referoida kirjan sisältöä tarkemmin.

Yleisvaikutelmana haluaisin korostaa helppolukuisuutta. Anjan kirjoitustyyli on suorastaan pettävän kepeä. Yhtäkkiä huomaa kuin varkain lukeneensa sivukaupalla mitä painavinta asiaa. Etteikö muka asiatekstiä voisi kirjoittaa selkeästi ja sujuvasti.

Työ muovaa tekijäänsä ja tietenkin huomioni kiinnittyi mm. bloggaamisessa tarvittavaan osaamiseen. Anja tarkastelee uutta lukutaitoa, jota bloggaaminen ja netissä toimiminen edellyttää:

"Työorganisaatiot eivät ole vielä kertaakaan nettiaikana ottaneet vastatakseen lukutaidon muuttuviin vaatimuksiin. Henkilöstö on saanut selvitä omin avuin ylihyökyvästä tietotulvasta."

Totta joka sana! Kuinkahan paljon työelämässä on ihmisiä, jotka eivät esimerkiksi tiedä, miten syötteitä käytetään (kuuluu verkonkäyttäjän aakkosiin), miten hallita selaimensa kirjanmerkkejä tai miten tehdä kirjanmerkkivalikoimastaan varmuuskopiot. Entä monikohan saa kirjanmerkkivalikoimansa käyttöön eri selaimella tai peräti eri tietokoneella? Tietoyhteiskuntamme ei todellisuudessa ole aivan sitä mitä työkseen uusimpien härpättimien ja kokeilujen parissa toimivat luulevat. Arki on inhorealismia.

Toinen taitoihin liittyvä kohta:

"Johdon kehittämisohjelmia junailemassa on vissiin niin fiiniä väkeä, ettei kirjoittamisen kaltainen konkreettinen toiminta ole tullut heille edes mieleen."

Hyvä huomio. Ehkä ajatellaan, että johtotehtäviin edennyt nyt ainakin osaa kirjoittaa, koska muutenkin luullaan, että "kuka tahansa osaa kirjoittaa". Blogiin kirjoittaminen ei kuitenkaan ole sama asia, kuin työelämän ns. virallinen kirjoittaminen, jossa siinäkin olisi kohennettavaa. Blogia luetaan vapaaehtoisesti ja sinne ei taatusti tulla yhtä kertaa useammin, mikäli teksti on normia työelämän raporttikieltä. Jonkinlainen blogikirjoittamisen koulutus on monestakin syystä paikallaan, koska kyse on yritysviestinnässä uudesta välineestä.

Muutenkin uskallus astua konkretian puolelle olisi suotavaa esiteltäessä bloggausta esimerkiksi pienyrittäjille. Suuressa yrityksessä on IT-tuki ja blogiartikkelin kirjoittaminen voidaan tehdä loppukäyttäjälle helpoksi. Pienyrittäjä saattaa joutua turvautumaan ilmaisiin palveluihin jo käytännön syistä. Vuosikausia erilaisia blogialustoja kokeilleet ihmiset ovat niin oman osaamisensa (vaiko erinomaisuutensa?) sokaisemia etteivät osaa kuvitella aloittelijan hämmennystä uusien asioiden edessä.

Myös virheettömyyden vaatimus on kirjassa laitettu merkille. En tiedä onko kyse erityisesti suomalaisesta ilmiöstä, mutta sitähän riittää. Vaikka yritysblogiin ei voi kirjoittaa mitä tahansa – tämä jääköön anonyymikirjoittajien ja eräiden poliitikkojen erityisosaamiseksi – arvostelemaan halukkaan pitäisi kuitenkin ottaa asioista selvää niin paljon, että ymmärtää blogin luonteen. Toisinaan blogikirjoituksella joudutaan reagoimaan nopeasti ajankohtaisiin tilanteisiin ja tällöin oikeakielisyyspoliiseilta kysytään kohtuullista suhteellisuudentajua.

Anja mainitsee heti kirjan alussa, miten alan ”gurut” ovat jo julistaneet blogit aikansa eläneiksi. Blogien kuolemaa on manattu pitkään, mutta olen ennenkin kuunnellut ennustuksia milloin minkäkin ilmiön kuolemasta. Esimerkiksi kirjaa on haudattu vuosikaudet, mutta edelleen se on voimissaan – tämähän ei silti tarkoita etteivätkö muutoksen tuulet puhaltaisi kirjapuolella! Onko blogin pitäminen aikansa elänyt asia, on minusta jo kysymyksenä huono. Facebook, Twitter yms. palvelut vetävät ihmisiä pois blogeista, mutta näkisin kehityksen enemmänkin sisällönjakelun uudelleen järjestäytymisenä ja pitäisin puheita blogien kuolemasta suuresti liioiteltuina. Uusia haasteita on silti edessä: Miten esimerkiksi estää ulkoisille sidosryhmille kirjoitettavaa blogia muuttumasta muusta sosiaalisesta mediasta eristyneeksi saarekkeeksi! Mm. tätä kysymystä tarkastellaan seuraavissa 3 artikkeleissa:

Guardian-lehden teknologiablogissa The long tail of blogging is dying.

Steve Rubel Lifestream, My Stats Reflect How the Web Is Changing.

Copbybloggerissa Blogging is Dead (Again)

"Seems at least once a year, a flurry of discussion erupts around the imminent demise of blogging. And then the rest of us shrug our shoulders, grab some coffee, and get back to creating content that further solidifies our web presence.

Don’t get me wrong… as always, change is definitely happening. But it doesn’t mean blogging is dead this time around anymore than it has every other time this discussion pops up."

Niin ettäkö miten on edennyt Keski-Suomen naisyrittäjien blogihanke? Ainakin yhteisblogi taitaa olla kokemassa saman kohtalon kuin John Waynen hevonen. Päällimmäiseksi on paikallisympyröissä jäänyt mieleen se, miten vahvasti netti koetaan negatiivisena. Vähän niinkuin keväisessä Voimala-ohjelmassa se sosiaalipsykologi joka reippaassa greenfieldiläisessä hengessä tylytti verkkoeläjiä.. .jos minä olisin sosiaalipsykologi, tutkisin jo riemusta kiljuen keskinäistä kanssakäymistämme koskevien teorioiden paikkansapitävyyttä verkossa. Elämme mielenkiintoisia aikoja.