Viitsitäänkö sähköpostiasi lukea?

Mielestäni vuonna 2009 jKr. ICT-kouluttajaksi itseään kutsuvan pitää pystyä muuhunkin kuin opettamaan pelkkää "nappulatekniikkaa". Pidän eräänä tehtäväni tarjota asiakkailleni myös uusia ideoita ja työvälineillä tehtävän työn hyviä käytäntöjä. On ihan hoopo ajatus, että voisi pitää esimerkiksi Outlook-koulutuksia ilman, että olisi uhrannut ajatustakaan välineellä tuotettavaan sisältöön tai siihen, miten väline mahdollisesti muuttaisi sisällön käsittelyn tapoja. Ei missään sellaista työnjakoa ole, että yksi kirjoittaisi viestin ja toinen painaisi Lähetä-nappulaa.

Hiljattain löysin sähköpostin käyttöä koskevan artikkelin, jossa David Silverman pohtii hyvän sähköpostiviestin olemusta: "How to Revise an Email So That People Will Read It". Artikkelissa painottui viestin muokkaamisen merkitys, joka kasvaa suhteessa vastaanottajien määrään. Mitä laajempi jakelulista viestillä on, sitä tärkeämpää on hioa sanottavaansa ja karsia epäolennaisuuksia. Neuvo ei ole aivan tuulesta temmattu. Sähköpostin käyttö on viimeisen 15 vuoden aikana yleistynyt (liikaakin?) ja kuitenkin vaikuttaa toisinaan siltä, että sähköposti nähdään jonakin vähemmän vakavasti otettavana " leluna", jonka kanssa ei tarvitse olla niin kovin huolellinen. Toisin on, sähköposti voi mm. paljastaa älykkyytesi. Entä oletko koskaan ajatellut, että paperille kirjoitetun ja tulostetun asiakirjan todennäköisyys päätyä laajaan kiertoon on paljon pienempi kuin sähköpostiviestin, joka voi saada mahtavan levikin parilla napinpainalluksella?

Silverman korostaa mm. täsmällisyyttä. On esimerkiksi parempi ilmoittaa määrät lukuina ja välttää tarpeettomia kiertoilmaisuja, joiden kaunis tarkoitus on lieventää asioita, mutta jotka vain hukkaavat olennaisen. Jos jokin on kaksi viikkoa myöhässä, kirjoitetaan "2 viikkoa" eikä kierrellä sanomalla "noin parisen viikkoa". Lisäksi ihanteellinen sähköpostiviesti on sellainen, joka sisältää yhden asian ja sen selvästi ilmaistuna. Silverman taitaa kuulua Outlookin tehokäyttäjiin, koska hän toteaa softan tehtävänhallintapuolta käyttävien arvostavan tällaista käytäntöä. Totta! Edellisessä artikkelissani juuri vinkkasinkin, miten sähköpostiviestistä voidaan luoda nopeasti tehtävä tai kalenterimerkintä. Selkeä viesti toimii sellaisenaan eikä tarvitse editoida olennaista esiin pitkästä epistolasta. Lyhyys ja ytimekkyys ovat arvossaan myös siksi, että yhä useampi lukee viestejään pienillä päätelaitteilla. Se mikä on 21 tuuman näytöllä lyhyt ja ytimekäs, muuttuu päätaloksi karkkiaskin kokoiselta ruudulta luettaessa.

Kiireisen ihmisen luku-urakkaa helpottava sähköposti saattaa kaikessa lyhyydessään ja täsmällisyydessään vaikuttaa tottumattoman silmissä tylyltä. Toisaalta on myös niitä, joita helpottaa se, että kiireen keskellä saa hoitaa asiat asioina eikä tarvitse käyttää ensin varttituntia puhumalla niitä näitä. Itse olen hoitanut monta projektia siten, että pääasiallisin kommunikointiväline on esimerkiksi sähköposti, jokin työtila verkossa ja pikaviestit. Se, että toisen lyhyitä ja täsmällisiä viestejä ei kokisi henkilökohtaisen loukkauksen kaltaisena, edellyttää tietynlaista luottamusta. Paljon auttaa esimerkiksi se, että on tavannut virtuaalisen työkaverinsa tai joskus puhuu hänen kanssaan puhelimessa. Välillä on saatava rupatella niitä näitä oppiakseen tuntemaan toisen ja tietääkseen, että juuri tuon tyypin kanssa työt hoituvat tiukassa tilanteessa.