Microsoft Office, sekä vanhan uudistusta että uutta tulevaa

Microsoft Officen suunnalta on tämän viikon kuluessa tullut hyviä uutisia mm. niille, joille OpenOffice-tuki on tärkeä asia. Lue suomenkielinen artikkeli Tietokone-lehden verkkosivulta saadaksesi lisää tietoa aiheesta.

Microsoft Office 14 -version nimenmuutos vahvistettiin virallisesti joitakin viikkoja sitten. Uudesta toimistopaketista on siis tulossa Microsoft Office 2010. Valmista tuotetta voidaan viimeisimmän tiedon perusteella odotella vuoden 2010 ensimmäisellä puoliskolla. Tulevaa uutuutta pääsee katsomaan myös ruutukaappauksina. Ainakin Outlook näyttää toistaiseksi tutun oloiselta, mutta vielähän tässä on aikaa valmiiseen. Nämä Wordin ja Excelin ruutukuvat ovat peräisin tammikuulta.

Exchange 2010 on beta-vaiheessa, uusia ominaisuuksia voi tutkailla artikkelista Microsoft Unveils Exchange 2010 With Public Beta. Microsoft Exchange Teamin blogissa on tuore artikkeli kiintoisasta MailTips-toiminnosta, joka näyttää antavan joitakin olennaisia tietoja lähtevästä sähköpostista jo ennen kuin viesti päätyy retkeilemään ihmisten sähköpostilaatikoihin.

Seuraan Office 2010 -tilannetta koko ajan ja teen siitä kohtuullisin väliajoin yhteenvetoja tänne blogiin. Jos haluat ajantasaisempaa tietoa, tee niin kuin tuo söötti lintu tuossa oikeassa sivupalkissa komentelee eli ryhdy seuraamaan minua Twitterissä. Twitterin kautta tuleva tieto kun ei välttämättä ole kiinni siitä mitä minulla on aikaa lukea vaan saan tietooni asioita ja uutisia myös muilta ihmisiltä, niiltä parhailta seurattavilta, joiden määrä muuten tästä artikkelista lähtien on tuplaantunut. Tosin viestivirran hallintasysteemikin on maaliskuusta kehittynyt ja paraneepi koko ajan.

Viitsitäänkö sähköpostiasi lukea?

Mielestäni vuonna 2009 jKr. ICT-kouluttajaksi itseään kutsuvan pitää pystyä muuhunkin kuin opettamaan pelkkää "nappulatekniikkaa". Pidän eräänä tehtäväni tarjota asiakkailleni myös uusia ideoita ja työvälineillä tehtävän työn hyviä käytäntöjä. On ihan hoopo ajatus, että voisi pitää esimerkiksi Outlook-koulutuksia ilman, että olisi uhrannut ajatustakaan välineellä tuotettavaan sisältöön tai siihen, miten väline mahdollisesti muuttaisi sisällön käsittelyn tapoja. Ei missään sellaista työnjakoa ole, että yksi kirjoittaisi viestin ja toinen painaisi Lähetä-nappulaa.

Hiljattain löysin sähköpostin käyttöä koskevan artikkelin, jossa David Silverman pohtii hyvän sähköpostiviestin olemusta: "How to Revise an Email So That People Will Read It". Artikkelissa painottui viestin muokkaamisen merkitys, joka kasvaa suhteessa vastaanottajien määrään. Mitä laajempi jakelulista viestillä on, sitä tärkeämpää on hioa sanottavaansa ja karsia epäolennaisuuksia. Neuvo ei ole aivan tuulesta temmattu. Sähköpostin käyttö on viimeisen 15 vuoden aikana yleistynyt (liikaakin?) ja kuitenkin vaikuttaa toisinaan siltä, että sähköposti nähdään jonakin vähemmän vakavasti otettavana " leluna", jonka kanssa ei tarvitse olla niin kovin huolellinen. Toisin on, sähköposti voi mm. paljastaa älykkyytesi. Entä oletko koskaan ajatellut, että paperille kirjoitetun ja tulostetun asiakirjan todennäköisyys päätyä laajaan kiertoon on paljon pienempi kuin sähköpostiviestin, joka voi saada mahtavan levikin parilla napinpainalluksella?

Silverman korostaa mm. täsmällisyyttä. On esimerkiksi parempi ilmoittaa määrät lukuina ja välttää tarpeettomia kiertoilmaisuja, joiden kaunis tarkoitus on lieventää asioita, mutta jotka vain hukkaavat olennaisen. Jos jokin on kaksi viikkoa myöhässä, kirjoitetaan "2 viikkoa" eikä kierrellä sanomalla "noin parisen viikkoa". Lisäksi ihanteellinen sähköpostiviesti on sellainen, joka sisältää yhden asian ja sen selvästi ilmaistuna. Silverman taitaa kuulua Outlookin tehokäyttäjiin, koska hän toteaa softan tehtävänhallintapuolta käyttävien arvostavan tällaista käytäntöä. Totta! Edellisessä artikkelissani juuri vinkkasinkin, miten sähköpostiviestistä voidaan luoda nopeasti tehtävä tai kalenterimerkintä. Selkeä viesti toimii sellaisenaan eikä tarvitse editoida olennaista esiin pitkästä epistolasta. Lyhyys ja ytimekkyys ovat arvossaan myös siksi, että yhä useampi lukee viestejään pienillä päätelaitteilla. Se mikä on 21 tuuman näytöllä lyhyt ja ytimekäs, muuttuu päätaloksi karkkiaskin kokoiselta ruudulta luettaessa.

Kiireisen ihmisen luku-urakkaa helpottava sähköposti saattaa kaikessa lyhyydessään ja täsmällisyydessään vaikuttaa tottumattoman silmissä tylyltä. Toisaalta on myös niitä, joita helpottaa se, että kiireen keskellä saa hoitaa asiat asioina eikä tarvitse käyttää ensin varttituntia puhumalla niitä näitä. Itse olen hoitanut monta projektia siten, että pääasiallisin kommunikointiväline on esimerkiksi sähköposti, jokin työtila verkossa ja pikaviestit. Se, että toisen lyhyitä ja täsmällisiä viestejä ei kokisi henkilökohtaisen loukkauksen kaltaisena, edellyttää tietynlaista luottamusta. Paljon auttaa esimerkiksi se, että on tavannut virtuaalisen työkaverinsa tai joskus puhuu hänen kanssaan puhelimessa. Välillä on saatava rupatella niitä näitä oppiakseen tuntemaan toisen ja tietääkseen, että juuri tuon tyypin kanssa työt hoituvat tiukassa tilanteessa.

Twitteristä kuvin

Annetaan vaihteeksi kuvien sanoa sanottavansa. Nämä herkulliset Twitter-aiheiset kuvitukset on löydetty, kuinkas muutenkaan, Twitterin välityksellä.

Eileen Brownin (@eileenb) blogista löysin linkin kuvakarttaan, josta pienennetty versio alla. Karttaa napsauttamalla pääset alkuperäiseen. Kartta on tehty selittämään Twitterin olemusta niille, jotka vielä ihmettelevät mistä on kyse.

Ja loppukevennyksenä nelijalkaisten ystävien mietteitä Twitteristä:

Tämä ja muita Twitter-aiheisia pilapiirroksia: webdesigner depot.

Kiusaajille kyytiä, sillä työssä pitää olla kivaa!

Olen ajatellut näin koko työelämässä oloaikani ja koko ajan on myös riittänyt niitä, jotka ovat kiirehtineet vakuuttamaan miten "työ nyt on työtä eikä pidä odottaa liikoja". Kun lueskelin tänä aamuna äskettäin valmistunutta Hyvän työn manifestia ja uutisointia siitä, alkoi hymyilyttää. Minun ei ole tarvinnut muuttaa ajatuksiani vuosien mittaan vaan nähtävästi muutkin ovat tulleet järkiinsä.

"Henkinen väkivalta asettaa sukupolvet usein erilaiseen asemaan. Monet vanhemmat kestävät paremmin naljailua "työ on työtä" -asenteella. Jos asenteemme on "työ on osa yksilöllistä elämäntarinaani", on myös v*****lun tulkinta erilainen." (Hyvän työn manifesti s. 8)

Mm. Fakta-lehden verkkosivulta löytyy artikkeli: Lisää vapautta, veljeyttä ja tasa-arvoa työelämään.

Hyvän työn manifestissa on paljon hienoja ajatuksia mm. työelämästä nyt ja tulevaisuudessa. Siinä nostetaan esille myös työpaikkakiusaaminen. Olen viime vuosina yhä useammin ajatellut, että parissa muinaisessa työpaikassani käytettiin suorastaan johtamismenetelmänä tarkoituksellista kiusaamista ja henkisen väkivallan järjestelmällistä suosimista. En varmaankaan olisi sanonut noin silloin kun tilanne oli ajankohtainen vaan tyydyin ihmettelemään miksi en viihtynyt. Pohdin joskus, että mikähän vika minussa on ja muuten pidin tilanteita normaaliin tylsään työelämään kuuluvina kuten luultavasti kaikki asianosaiset. En usko, että kyse oli mitenkään henkilööni kohdistuvasta ilmiöstä, se oli arkea niissä ympyröissä. On ollut muita työpaikkoja, jotka eivät ole tietenkään olleet täydellisiä nekään, mutta osoittaneet käytännössä miten työpaikkojen henkisessä ilmapiirissä voi olla merkittäviä eroja. Työn ei tarvitse olla "vain" työtä ja siltä saa odottaakin jotakin! Työkavereiden kanssa voivat sukset mennä joskus ristiin, mutta silti yhteistyö voi taas jatkua hyvänä.

Toisaalta ikävistä työkavereista ja pomoista kärsivien kannattaisi lukea Anthony de Mellon Havahtuminen -teosta oikein ajatuksen kanssa:

"Ihmisten on kärsittävä ihmissuhteissaan kylliksi, siihen asti, että he kadottavat kaikkia ihmissuhteitaan koskevat harhaluulonsa."

Anthony de Mellon viesti tulkintani mukaan on, että ihmiset ajattelevat vain ja ainoastaan itseään. Jos haluaa olla ihmisten suhteen realistinen, heiltä ei kannata odottaa liikoja. Me olemme kaikki rakastettavia pieniä itsekkäitä typeryksiä. Kaikki ovat syvällä omissa asioissaan ja pohdinnoissaan miten elämänsä järjestäisi mahdollisimman hyväksi. Kuten Dalai Lama sanoo, onnellisuus on jokaisen elävän olennon tavoite ja tältä pohjalta ihmisten tekoja tulisi pyrkiä ymmärtämään. Se työpaikan ilkiö ei välttämättä juonittele juuri sinun pääsi menoksi. Hän vain yrittää järjestää omaa elämäänsä mukavaksi ja sinä satut olemaan paikalla. Älä odota siltä työkaverilta yhtään mitään niin ei tarvitse pettyä ja mököttää toteutumattomien toiveiden vuoksi.

No vaikka ihminen olisikin pohjimmiltaan pieni itsekäs typerys, olen samaa mieltä niiden kanssa, jotka vaativat puuttumista päiväkotien, koulujen ja työpaikkojen kiusaamiseen. On pöyristyttävää, miten jotkut ovat sitä mieltä, että lapsen pitää vain sietää kiusaaminen, koska se muka jotenkin kasvattaa. Erimielisyyksien kestämiseen ja ihmissuhteiden monimuotoisuuden sietämiseen ei kasvateta järjestelmällisellä kiusaamisella, joka on yksi alkeellisimpia ryhmäkäyttäytymisen muotoja. Kanalaumakin oppii nokkimaan eriväristä ja heikointa, ei siihen kovin korkeaa henkistä kehitystasoa tarvita.

Outlook ja työpöydän siivoamisen taito

Microsoft Outlook* on ymmärretty pahasti väärin, jos se mielletään pelkästään sähköpostiohjelmaksi. Näin se kuitenkin hyvin yleisesti nähdään ja käyttäjät tyytyvät niihin muutamaan konstiin, jolla selviytyvät sähköpostin lähettämisestä, vastaanottamisesta ja liitetiedostojen tallentamisesta. Mutta kun Outlookin ottaa kunnolla käyttöönsä, voi unohtaa paperikalenterin, eikä työpöytäänsä tarvitse enää täplittää erivärisillä Post-it -lapuilla. Hieman suuremmassa yrityksessä kuin tämä minun (koko: yksi ihminen), Outlook voi auttaa vähentämään turhaa sähköpostiliikennettä (oliko tämä yllätys?)

Outlookin tehokäyttö alkaa siitä, että sähköpostiviestiään ryhtyy ajattelemaan laajemmin kuin pelkästään kirjeen tai saatteen sähköisenä sukulaisena. Työpäivän aikana vastaanotetuissa sähköposteissa tyypillisesti sovitaan asioista, pyydetään jotakuta tekemään jotakin, kysytään neuvoa ja neuvotaan muita, järjestetään tapaamisia ja tilaisuuksia jne. Useimmista sähköpostiviesteistä siis seuraa kaikenlaista muuta, josta suurin osa on jalostettavissa edelleen, esimerkiksi kalenterimerkinnöiksi ja tehtävälistoiksi. Sanoisin jopa, että sähköpostin, kalenterimerkinnän ja tehtävän raja voi olla lähes olematon!

Ensimmäiseksi kannattaa opetella muuttamaan saapunut viesti tarvittaessa tehtäväksi, josta Outlook myös komennetaan muistuttamaan. Saapuneet-kansiossa, sähköpostiluettelon rivin oikeassa laidassa on pieni lippukuvake, jonka kohdalta avatusta pikavalikosta valittu Lisää muistutus avaa valintaikkunan. Siinä voidaan määritellä tehtävän tai asian dealine ja lisätä hälytys. Jo hävisi työpöydältä ja näytön reunoilta muutama Post-it! Uusien tehtävien lisääminen Tehtävät-moduuliin on aivan yhtä helppoa kuin sähköpostiviestin laatiminen: Siirry Tehtävät-moduuliin, paina Ctrl+N ja kirjoita jonkin "Muista…" -alkuisen Post-it -lapun sisältö viesti-ikkunaan. Valitse Tallenna ja sulje -painike, paina uudelleen Ctrl+N, kirjoita seuraavan lapun sisältö jne. Katso: lisää lappuja joutaa roskikseen. Paperinen muistilappu ei ponnahda silmiesi eteesi leijumaan kun tehtävän deadline lähestyy, Outlook sen sijaan näyttää muistutuksen, jota et voi ohittaa!

Kalenterimerkinnän tekeminen on aivan yhtä helppoa kuin uuden tehtävän lisääminen. Usko ja kokeile! Ja jos saat esimerkiksi sähköpostiviestin, joka sisältää sovitun määräajan tapaamiselle, vedä viesti Outlookin pienoiskalenterin päälle ko. päivän kohdalle. Viesti avataan kalenterin Tapaaminen-ikkunassa ja voit muokata siitä kalenterimerkinnän.

Lopuksi Outlook-käyttäjän kannattaa viettää hetki tarkastellen päivän tyypillistä postisaalista. Se on varmasti mahdollista luokitella jollakin tavoin. Liittyykö esimerkiksi tietty osa viesteistä johonkin projektiin, tuotteeseen vai asiakkaan kanssa tapahtuvaan vuorovaikutukseen? Melkein jokaisen on mahdollista saada aikaan karkea luokitus, jonka pohjalta Outlookin väriluokista voidaan luoda käyttäjänsä näköinen systeemi. Nimeä luokat ja määrittele haluamasi värit. Ohje tähän löytyy esimerkiksi tämän blogin artikkelista Outlookin väriluokista apua sähköpostikaaokseen. Luokiteltuja posteja voi tarkastella Luokiteltu posti -kansion kuvaketta napsauttamalla. Itse huomasin tarvitsevani aikaisempaa vähemmän alikansioita ryhdyttyäni käyttämään luokkamerkintöjä. Luokkamerkintä voidaan lisätä myös tehtäviin, kalenterimerkintöihin ja yhteystietoihin, löydät neljällä värillisellä ruudulla merkityn Luokittele-painikkeen aika monesta paikasta. Hyvä värikoodijärjestelmä auttaa järjestelemään Outlookissa olevat viestit, tehtävät, kalenterimerkinnät ja niihin liittyvien ihmisten yhteystiedot mielekkäiksi kokonaisuuksiksi.

*Ennen kuin satunnainen fundamentalisti päätyy kirjoitukseni vuoksi vaarallisen korkeisiin verenpainelukemiin, niin on kiireesti kerrottava, että minkä tahansa muun vastaavan sovelluksen käyttäjän on mahdollista toteuttaa samantyyppinen Post-it -lappujen hävitysoperaatio. Kyse ei ole ohjelman nimestä tai valmistajasta vaan siitä, että käyttäjä tuntee työvälineensä!

Outlook 2007 kahteen ikkunaan

Huomenna on tiedossa Outlook-koulutus ja uusia käyttövinkkejä metsästäessäni selailin mainiota kirjaa Tricks of the Microsoft Office 2007 Gurus. Teos sisältää kaikkia Office-paketin ohjelmia koskevia ohjeita ja vinkkejä. Kirjoittajat käsittelevät paljon ohjelmien asetusten muokkaamista ja tarjoavat apuja ohjelmien toiminnan laajentamiseen myös lyhyehköjen VBA-rutiinien muodossa.

Sen tiesin ennestään, että Outlookin eri moduuleja (kalenteri, tehtävät jne.) voi avata erilliseen ikkunaan valitsemalla siirtymisruudussa olevan moduulin painikkeen pikavalikosta Avaa uudessa ikkunassa. Sen sijaan en tiennyt, että jos Outlook suljetaan molempien ikkunoiden ollessa avoinna Tiedosto/Lopeta -komennolla, ikkunoiden asettelu "muistetaan" seuraavalla käynnistyskerralla. Tätä järjestelyä kannattaa kokeilla mikäli Outlookia käyttäessään joutuu siirtyilemään moduulista toiseen. On päiviä, jolloin esimerkiksi kalenteria joutuu selaamaan jatkuvasti sähköpostin ohella ja on tosiaankin helpompi päästä suoraan haluamaansa ikkunaan.

Outlook aukeaa oletuksena sähköpostin Saapuneet-kansioon, mikä on mielekästä jos Outlookia käytetään ensisijaisesti sähköpostiohjelmana. Määrityksen voi tarvittaessa vaihtaa valintaikkunasta, johon pääsee Työkalut/Asetukset -komennolla aukeavan valintaikkunan Muu-välilehden Lisäasetukset-painikkeella. Lisäasetukset-valintaikkunan Selaa-painike avaa uuden ikkunan, josta voidaan vaihtaa käynnistyskansio. Vaikka itsellänikin sähköposti on pitkään ollut eniten käytetty Outlook-toiminto, huomaan että yhä enemmän muutan saapuneita viestejä suoraan tehtäviksi ja kalenterimerkinnöiksi. Oman päiväni käynnistän usein juuri tehtäväluetteloa silmäilemällä.

Dynaaminen kaavio Excel-taulukossa

Taulukkolaskentajargonissa dynaaminen kaavio tarkoittaa graafista kuvaajaa, joka laajenee sitä mukaa kun sen pohjana olevaan taulukkoon lisätään tietoja. Excelin vanhemmissa versioissa ei tällaista mahdollisuutta ollut sisäänrakennettuna vaan taulukkoon piti ensin viritellä kaavan avulla muodostettu nimetty alue. Sen jälkeen kaavion tietosarjaa piti muokata vaihtamalla alueviittauksen paikalle dynaaminen aluenimi.

Excel 2007 -version mainio Muotoile taulukoksi -toiminto (Format as Table) mahdollistaa mm. dynaamisen kaavion helpon piirtämisen. Mikäli 2007-version taulukoksi muotoilu on täysin outo asia, kannattaa lukea tämän Excel Tips and Tricks -sarjan artikkelin toinen kappale, jossa selitetään mistä on kyse.

Kun taulukoksi muotoillun alueen viimeisen rivin alapuolelle tai viimeisen sarakkeen oikealle puolelle lisätään tietoa, taulukkoa laajennetaan automaattisesti. Jos taulukoksi muotoillusta datasta on piirretty kuvaaja, sekin päivittyy automaattisesti.

Vanhempien versioidenkäyttäjät joutuvat tekemään hieman enemmän töitä vastaavan kaavion aikaansaamiseksi. Seuraava ohje perustuu yllä olevan kuvan mukaiseen taulukkoon:

1) Kirjoita luvut ja piirrä myös kaavio valmiiksi. Valitse solu A2 ja aloita nimen määrittely Lisää/Nimi/Määritä -komennolla (Insert/Name/Define). Hyväksy Excelin ehdottama oletusnimi (Viikko), napsauta Viittaa-ruutua (Refers to) ja kirjoita siihen seuraavanlainen kaava: =SIIRTYMÄ(Taul1!$A$2;0;0;LASKE.A(Taul1!$A:$A)-1).

Englanninkielisessä versiossa vastaavat funktiot ovat OFFSET ja COUNT.A.

2) Luo toinen nimetty alue (Myynti) samalla tavalla, mutta käytä kaavaa =SIIRTYMÄ(Taul1!$B$2;0;0;LASKE.A(Taul1!$B:$B)-1).

3) Valitse kaavion sarja, jolloin kaavarivillä näkyy sitä vastaava kaava. Korvaa solualueviittaukset nimillä, jonka jälkeen kaavan =SARJA(Taul1!$B$1;Taul1!$A$2:$A$4;Taul1!$B$2:$B$4;1) pitäisi näyttää tältä:

=SARJA(Taul1!$B$1;Taul1!Viikko;Taul1!Myynti;1).

Huomasithan, että kaavion piirtäminen kuvan mukaisesta alueesta ei onnistu aivan oletusasetuksia hyväksymällä. Versiossa 2003 ohjatun kaavion luomisen vaiheessa 2 pitää siirtyä Sarja-välilehdelle ja poistaa Viikko sarjojen luettelosta ja lisätä kyseinen alue luokka-akselin otsikoiksi (A2:A4). Versiossa 2007 korjaus tehdään Tietolähteen valitseminen -ikkunassa, jonne päästään kaaviotyökalujen Rakenne-lisävälilehden (Design) painikkeella Valitse tiedot (Select Data).