PowerPoint: Huonoja tapoja ja tottumuksia

Jatketaan edellisen postauksen hengessä ja todetaan, että vastoin yleistä luuloa PowerPoint ei ole sama asia kuin pitkästyttävä esitysgrafiikka, vaikka näin laajasti ajatellaan. PowerPoint on pelkkä väline ja jos diaesitys pitkästyttää, syy on jossakin muualla.

PowerPointiin on kuitenkin sisäänrakennettu tietynlaista automatiikkaa, joka tukee huonoja tottumuksia ja ellei tästä ole tietoinen, on vaarassa päätyä laatimaan pitkästyttäviä ja vaikeaselkoisia esityksiä. Vain epäsuomalaisen lahjakas puhuja pystyy pelastamaan tilanteen peruspowerpointeistaan huolimatta.

"PowerPoint: shot with its own bullets" *

Yksi sisäänrakennettu huonoihin käytäntöihin ohjaava asia on luettelotekstin oletusarvoisuus. Ja luettelotekstien paljous on juuri se juttu, mikä on saanut seinille hyppivät PowerPoint-kriitikot ponnistamaan korkeimmalle. Uuden tiedoston ensimmäinen sivu on ns. otsikkodia, mikä on aivan loogista. Tämän jälkeen uuden dian oletusrakenne on usean version ajan ollut luetteloteksti. Vasta versio 2007 antaa käyttäjälle pieniä vihjeitä siitä, että muutakin sisältöä voisi käyttää kuin luetteloita. Luetteloteksti on voimakkaasti esillä diaesityksen luontivaiheessa myös ns. jäsennysnäkymänä. Tässä suhteessa OpenOfficen Impress saa minun sympatiani, ainakin versio 3 olettaa kiitettävän vähän ja antaa minun valita.

Mikä luetteloissa on sitten vikana? Ei yhtään mitään silloin, kun esitettävä asia sopii luettelon muotoon. Valitettavan usein asia pakotetaan luettelon muotoon silloinkin kun seurauksena on sisällön kustannuksella tapahtuvaa yksinkertaistamista. Luettelotekstin suosimisen on myös huomattu vaikuttavan esiintymistekniikkaan: Mitä enemmän esityksessä on tekstiä, sitä suurempi kiusaus esiintyjällä on lukea teksti näytöltä sellaisena kuin se on alun perin esitykseen kirjoitettukin. En ole tavannut yhtäkään esiintymistaidon kouluttajaa, joka neuvoisi näin: "Ja kun olet asiasi naputellut sinne PowerPointiin, niin senkun menet ja lukea lopotat juttusi suoraan näytöltä." Tämä tuntuu kuitenkin olevan maan tapa. Esitys muodostuu tilanteeksi, jossa yleisö ja esiintyjä ohittavat toisensa: Esiintyjä lukee ääneen samaa tekstiä, jota hänen kuulijansa lukevat huomattavasti nopeammin itsekseen eivätkä lukiessaan tietenkään kiinnitä mitään huomiota kuulemaansa.

"Tiedän, että tämä fontti on liian pieni"

PowerPointin oletuksena käytetty tekstin automaattinen sovitus paikkamerkkiin pienentää tekstin pistekokoa sitä mukaa kun paikkamerkki täyttyy. On helppo lisätä tekstiin "vielä pari sanaa". Lopulta tekstiä on liikaa, sitä on pienennetty niin paljon, ettei se näy kunnolla ja koska diaesityksen tekijällä on pula ajasta, hän ei ehdi hiomaan luetteloitaan edes ymmärrettäviksi – ymmärrettävyydellä ei tosin tässä vaiheessa ole enää mitään väliä, koska tekstiä ei erota. Ja taas pidetään esitystä, jonka sekä esiintyjä että yleisö haluaisivat olevan ohi mahdollisimman nopeasti.

Mikä olikaan tärkeintä?

Diaesityksissä ei ole vain liikaa tekstiä tai luettelomerkkejä vaan liikaa aivan kaikkea! Esityksen tukena käytettävän havaintomateriaalin eräs tarkoitus on tärkeiden asioiden korostaminen. Kun tavaraa on paljon, mikään ei enää erotu muuta tärkeämpänä. Tämä on kohtalokasta, sillä yleensä kuulijoiden toivotaan muistavan jotakin esityksestä. Tiedon tarjonnan paljous vaivaa graafisia kuvaajia, kaaviokuvia, tekstisisältöäkin ja diaesitystä kokonaisuutena. Krääsän paljoutta ei tosin voi laittaa PowerPointin syyksi. Diojen ja yksittäiseen diaan sullottavan aineiston määrä on jo käyttäjän vastuulla. On aivan kohtuullinen vaatimus, että omasta aihealueestaan osaisi nostaa näkyviin tärkeimmät asiat. Nancy Duarte käsittelee Slide:ology -teoksessaan mm. materiaalin karsimiseen liittyviä kysymyksiä. Hän pyytääkin lukijaa muistelemaan milloin viimeksi kävi niin, että yleisö kerjäsi jatkamaan esitystä ja näyttämään lisää dioja!

(* "PowerPoint: shot with its own bullets" on otsikko Lancet-lehden artikkelissa (2003, Vol. 352), joka peräänkuuluttaa selkeämpiä esitysgrafiikan käyttötapoja)