Word 2007: Omasta teemasta oletusteema

Edellisessä artikkelissa varoitin oletusfontin vaihtamisesta "perinteisellä tavalla" eli Fontti-ikkunan Oletus-painikkeella, tämä siis ainakin niille, jotka haluavat ottaa uudesta Wordista kaiken ilon irti. Jos esimerkiksi oletetaan, että useimmat asiakirjoista on tarkoitus kirjoittaa jollakin "virallisella" fontilla, mutta halutaan kuitenkin hyödyntää vapaasti Officen teemoja, kannattaa luoda oma fonttivalikoima tai vaikkapa kokonainen oma teema ja tehdä siitä oletus.

Teemat ja niihin sisältyvät väri- ja fonttivalikoimat löytyvät Sivun asettelu -välilehden Teemat-ryhmästä. Jos esimerkiksi haluat käyttää kaikissa asiakirjoissa Officen oletusteeman värejä, mutta omaa fonttiyhdistelmää, valitse Fontit-painikkeen valikosta Luo uudet teeman fontit. Määrittele fontit otsikoille ja leipätekstille, anna fonttivalikoimalle nimi ja sulje valintaikkuna. Muokattu fonttivalikoima jää käyttöön asiakirjassa.

Siirry sitten Aloitus-välilehdelle ja avaa tyylivalikoiman oikeassa laidassa olevan Vaihda tyyliä -painikkeen valikko. Valitse Aseta oletukseksi. Tästä eteenpäin uusissa asiakirjoissa on käytössä määrittelemäsi fonttivalikoima, mutta Office-teeman värit.

Jos haluat luoda aivan uuden nimellä tallennetun teeman, joka näkyy kuvakkeena teemojen valikoimassa, muokkaa sekä väri- että fonttimäärityksiä. Värejä muokattaessa vähimmällä vaivalla pääsee valitsemalla sellaisen teeman, joka muistuttaa mahdollisimman paljon haluttua lopputulosta. Valitse sitten Teemat-painikkeen avaamasta valikoimasta Tallenna nykyinen teema. Myös kokonainen teema voidaan määritellä uusien asiakirjojen oletukseksi. Huomaa myös, että voit käyttää eri teemojen fontti- ja värimäärityksiä sekaisin ja tehdä oman teemasi niitä yhdistelemällä.

Jos Wordia suljettaessa pyydetään varmistus Normal-malliin tehtävien muutosten tallentamiselle, vastaa myöntävästi mikäli haluat uuden oletusteeman, fontti- tai värivalikoiman jäävän pysyvästi käyttöön.

Käyttäjän tallentamat teemat näytetään teemojen valikoimassa Mukautetut-otsikon alla. Sisäiset teemat ovat Wordin mukana asentuneita valmiita teemoja.

Luettua: Jussi T. Kosken Arkiähky

Nerokkaimmat oivallukset ovat usein vain toistaiseksi julkistamattomia itsestäänselvyyksiä, kuten nyt esimerkiksi Jussi T. Kosken arkiähkyn käsite. Koski kirjoittaa Arkiähky. Taudinkuvaa & ajankuvaa -kirjassaan arastelematta ja oikeaan osuen kaikesta siitä, mikä elämässä mättää. Kirjan lukeminen oli vapauttavaa. Monessa kohdassa totesin etten voi olla täysin vinksahtanut, koska joku toinenkin kokee tämän asian näin ja jotakuta muutakin ovat samat ilmiöt kiusanneet. Jos siis tuntuu siltä, että aika kuluu joutavaan, syy ei välttämättä olekaan omien korviesi välissä tai iässäsi tai hitaudessasi tai muunlaisessa anteeksiantamattomassa kelvottomuudessasi vaan siinä, että ihmisten arjessa on liikaa tarpeetonta. Sitä ei vain jostakin syystä uskalleta kyseenalaistaa. Me "ikiteinit" seuraamme laumoina elämän oletusasetuksia satunnaisesti toimivat mobiililaitteet kompassinamme. Palaverit imaisevat loputtoman "fiksun puheen" kierteeseen ja työpaikoilla kehitetään niin paljon, että alkuperäinen lähtötilannekin on esitelty uutena monta kertaa. Kun illalla väsyttää, vaivutaan koomaan "idioottilaatikon" eteen, mikäli se on saatu toimimaan kanavamuutoksen jälkeen…

Lue tämä kirja. Se on herkullinen. Mitä syvemmin olet hyväksynyt päättömyydet oletusarvoiksesi, sitä enemmän kirja tulee sinua ärsyttämään. Älä kuitenkaan ryhdy kiukuttelemaan kirjan kirjoittajalle tai minulle, joka menin moista maailmankuvan järisyttäjää suosittelemaan vaan katso peiliin! Kirjassa kirjoitetaan vain siitä, mikä on havaittu. Nykyinen asiaintila ei ole ainoa vaihtoehto, mutta paremman arjen aikaansaamisesta pitää ottaa myös itse vastuuta. Muutokset(* eivät lähde kehittämisprojekteista vaan jokaisen omasta mielestä.

*)Tämän päivän Tietoviikko-lehden Uratie-liitteessä on artikkeli otsikolla Hankala tyyppi työpaikalla (hankalat tyypit näyttävät olevan kestoaihe tätä nykyä!). Yhdestä siinä mainitusta asiasta olen eri mieltä. Nimittäin artikkelia varten haastateltua Kirsi Räisästä lainataan näin: "Aikuinen ihminen ei muutu. Siksi häntä on turha yrittää opettaa." Minä uskon, että aikuinen ihminen voi muuttua, vaikka ihan turha häntä on yrittää opettaa puhumalla, ja motkottamalla. Parempi antaa hankalan tyypin kokea oman käytöksensä seuraukset ja JOS tästä oivaltaa oman osuutensa tapahtumiin, muutokselle on edellytyksensä. Artikkelissa haastatellut henkilötkin kehottavat ottamaan etäisyyttä hankaliin tyyppeihin. Mitä muuta etäisyyden otto on kuin seurausta epämiellyttäväksi koetusta käytöksestä.

Muutit Word 2007:n oletusfontin – ja nyt harmittaa?

Joissakin yrityksissä käytetään ns. talon fonttia tai on muuten sovittu, että esimerkiksi ulospäin lähtevissä asiakirjoissa on jokin tietty fontti. Aikaisempien versioiden kanssa hyvä neuvo näissä tapauksissa oli vaihtaa Wordin oletusfontti Fontti-valintaikkunan Oletus-painikkeella.

Jos kuitenkin haluaa hyödyntää teemoja, oletusfontin vaihtaminen ei ehkä ole viisasta. Tällöin nimittäin hävitetään Word 2007:n teemojen toiminnallisuus: teeman vaihtaminen ei enää vaikuta leipätekstin fonttiin. Siinä tapauksessa, että leipätekstifontin halutaan todellakin olevan aina se sama, ratkaisu on ihan oikein, mutta entä teemojen muut fontit? Oletko aivan varma, että leipätekstifonttisi sopii yhteen valitsemasi teeman otsikkofontin kanssa?

Tutkitaanpa välillä Wordin fonttiluetteloita tai tarkemmin sanottuna niiden kahta ylimmäistä riviä. Aloitus-välilehden kahden ylimmäisen rivin lopussa on merkinnät (Leipäteksti) ja (Otsikot), Fontti-valintaikkunassa on vastaavasti merkinnät +Leipäteksti ja +Otsikko. Nämä ovat käytännössä teeman otsikoiden ja leipätekstin fonttien paikkamerkkejä, joiden tilalle haetaan aina valittuun teemaan tallennetut fonttinimet. Jos esimerkiksi menit vaihtamaan oletusfontiksi turvallisen (ja ehkä hieman tylsän?) Times New Romanin, menetit olennaisimman teemoihin liittyvästä toiminnallisuudesta. Aloitus-välilehden fonttiluettelossa näytetään kyllä teemaan sisältyvien otsikko- ja leipätekstin fonttinimi, mutta valitsemasi oletusfontti on kuitenkin normaalityylin fonttina ja samalla myös niiden tyylien fonttina, jotka perustuvat normaalityyliin, mm. Leipäteksti-tyyli on eräs tällainen (otsikkotyylitkin perustuvat normaalityyliin, mutta koska niillä on erilliset fonttimäärityksensä, oletusfontti ei vaikuta samalla tavoin).

Jos haluat palauttaa teemojen toiminnallisuuden, sinun on palautettava oletusfontiksi teeman leipätekstifontti. Se tapahtuu näin:

• Avaa Fontti-valintaikkuna ja valitse Fontti-luettelosta kohta +Leipäteksti.

• Napsauta Oletus-painiketta ja valitse Kyllä siinä valintaikkunassa, joka aukeaa tämän jälkeen.

Teemojen pitäisi nyt toimia tarkoitetulla tavalla. Seuraavaksi kannattaa luoda vaikkapa oma teema, jossa "talon fontti" tai vastaava virallinen fontti on leipätekstifonttina. Mikäli suurin osa asiakirjoista laaditaan tätä virallista leipätekstifonttia käyttäen, oma teema kannattaa määritellä oletusteemaksi. Valinnanvapautta jää vielä toisenlaisten asiakirjojen muotoiluun.

Teema-asioista lisää seuraavassa Word-artikkelissa...

Blogi sai tällä viikolla odottaa, eikä taivas pudonnutkaan niskaani

Olen joskus tullut sanoneeksi, että kirjoitan 2–3 blogiartikkelia viikossa. Siitä tuli tällä viikolla luistettua. On ollut muita asioita, jotka ovat vaatineet huomiotani. Koska en pidä tervellisenä ja hyvin harvoin edes tarpeellisena viettää kaikkea aikaani sisällä istuen, blogi sai odottaa. On muutenkin käytettävä harkintaa siinä minkälaisista asioista tekee itselleen velvollisuuksia.

Olen mm. käynnistellyt seuraavaa kirjahanketta. Se tulee olemaan siinä mielessä mukava projekti, että pääsen vaihteeksi toteuttamaan omaa ideaani, josta kerron tarkemmin lähiaikoina. Periaatteessa olen jonkinlainen "tilauskirjoittaja". En siis haltioituneessa luomisen tilassa kirjoita Wordin tyyleistä tai Excelin Pivot-taulukoista. Kun kustantaja katsoo, että tarvitaan vaikka Excelin pikaopas, minut mahdollisesti kutsutaan hätiin. Toki olen päässyt oppimateriaaliprojekteihin mukaan kommentoimaan ja ideoimaan. Kokonainen omista ajatuksista lähtöisin oleva kirja on kuitenkin kiintoisa haaste. Edellisen kerran toteutin omaa ideaani (tai puoliksi omaani) 90-luvulla, jolloin saimme Anne Eskolan kanssa ajatuksen atk-englannin kirjasta nimeltä Back-Up. Jouduimme nimittäin molemmat opettamaan kyseistä ainetta Jyväskylän kauppaoppilaitoksen aikuiskoulutusosastolla ja tehtävä ei ollut kummallekaan kovin mieluisa. Eräänä syynä tähän oli koko oppiaineen epämääräisyys ja kunnollisen materiaalin puute. Kun ajatus kirjasta virisi ja kustantajakin kiinnostui ajatuksesta, kirja tehtiin. Sittemmin minut ostettiin pois Back-Upin tekijätiimistä, koska olin siirtynyt kuukausipalkkaiseksi työntekijäksi kustantajan palvelukseen eikä aikani riittänyt päivitystyöhön. Siihen löytyi Annen kaveriksi osaava ihminen ja kirja on tainnut päivitysten myötä koko ajan parantua. Kirjaa muuten myydään edelleen nimellä BackUp – IT-englannin oppikirja.

Sain viikko sitten sähköpostia henkilöltä, joka ilmoittautui blogini seuraajaksi. Hän arveli, että mm. tietyt Wordin oletusasetukset saattaisivat kiinnostaa lukijoita. Mainio ajatus! Wordin asetukset, esimerkiksi normaalityyliin ja teemoihin liittyvät, ovat hyvin arkipäiväinen ja tavanomainen asia. Silti niiden kanssa on moni tuskaillut. Lähiaikoina on siis tiedossa parikin postausta näistä asioista.

Olen nähnyt jonkun (en tosin muista kenen) sanovan blogissaan, että hän ottaa kantaa blogikirjoitustensa pohjalta esitettyihin asioihin vain kommenttien välityksellä eikä huomioi sähköposteja. Itse en ole asettanut tällaisia rajoja. Saan jostakin syystä enemmän kommentointia sähköpostilla kuin suoraan blogiin, joten se tietenkin vaikuttaa kantaani. Ymmärrän, jos joku arastelee nimellään esiintymistä, mutta haluaa silti minun tietävän, että täällä ihan elävä ihminen on käynyt lueskelemassa ja haluaa jotakin sanoa lukemansa pohjalta. Kommentit kuten myös artikkeli-ideat ovat tervetulleita sekä sähköpostin että blogin kautta. En kuitenkaan lupaa ryhtyä blogissa äkillisiä tapauskohtaisia ongelmia ratkomaan. Haluan pitää tänne kirjoittamisen mieluisana, joten aiheiden valinta ja aikataulut pidetään vapaana.

Mitä olet valmis tekemään ollaksesi onnellinen?

Kaikki kohkaavat YouTubesta, mutta kukaan ei kohkaa TEDistä? TED on lyhenne sanoista Technology, Entertainmet, Design. TED tapahtumana on vuosittainen konferenssi, jonka aikana maailman huippuajattelijat, -tekijät ja -puhujat kokoontuvat pitämään puheenvuoronsa. Verkkopalvelu osoitteessa http://www.ted.com/ tarjoaa parhaat puheenvuorot katseltaviksi ja kuunneltaviksi (tai ladattavissa katseltaviksi ja kuunneltaviksi mp3-soittimelta). Itse olen täysin koukussa TED-videoihin ja podcasteihin. Mm. monta korillista pyykkiä on tullut silitettyä niitä kuunnellessa. Juuri kuluneella viikolla on pidetty TED-konferenssi, jonka tuotoksia tulee olemaan saatavilla taas myöhemmin.

Haluan tänä perjantaina jättää teille katseltavaksi TED-videon, jolla ranskalaissyntyinen buddhalaismunkki Matthieu Ricard puhuu onnellisuudesta. Ricard on mielenkiintoinen persoona, joka luopui urastaan geeni- ja molekyylibiologian tutkijana tutustuttuaan buddhalaisuuteen.

Laitan tähän vielä linkin, mikäli blogiin upotetun videon kanssa tulee ongelmia.

Aikaisemmin minulla oli tapana ottaa jalat alleni kun joku lähestyikin minua puhuakseen onnellisuudesta, mielenrauhasta tms. Olen kuitenkin päätynyt monta kertaa toteamaan, ettei kannata antaa omien mielikuviensa olla uusien kokemusten tiellä. Joitakin vuosia jatkuneen joogaharrastuksen kautta olen törmännyt mitä kiintoisimpiin ajattelijoihin ja kirjoittajiin, joskin on pakko sanoa, että yhtä helmeä kohti löytyy moninkertainen määrä "höppistä". En mitenkään osaa ottaa vakavasti kaikenlaisia chakra- ja energiajuttuja, vaikka en toisaalta niistä kauheasti ahdistu tai ärsyynny: Pidän niitä vain toisenlaisena tapana kuvata tätä samaa todellisuutta, jota minä kuvaan omalla tavallani. On kuitenkin täysin järkeenkäypää, että erilaisista ajattelusuuntauksista pyritään hakemaan apua ihmisenä olemisen hankaluuteen. Näyttää siltä, että länsimaisin opein ei esimerkiksi onnellisuuden saavuttamisen eteen ole onnistuttu tekemään sen kummempaa oivallusta kuin että pumpataan ihmiset lääkkeitä täyteen. Enkä sillä vielä ylpeilisi.

Viime keväänä luin Jon Kabat-Zinn -nimisen kaverin teoksen Olet jo perillä. Pian sen jälkeen löysin Ricardin kirjan Onnellisuus. Molemmat kirjoittajat veivät pisteet kotiin sillä, että he pystyvät avaamaan vieraasta kulttuurista lähtöisin olevia ja elämänlaatua selvästikin parantavia asioita minulle tutuilla länsimaisilla käsitteillä ja kielikuvilla. Eivätkä he myöskään ärsytä pakonomaisella tekopositiivisuudella.

Olen päätymässä siihen käsitykseen, että suurimpaan osaan ihmisten välisistä ongelmista löytyisi helpotusta kun lopetettaisiin joksikin aikaa kaikenlainen muiden ihmisten sanomisten ja sanomatta jättämisten edestakainen vatvominen. Jokainen ihminen voisi käyttää vaikkapa 10 minuuttia jokaista toisten tekemisten ja sanomisten ruotimiseen käyttämäänsä tuntia kohti ja keskittyä omien ajatuspinttymiensä pohtimiseen. Ne vaikuttavat siihen, miten muiden ihmisten sanomiset ja tekemiset tulkitaan, ne heijastuvat taas takaisin omina tekemisinä ja sanoina. Ja loputon väärinymmärrysten kierre jatkuu. Omien ajattelutapojen tiedostaminen on vaikeaa samoin kuin niiden muuttaminen, joka kaiken lisäksi on vielä pahuksen hidasta. Täysin mahdottomasta urakasta ei kuitenkaan ole kyse ja mitäpä ei ihminen tekisi onnelliseksi tullakseen.

"Voidakseen tulla onnelliseksi ihmisen on osattava muuntua."
(Luca ja Francesco Cavalli-Sforza, Ricardin Onnellisuus-teoksen alkulehdellä)

PowerPoint: Huonoja tapoja ja tottumuksia

Jatketaan edellisen postauksen hengessä ja todetaan, että vastoin yleistä luuloa PowerPoint ei ole sama asia kuin pitkästyttävä esitysgrafiikka, vaikka näin laajasti ajatellaan. PowerPoint on pelkkä väline ja jos diaesitys pitkästyttää, syy on jossakin muualla.

PowerPointiin on kuitenkin sisäänrakennettu tietynlaista automatiikkaa, joka tukee huonoja tottumuksia ja ellei tästä ole tietoinen, on vaarassa päätyä laatimaan pitkästyttäviä ja vaikeaselkoisia esityksiä. Vain epäsuomalaisen lahjakas puhuja pystyy pelastamaan tilanteen peruspowerpointeistaan huolimatta.

"PowerPoint: shot with its own bullets" *

Yksi sisäänrakennettu huonoihin käytäntöihin ohjaava asia on luettelotekstin oletusarvoisuus. Ja luettelotekstien paljous on juuri se juttu, mikä on saanut seinille hyppivät PowerPoint-kriitikot ponnistamaan korkeimmalle. Uuden tiedoston ensimmäinen sivu on ns. otsikkodia, mikä on aivan loogista. Tämän jälkeen uuden dian oletusrakenne on usean version ajan ollut luetteloteksti. Vasta versio 2007 antaa käyttäjälle pieniä vihjeitä siitä, että muutakin sisältöä voisi käyttää kuin luetteloita. Luetteloteksti on voimakkaasti esillä diaesityksen luontivaiheessa myös ns. jäsennysnäkymänä. Tässä suhteessa OpenOfficen Impress saa minun sympatiani, ainakin versio 3 olettaa kiitettävän vähän ja antaa minun valita.

Mikä luetteloissa on sitten vikana? Ei yhtään mitään silloin, kun esitettävä asia sopii luettelon muotoon. Valitettavan usein asia pakotetaan luettelon muotoon silloinkin kun seurauksena on sisällön kustannuksella tapahtuvaa yksinkertaistamista. Luettelotekstin suosimisen on myös huomattu vaikuttavan esiintymistekniikkaan: Mitä enemmän esityksessä on tekstiä, sitä suurempi kiusaus esiintyjällä on lukea teksti näytöltä sellaisena kuin se on alun perin esitykseen kirjoitettukin. En ole tavannut yhtäkään esiintymistaidon kouluttajaa, joka neuvoisi näin: "Ja kun olet asiasi naputellut sinne PowerPointiin, niin senkun menet ja lukea lopotat juttusi suoraan näytöltä." Tämä tuntuu kuitenkin olevan maan tapa. Esitys muodostuu tilanteeksi, jossa yleisö ja esiintyjä ohittavat toisensa: Esiintyjä lukee ääneen samaa tekstiä, jota hänen kuulijansa lukevat huomattavasti nopeammin itsekseen eivätkä lukiessaan tietenkään kiinnitä mitään huomiota kuulemaansa.

"Tiedän, että tämä fontti on liian pieni"

PowerPointin oletuksena käytetty tekstin automaattinen sovitus paikkamerkkiin pienentää tekstin pistekokoa sitä mukaa kun paikkamerkki täyttyy. On helppo lisätä tekstiin "vielä pari sanaa". Lopulta tekstiä on liikaa, sitä on pienennetty niin paljon, ettei se näy kunnolla ja koska diaesityksen tekijällä on pula ajasta, hän ei ehdi hiomaan luetteloitaan edes ymmärrettäviksi – ymmärrettävyydellä ei tosin tässä vaiheessa ole enää mitään väliä, koska tekstiä ei erota. Ja taas pidetään esitystä, jonka sekä esiintyjä että yleisö haluaisivat olevan ohi mahdollisimman nopeasti.

Mikä olikaan tärkeintä?

Diaesityksissä ei ole vain liikaa tekstiä tai luettelomerkkejä vaan liikaa aivan kaikkea! Esityksen tukena käytettävän havaintomateriaalin eräs tarkoitus on tärkeiden asioiden korostaminen. Kun tavaraa on paljon, mikään ei enää erotu muuta tärkeämpänä. Tämä on kohtalokasta, sillä yleensä kuulijoiden toivotaan muistavan jotakin esityksestä. Tiedon tarjonnan paljous vaivaa graafisia kuvaajia, kaaviokuvia, tekstisisältöäkin ja diaesitystä kokonaisuutena. Krääsän paljoutta ei tosin voi laittaa PowerPointin syyksi. Diojen ja yksittäiseen diaan sullottavan aineiston määrä on jo käyttäjän vastuulla. On aivan kohtuullinen vaatimus, että omasta aihealueestaan osaisi nostaa näkyviin tärkeimmät asiat. Nancy Duarte käsittelee Slide:ology -teoksessaan mm. materiaalin karsimiseen liittyviä kysymyksiä. Hän pyytääkin lukijaa muistelemaan milloin viimeksi kävi niin, että yleisö kerjäsi jatkamaan esitystä ja näyttämään lisää dioja!

(* "PowerPoint: shot with its own bullets" on otsikko Lancet-lehden artikkelissa (2003, Vol. 352), joka peräänkuuluttaa selkeämpiä esitysgrafiikan käyttötapoja)