Esitysgrafiikka ei ole yhtä kuin PowerPoint

Minulla on "virallisella" verkkosivullani tiedot koulutuskokonaisuudesta, jonka nimi on Viestinnällisempää esitysgrafiikkaa. Tarkkoja tilastoja en ole kerännyt, mutta arvioilta noin neljä viidestä on sanonut tästä koulutuksesta jotakin seuraavanlaista: "Onko tämä joku PowerPointin jatkokurssi vai?"; "No PowerPoint on niin helppo, että se on meillä opeteltu ihan itsenäisesti". Kun olen selittämällä avannut kurssin sisältöä, olen niitä saanut jopa myydyksi ja oppia saaneet ovat olleet tyytyväisiä.

No tietenkin minun on syytä kävellä peilin eteen, katsoa sinne synkkänä ja kysyä, että "mitäs olet antanut niin typerän nimen kurssillesi". Nimen valinta on mietittävä uudelleen, ellei se kuvaa paketin sisältöä selittämättä. Toisaalta en voi olla hämmästelemättä miten vahvasti ohjelmatuote nimeltä PowerPoint yhdistetään esitysgrafiikkaan. Koulutuspaketin nimessähän ei mainita PowerPointia, ei edes pienellä präntillä. Kokonaisuuden tarkemmassa esittelyssä todetaan, että "voidaan toteuttaa PowerPointilla tai OpenOfficen Impressillä". Myöskään Googlen esitysgrafiikkatyökalu ei välttämättä olisi poissuljettu vaihtoehto. Eikä minulla olisi mitään Keynoteakaan vastaan, jos joku tipauttaisi käsiini tyylikkään MacBookin. Esitysgrafiikkaa voisi periaatteessa tehdä vaikka PhotoShopilla, Paint.NETillä tai InDesignilla, MindManagerillakin saa tuotettua havainnollista aineistoa ja sen esittämiselle on jopa oma näyttötilansa ohjelmassa. Esitysgrafiikka on aivan eri asia kuin väline, jolla se tuotetaan.

Se, että PowerPoint ymmärretään esitysgrafiikan synonyymina, selittää loppujen lopuksi sen, miksi presentaatiot ovat tyypillisesti esiintyjän omien PowerPointiin kirjoitettujen muistiinpanojen sisälukemista yleisön edessä. PowerPointia on helppo oppia käyttämään toimintotasolla ja valitettavan usein tämä ymmärretään luettelotekstin sujuvana kirjoittamisena.

Esitystä elävöittävän, korostavan ja havainnollistavan esitysgrafiikan tekemiseen valikoiden tai uudemman version välilehtien toimintojen muistaminen ei valitettavasti riitä. Esityksen pitämisen tavoite ei ole, että sinä esiintyjänä muistaisit sanoa kaiken sen mitä esitystä valmistellessasi kirjoitit omiin muistiinpanoihisi sanomisen arvoisena! Toki auttaa, jos muistat mitä piti sanoa. Esityksen ensisijainen tavoite on kuitenkin tarjoilla esityksen kohteena ollut asia niin kiinnostavana ja havainnollisena, että se jää esitystä seuraavan mieleen tuottaen aiotun vaikutuksen, joka voi olla ostopäätös, oppiminen, mielipiteen muodostaminen, ilmiön tai laitteen toiminnan ymmärtäminen.

Muuten, maailman ensimmäinen esitysgrafiikkaohjelma ei ollut PowerPoint, jonka ensimmäinen versio tuli valmiiksi 1987. Maailman ensimmäinen esitysgrafiikkaohjelma oli nimeltään Harvard Presentation Graphics. Se julkistettiin vuonna 1986 ja sitä myydään edelleen nimellä Harvard Graphics.

Mikä on tämä Prezi, josta kaikki puhuvat?

Huomasin, että useissa blogeissa sekä Twitterissä alkoi toistua nimi Prezi. Koska samoista osoitteista (mm. täällä kotosuomessa Maggie ja me) oli ennenkin löytynyt hyviä vinkkejä, säntäsin osoitteeseen http://prezi.com.

Prezi voisi olla jonkinlainen esitysgrafiikan Next Generation. Näin lupaavat sen tekijät:

"Most of the computer systems which present us with information today use the old paradigm of prints and slides: arranging information on a framed 2d static space. We could argue that these (at least their forms) are merely the side effect of Gutenberg's galaxy."

Kuulemma kuka tahansa, joka osaa tuhertaa pikaisen luonnoksen lautasliinaan, pystyy luomaan esityksen tällä sovelluksella. Kannattaa ehdottomasti käynnistää esittelypätkä, siitä saa hyvän käsityksen Prezin perusideasta.

Tottakai kirjoittauduin betakäyttäjäksi, sillä kaikki mikä pyrkii viemään esitysgrafiikkakulttuuria eteenpäin, on tervetullutta. Sain lukea, että ruuhkan vuoksi tunnusten käsittely vie aikansa. Se on iloista tunnusten odottelua nyt.

Lisäys iltapäivällä:

Microsoft Office Labs -sivulla on esitelty pptPlex, jossa näyttää olevan pitkälti sama toimintaperiaate!

Miksi Excel laskee viikon numeron väärin?

Excelissä on funktio, joka laskee päivämäärän perusteella viikon numeron: VIIKKO.NRO (WEEKNUM). Sen valinnaisena argumenttina oleva palauta_tyyppi (Return_type) sallii viikon alkamispäivän valinnan: Kun argumentti on 1 tai puuttuu, viikon oletetaan alkavan sunnuntaista. Argumentin ollessa 2 viikko katsotaan alkavaksi maanantaista. Jälkimmäinenhän on se tapa, jota pääasiassa noudatetaan meillä myytävissä kalentereissa. Ensiriemastuksen jälkeen kuitenkin käy ilmi, että funktio tekee virheitä molempia argumentteja käytettäessä!

Selitys löytyy eurooppalaisesta ISO 8601 -standardista, jota ei ole huomioitu Excelin VIIKKO.NRO-funktiossa. ISO 8601 -standardin mukaisesti viikko alkaa maanantaista ja päättyy sunnuntaihin. Tämän luulisi hoituvan argumentilla 2, mutta on muutakin: Eurooppalaisen standardin mukaisesti vuoden ensimmäisessä viikossa on oltava vähintään 4 päivää. Näin viikko numero 1 on se viikko, jolle vuoden ensimmäinen torstai tai tammikuun 4. päivä sijoittuvat. Jos 1.1. on perjantai, lauantai tai sunnuntai, kyseinen viikko saa numeron 52 tai 53.

ISO 8601 -standardista johtuvan virheen korjaa kaava, jonka löysin keväällä 2006 Pearson Software Consulting LLC:n verkkosivulta:

=1+INT((A2-DATE(YEAR(A2+4-WEEKDAY(A2+6));1;5)+WEEKDAY(DATE(YEAR(A2+4-WEEKDAY(A2+6));1;3)))/7)

Ja suomenkielisessä Excelissä näin:

=1+KOKONAISLUKU((A2-PÄIVÄYS(VUOSI(A2+4-VIIKONPÄIVÄ(A2+6));1;5)+VIIKONPÄIVÄ(PÄIVÄYS(VUOSI(A2+4-VIIKONPÄIVÄ(A2+6));1;3)))/7)

Helpoimmalla tietysti pääset kun kopioit käyttämäsi kieliversion mukaisen litanian kaavariville ja kopioit kaavan alaspäin niin moneen soluun, kuin tarvitaan.

Kuvassa B-sarakkeessa oleva viikon numero on katsottu kalenterista. Sarakkeessa C se on laskettu VIIKKO.NRO-funktion argumentilla 1, sarakkeessa D argumentilla 2 ja sarakkeessa E kaavalla.

Tallennus omaksi funktioksi

VBA-ohjelmoinnista kiinnostunut ehkä haluaisi lisätä tämän omaan funktiokokoelmaansa ja Pearson Softwaren sivulta löytyykin valmis VBA-listaus. Lisäksi MSDN-artikkelissa Implementing Week-Numbering Systems and Date/Time Representations in Excel on muun viikon numerointia koskevan tiedon ohella lyhyempi VBA-listaus, jonka pohjalta kirjoittamaani ViikkoNro8601-funktiota olen käyttänyt yllä olevan kuvan mukaisen taulukon sarakkeessa F:

Public Function ViikkoNro8601(Paivays As Date) As Integer

Dim Paivays2 As Long

Paivays2 = DateSerial(Year(Paivays - Weekday(Paivays - 1) + 4), 1, 3)

ViikkoNro8601 = Int((Paivays - Paivays2 + Weekday(Paivays2) + 5) / 7)

End Function

Lisätietoja ISO 8601 -standardista

ISO 8601 -standardista löytyy lisätietoja tietenkin googlettamalla sekä yksityiskohtaisemmin Jukka Korpelan artikkelista Info on ISO 8601, the date and time representation standard. Suomeksi kirjoitettu Juha Auteron ja Antti-Juhani Kaijanahon artikkeli Vastauksia tietokoneohjelmoinnista usein esitettyihin kysymyksiin sisältää mm. tietoa ISO 8601 -standardista, mutta myös paljon muuta numeroihin ja tietokoneohjelmointiin liittyvää asiaa.

Outlook 2007: Näppäinkomentoja

Olet varmaankin oppinut käyttämään näppäinkomentoja eri ohjelmissa tiedoston tallentamiseen ja avaamiseen, Wordissa sisennysten tekemiseen, Excelissä työkirjan taulukoiden välillä liikkumiseen yms. Näppäinkomentojen avulla voit myös aktivoida Outlookin eri osat nopeasti:

Ctrl+1 Sähköposti

Ctrl+2 Kalenteri

Ctlr+3 Yhteystiedot

Ctrl+4 Tehtävät

Ctrl+5 Muistilaput

Niissä Outlook-ikkunoissa, joissa käytetään 2007-version valintanauhaa, toimivat tietenkin myös Alt-näppäimellä esille tulevat näppäinvihjeet.

Jos käytät väriluokkia viestien ja tehtävien arkistoimiseen (toivottavasti!), olethan huomannut, että väriluokalle voidaan määritellä pikanäppäin. Kun esimerkiksi saapunut viesti on valittuna, voit merkitä sen pikanäppäimen painalluksella ja myös poistaa merkinnän siitä. Aivan jokaiseen luokkaan ei kannata liittää pikanäppäintä. Ehkä kätevintä on määritellä joihinkin viesteihin sääntö, joka toteuttaa luokittelun automaattisesti.

Excel: Kalenterifunktioita ja lisää aika-arvoilla laskemista

Jatketaan Excelin aika-arvojen kertaamista. Tässä postauksessa esittelen pari käyttökelpoista funktiota ja lisää esimerkkejä aika-arvoilla laskemisesta.

Päivittyvän päiväyksen ja kellonajan lisääminen

Päiväys tai kellonaika voidaan lisätä staattisena, johon edellisessä artikkelissa esittelin kaksi näppäinyhdistelmää. Seuraavat funktiot lisäävät taulukkoon päiväyksen ja kellonajan, jotka päivitetään ajan tasalle aina kun taulukko lasketaan uudelleen: NYT (NOW) palauttaa käyttöjärjestelmän tiedoista saatavan kuluvan hetken päiväyksen ja kellonajan. TÄMÄ.PÄIVÄ (TODAY) palauttaa vain kuluvan päivän päiväyksen. Funktiot eivät tarvitse mitään argumentteja, joten riittää kun niiden jäljessä olevat sulkeet ovat paikoillaan, esimerkiksi NYT().

Esimerkkejä päiväyksillä laskemisesta

Edellisellä kerralla todettiin myös, että solussa olevaa päiväystä voi käyttää kaavaviittauksessa. Esimerkiksi solussa H2 olevan päiväyksen pohjalta voidaan laskea vaikka eräpäivä toiseen soluun: =H2+14. Oikeastaan vielä parempi olisi kirjoittaa maksuaika numeromuodossa soluun ja käyttää lukumuotoilua näyttämään solussa teksti "14 pv netto". Sopiva lukumuotoilu saadaan aikaan Muotoile solut -valintaikkunan Oma-luokkaan lisätyllä merkinnällä # "14 pv netto".

Edellisessä artikkelissa laskettiin työaikoja kahden kellonajan erotuksena. Voit myös joutua laskemaan kellonaikojen erotuksen tilanteessa, jossa vuorokausi vaihtuu välillä. Vuorokauden vaihtuminen aiheuttaa ongelman, koska laskutoimitus tuottaa negatiivisen kellonajan eikä Excel kelpuuta sitä. Apu löytyy kaavasta =B3+(B3<A3)-A3.

Sulkujen sisäpuolella oleva laskutoimitus tuottaa tulokseksi totuusarvon, TOSI tai EPÄTOSI. Silloin kun laskutoimituksen tulos on TOSI, se vastaa ykköstä (1), joka kellonaikoja laskettaessa on 24 (tuntihan on 1/24 vuorokautta). Todellisuudessa siis solun C3 kaava laskee seuraavan laskutoimituksen: 6+24-22=8. Jos tilanne olisi toisinpäin, eli B-sarakkeen solu on suurempi kuin A-sarakkeen luku, totuusarvo palauttaa nollan (0).

Salafunktio PVMERO

Lopuksi funktio, jota jostakin syystä ei näytetä funktioluettelossa eikä Excelin ohjekaan ole siitä tietävinään. PVMERO (DATEDIF) on kätevä funktio esimerkiksi ihmisen ikää laskettaessa. Ikähän tarkoittaa niitä täysiä vuosia, jotka on ehditty elää. Et siis ala pyöristää ikääsi esimerkiksi vuoden puolenvälin jälkeen vaan ilmoitat aina täydet vuodet. Jos esimerkiksi syntymävuosi on kirjoitettuna soluun A14, solussa B14 oleva kaava laskisi iän näin: =PVMERO(A14;TÄMÄ.PÄIVÄ();"y"). Huomaa, että Excel ei tunnista funktiota eikä näin ollen avaa valintaikkunaa sen argumenttien syöttämistä varten. Kaava on kirjoitettava suoraan kaavariville.

PVMERO-funktion argumentteina syötetään kaksi päivämäärää, joiden erotuksena ikä lasketaan. Kolmas argumentti osoittaa palautettavien tietojen lajin, joka tässä tapauksessa on täysiä vuosia. Voisit käyttää myös argumenttia "m" kun haluat laskea tietyn aikavälin kokonaiset kuukaudet tai "d" laskeaksesi täydet päivät.

Toinen tapa laskea esimerkiksi kokonaisia vuosia olisi funktio VUOSI.OSA (YEARFRAC), joka aikaisemmissa versioissa vaati analyysityökalujen asennuksen. Excel 2007 -versiossa se sisältyy jo vakiofunktioihin! Edellisen esimerkin ikä VUOSI.OSA-funktion avulla laskettaisiin tällaisella kaavalla: =KOKONAISLUKU(VUOSI.OSA(TÄMÄ.PÄIVÄ();A14;1)).

Twitter-kokeilun saldo

Ennen joulua ryhdyin uteliaisuuttani testaamaan Twitter-yhteisöpalvelua ja lupasin myös kertoa käyttökokemuksistani. Kirjasin ylös Twitteriä kohtaan tuntemiani ennakkoluuloja, jotka löytyvät kokeilun aloitukseksi kirjoitetusta artikkelista. Ensimmäistä lukuun ottamatta ne pitivät melko lailla paikkansa!

Siis Twitterhän on "siis niinku silleen yhteisöllinen ja kaikkee". Jaa? Täytyy sanoa, että olin paljon enemmän hengissä ja vireämpi katsellessani yksinäni Blade Runneria kuin naputellessani viestejä Twitteriin. Sohvalla makoilua ja television katsomistahan pidetään ajanvietteistä passivoivimpana ja turmiollisimpana. Uskoisin kuitenkin ehkäiseväni esimerkiksi dementoitumistani elokuvien katselun maratonsessioilla tehokkaammin kuin solipsistisella virtuaalisella mölisemisellä, jollaiseksi Twitterin koin. No tietysti huonosta kokemuksesta voin syyttää itseäni, sillä kuka käskee ryhtyä tällaiseen joululomien ja vuodenvaihteen ympärillä, jolloin työkuvioihin lähinnä keskittyvä nettielämäni hiljenee muutenkin.

Mutta siihen ensimmäiseen ennakkoluulooni, joka ei pitänytkään paikkaansa: Yllättäen huomasin, että Twitter voisi oikeastaan helpottaa ajankäyttöongelmissa. Koska Twitter-kommentit on mahdollista saada näkymään blogissa, sitä voi käyttää bloginsa pitämiseen asutun näköisenä. Pari blogiartikkelia viikossa on tällä hetkellä minulle mahdollinen enimmäismäärä, mutta Twitterin avulla voisi heitellä vaikka päivittäin näkyviin kiinnostavia uutislinkkejä tai pieniä kommentteja. Blogiin yhdistettynä siis mikrobloggausta sanan varsinaisessa merkityksessä. Tällä hetkellä Twitterissä näkyy tieto uusimmasta blogiartikkelistani, mutta tämä palvelu ei ole käyttööni mielekäs, se siis joutaa jäämään pois.

Twitterin ja Deliciousin välille voisi tehdä myös jonkinlaisen työnjaon. Delicious-linkeissäni on tällä hetkellä aivan liikaa aineistoa, joka on auttamatta vanhaa ja pitäisi siivota pois. Jotta linkkikokoelmastani ei tulisi täysi kaaos, sinne kannattaisi lisätä merkintöjä nykyistä harkitummin. Twitter sopisi välittämään nopeammin vanhenevaa aineistoa. Esimerkiksi kiintoisa softavinkki Twitteriin; jos softa osoittautuu myös oikeasti käyttökelpoiseksi, syvällisempiä artikkeleita tai ohjelinkkejä Deliciousiin ja myöhemmin, mikäli tulen softaa kokeilleeksi, ehkä blogiartikkeli. Tai jotakin vastaavaa.

Sosiaalisen median työkaluja pitää nähtävästi vain kokeilla löytääkseen omiin tarpeisiinsa sopivat. Kriittinen pitää olla ja järkeä saa käyttää. Tässäkin pitää varoa lankeamasta valitettavan yleiseen uusi vs. vanha -harhaan. Uusi ei ole hyvä vain siksi, että se on uutta. Vanha ei myöskään ole huonoa vain siksi, että se on vanhaa*. Viisas poimii sekä uudesta että vanhasta itselleen käyttökelpoisen.

*Koska me ihmiset olemme erilaisia, uusi vs. vanha -harhan ajatuskulku voi olla käänteinenkin. Joten: Vanha ei ole hyvää vain siksi, että niin on ennenkin tehty, eikä uusi ole pahasta vain siksi, että se on uutta.

Excel: Aika-arvoilla laskeminen

Excelin kellonajat ja päivämäärät ovat asia, joka näyttää toistuvasti aiheuttavan päänraapimista. Periaatteessa päivämäärillä ja kellonajoilla lasketaan aivan kuten muillakin luvuilla. Niiden käsittelyssä on kuitenkin otettava huomioon periaate, jolla kellonajat ja päivämäärät tallennetaan taulukkoon sekä tiettyjä lukumuotoiluihin liittyviä seikkoja, jotka kerrataan tässä artikkelissa.

Excel tallentaa päivämäärät ja kellonajat järjestysnumeroina siten, että päiväys 1.1.1900 kello 0:00 on 1. Tämän voi todeta kirjoittamalla em. päiväyksen taulukkoon (muista lisätä päiväyksen ja kellonajan väliin tyhjä väli) ja määrittelemällä solun lukumuotoiluksi Yleinen (General).

Tutkitaan vielä seuraavaa päiväystä: 14.1.2009 kello 12:25. Yleinen-lukumuodossa se on desimaaliluku 39827,5173611111, jossa päiväystä vastaa kokonaisluku ja kellonaikaa järjestysnumeron desimaaliosa. Jos esimerkiksi kirjoitat soluun 0,75 ja muunnat lukumuodoksi Aika, solussa näytetään 18:00 mikä vastaa kolmea neljäsosaa vuorokaudesta (vrt. 0,75 = ¼). Tämä toivottavasti selventää lukumuotoilun ideaa.

Kannattaa myös huomata, että Excel hyväksyy erilaisia tapoja kirjoittaa päiväys ja kellonaika. Excel saattaa muotoilla soluun lisätyn aika-arvon automaattisesti, esimerkiksi suomenkielisin maa-asetuksin 01-14 muutetaan muotoon tammi.14. Nämä muotoilut perustuvat Windowsin kieli- ja alueasetuksiin.

Käytännön esimerkki aika-arvoilla laskemisesta ja lukumuotoilujen käytöstä:

Kuvan taulukkoon on laskettu viikon työtunnit (taulukko on pelkistetty jättämällä ruokatunnit pois, mutta ne on helppo lisätä laskelmaan mukaan).

Päivittäiset työajat riville 4 on laskettu lopetus- ja aloitusajan erotuksena =B3-B2. Kaava on muodostettu osoittamalla ja kopioitu muihin saman rivin soluihin.

Viikon kokonaistuntimäärä solussa B6 on laskettu tavallisella summakaavalla =SUMMA(B4:F4) joka oletuslukumuotoilulla antaa vastauksen 18:45. Ilman minkäänlaista päässälaskutaitoakin näkee, että jotakin on pielessä. Laskukaava sellaisenaan on aivan oikein, mutta lukumuotoilu kaipaa säätämistä. Koska tuntimäärä menee yli 24 tunnin, se pitää huomioida käyttämällä tilanteeseen sopivaa lukumuotoilua. Sellainen löytyy luokasta Oma (Custom). Koodi on muotoa [t]:mm:ss ([h]:mm:ss).

Jos vielä halutaan laskea tuntipalkan perusteella viikon palkka, tarvitaan kertolasku. Koska tulon toinen tekijä on aika-arvo – tunteja tarkoittava lukuhan on tallennettu desimaalilukuna (ks. selitys edellä), kaavassa pitää kertoa 24:llä, =24*B6*B7.

Tämä siis pohjustuksena myöhemmin jatkuvaan ajankäsittelyteemaan. Tulossa mm. kalenterifunktioita.

Näppäinyhdistelmät päiväyksen ja kellonajan lisäämiseksi: Kuluvan päivän päiväyksen saa nopeasti soluun näppäinyhdistelmällä Ctrl+Shift+Puolipiste (;) ja kellonajan näppäinyhdistelmällä Ctrl+Shift+Kaksoispiste (:). Tällä tavalla lisätyt päiväys ja kellonaika jäävät lisäyshetken mukaisiksi taulukkoon.

Outlook 2007 -vinkki: Pienoiskalenteri

Seuraava toiminto kuuluu niihin, joita ilmankin pärjää, mutta toki kuvallisessa muodossa lähetetty tieto on parhaimmillaan tasaisen harmaata merkkijonoa selkeämpää! Vinkki löytyi Outlookin tiimiblogista ja siinä neuvotaan halutun aikavälin näyttäminen havainnollisena pienoiskalenterina. Kalenterin voi lähettää sähköpostin mukana esimerkiksi yhteistyökumppanille, joka voi katsoa kalenterin alapuolelta tarkemmat merkinnät sovitellakseen tapaamista tms. näiden mukaan. Edellytyksenä tietenkin on, että yhteistyökumppanin sähköpostiohjelma on Outlook tai osaa muuten lukea viestin tietoja (html). Mm. Lotus Notesiin tai GMailiin lähetettynä kalenteri menee perille täysin luettavassa muodossa.*)

Outlookin kalenterinäkymän siirtymisruudussa on luettelo saatavilla olevista kalentereista. Jos teet töitä koneella, johon Outlook on asennettu yksittäisasennuksena, näkyvissä on vain oma kalenterisi ja mahdollisesti arkistoitu kalenteri. Jos käytössä ovat jaetut kalenterit, kuten jokaisessa tehokkaasti toimivassa organisaatiossa on, näkyvissä on muitakin kalentereita. Tällaisessa tapauksessa et tietenkään lähetä pienoiskalenteria työkaverillesi seuraavaksi esitetyllä tavalla vaan hyödynnät yhteisiä kalentereita sekä kokous- ja tapaamispyyntöjä! (Tasapuolisuuden nimissä: tämän postauksen toinen vinkki koskee vain Exchange-ympäristöä.)

Kalenteri saadaan sähköpostiin näin:

Avaa pikavalikko oman kalenterisi päällä ja valitse Lähetä sähköpostitse. Tee seuraavassa valintaikkunassa näytettävää aikaväliä ja näytettäviä tietoja koskevat määritykset. Esimerkiksi Päivämääräväli-kohdan luettelon Määritä päivät antaa valita juuri halutun aikavälin. Kun hyväksyt tekemäsi valinnat, avataan pienoiskalenterin sisältävä viesti-ikkuna. Voit kirjoittaa loput viestiin tulevista tiedoista. Arvelen, että esimerkiksi viikon vapaiden aikojen lähettäminen kaverille sujuu näin paljon nopeammin kuin kirjoittelemalla kellonajat ja päivät viestiin. Ota kuitenkin huomioon, että tässä vastapuoli näkee kaikki vapaat aikasi, mitä et ehkä kaikissa tapauksissa halua. Varattuja aikoja koskevat yksityiskohdat ovat kuitenkin oletuksena piilotettuja ja ne on erikseen määriteltävä näkyviin Tiedot-ruudun oikeasta laidasta avautuvasta valikosta.

Huom! Outlook 2003 -version kalenteria ei saa kopioitua tässä kuvatulla tavalla. Uudemmalla versiolla lähetetty pienoiskalenteri on kuitenkin luettavissa.

Kalenteri Out of office -viestiin:

Outlook-blogissa on neuvottu myös pienoiskalenterin lisääminen Out of office -viestiin. Tällainen loma- tai poissaoloviesti voidaan määritellä, mikäli käytössä on kehittyneempiä ryhmätyötoimintoja tukeva Exchange-palvelinohjelmisto. Pienoiskalenteri voidaan kopioida sähköpostiviestin rungosta, koska tieto on periaatteessa Wordin taulukkotietoa (muistithan, että Outlook 2007:n sähköpostieditori käyttää Wordin komponentteja!) ja sen voi liittää leikepöydältä poissaoloviestiinsä. Kopioimista varten vie hiiri pienoiskalenterin päälle, kunnes näet taulukon valintakuvakkeen, ja napsauta.

Poissaoloa sinänsä ei näytä saavan pienoiskalenteriin merkityksi eri värillä, mutta kun määrittelet näytettäväksi päivämääräväliksi lomasi ajankohdan, päivät korostetaan muista päivistä poikkeavasti. Katso myös alkuperäinen artikkeli, jossa on tarkemmat kuvat eri työvaiheista.

*) Tiedoksi: Kun Googlen kalenterimerkinnästä lähetetään kutsu Outlook-sähköpostiohjelmaa käyttävälle henkilölle, tämä voi kutsun hyväksyttyään siirtää sen yhdellä klikkauksella omaan kalenteriinsa merkinnäksi. Toimii myös toisinpäin. Muutenkin Outlookin sekä Gmailin ja Google-kalenterin yhteistyö näyttää esimerkiksi tapaamispyyntöjen osalta toimivan erittäin hyvin.

Teitkö uudenvuodenlupauksia?

Kun vuotta merkitsevä numero vaihtuu, on luonnollista, että syntyy mielikuva jonkinlaisesta uudesta alusta ja hetki on otollinen kaikenlaisten muutosten käynnistämiselle. Perinnekin liittää juuri vuoden vaihtumiseen ennustuksia, lupauksia ja päätöksiä. Moni on kuitenkin sanonut luopuneensa uudenvuodenlupausten tekemisestä. Niillä kun on ikävä taipumus romuttua. Päätösten ja lupausten ajankohtahan ei mitenkään muuta sitä tosiasiaa, että muutokset ovat joskus vaikeita toteuttaa. Etenkin tottumuksiin liittyvät muutokset ovat työläitä. Tyypillisessä kuviossa käy niin, että muutoshanke alkaa lupaavasti, mutta jossakin vaiheessa tulee väistämätön repsahdus, toinen ja kolmaskin. Takaiskut muistuttava miten "viimeksikin samanlainen hanke kaatui kahden viikon päästä aloittamisesta." Itsesyytöksillä vahvistetaan käsitystä omasta itsestä surkeana oliona, jolle ei mikään onnistu ja taas on kasattu negatiivisia odotuksia seuraavan yrityksen rasitteeksi.

Repsahtamiset ja takapakit ovat kuitenkin jäljitettävissä ihmisaivojen toimintaan ja siis aivan luonnollisia ilmiöitä kaikenlaisissa oppimis- ja muutosprosesseissa. Ne samat mekanismit, joiden ansiosta olemme oppineet tarpeellisia asioita, tulevat sotkemaan hienot muutosprojektimme. Tavat ja tottumukset, joista haluaisi päästä eroon, ovat oppimisen tulosta siinä hyödylliseksi koettu osaaminen. Ellei tätä sisäistä, ei luultavasti koskaan pääse muutoshankkeissaan loistavaa alkua pidemmälle. Kerran kunnolla opittu on vahva ja sen muuttaminen joksikin toisenlaiseksi voi vaatia useita yrityksiä. Ennen kuin uusi on tullut totutuksi tavaksi, vanha tulee läpi useita kertoja. Onnistunut muutos ja pidetty päätös ovat pitkälti asennetta, joka saa jääräpäisesti pysymään päätöksessä takaiskuista huolimatta. Ehkä muutosprosessi pitäisikin nähdä sarjana useita uusia alkuja: Ensin on Suuri Aloitus, joka on itse muutospäätös ja siihen sitoutuminen. Sen jälkeen tarvitaan lukuisia pieniä uudelleenaloituksia, jotka pitävät kiinni tavoitteessa silloinkin kun tulee takapakkia.

Vuoden alkuun liittyvää päätösten tekemisestä ja suunnitelmien laatimista on pohtinut myös mainiota Escape From Cubicle Nations -blogia kirjoittava Pamela Slim. Hän muistuttaa miten suunnitelmiensa onnistumiseen voi vaikuttaa mm. tavoitteiden muotoilulla. Esimerkiksi liian tarkat tehtävälistat saattavat lopulta kääntyä itseään vastaan joustamattomina. Kieltämättä yksityiskohtiin takertuminen helposti hämärtää kokonaiskuvan. Ehkä joskus voisikin kokeilla, miten toimisi tulevaa vuotta koskevan teeman valitseminen. Arjen ratkaisuja pitäisi sitten tutkia siitä näkökulmasta, miten ne tukevat vuodelle valittua teemaa. Elintapapuolella esimerkiksi "en osta enää yhtäkään Fazerin punaista suklaalevyä" tai "nukun joka yö 8 tuntia" on ehdottomasti liian ankara vaatimus (minulle ainakin), mutta "tasapainoisempaa ja terveellisempää elämää" voisi olla alkavalle vuodelle yleistavoite, joka kuitenkin sallii romahtamatta satunnaiset Fazerin punaiset ja valvomiset. Nyt en tietenkään tarkoita, että kaikkiin päätöksiin pitäisi jättää porsaanreikiä, jotka päästävät lusmuamaan. Lähtökohtaisesti kovin "reikäinen" muutoshanke pistää miettimään, onko hankkeen motivaatio kovinkaan vahva.

Toivotan menestystä ja hyvää oloa vuodeksi 2009 kaikille uudenvuodenpäätöksiä tehneille sekä myös päätökset tekemättä jättäneille!