Kilpailu maailman parhaasta diaesityksestä

Mainiossa SlideShare-palvelussa on julistettu kilpailu maailman parhaan diaesityksen löytämiseksi. Siitä vain seuraamaan tai peräti osallistumaan 31. heinäkuuta mennessä.

Parhaan esityksen valitsee raati, jonka jäseniä ovat Guy Kawasaki, Bert Decker, Garr Reynolds ja Nancy Duarte.

Mahdollisesti raati saisi edustaa hieman laajempaa taustaa, koska haetaan "maailman parasta" esitystä. Vaikka esitysgrafiikan käyttötottumuksissa on paljon yleistä, en pidä mahdottomana etteikö herkullisia kulttuurisidonnaisia eroja löytyisi. Amerikkalaiset esimerkiksi käyttävät häpeilemättä tunteisiin vaikuttamista keskeisenä tehokeinona. Kaikesta eurooppalaistumisestaan huolimatta herttaisen jäyhänä säilynyt suomalainen pysyttelee totisella faktalinjalla - tai ainakin haluaa antaa sellaisen vaikutelman. Aikansa ja paikkansa on varmasti molemmilla lähestymistavoilla.

Naamioisitko Office 2007:n Office 2003:ksi?

Jossakin välissä on markkinoille ilmaantunut Classic Menu for Office 2007 -apuohjelma, joka muuttaa Office 2007:n käyttöliittymän 2003-version käyttöliittymää muistuttavaksi. Kapulaa Suomessa myy ainakin Moonsoft 43,22 euron hintaan (sis alv 22 %) ja se näyttää olevan toistaiseksi saatavilla vain englanninkielisenä.

Konventioiden seuraaminenhan on esimerkiksi käyttöliittymäsuunnittelun eräs perusohje. On käyttäjälle helpompaa kun käyttöliittymä toimii periaatteella, johon hän on tottunut. Classic Menu for Office 2007 -lisäohjelman avulla organisaatio voisi säästää mm. koulutuskuluissa, koska uuden Officen valintaikkunat ovat erilaisen pinnan alla jokseenkin yhdenmukaiset aikaisempien versioiden kanssa.

Mutta seuraavasta Office 14 -versiosta tihkuvat tiedot antavat ymmärtää, että valintanauhapohjainen käyttöliittymä nähdään jatkossakin, joten käyttöliittymän vaihtaminen vanhan näköiseksi on vain väistämättömän siirtämistä.

Miksi yleensäkään palata sekalaiseen valikko- ja työkaluriviviidakkoon kun samat asiat voi pitää esillä helpommin saatavassa muodossa? On sanottu, että ihmiset käyttävät keskimäärin 10 - 15 prosenttia toimisto-ohjelmien ominaisuuksista ja että ohjelmissa on paljon tarpeetonta. Niin ettäkö Microsoft sitten ihan tekemisen ilosta vuodesta toiseen sisällyttää erilaisia toimintoja ohjelmiin ja jopa pyrkii tekemään niihin parannuksia? Entäs jos ihmiset eivät vain ole valikoiden alivalikoista löytäneet kaikkia niitä toimintoja, joista osasta voisi olla heille todellista hyötyäkin?

Wordin osien tunnisteet ja niiden linkitys

Osiin jaetun asiakirjan tunnisteen aiheuttamia murheita tulee vastaan niin usein, että aiheen kertaaminen taitaa olla paikallaan:

Kun asiakirjan osissa halutaan käyttää erilaisia tunnisteita, on muistettava se, että tunnisteet on linkitetty toisiinsa - itse asiassa suurin osa tunnisteisiin liittyvistä ongelmista johtuu siitä, että tämä ominaisuus unohdetaan. Ihan ymmärrettävää, ellei joka päivä askartele pitkien asiakirjojen ja niiden tunnisteiden parissa. Oletus siis on, että asiakirjan tunnisteet ovat samanlaiset kaikilla sivuilla, kaikissa osissa, parittomilla ja parittomilla sivuilla. Tässä on järkeä siinä mielessä, että perustunnistemäärittelyistä päästään vähällä työllä. Jos esimerkiksi asiakirjassa on kolme osaa ja lisäät jotakin yhden osan tunnisteeseen, muutat samalla kaikki tunnisteet. Kun halutaan jotakin erilaista, poikkeavuudet määritellään erikseen. Ja osien välinen linkitys on purettava ennen kuin mitään yksittäisiä osia koskevia muutoksia voidaan tehdä (tai voidaanhan niitä tehdä, mutta se ei kannata…).

Siis: Jos halutaan yhdelle osalle erilainen tunniste kuin muille sitä edeltäville, tunnistetta muokattaessa on ensimmäiseksi napsautettava Linkitä edelliseen -painiketta (Link to Previous), joka on alla olevassa kuvassa korostettu oranssinvärisellä (Word 2007:ssä painike on vähän eri näköinen). Painikkeen värityshän kertoo, että linkitys on käytössä. Jos ehdit muuttamaan yhdenkin merkin ennen linkin purkamista, kumoa muutos esimerkiksi Ctrl+Z:lla ja jatka vasta painiketta napsautettuasi.

Jos asiakirjassa on erilaiset tunnisteet parillisille ja parittomille sivuille, on huomattava, että saman osan parilliset ja parilliset tunnisteet on linkitetty erikseen. Ei siis riitä, että purat esimerkiksi vain osan parillisen sivun linkin. Pariton on edelleen kytkettynä edelliseen osaan. Sama pätee alatunnisteisiin, sillä olisihan mahdollista, että haluaisit alatunnisteiden olevan samanlaiset kaikilla sivulla ja vain ylätunnisteiden sisältö vaihtuisi osissa.

Fokusointia

Blogin nimenmuutoksen myötä keskityn jatkossa lähinnä toimisto-ohjelmiin ja ainakin ensialkuun tuonne Microsoft-osaston suuntaan. Kaikenlainen ylimääräinen jaarittelu ja ärhentäminen jääköön vähemmälle. Riittäähän tässä valtakunnassa niitä, joilta löytyy vastaus joka asiaan ;)

Kysyäkin saa, koska kysymyksiin esitetyistä vastauksista voi olla apua toisille!

Kortit, kirjat & lehdet - tee julkaisuja Wordilla

Tämän kirjan tiedot ovat olleet julkisesti näkyvillä jo muutaman viikon ja sen verran siitä on kyseltykin, että pieni esittely on paikallaan. Tulossa on siis opas, joka on tarkoitettu avuksi ja tueksi pienimuotoisiin ja satunnaisiin julkaisuprojekteihin ryhtyneille. Ja oppaassa kirjoitus- ja taittotyö tehdään Word-tekstinkäsittelyohjelmalla. Siis myös taitto, ei pelkästään tekstin kirjoittaminen!

Painokelpoisen kuvan käsittely neuvotaan Adobe Photoshop Elementsin versiolla 6 ja pdf-tiedostot pyöräytetään Adobe Acrobat-versiolla 8. (Jotkut ovat ehtineet omaksua Word 2007 -version omaksi työkalukseen ja näille on tekeillä erillinen pdf-tiedosto, joka auttaa löytämään tarvittavat toiminnot.)

Painettavan julkaisun tekemiseen suositeltavin työväline on julkaisuohjelma. Siitä nyt ei kerta kaikkiaan pääse mihinkään. Toisaalta pitää myös käyttää tervettä järkeä ja ottaa tilanteet huomioon: Jos suvun historiikin kirjoittaja on tottunut Word-käyttäjä, onko mielekästä vaatia häntä ostamaan kallis ohjelma, jota hän ei välttämättä myöhemmin tarvitse?Tekstinkäsittelyohjelmaa käytettäessä saatetaan hävitä laadussa jonkin verran, mutta uusimman julkaisuohjelman ostaminen ja asentaminen eivät sellaisenaan riittäisi puutteita korjaamaan. Sitä kun pitäisi opetella kunnolla käyttämäänkin. Kirjan aineiston kokoaminen, toimitus ja kirjoittaminen ovat mukavaa mutta rankkaa työtä, eikä aikaa välttämättä riitä enää työvälineen käytön opiskeluun. Enkä suosittelisi julkaisuohjelman käytön opiskelumateriaaliksi painoontoimitettavaa aineistoa.

On myös hyvin yleinen käsitys, että tulostus- ja painopalveluyritykset suhtautuvat nuivasti Word-taittajiin. On aivan ymmärrettävää, miksi Wordia ei ensisijaisesti suositella painotöihin. Tähän saakka olen kuitenkin saanut aivan asiallisia vastauksia kun olen kysynyt tarjousta esimerkiksi Word-muodossa olevan opetusmateriaalin tulostustöistä. Kaikki yritykset eivät ota vastaan Word-aineistoa, jotkut ottavat. Yksinkertaista, ja selviää kysymällä.

Minut oli suhteellisen helppo saada innostumaan tästä projektista, koska toimin itse eräässä yhdistyksessä ja edustan näin tyypillistä pienjulkaisijaryhmää. Nähdäkseni monella yhdistyksellä on pula vapaaehtoisista tekijöistä. Ehkä jonkun resurssipulassaan tuskailevan yhdistyksen hallitukselle on iloinen uutinen se, että lehden tai vastaavan tekeminen onnistuu aivan hyvin vaikka aktiivien joukossa ei olisi yhtäkään julkaisuohjelman osaajaa. Monenlaista lehdykkää maailmassa Wordilla on taitettu ja taitetaan jatkossakin, puhumattakaan kirjallisuuspuolesta: sukukirjoista, historiikeista, runokirjoista yms. omakustanteista.

PowerPoint 2007:n teemoista

Olen viime viikot tutkinut ahkerasti Stephen Kosslynin mainiota Clear and to the Point -kirjaa, jossa hän esittelee hyviä käytäntöjä selkeän ja havainnollisen esitysgrafiikan tekemiseksi.

Kosslyn on analysoinut mm. suunnittelumalleja ja teemoja. Esimerkiksi PowerPoint 2007:n teeman ”Huippu” vasemmasta yläkulmasta lähtevät säteet heikentävät hänen mukaansa tekstin erottumista etenkin silloin kun fontin värikylläisyys ei ole kovin suuri.

Pitää paikkansa jopa teeman oletusväreillä. Toki myös ympäristön valo vaikuttaa siihen miten teksti erottuu ja kirjainten kolmiulotteinen tehoste toisaalta nostaa tekstiä vähän esille.

Aspect-teemassa taas graafisen kuvaajan nimi pudotetaan kaavion alapuolelle, mitä Kosslyn pitää huonona käytäntönä. Samalla tavalla muuten sijoittuu otsikko teemassa ”Vaellus”.

Kieltämättä on selkeintä sijoittaa otsikko kaavion yläpuolelle, mutta minua otsikon paikka ei tässä mahdottomasti häiritse. Sen sijaan kaaviotyylejä selatessani huomasin, että käyttäjän kannattaa olla skarppina tyyliä valitessaan. Yllä olevan kuvan väritys on teeman kaaviotyylin nro 19 mukainen eikä kovinkaan selkeä. Esitysgrafiikkaa ei tavallisesti ole mahdollista jäädä pitkäksi aikaa tutkimaan vaan olennaisen pitäisi ilmetä kertasilmäyksellä tai viimeistään toisella. Eroavaisuuksien on oltava riittäviä ollakseen eroavaisuuksia. Kuvaajan kolmesta sarjasta osana kokonaisuutta ei tässä synny selkeää mielikuvaa!

Kokeeksi piirretyt viivakaaviot osoittivat myös, että kaikkien teemojen oletusväritkään eivät takaa hyvää lopputulosta. Esimerkiksi teeman ”Virta” oletusvärit eivät käytännössä erotu toisistaan. Alapuolella oleva ”Aula” on paljon havainnollisempi.

On ymmärrettävää, että kiireessä tulee turvauduttua valmiisiin ratkaisuihin niitä enempää pohtimatta, mutta juuri tällaiset pienet asiat saattavat osoittautua yllättävän merkittäviksi. Esitys ehkä ärsyttää jostakin syystä, jota ei osaa tietoisesti nimetä, mutta todennäköisesti lähempi analyysi nostaisi esille joukon tällaisia pieniä tekijöitä.