Joulun viettoon

Tuolin ja näppäimistön välistä lähdetään nyt joululomalle Presentationzen-blogista löytyneen jouluvideon sävelten myötä. Ensi vuonna jatketaan!

Jotta tämä ei menisi pelkästään kivanpidoksi, käy katsomassa myös muut Presentationzenin artikkelin jouluvideot. Näet kaksi erilaista esimerkkiä tunteisiin vetoavasta esitystavasta. Toinen hyödyntää musiikkia ja liikkuvaa kuvaa, toisessa pelataan paljon yksinkertaisella vektorigrafiikalla. Garr Reynolds:

"Here are two Christmas-related video presentations that take quite different approaches to conveying their message (and a third video thrown in just in case you have not seen it and need to smile today)."

Toivotan kaikille blogiani seuranneille, kommentteja jättäneille ja myös sähköpostilla yhteyttä ottaneille oikein Rauhallista Joulua!

Outlook: Allekirjoitusten kopiointi

Tiesitkö, että Outlookiin määritellyt allekirjoitukset tallentuvat tiedostoiksi, jotka voidaan varmuuskopioida siinä missä muutkin tärkeät tiedostot. Tästä on apua esimerkiksi kahden koneen loukussa elävälle, koska allekirjoituksensa saa kätevästi siirrettyä koneesta toiseen.

Allekirjoitustiedostot tallentuvat html- ja rtf-tiedostoiksi (tai tekstitiedostoiksi). Lisäksi Outlook 2007:n muotoilumäärityksiin liittyviä tiedostoja varten luodaan kansiot, jotka ovat samannimiset kuin varsinaiset allekirjoitustiedostot. Kun teet varmuuskopioita, kopioi talteen kaikki tiedostot ja kansiot, jotka löydät allekirjoitusten kansiosta.

Allekirjoitustiedostojen kansion saat auki sekä Outlook 2003:sta että 2007:stä valitsemalla ensin Työkalut/Asetukset ja siirtymällä Sähköpostin muoto -välilehdelle. Napsauta Allekirjoitukset-painiketta painamalla samalla Ctrl-näppäintä, jolloin allekirjoitusten tallennuskansio aukeaa. Valitse tiedostot sekä kansiot ja kopioi ne esimerkiksi leikepöydän kautta muistitikulle.

Outlook 2007 -versiosta voidaan siirtää allekirjoitus Outlook 2003 -versioon kopioimalla talteen allekirjoitusten
kansiossa oleva html- ja RTF-tiedosto (tai mahdollisesti löytyvä tekstitiedosto) ja siirtämällä ne Outlook 2003:n allekirjoitusten tallennuskansioon. Toiseen suuntaan allekirjoitusten siirtäminen ei onnistu yhtä mutkattomasti. Outlook 2007 ei nimittäin tunnista vanhemman version tiedostoja ilman samannimistä kansiota, jonka sisältö taas johtaa jäljet MS Office 2007:n uuteen XML-pohjaiseen tiedostomuotoon:

Helpointa on avata vanhemman version allekirjoitustiedosto tekstieditoriin tai tekstinkäsittelyohjelmaan, avata allekirjoituksen luonti- tai muokkausikkuna Outlook 2007:ssä ja siirtää haluamansa tiedot leikepöydän kautta.

Olethan jo selvillä siitä, miten Outlookin viestit, tehtävät ja yhteystiedot varmuuskopioidaan? Ja olethan tehnyt tämän operaation säännöllisesti? Lisätietoja aiheesta löydät Microsoftin Ohje ja tuki -sivuston artikkelista.

Sähköposteille kuria ja järjestystä (ja lopetetaan kiireestä höpöttäminen)

Posti toi viime viikolla PC-Waren lehdykän, jossa oleva mainos kysyy: "Tiesitkö, että kiire on vanhanaikaista?" Olen ihan samaa mieltä. Kiireen taakse pitäisi alkaa jo katsoa tarkemmin eikä tyytyä kritiikittä toistamaan kiirepuhetta. Kiire on ihmisen aikaansaannos ja on täysin omassa vallassamme tehdäänkö sille jotakin vai ei!

Itse asiassa kiire on läpinäkyvä valhe, jolla ei enää huijaa ketään. Kun jätät asian tekemättä ja syytät kiirettä, kaikki kyllä tietävät, että tekemättä jäänyt ei ollut sinulle tarpeeksi tärkeä. Jokainen ehtii tehdä tärkeänä pitämänsä asiat!

Sähköposti eräine käyttötottumuksineen on kieltämättä yksi työpäivän aikavarkaista ja pahentaa kiireen vaikutelmaa. Sähköposti pakottaa juuttumaan koneen eteen selaamaan viestejä, joista olisi noin alkajaisiksi voitu välttää 25 %, mikäli lähettäjä olisi käyttänyt harkintaa jakelulistaa laatiessaan. Itsekin voi tehdä paljon. Esimerkiksi sähköpostiohjelman asetuksilla voi pyrkiä järjestelemään sähköpostikaaosta edes jollakin tavoin käsiteltäväksi.

Kuulin äskettäin, että Outlookin sääntöjen määrittelyvaihetta pidetään sekavana, joten ehkä on paikallaan antaa aiheesta hieman lisävalaistusta. Sääntöjen luontitoimintoon on hyvä totutella, koska sääntöjen avulla voit pitää ruodussa esimerkiksi usealta eri sähköpostitililtä tulevat postit tai lajitella vaikkapa eri projekteihin liittyvät viestit omiin kansioihinsa valmiiksi väriluokkamerkinnällä varustettuna. Vaihtoehtojahan riittää, kekseliään sääntönikkarin käsissä Outlook on tehokas työkalu.

Sekä Outlook 2003 että 2007 -versioissa pääset alkuun valitsemalla Työkalut/Säännöt ja ilmoitukset ja Uusi sääntö. Toiminto on muutenkin hyvin samanlainen molemmissa versioissa.

Lähettäjän liittäminen tiettyyn luokkaan:

Aloita ns. tyhjästä säännöstä valitsemalla Tarkista viestit niiden saapuessa ja napsauta Seuraava -painiketta.

Valitse ikkunan yläosasta ehdoksi lähettäjä: henkilö tai jakeluluettelo ja napsauta valintaikkunan alaosaan ilmestyvää henkilö tai jakeluluettelo -linkkiä, valitse yhteystieto luettelosta ja lisää Lähettäjä-painikkeella nimi. (Osoitteen voi myös kirjoittaa suoraan Lähettäjä-kenttään, ellei sitä ole lisännyt yhteystietoihin).

Valitse Seuraava-painike ja lisää toiseksi ehdoksi taas ikkunan yläosasta määritä se luokkaan Luokka, napsauta valintaikkunan alaosaan ilmestyvää Luokka-linkkiä ja valitse haluamasi väriluokka. Periaate on siis se, että valitset aina ehdon ikkunan yläosasta ja siirryt tarkentamaan sitä valintaikkunan alaosaan.

Lopeta valitsemalla Valmis. Huomaa, että tässä kohden olisit voinut jatkaa eteenpäin ja määritellä säännölle vielä poikkeuksia. Sääntöjen määrittelytoiminto on varsin joustava. Tosin monimutkaisia sääntöjä tehdessään ei kannata hosua, sillä saatat päätyä tilanteeseen, jossa ensimmäinen sääntö tekee muiden sääntöjen toteuttamisen mahdottomaksi (tämäkin on koettu!).

Säännön voi luoda myös saapuneesta viestistä: Valitse kakkospainikkeella viesti, josta haluat luoda säännön ja valitse pikavalikosta Luo sääntö. Valitse tilanteeseen sopivat vaihtoehdot. Lisäasetukset-painikkeella pääset valintaikkunaan, jossa sääntö luodaan ohjatusti, kuten edellä tehtiin.

Sähköpostin käyttötottumuksissa olisi tosiaan paljonkin ruodittavaa, mutta niistä joskus toiste. Tuhat sanaa -blogin artikkeliin "12 tapaa väärinkäyttää sähköpostia" on tiivistetty tyypillisimmät sähköpostiärsytykset.

Kokeilua: Twitter

Alkoi tuntua siltä, että tällä hetkellä meneillään oleva projektini (WSOYpron julkaiseman A-korttitutkintoon valmentavan oppimateriaalin päivitys uudistuksia vastaavaksi) vaatisi perehtymään hands-on -tasolla muuhunkin kuin blogeihin ja Delicious-kirjanmerkkeihin. Materiaalissa kuitenkin sivutaan sosiaalista mediaa, joten saattaisi olla tarpeen hankkia kokemuksia esimerkiksi mikrobloggauksesta vaikkapa edes vuoden loppuun asti. Se, etten ole puuhaan aiemmin ryhtynyt, johtuu siitä, että en näe mikrobloggauksen antavan itselleni mitään lisäarvoa. Lisäksi myönnän, että minulla on asiaan liittyen ennakkoluuloja, jotka voisin vaikkapa kirjoittaa auki. Katsotaan joskus, esimerkiksi uudenvuodenaattona (?)löytyikö niille vahvistusta vai yllätyinkö jossakin suhteessa:

1) Jaiku, Twitter tms. söisi ennestäänkin niukkaa aikaa, jota parin kolmen blogiartikkelin väsääminen viikossa verottaa ihan riittävästi. Blogiartikkeleista koen olevan sentään vähäistä hyötyä, mikrobloggauksesta en olisi niinkään varma.

2) Toisaalta edellinen on turha pelko, sillä harva työ- tai muistakaan ympyröistä tutuiksi tulleista ihmisistä käyttää Jaikua, Twitteriä tms. Kyllä ne olisivat sinne minutkin jo houkutelleet. Bloggaajiakin on vähän.

(Ihmiset, herätkää! Elämme mielenkiintoisia aikoja, joten kannattaisikohan edes kokeilla! Tai ehkä aika näyttää teidän olleen vain minua viisaampia ja kohdentaneen aikanne tärkeisiin asioihin.)

3) Kohtaan 2 liittyen: Koska tuttuja ihmisiä ei linjoilla notku, ketä kiinnostaisi olenko parhaillaan kirjoittamassa, kouluttamassa, joogaamassa, ylivilkkaita mäykkysiäni lenkittämässä vaiko K-Market Länsiväylässä ruokaostoksilla. No jaa, mikrobloggaaja voi kommentoida ajankohtaisia tapahtumia ja uutisia, mutta näidenkin arvelen riemastuttavan lähinnä ennestään tuttuja.

4) Edelleen kohtaan 2 liittyen: Kaikesta kuuntelemastani verkostoitumisliturgiasta huolimatta en oikeasti usko, että mikrobloggaamalla löytäisin uusia mielenkiintoisia tuttavuuksia. Minulla on sellainen mielikuva, että etenkin näin pienessä maassa ennestään tutut puuhastelevat verkossa enimmäkseen keskenään ihan samoin kuin tekevät livenäkin. Ja tähän ei sisälly arvostelua, ihminen vain on sellainen.

Ennakkokäsitykset olivat siis siinä ja niistä huolimatta tai ehkä juuri niiden vuoksi ryntään pää edellä varsinaiseen kokeiluprojektiin! Ensin katselin sillä silmällä Jaikua, koska nimessä on mukava sointi ja olen nähnyt palvelun nimen vilahtavan tutuissa blogeissa. Oli jonkinlainen etukäteisluottamus tai positiivinen mielikuva palvelusta. Tunnuksen hankkiminen ei kuitenkaan ollut ihan niin yksinkertaista. Jaikuun pitää ilmeisesti saada kutsu joltakin vanhalta jaikulaiselta. Just, minähän tunnen niitä ainakin tusinan! Kohdan 4 ennakkoluulo siis vahvistui heti, mutta valinnan tekeminen helpottui.

Ja vaikutelma ensimmäisen käyttövuorokauden jälkeen: So what!

Joululahjavinkki tai lukemista itsellesi välipäiviksi

Ellet tiedä mitä ostaisit läheiselle ihmiselle joululahjaksi, harkitse intialaisen Aravind Adigan
Booker-palkittua esikoisteosta White Tiger. Tai osta se itsellesi kiitokseksi siitä, että olet taas vuoden ajan tehnyt parhaasi. Valitettavasti en osaa nyt kertoa, ollaanko kirjaa mahdollisesti suomentamassa ja kenen toimesta.

Kirja kertoo Balramista, joka syntyy köyhään intialaiskylään ja etenee menestyväksi yrittäjäksi. Nousujohteista uraa avittavat keinot eivät kaikilta osin kestä päivänvaloa. Kirja on rankka! Sellaiseksi sen tekee näennäisen kepeä ja humoristinen kerronta, jonka alta alkaa vähitellen paljastua painava tarina. Itse aloin tajuta vasta kirjan puolen välin tietämillä, että tästä on tulossa tavallista rankempi ja kieltämättä myös tavallista parempi Lukukokemus.

"Balram teaches us that religion doesn't create virtue, and money doesn't solve every problem–but decency can still be found in a corrupt world..." (ote takakannen tekstistä)

Jos nyt mietit, että mitä kummaa tuo ihminen sekoilee, sillä hänhän on itse sanonut bloginsa aihepiirin liittyvän työhönsä – en ole missään tekemisissä romaanikirjallisuuden kanssa muuten kuin sen kuluttajana. No tarkkaavainen lie huomannut, että työhöni (ja kiinnostukseni kohteisiin) kuuluu ohjelmien käytön koulutuksen ohella myös asioita, jotka voisi lukea lähinnä aikuiskasvatuksen tieteenalaan lukeutuviksi. (Kunhan keksisin miten selviydyn muista töistäni 4 tunnin työviikolla, voisin aloittaa toisen blogin, jossa kirjoittaisin yksinomaan näistä "ihmisasioista".) Silloin kun haetaan ajatusurautumia tuulettavaa luettavaa ihmisenä kasvamisesta ja kehittymisestä, aikuisuudesta yleensä, itsensä johtamisesta yms. ei aina voida pitäytyä tietyllä kirjastoluokituksella merkityssä aineistossa. Eväitä ajatteluun on haettava jonkin verran laajemmalta alueelta. Toki se, että luokittelen teoksen kasvu- ja kehityskertomukseksi on vain yksi mahdollinen näkemys, jonka moni voi haluta kyseenalaistaa kirjan luettuaan. Päähenkilön elämänvaiheiden kautta pääsee joka tapauksessa pohtimaan ihmisen lähtökohtien merkitystä, yksilön mahdollisuuksia vaikuttaa oman elämänsä kulkuun yhteisön sysiessä häntä sinne, tänne ja takaisin, tai ihmisen vastuuta ja velvollisuuksia.

Balramin ratkaisut nostavat esille monenlaisia moraalisia kysymyksiä, joihin ei vastauksia välttämättä löydy. Balram on kirjoitettu miellyttäväksi ja pohjimmiltaan hyväksi ihmiseksi, jota on yllättävän vaikea tuomita ja miksi oikeastaan pitäisikään, koska nopeasti oppivana kaverina hän vain toimii samalla tavalla, kuin on nähnyt itseään menestyneempien ja ylemmiksi kokemiensa tekevän.

Kirja on tietysti myös kuvaus tämän päivän Intiasta ja sellaisena se on herättänyt vastustusta. Mutta en kerro enempää, lue kirja itse. Ja olisi kiva kuulla sinun lukukokemuksestasi!

"…an Indian novel that explodes the clichés – ornamental prose, the scent of saffron – associated with that phrase. Welcome, instead, to an India where Microsoft call-centre workers tread the same pavement as beggars who burn street rubbish for warmth." Kirjan arvostelu, The Independent.

Microsoft Office 14

Seuraava Office-versio (14) tekee tuloaan, vaikka tiedot aikatauluista tuntuvat vaihtelevan vähintään yhtä paljon kuin täkäläinen lumitilanne. Keräsin suunnilleen viimeisen kuukauden ajalta linkkejä, joiden kautta saat aiheesta lisätietoja:

Painotus on ensinnäkin vahvasti Web-yhteensopivuudessa, josta on saanut jo esimakua ilmaista Office Live tai Office Small Business Live -palvelua käyttämällä.

Aiheesta on suomenkielinen artikkeli Tietokone-lehden sivuilla. Uteliaammille on tässä linkki Paul Thurrot'in sivulle (paljon ruutukaappauskuvia!) ja englanninkieliseen videoon, jossa esitellään mm. edellä mainittua verkkokäyttöä sekä yhteistyöominaisuuksia, joihin on panostettu entisestään. Esimerkiksi usea henkilö voi muokata samaa asiakirjaa yhtä aikaa. Mielenkiintoista ja toisaalta on pakko todeta, että tätä web-toiminnallisuuttahan on ollut jo tarjolla ilmaisohjelmapuolella.

Jos/kun ryhdyt lataamaan videota katseltavaksi, Silverlight on oletuksena ja ellei sitä löydy, se tarjoudutaan asentamaan. Videon oikealla puolella on kuitenkin muita vaihtoehtoja, joten Silverlight ei siis ole pakollinen, vielä. Office 14 sen sijaan näyttää vahvasti tukeutuvan siihen. (Jos nyt joku miettii, että mikä ihmeen Silverlight, niin kyseessä on selain- ja ympäristöriippumaton laajennusosa, jonka olemassaolon tarkoituksen ymmärtänee parhaiten vertaamalla sitä Adoben Flash -laajennukseen).

Ei ole vielä tarkkaa tietoa siitä, miten uudet sovellukset paketoidaan ja jaellaan, ja tulevatko esimerkiksi web-pohjaiset tai mobiilisovellukset olemaan täysin erillään offline-tilassa käytettävistä sovelluksista. Lisää aiheesta varmasti kuullaan vielä näiden hiihtokelien aikana!

Rytmin vaihtoa

Työteho ei ole parhaimmillaan, väsyttää. Vein yöllä tyttäreni Jyväskylän Lyseon Lukion pihaan, jonka viereisellä kadulla tilausbussi odotti valmiina lähtemään Helsinki-Vantaan lentokentälle. Parikymmentä lyseolaista ja muutama opettaja lähti Burkina Fasoon Lyseon Rytmin vaihtoa -kulttuuriprojektiin liittyvälle kymmenpäiväiselle matkalle (osasitko muuten sijoittaa Burkina Fason oikein kartalle linkistä tarkistamatta?).

Lyseolla on vuodesta 2003 ollut kumppanuuskoulu Wend Manegda Burkina Fason pääkaupungissa Ouagadougoussa. Rytmin vaihtoa -projektin kasvatukselliset tavoitteet liittyvät kansainvälisyyskasvatuksen lisäksi oman kansallisen identiteetin tutkimiseen, taide- ja mediakasvatukseen, ympäristökasvatukseen sekä yrittäjyyskasvatukseen. Lyseolaiset ovat kerran aikaisemmin käyneet Burkina Fasossa ja toissa vuonna Burkina Fasosta oli ryhmä täällä Jyväskylässä.

Projektia on ollut mukava seurata. Nuoret ovat keränneet rahaa talkoovoimin eivätkä pelkästään itselleen ja omaa matkaansa varten vaan myös kumppanuuskoulun opetustarvikkeita varten. Rahaa on ansaittu monin eri tavoin (mm. viime joulunaikaan täällä nähtiin afrotiernapojat tai -tytöt!, on pidetty lauantaijuhlaa lapsille, hoidettu narikoita Huoneteatterilla ja jäähallissa, tehty siivoustyötä, metsänistutusta yms.). Tässä on varmasti opittu monenlaisia asioita mm. yhdessä työskentelystä ja ryhmässä toimimisesta. Omana kouluaikana ryhmätyöt tahtoivat olla sitä, että itse valittiin kaverit, joiden kanssa raapaistiin lyhyt työ. Kasvattavampaa olisi ollut joutua tekemään pitkäjänteisesti töitä erilaisten ihmisten kanssa ja tutkia sitä, miten tullaan toimeen ja saadaan jotakin aikaan yhteisen tavoitteen vuoksi, vaikka ei välttämättä kaikessa niin samanhenkisiä oltaisikaan. Juuri tällaista pitää koulussa olla: Kasvatetaan yleissivistystä ja rohkaistaan avartamaan maailmankuvaa samalla kun opetellaan jo työelämässä pärjäämisen kannalta tärkeitä taitoja. Näillä fiksuilla nuorilla ihmisillä on ollut onni saada mahtavia tyyppejä opettajikseen.

Myönnän, että olen hieman huolissani. En ole mikään Äidin Arkkityyppi -äiti, mutta sisäisen kanaemoni löydän kyllä. Tyttö ei ensimmäistä kertaa elämässään astu Afrikan maaperälle ja hän on tottunut matkoihin, joilla ei suinkaan viruta ökyhotellin uima-altailla. Mutta rokotusohjelma oli kyllä mittava verrattuna siihen, millä aikaisemmin on pärjätty ja jo siitä voi päätellä, että aikaisempaa rankempiin oloihin ollaan menossa. Joka tapauksessa näyttää siltä, että lento on päässyt ajallaan lähtemään Helsingistä. Kyllä ne siellä pärjäävät!

Lisäys iltapäivällä noin kello 13

Sisäinen kanaemoni kaakatti siinä määrin, että ryhdyin etsimään vastaavanlaista ranskalaista palvelua kuin on esimerkiksi Finavialla. Löysin FlightStats-palvelun, jolla voi tarkastella Euroopan lentokenttien ruuhkia ja etsiä tietoa lähtevistä ja tulevista lennoista. Palveluun liittyen löysin Flight Monitor -gadgetin, jonka asensin iGoogle-sivulleni. Tiedoissa mm. luvattiin, että vempaimen voisi asentaa myös Windows Vistaan. Värkki näytti toimivan hyvin, kuten nämä tällaiset yleensäkin. Tyttäreltä tuli tekstiviesti, jossa hän ilmoitti "ihan kohta" olevansa lähdössä Pariisista ja pian sen jälkeen Flight Monitori välkytti punaista = lento nousi ilmaan 4 minuuttia aikataulusta jäljessä. Sehän on sama kuin ajallaan! Työkalussa näkyvät lennon tiedot toimivat linkkeinä, joiden kautta pääsee katsomaan yksityiskohtaisempaa tietoa FlightStatsista. Kun kone on ilmassa, monitoriin voi vaihtaa laskeutumiskohteen tiedot.

Flight Monitoria en jaksanut selata Googlen vimpainlistasta vaan kirjoitin Etsi gadgeteja -ruutuun tekijän nimen Marco Kroonwijk. Löytyi niinkin. Tätä nyt sitten tihrustelen ahkeraan tänään illalla ja taas 7. joulukuuta.

Outlook – pikaosat tai automaattiset tekstit viesteissä

Tiesitkö, että myös Outlook 2007 -ohjelmassa voidaan käyttää Word 2007:stä tuttuja pikaosia usein toistuvien tekstikohtien lisäämiseen? Jos nyt huomaat olevasi tekemisissä aivan oudon asian kanssa, lue ihmeessä eteenpäin.

Kai pikaosat tai vanhemmissa versioissa automaattiset tekstit ovat sentään jo Wordista tuttu toiminto? Tarvittaessa käy ottamassa vauhtia Microsoft Office Online -artikkelista, jossa kerrotaan mitä automaattinen teksti tarkoittaa. Artikkeli kuvaa toimintoa Wordissa, mutta aivan vastaavalla tavalla voit välttää samojen asioiden toistuvaa kirjoittamista Outlookissa. Jos esimerkiksi teet töitä projektissa, johon liittyvässä kielenkäytössä esiintyy toistuvasti pitkiä ja virhealttiita sanayhdistelmiä, pikaosia käyttämällä helpotat työtäsi ja estät kiireessä tehdyt (ja joskus tahattoman koomiset!) kirjoitusvirheet.

Kun seuraavan kerran kirjoitat merkkijono- tai sanaliittohirviön, valitse se ja napsauta Uusi viesti -ikkunan Lisää-välilehteä. Valitse Pikaosat/Tallenna valinta pikaosavalikoimaan tai paina Alt+F3 ja syötä tarvittavat tiedot, joista tärkein on yksiselitteinen ja helposti muistettava pikaosan nimi. Valintaikkunan muut tiedot voidaan yleensä jättää oletusten mukaisiksi.

Kun tarvitset pikaosaksi tallentamaasi merkkijonoa tai sanayhdistelmää, kirjoita pikaosan nimi ja paina F3. Tämä toimii kuten automaattinen teksti Wordissa. Mikäli pikaosan nimi tunnistetaan yksiselitteisesti nimen alussa olevien merkkien perusteella, se on mahdollista lisätä asiakirjaan F3-näppäimellä jo muutaman ensimmäisen merkin kirjoittamisen jälkeen, viimeistään kuitenkin aina sen jälkeen kun pikaosan koko nimi on kirjoitettu. Pikaosaksi tallennettua merkkijonoa voidaan käyttää myös tehtäviä, kokouspyyntöjä yms. kirjoitettaessa.

Kun haluat muokata pikaosavalikoimasi sisältöä esimerkiksi poistamalla tarpeettomaksi käyneitä pikaosia, avaa ikkuna uuden viestin kirjoittamista varten ja avaa pikaosavalikoima. Avaa sen jälkeen pikavalikko avoimen pikaosavalikoiman päällä ja valitse Järjestä ja poista.

Jos käytät Outlook-versiota 2003, käytössäsi on automaattinen teksti, joka toimii edellä kuvatulla tavalla mikäli Outlookin asetuksissa on määritelty Word sähköpostieditoriksi. (Työkalut/Asetukset/Sähköpostiviestin muoto ja valintamerkki kohtaan Muokkaa sähköpostiviestejä Microsoft Office Word 2003:lla). Automaattinen teksti luodaan samalla periaatteella kuin uudemmassa versiossa, joko Lisää/Automaattinen teksti tai kätevällä Alt+F3 -näppäinyhdistelmällä. Outlook 2003:n automaattiset tekstit ovat saman tien käytössä myös Wordissa ja toisin päin.

Entä tiesitkö, että Microsoft Office 2007 -paketissa Word on aina sähköpostieditorina (ns. WordMail)? Vaikka jättäisit asennusvaiheessa Wordin pois, siitä asennetaan joka tapauksessa viestien kirjoittamiseen tarvittavat komponentit.

Aiheeseen liittyvä artikkeli tässä blogissa:

Automaattinen teksti Word 2007:ssä

Outlookin väriluokista apua sähköpostikaaokseen

Sähköpostin pitäisi olla apuväline eikä orjuuttaja. Kuitenkin moni tuskailee sähköpostiensa kanssa ja kokee niiden läpikäymisen vievän liikaa työaikaa. Jotakin olisi siis tehtävä.

Microsoft Office -pakettiin sisältyvän Outlookin käyttäjille on tarjolla paljonkin tehokkaita ja helppokäyttöisiä työkaluja, joiden avulla postit pysyvät järjestyksessä ja tärkeiksi koettuihin viesteihin muistetaan jopa vastata. Tietämys tällaisten apuvälineiden olemassaolosta on kuitenkin hämmästyttävän vähäistä. Tai ehkä olisi oikeampi sanoa, että niistä on kyllä aavistus, mutta ei oikein ehditä paneutumaan niiden toimintaan (koska sähköpostiviestien perkaaminen vie kaiken liikenevän ajan?).

Tässä postauksessa aion kertoa Outlook 2007 -version väriluokkasysteemistä, jolla on hyvä aloittaa taipaleensa Outlookin tehokäyttäjänä. Ns. väriliput ovat tuttuja jo versiosta 2003 ja niitä ovat uuteen versioon siirtyneet kovasti kaipailleet. Outlook 2007:ssäkin on lippuja, mutta ne on varattu eri tarkoitukseen kuin väriluokat. Käytännössä kuitenkin Outlook 2007:n väriluokat ja liput (seurantamerkinnät) ovat likimain sama asia kuin Outlook 2003:n liput, mutta jaettuna kahdeksi toiminnoksi.

Ja näin yksinkertaista se on!

Kun saat viestin, jonka haluat luokitella, valitse Outlookin vakiotyökaluriviltä Luokittele-painike (kuvakkeessa neljä pientä värillistä ruutua). Painike näkyy sekä perusnäkymässä että yksittäisen viestin ollessa avattuna. Painike avaa valikon, josta voit määritellä luokan valitulle viestille. Valitsemalla saman luokan uudelleen, poistat merkinnän. Jossakin vaiheessa haluat vaihtaa luokkien nimiä tai luoda uusia luokkia. Valitse tällöin Kaikki luokat ja saat auki valintaikkunan luokkien luontia ja uudelleen nimeämistä varten.

Luokkamerkintöjä voit liittää sähköpostiviesteihin, tehtäviin, yhteystietoihin, kalenterimerkintöihin ja kokouspyyntöihin. Useita luokkamerkintöjä on mahdollista käyttää samanaikaisesti, mikäli viesti, tehtävä tms. ei yksiselitteisesti kuulu tiettyyn ryhmään. Käytännössä kuitenkin kannattaa pyrkiä määrittelemään luokat siten, että yksi luokka riittää yhtä viestiä kohti. Samaten kannattaa pyrkiä kehittämään itselleen jonkinlainen luokitteluperusteiden systeemi. Jos luokittelet kaiken, toiminto vain muuttaa viestikaaoksen värikkäämmäksi eikä auta seulomaan asioita tärkeiksi ja vähemmän tärkeiksi.

Saapuneita sähköpostiviestejä voidaan lajitella luokkamerkintöihin perustuen: Hakukansioiden alakansiona olevan Luokiteltu posti -kansion kuvakkeen napsautus järjestää merkityt viestit värin mukaan ryhmitellen. Näet nopeasti, minkälaisiin työtehtäviin liittyviä viestejä on odottamassa. Väriluokkamerkintöjä voidaan käyttää myös sähköpostien käsittelyehdoissa. Voit esimerkiksi määritellä tietyn vastaanottajan viestit tipahtamaan aina vakioluokkaan.

Entä lippumerkinnät?

Seuranta-painikkeen avaaman valikon liput on tarkoitettu helpottamaan viestien seurantaa jollakin aikahaitarilla. Jos esimerkiksi teet töitä yrityksessä, jossa kaikki käyttävät Outlookia, viestiin on mahdollista liittää seurantamerkintä muistuttamaan kaveria siitä, että odotat hänen vastaustaan tiettyyn määräaikaan mennessä. Ja vaikka tekisit töitä eri organisaatioissa ja eri sähköpostiohjelmaa käyttävien ihmisten kanssa, seurantavalikon Muistutus-toiminnosta on apua omassa sähköpostikirjeenvaihdossa. Voit esimerkiksi liittää muistutuksen viestiin, johon haluat vastata tai jonka muuten haluat käsitellä tiettyyn ajankohtaan mennessä. Muutat siis saamasi viestin tehtäväksi.

Mielikuvitus on rajana sillä, miten käytät väriluokkia Outlook-kohteiden järjestelemiseen. Väriluokat ovat näppärä apuväline jo sellaisenaan, mutta tehoja tavoittelevan kannattaa yhdistää niiden käyttö hakuihin, viestin käsittelysääntöihin yms. Outlook-toimintoihin.

Verkkojalanjäljet piiloon

Jos verkosta löytyvät ilmaiset työkalut houkuttavat, mutta verkkojalanjäljet huolestuttavat, apua ja lisätietoa on tarjolla It-viikon artikkelissa Näin poistat tietosi Googlelta.

Google-työkaluihin liittyviä artikkeleita myös tässä blogissa:
Googlella on ehtonsa
Googlen muistikirja – apua kahden tietokoneen loukussa elävälle

Itse käytän edelleen Googlen muistikirjaa. Erinäisten kokeilujen jälkeen olen aina palannut siihen, koska se on yksinkertainen, nopea ja joustava. Ei turhia läpinäkyviä kolmiulotteisia painikkeita tai muuta hörsötystä. Vain mahdollisuus luoda aiheenmukaisia tekstiotsikoita ja lisätä linkkejä, sekä helppokäyttöiset työkalut aineiston luokittelua ja kommentointia varten. Vähänkään monimutkaisempi apuväline veisi liiaksi huomiota itseensä varsinaiselta työltä.

Yrittäjän elämä: yritystä ja erehdystä

Excelistä hieman yleisempiin asioihin: Törmäsin Lifehacker-blogin kautta YouTube-videoon, jolla amerikkalainen tanssija ja koreografi Twyla Tharp puhuu luovuudesta sekä yrittämisestä ja erehtymisestä. Pidän erityisesti kohdasta, joka käsittelee epäonnistumista ja oppimista: Epäonnistuminen tarkoittaa sitä, että kokeilit jotakin, joka ei sattunut onnistumaan. Olet kuitenkin saanut tilaisuuden oppia jotakin mikäli ryhdyt vakavissasi miettimään, mikä tekemisessäsi ei mennyt kohdalleen. Menestyminen ehkä onkin sitä, että teit vanhan asian vanhalla tavalla ja se sattui edelleen toimimaan, mikä tietysti on mukavaa sekin...

Mitä asiakkaille onkaan tullut kerrottua?

Vanhan asian tekeminen vanhalla tavalla tuo mieleen taannoiset pohdiskelut tietotekniikkakoulutuksen kovasta kilpailusta. Mahdollisesti tilanne on nähtävä niin, että tässä on yritetty tehdä vanhoja asioita vanhalla tavalla aivan liian kauan. Toinen vaihtoehto on, että kovalla hintakilpailulla on onnistuttu kertomaan asiakaskunnalle, että tämä työ ei ole minkään arvoista. Jos on aina vain varaa laskea hintaa, ei varmastikaan ole mitään eroa sillä, tekeekö homman opetustyön hallitseva kokenut kouluttaja vaiko harjoittelija pilapalkalla tai ilmaiseksi. Pölli tästä -blogista löytyy 19 artikkelia aiheotsikolla Hinnoittelu. Lukemisen ja ajattelemisen arvoista joka sana.

"Halpa asiantuntija on huono asiantuntija. Ensinnäkin tuhoat itse omat katteesi. Lisäksi alennushintasi todennäköisesti lisää laatutietoisen ostajan riskin tunnetta. Se puolestaan estää häntä ostamasta."

Verkostoitumiseen laatua määrän sijaan

Ihmiskunta.org -blogista löytyi artikkeli yrittämisestä: Mukavaa olla yrittäjä. Meitä ei muka laiteta. Artikkelin loppupuolella tulee esille eräs tärkeä asia nimittäin yrittäjän verkosto ja sen laatu.

"Ja niin mukayrittäjästä kasvaa yrittäjä, ja hän alkaa erittäin suurella varovaisuudella jakaa aikaansa, ideoitaan ja näkemyksiään vain harvoille ja valituille, ja samalla tekee niskahartiavoimin töitä saadakseen oikeita asiakkaita mukatilaajien sijasta."

Aikana, jolloin verkostoituminen on yrittäjän elinehto, kannattaakin säilyttää terve kriittisyys. Laatu saattaa olla ihan vanhanaikaisesti määrää tärkeämpää. Yksi verkoston laadun mittari on minusta se, miltä siinä tapahtuva vuorovaikutus tuntuu. Jos verkostossa hehkuu innostus, uteliaisuus, halu kokeilla uutta satunnaisia epäonnistumisia pelkäämättä, olet ihan oikeassa paikassa. Työn tekeminen yhdessä on positiivista nostetta kaikille osapuolille. Mutta jos verkosto tihkuu ankeaa tulevaisuuden pelkoa, pelkästään sinuun kohdistuvia vaatimuksia, rutinaa ja marinaa, kannattaa varoa. Olet henkisen kuppauksen kohteena ja uutta luovaan toimintaan vaadittava energiatasosi on vakavasti uhattuna. Katso, kenen kanssa teet töitä, sillä seura muuttaa vähitellen kaltaisekseen.

Verkostoitumisen laatuun ja kriittisyyteen liittyen lukemisen arvoinen on myös Tuhat sanaa -blogin artikkeli sosiaalisen webin ammatillisesta käytöstä.

Viikon 46 loppukevennys

Mitäs minä olen kursseillakin sanonut: Excelillä voi tehdä melkein mitä vaan.

Nyt kuulkaa tytöt ja pojat nutturaa, ponihäntää tai kravattia löysemmälle ja viikonlopun viettoon Hilavitkutin-blogissa esitellyn AC/DC:n musavideon avittamana.

Suoraan alkuperäiseen: http://www.acdcrocks.com/excel/ .

Excel 2007: Apua kaaviotyypin valintaan

Graafisten kuvaajien eli Excelin kielellä kaavioiden piirtäminen on mekaanisesti aivan yhtä helppoa, kuin PowerPoint-esitysten laatiminen. Työvälineen helppokäyttöisyys ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kaavion piirtäjän ei tarvitsisi itse ajatella. Kysehän on kuitenkin vain työvälineestä eikä sitä pidä päästää tekemään päätöksiä.

Excel tarjoaa numerotiedon kuvalliseen esittämiseen useita valmiita vaihtoehtoja, jotka eivät ole lainkaan vaihtokelpoisia keskenään. Pelkästään asteikkoon tai otsikkoon liittyvillä valinnoilla voi olla voimakas vaikutus. Jos valintoja tehdessään ei ehdi ajatella tai ei ymmärrä niiden tuottaman lopputuloksen merkitystä, viestin vastaanottajalle annetaan pahimmillaan täysin vääränlaisia mielikuvia. Kuvallisessa muodossa esitetty viesti on tehokas, koska se jää helposti mieleen ja muistetaan paljon paremmin kuin vastaava tieto tekstinä tai taulukkona. Graafisia kuvaajia piirtävän tulisi siis tiedostaa mitä on sanomassa.

Excel 2007 -version kaavionpiirtotoimintoa on vanhasta merkittävästi parannettu, mutta edelleen sen avulla on mahdollista tuottaa visuaalista krääsää – kaaviotyökalut eivät ohjaa ajattelua yhtään sen enempää kuin ennenkään. Ongelma on kuitenkin tiedostettu myös Microsoftin taholta. Näin Scott Ruble Excel ja Excel Services -blogissa:

"When Office 2007 was released, one of the strong pieces of feedback was Excel needs to do a better job guiding users in the proper selection of charts to effectively communicate their data. Though it wasn't our intent, some of the new formatting options such as glow and legacy 3D charts can be used inappropriately, which obscure the meaning of a chart. Some people felt that these features contributed to creating more 'chart junk'."

Office Labs eli jonkinlainen Microsoftin propellihattuosasto on ryhtynyt kehittämään Chart Advisor -nimistä Excel-lisäosaa, josta toivotaan apua kaaviotyypin valintaan. Sen toimintaperiaate on lyhyesti seuraavanlainen: Chart Advisor tutkii taulukossa olevaa tietoa (enintään 8000 solua!) ja etsii ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella taulukossa olevaan tietoon parhaiten sopivia kaaviotyyppejä, joista käyttäjä voi valita haluamansa. Tavoitteena on, että lisäosa päättelisi sopivimman kaaviotyypin (pylväs, viiva, piste yms.), osaisi lisätä sopivat muotoilut (värit, tehosteet) ja tarvittavia rakenneosia (selitteet, trendiviivat, virhepalkit yms.) sekä pystyisi tekemään taulukon tiedoista myös yhteenvetoja ja koonteja.

Lisäosa vaikuttaa kiinnostavalta. En tosin kaipaa tietokoneeseeni mitään henkilökohtaista besserwisseriä, koska käyttäjän puolesta tapahtuvaa "ajattelua" on ohjelmissa jo nähty riittävästi, kiitos vain. Mutta ehkä työkalu tekee tehtävänsä jo muistuttamalla siitä, että tietyt vaihtoehdot sopivat tiettyihin tilanteisiin muita paremmin. En näe mitään syytä hylätä Vesa Kuuselan mainiota kirjaa Tilastografiikan perusteet (Edita 2000), joka on paras tietämäni opas kertomaan, miten numeroita muutetaan kuvaksi tietoa vääristämättä. Odotan kuitenkin uteliaana myös seuraavaa Excel-versiota, näemmeköhän ChartAdvisorin työkalunauhan vakiovarusteena?

Montako huonoa saumaa hitsasit tänään?

Viimeksi eilen keskustelin tutun kouluttajan kanssa siitä, miten kilpailtu ala tietotekniikkakoulutus on. No tästähän syystä minäkin huseeraan myös muun kuin pelkän tietotekniikkakoulutukseen parissa ja olen suunnattoman onnellinen siitä, että pystyn niin tekemään. Toisaalta olisi kai hyvä keskittyä kunnolla johonkin tiettyyn juttuun, mutta voiko niin palkkatyössäkään täysillä tehdä? Ja ainakin omasta mielestäni tämän hetkiset kiinnostuksen kohteeni kantavat toinen toisiaan oikein hyvin. Vanha sanontakin varoittelee laittamasta kaikkia munia samaan koriin.

Mutta kuinka sattuikaan. Aamun aluksi löysin It-viikon etusivulta jutun, jossa FC Sovelton toimitusjohtaja Sanna Varpukari-Anttila toteaa it-sähläilyn syövän tuhottomasti työaikaa.

"Sen sijaan työntekijät ja myös esimiehet näyttävät hyväksyneen sen, että heikommallakin it-osaamisella juuri ja juuri pärjää, toimitusjohtaja miettii. Päivittäinen tuskailu tietotekniikan kanssa vain niellään."

Eilisen keskustelun valossa ajattelin ensin kyynisesti, että alan kova kilpailu näemmä saa isommatkin huolestumaan. Isommilla on näitä vaikutuskanavia vain hieman toisella tavalla käytettävissään kuin meillä pienillä, joiden nillitys kovasta kilpailusta menee yksinkertaisesti kovan kilpailutilanteen kirvoittaman nillityksen piikkiin. Isompi voi naamioida nillityksensä tutkimustietoon perustuvaksi artikkeliksi, joka on samalla yritykselle ilmaista mainosta...Mutta tiedostan olevani nyt huonolla tuulella ja syyllistyväni ilkeilyyn. Siksi hengitän 3 syvää hyvää hengitystä ja myönnän Sanna Varpukari-Anttilan puhuvan asiaa. Loppujen lopuksi olemme yhteisellä asialla:

"Ongelmiin törmätään tyypillisesti esimerkiksi sähköpostin kalenteritoimintojen kanssa. Sähköiset työkalut antavat paljon uusia mahdollisuuksia ajanhallintaan, mutta ne jäävät hyödyntämättä."

Ihan totta. Mm. Outlook tai jokin vastaava sovellus olisi uskomattoman tehokas työväline esimerkiksi pienyrittäjälle, mutta arvelen juuri tässä porukassa osaamisen olevan kaikkein kehnointa. Isoissa yrityksissä sentään tarjotaan aiheeseen liittyvää koulutusta. Pienyrittäjälle koulutuksen hankkiminen on isomman kynnyksen takana ja siksi osaamattomuus vain hiljaisesti hyväksytään. Se onkin helppoa, koska osaamattomuuden aiheuttamille menetyksille ei ole yksiselitteistä tunnuslukua.

(Lisäksi sähköpostin ympärille rakentuva viestimisen kulttuuri kaipaisi parannusta ihan sellaisenaan. Sain äskettäin erääseen tiedusteluuni vastauksen, johon oli sisällytetty koko viestiketju, jolla yksinkertaista kysymystäni oli vastaanottajan päässä kierrätetty viikko:

"Hei,
NN sanoi että hoidat nämä? Voisitko hoitaa tän, vastailla tälle ym.?Terkuin,
MM".

Joopa, useimpia asiakkaita varmaankin hirveästi hivelee todeta olevansa "tämä".)

Tehdassalissa hitsauspilliin tai sorviin ei tartuta ellei työvälineen käyttöön ole asianmukaista osaamista! Seth Godin kirjoitti jokin aika sitten blogissaan kasvavasta tietotyön tuottavuuskuilusta ja listasi joukon asioita, jotka tietotyötä tekevän on syytä hallita. Vähintään. Lopuksi hän kysyy:

"Can you imagine someone who works in a factory that processes metal not knowing how to use a blowtorch? How can you imagine yourself as a highly-paid knowledge worker and not know how to do these things... "

Ja näin Varpukari-Anttila:

"Suurin osa tietotyöläisistä tekee jotain muuta työtä, jossa tietotekniikka on vain väline. Mutta iso osa päivästä voi kuitenkin kulua sen työvälineen äärellä."

Wordin perus- ja aliasiakirjat – ikävyyksien kerjäämistäkö?

Minulta kysyttiin äskettäin, että miksi en ole käsittele Word 2007 Selkeyttä asiakirjoihin -oppaassa perus- ja aliasiakirjatoimintoa, vaikka se on mukana esimerkiksi Tietokoneen käyttötaito 2 -kirjassa. Selitys tähän on se, että Tietokoneen käyttötaito 2 on kirjoitettu AB-korttikokeen vaatimukset silmällä pitäen (TIEKEn verkkosivulta AB-korttikokeen Tekstinkäsittelymoduulin vaatimuksista löytyy maininta perus- ja aliasiakirjoista). Olen kuitenkin törmännyt niin pahoihin käytännön ongelmiin nimenomaan perus- ja aliasiakirjatoiminnon kanssa, että rohkenin jättää sen pois Word 2007 Visual-oppaasta. Samasta syystä Kortit, kirjat & lehdet, tee julkaisuja Wordilla -oppaassa kyseinen toiminto on aktiivisesti unohdettu. Toivon, että seuraavassa AB-korttikokeen uudistuksessa myös TIEKE aktiivisesti unohtaa sen.

En ole yksin huonojen kokemusteni kanssa. Kirjoita googleen hakusanaksi "word master document problem" niin löytyy sivukaupalla kohtalotovereita. Suomeksi ei kannata yrittää, ongelmia ei näemmä kerta kaikkiaan ole. Ovatko suomalaiset liian vahingosta viisastuneita välttääkseen koko toimintoa, hallitaanko sen metkut meillä jo täydellisesti vai käytetäänkö Wordia meillä kuin muistilla varustettua sähkökirjoituskonetta, vaikea sanoa. Jonkin verran eläviä perus- ja aliasiakirjatoiminnon käyttäjiä on sentään tullut tavattua. Tyypillisesti on ollut kyse pitkän käsikirjamaisen dokumentin työstämisestä ja kirjoittajia on ollut useita. Usein myös sellainen työ, johon perus- ja aliasiakirjatoimintoa voitaisiin käyttää, on taitettu esimerkiksi InDesignilla ja raakatekstiä taittoon on kirjoitettu tavallisiin Word-asiakirjapohjiin. Itse asiassa jälkimmäinen tapa on oikein hyvä ratkaisu. Lopullisen "taiton" voisi tehdä Wordillakin, ellei taitto-ohjelman käyttöön ole erityisiä syitä. Ja esimerkiksi AB-ajokorttivaatimuksissa mainittu "asiakirjan kokoaminen useista tiedostoista" onnistuu ilman perus- ja aliasiakirjoja.

MVP Shauna Kelly listaa verkkosivullaan viisi varmaa tapaa hävittää keskeneräisen asiakirjansa tiedot ("Five ways to lose your work") ja yksi näistä on perus- ja aliasiakirjatoiminnon käyttäminen. Neljä muuta tapaa ovat asiakirjan tallennuksen kanssa tapahtuvia perusmunauksia. MVP John McGhie on todennut artikkelissaan How to recover a master document:

"If you are having a problem with a master document, the problem is the master document. "

Toisessa artikkelissaan Why master documents corrupt hän sanoo:

"A master document has only two possible states: Corrupt, or just about to be corrupt."

Kannattaa tutkia McGhien artikkeleita, koska niissä annetaan perinpohjainen selvitys perus- ja aliasiakirjan rakenteesta sekä neuvoja vaurioituneiden asiakirjojen palauttamiseksi. Perus- ja aliasiakirjatoiminto on konepellin alla vielä monimutkaisempi toiminto, kuin miltä se vaikuttaa käyttäjän näkökulmasta - monimutkaiseltahan se näyttää etenkin jos Wordin tulostumattomat merkit ovat päällä (mitä niiden on muuten oltava, mikäli aliasiakirjansa haluaa pitää edes jonkinlaisessa järjestyksessä).

Mikäli tämä ei vielä onnistunut säikäyttämään ja olet päättänyt uhmata perusasiakirjoja, kannattaa tutkia MVP Steve Hudsonin artikkelia Using Microsoft Word Master Documents. Artikkeli löytyy linkin avaaman sivun alaosasta pdf-tiedostona ja se sisältää paljon hyviä neuvoja. Tärkeää on pitää mielessä esimerkiksi se, että aliasiakirjoja ei pitäisi koskaan muokata avaamalla ne perusasiakirjasta käsin vaan aina levyltä Tiedosto/Avaa -komennolla. Lisäksi itse perusasiakirja on syytä pitää mahdollisimman yksinkertaisena ja aliasiakirjat kannattaa lisätä siihen vasta aivan työn loppuvaiheessa.

Perus- ja aliasiakirjatoiminto ilmestyi Word 6.0 -versioon ja se oli alusta lähtien melkoinen ongelmageneraattori. Teknisten kirjoittajien suosimilla keskustelufoorumeilla on alkanut näkyä suivaantuneita viestejä myös versiota 2007 koskien. Vaikka uusi XML-perustainen tiedostomuoto kestää virhetilanteita hyvin, perus- ja aliasiakirjatoimintoon siitä ei ole ollut apua. En hämmästyisi, vaikka toiminto jo seuraavasta Word-versiosta jäisi pois. Toisaalta Wordin kelvottomuus pitkien asiakirjojen käsittelyssä yleensä on jo eräänlainen urbaanilegenda. Kuten useimmista perus- ja aliasiakirjojen ongelmia käsittelevistä artikkeleistakin käy ilmi, huolellisuus ja johdonmukaisuus ovat valttia. Olen itse kirjoittanut lukuisia pitkiä ja runsaasti grafiikkaa sisältäviä opetusmateriaalikokonaisuuksia ja jokainen niistä on voitu tulostaa tai siirtää vanhasta ohjelmaversiosta uuteen muokattavaksi. Ongelmia ei ole käytännössä ollut ollenkaan. Tosin en olekaan käyttänyt perus- ja aliasiakirjatoimintoa aineistojen kirjoittamiseen.

Työvälineitä linkkien ja muistiinpanojen hallintaan

Minun on pitänyt jo parin viikon ajan kirjoittaa muutamasta työvälineestä, joita voisi hyödyntää samaan tapaan kuin Googlen muistikirjaa. Aikaa on kuitenkin mennyt taulukkolaskennan pikaoppaan painoon lähtemiseen, A-ajokorttitutkinnon uusien vaatimusten ihmettelyyn, opettamiseen ja vähän harrastuksiinkin: Koirayhdistyksen yleiskokous piti valmistella ja pitää. Jos muuten haluaa kokea teoriatiedon 100 % paikkaansapitävyyden käytännössä, kannattaa liittyä johonkin yhdistykseen ja hoitaa itsensä sen hallitus- ja toimikuntatyöhön. Ennustan, että noin vuoden sisällä Wiion viestinnän lait kirkastuvat tosielämässä. Teoriat, etenkin ihmisen käyttäytymiseen liittyvät tulevat ja menevät, mutta viestinnän lait ovat pitäneet pintansa kauan. Ei edes viestinnän sähköistyminen ole tuonut olennaisia muutoksia perusjuttuun, tietyt asiat ovat jopa korostuneet.

Firefoxin lisäosia

Mutta varsinaiseen asiaan, eli näihin työvälineihin, joiden avulla voisi pelastaa itsensä vaikkapa kahden tietokoneen loukusta. Aloitetaan linkkien hallinnasta. Read It Later on Firefox-selaimen lisäosa, joka asennuksen jälkeen näkyy kuvakkeina selaimen työkalurivillä ja sen vieressä sekä selaimen tilarivillä. (Firefoxin lisäosien asennus ja poistohan on äärimmäisen helppo toteuttaa. Ellet ole kokeillut, ks. mitä löytyy kun valitset Työkalut/Lisäosat.) Aina kiinnostavan sivun löydettyään voi napsauttaa osoiterivin laidassa olevaa "pukkimerkkikuvaketta". Ajatus on, että sivun osoitteen voi tallentaa eräänlaiseen "vilkaisen vähän myöhemmin" -listaan ja jos sivun havaitsee säilyttämisen arvoiseksi, sen voi lisätä kirjanmerkkivalikoimansa kansioon tai johonkin sosiaaliseen kirjanmerkkipalveluun.

Read It Later on äkkiä katsoen vain yksi kirjanmerkkikansio muiden joukossa, jolle on oma kuvakkeensa selaimen työkalurivillä. Read It Later näkyy Kirjanmerkit-valikossa omana alivalikkonaan ja sen sisältöä voidaan muokata Järjestele kirjanmerkkejä -toiminnolla. Tehokäyttö alkaa Read It Later -kuvakkeen valikon komennolla Access Anywhere. Saat käyttäjätunnuksen ja salasanan, joilla kirjanmerkit ovat käytettävissä mistä koneelta tahansa, myös iPhonen välityksellä. Lisäksi artikkeleita voi ladata luettavaksi Offline-tilassa.

FireFoxin lisäosien joukosta löysin Foxmarks Bookmarks Syncronizer -apuohjelman, joka lupaa pitää kahden tai useamman laitteen loukussa elävän kirjanmerkit ojennuksessa. Tätä lisäosaa en ole itse kokeillut, vielä. Se vaikuttaa kuitenkin niin mielenkiintoiselta, että on selvästikin koekäytön arvoinen.

Muistikirjasovellus Evernote

Jos siirrytään kirjanmerkkipuolelta kohti hieman monipuolisempia sovelluksia, tulee mieleen mainio Evernote jota sitäkin kokeilin muutaman viikon. (Lähin vastine maksullisella puolella on Microsoftin Onenote*, jota niin ikään pääsee käyttämään ilmaiseksi 60 päivän ajan.) Evernote tallentaa tekstiä, kuvia, linkkejä ja se toimii Windowsissa, Macissa ja Windows-mobiililaitteissa. Ohjelman verkkosivulta huomasin, että iPhonellekin on nyt oma versionsa.

Evernote toimii muistikirjaidean pohjalta eli siihen on mahdollisuus lisätä tallennettua aineistoa koskevia muistiinpanoja ja käytettävissä on monipuoliset hakutoiminnot. Muistikirjatiedostoja voi säilyttää omalla tietokoneellaan, muistitikulla tai webissä. Verrattuna Googlen muistikirjaan Evernote on paljon monipuolisempi. Evernote lupaa lukea tekstiä kuvatiedostoista, esimerkiksi oman käsinkirjoittamalla ylläpidetyn muistikirjan skannatuista sivuista. Tässä kohden laittaisin jäitä hattuun etenkin jos käsiala sattuu olemaan huono. Ainakin minun muistiinpanojeni tulkinnat muistuttivat paikka paikoin klingonin kieltä.

Evernote on ilmainen muutaman kymmenen megan oletustallennustilalla. Lisätilaa saa maksamalla. Ja sovellus on edelleen betavaiheessa.

Itse olen vielä Googlen muistikirjan käyttäjä. Se ohitti ensinnäkin Read It Laterin, koska mahdollisuus lisätä omia kommentteja ja ryhmitellä linkkejä oli minulle tärkeää. Evernoten tarjoama grafiikan taltiointiominaisuus ei ollut tällä hetkellä ensisijainen asia. Vanhalla XP-läppärilläni (vanhuudesta ja hitaudesta huolimatta ainakin toistaiseksi vakavasti otettava työväline) Evernote aikaili sen verran eri toiminnoissaan, että muistikirja kevyempänä apuvälineenä voitti. Mutta sitten seuraavalla läppärillä…

*) Jos minulta kysyttäisiin, niin Microsoft edistäisi asiaansa laittamalla nyt heti paikalla OneNoten ilmaisjakeluun esimerkiksi omien sovellustensa laillisen lisenssin hankkineille. Suomenkielinen versio maksaa reilut 100 euroa. Miksi ostaisin, kun saatavilla on Evernote tai Googlen muistikirja? Ja vastaavia ratkaisuja löytyisi varmasti enemmänkin kun ehtisin etsimään ja testailemaan. Yrityskäytössä OneNote toki voisi puolustaa paikkansa ryhmätyöominaisuuksiensa vuoksi ja aineiston yhteensopivuus muiden Office-paketin sovellusten kanssa saattaisi olla tärkeä tekijä yhden ihmisen yrityksessäkin. Toisaalta yhteensopivuus ei ole omassa käytössäni osoittautunut kynnyskysymykseksi, koska kyse on kuitenkin "vain" muistikirjasta. Leikepöytä on tähän saakka riittänyt!

Sopisiko blogi yritystoimintaasi?

Julkaisen tämän artikkelin samaan aikaan sekä Keski-Suomen Yrittäjänaiset ry:n koekäyttöön otetussa naisyrittäjäblogissa sekä omassa Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissani. Tarkoitukseni on rohkaista keskisuomalaisia naisyrittäjiä pohtimaan mm. blogikirjoittamisen mahdollisuuksia oman liiketoimintansa tukena ja kokeilemaan myös kirjoittamista. Mikäli blogi on aivan uusi ja outo käsite, kannattaa ensin tutustua aihetta valaisevaan Wikipedian artikkeliin. Siellä sanotaan mm. näin:

"Blogit taipuvat myös yritysten työkaluiksi. Blogia voi kirjoittaa julkisesti asiakkaille ja sidosryhmille tai julkaista vain yrityksen työntekijöiden luettavaksi intranetissä."

Blogeihin liittyy paljon ennakkoluuloja ja jos sellaisia on, toivottavasti onnistun muuttamaan ne uteliaisuudeksi!

Oman blogini aloitin kevättalvella 2008 aiemmin v. 2007 aloittamani testiblogin pohjalta ja olen kirjoittanut n. 5–12 artikkelin kuukausivauhdilla. Kävijöitä ja vakilukijoita on pikkuhiljaa ilmaantunut. Tätä ennen kirjoitin blogia nimimerkillä ja eri paikassa v. 2005/2006, mutta Tuolin ja näppäimistön välistä -blogissa olen näkyvissä omalla nimelläni. Kyseessä on kaiketi jonkinlainen yrittäjäblogi, koska artikkelit liittyvät suoraan tai epäsuorasti erilaisiin töihini. Lukija saattaa löytää toimistosovellusten käyttövinkkejä, mutta myös laajemmin tietotyön tekemiseen, työssä jaksamiseen, itsensä johtamiseen yms. liittyviä artikkeleita. Ilahduttavaa on, että jotkut artikkelit ovat houkutelleet myös kommentoimaan. Yksi olennainen piirre blogeissahan on vuorovaikutteisuus, joten asialliset kommentit ovat bloggaajalle mieluisia! Toinen blogien tunnusmerkki muuten ovat linkit. Kaikkea ei tarvitse vääntää rautalangasta vaan lisätietoa voi antaa lukijalle linkkien välityksellä, kuten tässäkin postauksessa tehdään.

Ehkä olet kiinnostunut, mutta mietit mistä kummasta oikein kirjoittaisi? Sopiva aihe riippuu kirjoittajasta ja tietenkin lukijoista. Yrittäjä voisi kertoa omasta toiminnastaan ja yrityksestään, palveluidensa ja tuotteidensa taustoista, siitä millaiset ajatukset hänen toimintaansa ohjaavat – mahdollisuuksia on loputtomiin. Ja kumma juttu, mitä enemmän kirjoittaa, sitä enemmän aiheita löytyy. Alku voi tuntua vaikealta, mutta ei pidä antaa periksi. Itseänikin vaivasi blogin alkuaikoina omakohtaisen tekstin kirjoittamisen rimakauhu, jonka jäljitän turhan sitkeässä vallitseviin täydellisyysvaatimuksiin ja epäonnistumisten pelkoon. Mutta mitään ei ihminen opi ellei hän uskalla ottaa epäonnistumisen ja kompastelemisen riskiä! On parempi elää ja toimia omana itsenään kuin pysyä piilossa odottelemassa päivää, jolloin olisi lopultakin täydellinen.

Blogiartikkeli on suhteellisen spontaani ja vapaa kirjoitus, jota ei hiota tuntikausia. Toki tietty perustaso kannattaa asettaa itselleen. Suosittelen esimerkiksi, että kirjoittamisen ja julkaisun välissä pitää pienen tauon, jonka jälkeen isoimmat ajatus- ja kirjoitusvirheet tulee huomanneeksi. Ei kannata puuttua kaikkiin asioihin tai kirjoittaa vihaisena, kuten ei myöskään kommentoida tunnekuohun vallassa toisten blogeja! Mutta sentään mielipiteitä saa olla ja oman äänensä saa tuoda kuuluviin. Yhdistäisin blogikirjoittamiseen tietynlaisen rentouden ja välittömyyden. Blogissa voi näyttää itsestään hieman toisenlaisen puolen kuin on mahdollista pelkästään käyntikorttien ja esitteiden kautta.

Blogithan ovat osa laajempaa ilmiötä, jota kutsutaan nimellä Web 2.0. Tähän liittyvät mm. verkon yhteisöpalvelut, kuten Facebook, Linkedin, Jaiku, Twitter, Digg, Delicious, StumbleUpon jne. Itselläni on käytössä Linkedin, jota voisi kutsua kai sähköiseksi CV:ksi, mutta onhan se toki paljon enemmän. Delicious-kirjanmerkkipalvelun olen kokenut hyödylliseksi koulutus- ja opetustyössä. Yrittäjä voi luoda verkostoaan itselleen ja omaan toimintaansa parhaiten sopivissa yhteisöpalveluissa ja bloggaamalla. Kannattaa lukea esimerkiksi Marko Pyhäjärven artikkeli Matkailuyrityksen kansainvälinen markkinointi internetissä, jossa on jo hyvin pitkälle menevä internetmarkkinointisuunnitelma. Huomaa kuitenkin, että edetä voi pienin askelin. Toinen mukava esimerkki löytyy Tuhat sanaa -blogin artikkelista, jossa kerrotaan suomalaissyntyisen Katja Presnalin toiminnasta. Artikkelista löytyy myös linkki podcastiin, jossa Katja kertoo omasta lastenvaateverkkokaupastaan ja sen markkinoinnista.

En ole mikään bloggaamisen tai web 2.0:n asiantuntija. Toisaalta yksi tietämisen muoto on tietää, kuka tai ketkä tietävät tarpeellisia asioita. Parasta oppia aloitteleva bloggaaja saakin toisilta bloggaajilta. Tästä syystä olen linkittänyt tähän loppuun artikkeleita ja sellaisten blogien osoitteita, jotka itse olen kokenut hyödyllisiksi.

Samalla haluan kiittää kaikkia näitä hyviä tyyppejä, jotka ovat jaksaneet kirjoittaa hyödyllisiä ja ajatuksia herättäviä artikkeleitaan!

Suositeltavaa luettavaa:

Netti-bisnes.Info: Blogiin kirjoittamisen muoto-opas.

Bloggaajana ja blogien lukijana sinun on hyvä tietää, mikä on RSS ja mitä hyötyä siitä on.

Eero Holmilan Blogiopas.

Marko Pyhäjärven blogista kannattaa lukea kaikki artikkelit, aloittelevalle bloggaajalle erityisesti: Blogaaminen liiketoiminnassa, miksi yrityksen kannattaa blogata. Markon blogissa on myös paljon asiaa mainosrahoitteisesta blogista haaveilevalle ja yleensäkin asiaa pidemmälle viedystä internetliiketoiminnasta.

Jyri Väätäinen: Kuinka pitkiä artikkeleita kannattaa kirjoittaa tai Blogimotivaation ylläpitäminen. Myös Jyrin kokemuksia blogin mainosrahoitteisuudesta kannattaa lukea, esimerkiksi: Onko Google käyttänyt tätä blogia hyväkseen.

Mari Koo: Miten blogiin kirjoitetaan (artikkeli sisältää paljon linkkejä muihin samantapaisiin artikkeleihin).

Anja Alasillan verkkosivun blogi sekä testausmielessä kirjoitettu Firman blogi.

Kriittinen artikkeli, joka kannattaa lukea, mikäli olet vakavissasi blogin suhteen: Blogit ovat kuolemassa.

Digitodayn artikkeli: Yritysblogit avaavat läheisemmän suhteen yritykseen.

Englanninkielinen verkkolehti, jonka avulla saat kuvan siitä, miten internet ja sosiaalinen media vaikuttavat yritysten toimintaan: Social Computing Magazine, ks. erityisesti Dion Hinchcliffen blogi.

Pari esimerkkiä yritysblogeista: Vapo, Oy Raisoft Ltd.

Painettua kirjallisuutta, joista saa yleiskuvan Web 2.0 -ilmiöstä:

Kari Hintikka. Web 2.0 – johdatus internetin uusiin liiketoimintamahdollisuuksiin. 2007. TIEKE, Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n julkaisusarja.

Leenamaija Otala & Kaija Pöysti. Wikimaniasta käytäntöön: mitä sosiaalinen media todella tarkoittaa yrityksille. 2008. WSOYpro. (Kirjan arvostelu Digitoday-verkkopalvelussa.)

Mitäs me pässit

(Badamtam's Rock Enough eli Iitu)

Ihmisiä viedään monessa asiassa kuin pässiä narussa. Yhdeksi liekamuodoksi ovat muodostuneet kännykät ja etenkin kamerakännykät. Siis en todellakaan tiedä, mitä ajattelisin valokuvakilpailusta, johon voi osallistua ainoastaan lähettämällä kuvansa multimediaviestinä. En näe missään kohtaa, jossa olisi osoite sähköpostiviestinä lähetettävää kuvaa varten tai painiketta kuvan siirtämiseksi suoraan kilpailukuvien galleriaan. Kiintolevyni pullistelee kuvista, jotka on otettu kahdesta maailman kauneimmasta koirasta, mutta kameralla. Pitäisikö kuva siis siirtää ensin puhelimeen, jotta saisin lähettää sen 95 sentin hinnalla muiden katsottavaksi. Tai mennä tuonne takapihalle husimaan kännykkänsä kanssa vaikka taloudessa on huomattavasti laadukkaampia kameroita. Hoi! Meillä on esimerkiksi Flickr, jonne kuvansa saa lähettää ilmaiseksi!

Kilpailun järjestäjät ovat tehneet diilin, josta kaikki hyötyvät, tottakai. Sinällään tällaisessa ei ole mitään pahaa. Kilpailija saa koiranruokapussin tai makupalapussin ja palkinnot toimittava eläintarvikeliike pääsee ehkä täydentämään suoramarkkinointirekisteriään ja jää ehkä positiivisella tavalla ihmisten mieliin. Eihän tämä kilpailu ole ensimmäinen eikä viimeinen laatuaan ja hyvä on, elämme 2000-luvulla ja kauppa se on joka kannattaa. Varsinkin kun ihmiset suostuvat osallistumaan mainostamisen kuluihin.

Lisäys 26.10.
Juttelin ystävän kanssa vielä perjantaina tästä Keski-Suomen kaunein koira -valokuvakilpailusta ja hän sanoi suhtautuvansa siihen ihan kuin postikortin lähettämiseen ja kuulemma kilpailusivulta on kiva bongailla tuttujen koiria. Myönnän, että hän on ihan oikeassa. Hyviä näkökohtia.

Jäinkin miettimään, että miksi minulle sellainen vedätyksen maku edelleenkin jää tästä kilpailusta. Unohdetaan esimerkiksi kysymykset aineistoa koskevista oikeuksista ja osallistumisen sitominen tiettyyn välineeseen - maksoihan se postikorttikin ennenvanhaan ja itsekin lähetin lapsena Aku Ankan kilpailuvastauksia kirjeessä ja postikortilla, eihän siinä mitään. Silti olen edelleen hieman epäileväinen. Ehkäpä se on toteutuksen vanhanaikaisuus, joka antaa mielikuvan, että on nähty vähin mahdollinen vaiva houkuttelemaan ihmiset käyttämään kännykkäpalveluja ja edistämään lemmikkieläintarvikeliikkeen näkyvyyttä. Miksi ei saman tien lähtisi pikkuisen isommalla liikkeelle ja laittaisi kunnollista vuorovaikutteisuutta peliin, joka tänä päivänä ei liene ylivoimaisen vaikeaa tai kallista toteuttaa?

Ketä sitäpaitsi kuuluuu raatiin, joka valitsee lähetetyistä kuvista 10 kuvaa Keskisuomalaisen lukijoiden äänestettäväksi? Olen utelias? Millä meriiteillä raadin jäsenet on valittu? Miksi raadin jäsenten nimet eivät ole näkyvissä? Eikö sitä vielä ole koottu? Entä mihin koko raatia tarvitaan? Miksi lehden lukijat eivät olisi voineet äänestää jollakin viiden tähden systeemillä mielestään kauneimmat koirat loppukilpailuun saakka ja halutessaan kirjoittaa vaikka lyhyen perustelun valinnalleen?

Korostan vielä, että en tietenkään näe mitään väärää esimerkiksi siinä, että kilpailussa näkyvä lemmikkieläintarvikeliike on liikkeellä markkinointimielessä puhumattakaan muista tahoista, joille tämän järjestäminen tuo jotakin lisäarvoa. Näinhän on toimittava, jos jotakin yritystoimintaa aikoo vakavissaan harrastaa. Huolimaton ja selvästi vähällä vaivalla hutaistu toteutus kuitenkin jättää mielikuvan...no, huolimattomuudesta. Tämän kilpailun ympärille kun olisi voinut saada aikaan todella mukavan koiranystävien verkkoyhteisön, vieläpä näin Jyväskylän kansainvälisen koiranäyttelyn kynnyksellä.

Luettavana: Nancy Duarten slide:ology

Käsiini tipahti viime viikolla slide:ology-niminen kirja, jonka kirjoittaja Nancy Duarte on Duarte Design -nimisen yrityksen toimitusjohtaja. Yritys taas on tullut tunnetuksi mm. Al Goren ilmastonmuutoskampanjaan liittyvän esitysmateriaalin toteuttajana.

Slide:ology jatkaa linjalla, jonka aloitti Cliff Atkinson teoksellaan Beyond Bullet Points (2005). Tai ainakin tämä oli ensimmäisiä kirjoja, joissa minä huomasin kiinnitettävän huomiota vallitsevaan diaesityskulttuuriin. Tai ehkä tästä kaikesta pitäisikin antaa krediittiä herra Edward Tuftelle, joka aloitti laajamittaisen keskustelun Wired-lehden artikkelilla PowerPoint is Evil ja teoksellaan The Cognitive Style of PowerPoint.

Slide:ology on laaja teos, joka kattaa diaesityksen tekoprosessin suunnitteluvaiheesta alkaen. Duarte osoittaa sen, mistä diaesityksissä on kyse – tai pitäisi olla: Diaesitystä laadittaessa hiot oikeastaan omia ajatuksiasi ja haet tehokkainta mahdollista tapaa välittää ne muille:

"Creating Ideas, Not Slides".

Diaesityksestä on tullut eräänlainen liike-elämän viestinnän de facto -standardi. Se pitää tehdä, jotta olisi vakavasti otettava, tulisi hyväksytyksi lauman jäsenenä. Valitettava tilanne on se, että lukuisista päivittäin esitettävistä diaesityksistä vain pieni prosentti on tehty yleisöä ajatellen. Vielä valitettavampaa on, että asiain tila on hiljaisesti hyväksytty. Duarte arvelee teoksensa johdannossa tämän johtuvan mm. siitä, että kouluaikana ihmiset totutetaan pääasiassa kehittämään sanallista ilmaisuaan, joten visuaalinen viestintä ei tunnu luontevalta. Paradoksaalista tilanteessa on kuitenkin se, että visuaalisuudesta ja kuvallisuudesta on vaivihkaa tullut olennainen osa kulttuuria. Hyvin laadittu ja esitetty visuaalisia elementtejä hyödyntävä esitys on äärimmäisen tehokas ja sen vaikutukselle verbaaleinkaan ei ole immuuni. Meillä on jopa helppokäyttöinen väline tehokkaan viestinvälityksen tueksi, mutta olemme sen kanssa täysin eksyksissä. Käytämme välinettä kirjoittaaksemme luettelomuotoisia muistiinpanoja lukemastamme ja odotamme muiden ihmisten välittömästi ymmärtävän niiden keskeisen sanoman.

Kirjassa käydään läpi tapausesimerkkejä eli Duarte Designin asiakasyritysten esitysten valikoituja osia ennen/jälkeen -tyyliin. Lukijalle on tarjolla runsaasti teoriatietoa väreistä, väripaletin kokoamisesta, fonteista, kuvien käytöstä ja sommittelusta. Mukana on laaja kokoelma erityyppisiä kuvioita luokiteltuna niiden välittämien merkitysten mukaan. Ensivilkaisulla se hengästyttää, mutta esimerkkien tutkiminen osoittautuu kuitenkin hyödylliseksi. Kuinkahan usein itsekin tulee valinneeksi piirroksen pohjaksi kuviomallin, joka todellisuudessa havainnollistaa käsillä olevaa asiaa vain "sinne päin". Tulee mieleen syyttää kiirettä, mutta ehkä pitäisi jo vähitellen ryhtyä näkemään ns. kiireen läpi. Miksi on niin kova hoppu tuottaa aina vain määrällisesti enemmän, jos se on tarpeetonta ja kyllästyttävää. Entäpä jos jättäisi 2 kolmesta diaesityksestä tekemättä ja olisi sen yhden kanssa huolellisempi?

"Data slides are not really about the data. They are about the meaning of a the data".

Diaesityksissä ovat kieltämättä sitkeässä pienellä fonttikoolla präntätyt laajat taulukot tai lukemattomia pylväitä, viivoja ja viipaleita sisältävät kaaviot, joista tärkein ei kerta kaikkiaan käy ilmi. Diaesityksessä tulisi pyrkiä tiivistämään eikä näyttää kaikkea sitä, josta tiivistys on tehty. Esitystä katseleva ei ehdi käytettävissään olevana aikana saamaan irti olennaista, ellei sitä osoiteta selkeästi. Laajemmasta taustasta kiinnostuneille voi aina antaa erikseen tilastot ja taulukot esimerkiksi Excel-tiedostona tai siitä tehtynä pdf-tiedostona.

Numerotiedon esittämisen Duarte kiteyttää viiteen pääkohtaan:

• Puhu totta.

• Mene suoraan asiaan.

• Valitse tarkoitukseen sopiva kuvaaja.

• Korosta olennainen

• Suosi yksinkertaista.

Parasta kirjassa on, että siinä ei tarjota yksinkertaisia tee-näin-mutta-älä-missään-nimessä-noin -ohjeita, vaan lukija saa monipuolisia työkaluja sovellettavaksi erilaisiin tilanteisiin. Usein kuulee esimerkiksi sanottavan, että animaatioita ei saa käyttää. No minkä ihmeen takia ei saa? On luultavasti olemassa huonoja ja ärsyttäviä animaatioita, mutta myös taitavasti korostavia ja miellyttäviä animaatioita.

Kirjan laajuutta ja teknisyyttä voi toisaalta pitää sen huononakin puolena. Asioiden sisäistäminen vaatii aikansa. Kirja kuulunee niihin teoksiin, jotka ovat parhaimmillaan pitkäaikaisessa käytössä käsikirjana, mutta sellaisena suosittelen sitä jokaiselle, joka haluaa välttää kokoushuoneissa, auditorioissa ja luentosaleissa vaanivan esitysgrafiikkahalvauksen. Tiedättehän oireet: Kommunikaattorin näperöimisen, lasittuneet katseet, nuokahtelevat päät…

Varmasti verbaaliin viestintään kasvatetunkin on mahdollista oppia uusia käytäntöjä. Tämä ns. uusi esitysgrafiikkakulttuuri tulee herättämään muutosvastarintaa, koska se vaatii haastamaan omat tottumukset ja poistumaan turvalliselta maaperältä jonnekin, jonka on aikaisemmin mieltänyt toisenlaisen ihmislajin (=visuaalisesti lahjakkaiden) hiekkalaatikoksi. Mutta onhan sentään osattava erottaa toisistaan ammattimainen graafinen suunnittelu ja arjen työtilanteissa toimiva selkeä esitysgrafiikka! Ei kannata jäädä omien tottumustensa vangiksi vain siksi, että pelkää jäävänsä liian kauas täydellisestä. Niin ei opi koskaan mitään uutta.

Kirjaan liittyy verkkosivusto nimeltä Slide:ology.

Kulttuurin visuaalisuudesta kiinnostuneelle suosittelen myös Leena-Maija Rossin ja Anita Sepän teosta Tarkemmin katsoen, visuaalisen kulttuurin lukukirja.

Aiheeseen liittyvät artikkelit tässä blogissa:

Maailman paras diaesitys: "Thirst"

Kelvoton esitysgrafiikka ja sen välttäminen

PowerPoint 2007:n teemoista

Esitysgrafiikkaa, eräs esimerkki

Välttämätön pakko vai tietokoneen tehokkain työväline

Virheilmoitusten seuraava kehitysvaiheko?

Näin viikon loppukevennyksenä haluan jakaa kanssanne riemastuttavan virheilmoitushaikusivun.

Suosikkini on:

Chaos reigns within.
Reflect, repent, and reboot.
Order shall return.

Nämäkin ovat hyviä:

A crash reduces
your expensive computer
to a simple stone.

To have no errors
Would be life without meaning
No struggle, no joy

Ymmärrettävyydessä nämä eivät mitenkään häviä nykyisille "oikeille" virheilmoituksille. Eivät ainakaan suomeksi käännetyille.

Googlella on ehtonsa

Meilailtiin TSL:n Ukkosen Mikan kanssa syyskuulumisia ja päädyimme ruotimaan Googlen palvelujen yleisiä sopimusehtoja. Nämä sopimusehdothan riemastuttivat ihmisiä Google Chrome -selaimen julkistuksen jälkeen ja nousseen haloon vuoksi niitä muutettiin. Sen sijaan vanhat sopimusehdot löytyvät edelleen muista palveluista!

Ja näin sanoo Google:

11. Asiakkaan myöntämä käyttöoikeus Sisältöön

11.1 Asiakas säilyttää tekijänoikeutensa ja muut mahdollisesti jo omistamansa oikeudet Palvelussa tai sen kautta lähettämäänsä, liittämäänsä tai esittämäänsä Sisältöön. Lähettämällä, liittämällä tai esittämällä sisältöä asiakas myöntää Googlelle pysyvän, peruuttamattoman, maailmanlaajuisen, rojaltivapaan ja ei-yksinomaisen oikeuden jäljentää, mukauttaa, muokata, kääntää, julkaista, esittää ja levittää julkisesti mitä tahansa asiakkaan Palveluissa tai niiden kautta lähettämää, liittämää tai esittämää Sisältöä. Tämä käyttöoikeus on tarkoitettu siihen yksinomaiseen tarkoitukseen, että Google voi esittää, levittää ja markkinoida Palveluja, ja se on kumottavissa määrättyjen Palvelujen osalta niiden Lisäehdoissa määritellyin tavoin.

11.2 Asiakas hyväksyy, että tämä käyttöoikeus sisältää oikeuden, jonka mukaan Google voi saattaa tällaista Sisältöä muiden sellaisten yhtiöiden, organisaatioiden tai yksittäisten henkilöiden saataville, joiden kanssa Googlella on liikesuhde syndikoitujen palvelujen tarjoamiseksi, sekä oikeuden käyttää tällaista Sisältöä näiden palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

11.3 Asiakas ymmärtää, että suorittaessaan käyttäjilleen tarkoitettujen Palvelujen tarjoamiseksi tarvittavia teknisiä toimenpiteitä Google voi (a) lähettää tai jaella asiakkaan Sisältöä useiden julkisten verkkojen ja median kautta, ja (b) tehdä muutoksia liittymäverkkojen, laitteiden, palvelujen tai median vaatimien teknisten vaatimusten noudattamiseksi ja niihin mukautumiseksi. Asiakas hyväksyy, että Google saa tehdä näitä toimenpiteitä tämän käyttöoikeuden nojalla.

Kirjoitin jokin aika sitten Googlen muistikirjasta. Nyt tuntuu siltä, että on aivan pakko tarkentaa muistikirjan käyttösuositustaan. Kyseinen työväline kannattaa ottaa käyttöön vasta sen jälkeen, kun on tutustunut sopimusehtoihin ja miettinyt mitä niiden sisältö omalla kohdalla voisi tarkoittaa.

Minun muistikirjani sisällöllä ei iltapäivälehtien lööppeihin päätyisi. Se sisältää pelkkiä linkkejä eli ei mitään sellaista, mitä verkossa ei olisi ennestään. Vapaamuotoiset kommentit ja tunnisteeni eivät ole sellaisen luomistuskan tulos, ettenkö voisi niitä luovuttaa Googlen käytettäväksi kätevää työkalua vastaan. Se mikä näissä kaikenmaailman ehdoissa häiritsee, on periaatteellista! Varmasti maapallolta on mahdollista löytää olosuhteet, joissa muistikirjani sisällöstä muodostuvaa henkilöprofiilia voitaisiin pitää jopa epäilyttävänä, muista verkkojalanjäljistä puhumattakaan.

Isoveli valvoo meilailuasi

Minulla on Gmail-sähköpostiosoite eräänlaisena varaosoitteena. Olen käyttänyt sitä pdf-artikkeleiden, kuten esimerkiksi kaikenlaisten ohjeiden ja oppaiden säilyttämiseen. Lähetän siis itselleni sähköpostin, jonka liitteenä on kyseinen pdf-tiedosto. Tunnisteiden avulla voin luokitella artikkelit ja lajitella niitä. Viestejä voi luokitella myös lennossa plusosoitteita käyttämällä. Gmailin suodatusehdoin on nimittäin mahdollista määritellä, että esimerkiksi vastaanottaja+oppaat@gmail.com -osoitteella lähetettyyn viestiin liitetään oppaat-tunniste, jonka olen luonut etukäteen Gmailin asetuksissa. Näitä ominaisuuksia käsitellään hieman pidemmälle vieden Steve Rubelin Micro Persuasion -blogin artikkelissa, johon kannattaa tutustua. Suodatusasetuksin voi esimerkiksi merkitä itselleen lähettämänsä viestin luetuksi ja ohittamaan postilaatikon, jolloin se arkistoidaan heti eikä viesti sotkeennu muilta saapuneisiin sähköposteihin. Hyödyllinen vinkki, etenkin jos käyttää samaa postiosoitetta myös kirjeenvaihtoon.

Käytännön muistutus Googlen isovelimäisyydestä sai minut kuitenkin hillitsemään arkistointi-intoani. Teen nimittäin myös "tavallista" opetustyötä sivutoimisesti ja ajattelin käyttää Gmailia oppilaspalautteiden varmuuskopiointiin lähettämällä sähköpostiviestit piilokopiona itselleni. Kun avasin vahingossa yhden palauteviesteistä, ruudun laitaan ilmestyi joukko opettamiseen, verkko-oppimiseen ja ohjaukseen liittyviä linkkejä. Avasin kokeeksi erään blogipostaukseni, ne nimittäin lähetetään Gmail-osoitteeseeni aina julkaistaessa. Tällä viestillä sain aikaan Excel-aiheisten linkkien ryöpyn. Näin sitä ihmistä luokitellaan! Siirryin suosiolla opiskelijoiden palautteiden kanssa toisenlaiseen varmuuskopiokäytäntöön. Omat aivoitukseni ja kiinnostuksen kohteeni olkoon kohtuuden rajoissa vapaata riistaa, muiden ihmisten henkilötietoja en ryhdy levittelemään.

Viikon lisäosavinkki

Tuon edellä mainitsemani artikkelin perusteella innostuin muuten kokeilemaan Firefoxin Ubiquity-lisäosaa, johon ihastuin aivan valtavasti. Siinä oli hyödyn ohella tietynlaista nostalgiaa – voi niitä aikoja kun dossin komentojonoja kirjoiteltiin! Ubiquityn tietoturvassa on nähtävästi vielä toivomisen varaa, mutta työkalun kehitystä kannattane seurata.

Excelin ehdollinen muotoilu, sovellusesimerkki

Viimeisimmässä Tietokone-lehdessä on Excel 2007-version ehdollista muotoilua esittelevä artikkelini, jota laajentamaan sopii seuraava Excel ja Excel Services -blogista löytämäni vinkki. Siihen liittyy myös videoleike, joka ainakin itselläni jämähti paikoilleen jo toisessa lauseessa, joten lisään varmuuden vuoksi toisen linkin videon alkuperäiseen sijaintiin. Kuvan laatu on kehno. Luultavasti tästä syystä englanninkieliseen blogiin on lukijaystävällisesti lisätty kaavat tekstimuodossa ja minä jatkan samaa linjaa kirjoittamalla tänne tarvittavat komennot suomeksi ja videolla kirjoitetun kaavan sellaisena kuin suomenkielinen Excel sen kelpuuttaa.

Mutta näin se siis menee:

Ensin kirjoitetaan taulukossa johonkin sopivaan paikkaan allekkaisiin soluihin esimerkiksi "Pois" ja "Käytössä". Sen jälkeen solut valitaan ja alue nimetään, esimerkiksi "vaihtoehdot" lienee sopivan kuvaava nimi. Alueen nimeäminen on helpointa toteuttaa kirjoittamalla nimi kaavarivin vasemmalla puolella olevaan tilaan ja painamalla Enter. Seuraavaksi valitaan solu jostakin taulukon yläpuolelta ja lisätään siihen kelpoisuustarkistus – 2007-versiossa kelvollinen muotoilu löytyy Tiedot-välilehdeltä (Data) kohdasta Tietojen kelpoisuuden tarkistaminen (Data Validation). Kelpoisuusehtojen kohdalle valitaan Hyväksy-kohdasta (Allow) Luettelo (List) ja kirjoitetaan Lähde-ruutuun "=vaihtoehdot". Solusta tulee tämän jälkeen avattava luettelo, jossa on 2 vaihtoehtoa, Pois ja Käytössä.

Seuraavaksi määritellään varsinainen ehdollinen muotoilu tai vaikka kaksi, kuten videollakin tehdään. Lopuksi määritellään muotoilu, jonka kriteeri määritellään kaavan avulla. Videolla neuvotun kaavan, joka kuvan mukaisessa taulukossa olisi muotoa =JOS($A$1=$A$15;1;0), tilalle kannattaa kirjoittaa =$A$1=$A$15, jolloin kieliversiolla ei ole väliä. Excelin ehdollisen muotoilun käyttämien kaavojenhan pitää palauttaa totuusarvo ja molemmat edellä olevat kaavat ovat tällaisia. Kaavan perusteella toteutuvan ehdon on sijaittava ylimmäisenä Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkunassa (Conditional Formatting Rules Manager) ja sen kohdalle on lisättävä valintamerkki Lopeta, jos tosi -ruutuun (Stop If True). Oletusarvoisestihan kaikki säännöt pyritään huomioimaan, vaikka siitä sitten seuraisi virhetilanne. Lopeta, jos tosi -kohdan valinta vaikuttaa kuitenkin siten, että arvo TOSI lopettaa ehdollisen muotoilun käytön valitulla alueella. Tässä siis solun A1 arvon ollessa sama kuin solun A15 arvo "Pois", seuraavaa ehtoa ei enää tutkita ja muotoilu jätetään tekemättä. Jos kaava palauttaa arvon EPÄTOSI, siirrytään seuraavan ehdon kohdalle eli muotoilu toteutetaan.

No mihin tämmöistä sitten käyttäisi? Yleensä vinkille kuin vinkille löytyy käytännön elämässä useitakin käyttökohteita. Itse käyttäisin tätä vaikka taulukossa, jota halutaan tarkastella näytöltä ehdollisen muotoilun merkintöjen näkyessä, mutta joka pitää saada myös tulostettua siistissä raporttimuodossa ilman lisäkorostuksia. (Se mikä näkyy tulostuksen esikatselunäkymässä, lähtee myös paperille ja näkyy PDF-muotoisessa tiedostossa.)

Jotta Pois- ja Käytössä-tekstit eivät näkyisi tulostettaessa tai PDF-tiedostossa, varsinaisen taulukon alue kannattaa määritellä tulostusalueeksi. Esimerkkitaulukon mukaisessa tilanteessa myös rivit 15 ja 16 kannattaa piilottaa tai sijoittaa vaikka taulukon oikealla puolella oleviin sarakkeisiin, jolloin ne eivät häiritse taulukon katselua.